Für Unternehmen in den Niederlanden ist die Rechnungstellung genau geregelt. Das niederländische Steuerrecht schreibt exakt vor, was Sie angeben müssen, wann Sie die Rechnung verschicken müssen und wie die Umsatzsteuer (USt.) zu behandeln ist – vor allem, bei grenzüberschreitenden Rechnungen. Kleine Fehler können zu Zahlungsverzögerungen oder zur Ablehnung der Rechnung durch Ihre Kundinnen und Kunden führen. Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie in den Niederlanden Rechnungen stellen, die den Vorschriften entsprechen und professionell wirken.

Worum geht es in diesem Artikel?

– Was ist eine Pro-forma-Rechnung?
– Welche gesetzlichen Vorschriften gelten bei der Rechnungsstellung in den Niederlanden?
– Wie muss die USt. auf Rechnungen ausgewiesen werden?
– Welche Regeln gelten für die elektronische Rechnungstellung in den Niederlanden?

Was ist eine Pro-forma-Rechnung?

Eine Pro-forma-Rechnung ist eine vorläufige Rechnung, die Käufer/innen vor der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen zugesandt wird. Sie enthält die Transaktionsdetails, einschließlich einer Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, der Stückpreise, Versandkosten und Steuern.

Pro-forma-Rechnungen sind in den Niederlanden nicht vorgeschrieben, werden aber häufig vor der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen als Kostenvoranschlag für Käufer/innen ausgestellt. Da sie nicht den Stellenwert einer tatsächlichen Rechnung haben, sollte für eine ordnungsgemäße Buchhaltung und Steuererklärung immer noch eine formelle Rechnung folgen.

Welche gesetzlichen Vorschriften gelten bei der Rechnungsstellung in den Niederlanden?

In den Niederlanden ist eine Rechnung mehr als eine Zahlungsaufforderung: Sie ist ein gesetzlich geregeltes Dokument, das sich auf die Steuererklärung, den Cashflow und Ihre Möglichkeiten zur Durchsetzung von Zahlungen auswirkt. Nicht ordnungsgemäße Rechnungen können Zahlungsverzögerungen oder -verweigerungen, die Verwehrung des Vorsteuerabzugs und Geldstrafen nach sich ziehen.

Dies sind nach niederländischem Recht die Vorschriften für Unternehmen mit Sitz in den Niederlanden.

Rechnungen sind pünktlich auszustellen

Unternehmen müssen Rechnungen spätestens am 15. des Monats nach dem Monat der Lieferung versenden. Wenn Sie zum Beispiel am 10. April eine Ware geliefert oder eine Dienstleistung erbracht haben, muss die Rechnung bis zum 15. Mai versandt werden.

Bei Geschäften zwischen Unternehmen muss immer eine Rechnung gestellt werden

Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen an ein anderes Unternehmen oder eine juristische Person liefern, müssen Sie eine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen. Während bei B2C-Geschäften nur unter bestimmten Bedingungen eine Rechnung erforderlich ist, wird bei B2B-Geschäften immer eine verlangt.

Jede Rechnung muss eindeutig nummeriert sein

Jede Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer tragen, ohne Lücken in der Reihenfolge. Sie können mehrere Nummernkreise verwenden (z. B. einen für niederländische Kunden, eine für ausländische Kunden), aber jeder Nummernkreis muss in sich konsistent sein. Fehlende oder doppelte Nummern sind bei Steuerprüfungen ein Warnsignal und können eine eingehendere Prüfung durch den Belastingdienst, die niederländische Steuerbehörde, auslösen.

Wenn Sie eine Lücke oder Doppelung in Ihrer Abfolge entdecken, dokumentieren Sie den Grund hierfür und korrigieren Sie die Rechnungsnummer.

Jede Rechnung muss bestimmte Angaben enthalten

Im niederländischen Steuergesetz ist festgelegt, was Unternehmen in ihren Rechnungen angeben müssen:

– Name und Adresse des Lieferanten
– Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Lieferanten
– Die Handelsregisternummer des Lieferanten (KVK), falls zutreffend
– Name und Adresse der Kundin oder des Kunden
– Rechnungsnummer und -datum
– Das Lieferdatum (falls abweichend vom Rechnungsdatum)
–- Eine detaillierte Beschreibung sowie Menge und der Stückpreis der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
– Der Rechnungsbetrag, wie folgt aufgeschlüsselt:
– Gesamtbetrag ohne USt.
– Angewandte USt.-Sätze
– Gesamtbetrag der berechneten USt.
– Eventuell angewandte Rabatte
– Fälliger Gesamtbetrag einschließlich USt.
– Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Kunden (bei grenzüberschreitenden Geschäften zwischen Unternehmen oder Geschäften mit Umkehrung der Steuerschuld)
– Besondere Vermerke, falls zutreffend (z. B. Umkehrung der Steuerschuld)

Eine Rechnung mit fehlenden Pflichtangaben könnte von Geschäftskunden abgelehnt werden, da Unternehmen nur dann Vorsteuer ziehen können, wenn die Rechnung alle Anforderungen erfüllt.

Rechnungen müssen mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden

Nach niederländischem Steuerrecht müssen Unternehmen Kopien aller ausgestellten und empfangenen Rechnungen für mindestens sieben Jahre aufbewahren. Bei Rechnungen für Immobiliengeschäfte, beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre. Sowohl Papier- als auch elektronische Dokumente sind akzeptabel, solange die Rechnungen zugänglich, lesbar und unverändert bleiben.

Wenn Sie Papierrechnungen scannen, um sie digital zu speichern, muss es sich bei den gescannten Versionen um vollständige, originalgetreue Kopien handeln. Das Speichern einer Teilversion genügt nicht den rechtlichen Anforderungen.

Da Rechnungen häufig personenbezogene Daten wie Namen, E-Mail-Adressen oder physische Adressen enthalten, fallen sie unter die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Unternehmen dürfen personenbezogene Daten nicht unbegrenzt speichern, es sei denn, sie haben einen triftigen Grund für eine längerfristige Speicherung (z. B. ein laufender Rechtsstreit). Außerdem dürfen sie die persönlichen Daten ihrer Kundinnen und Kunden nicht für andere Zwecke als die Rechnungsstellung verwenden.

Wie muss die USt. auf Rechnungen ausgewiesen werden?

In den Niederlanden muss die USt. klar, vollständig und korrekt ausgewiesen werden.

Für jeden Posten bzw. jede Gruppe gleichartiger Posten müssen Sie den anwendbaren USt.-Satz ausweisen. Die niederländischen Sätze sind 21 % (allgemeiner Satz), 9 % (ermäßigter Satz) oder 0 % (Satz für grenzüberschreitende Geschäfte). Wenn Ihre Rechnung Posten mit unterschiedlichen Sätzen enthält, müssen Sie den korrekten Satz neben dem jeweiligen Betrag angeben. Für Kundinnen und Kunden sowie für die Steuerbehörden muss ersichtlich sein, welcher Steuersatz zu welchem Posten gehört.

Zusätzlich zum angewandten USt.-Satz müssen Sie den anfallenden USt.-Betrag angeben. Wenn Sie zum Beispiel einen Artikel für 1.000 € verkaufen und 21 % USt. anwenden, müssen Sie einen separaten USt.-Betrag von 210 € ausweisen.

Der berechnete USt.-Betrag muss immer in Euro angegeben werden, auch wenn Sie die Rechnung in einer anderen Währung ausstellen. Bei Rechnungen in anderer Währung müssen Sie entweder die USt. in Euro neben der Summe in der Fremdwährung oder den bei der Berechnung der USt. in Euro verwendeten Wechselkurs angeben.

Es ist üblich, dass Unternehmen eine kurze Tabelle oder Zusammenfassung mit den erforderlichen Informationen beifügen: dem Grundpreis, dem angewandten USt.-Satz und dem berechneten USt.-Betrag für den jeweiligen Satz. Auf der Rechnung muss außerdem der Gesamtbetrag – die Summe aller Grundpreise zuzüglich der gesamten USt. – klar ausgewiesen sein. Andernfalls können Geschäftskunden sich die USt. nicht erstatten lassen und die Rechnung könnte als ungültig angesehen werden.

So sieht eine typische Gliederung aus:

Zwischensumme (exkl. USt.): 1.000 €
21 % USt.: 210 €
Gesamt (inkl. USt.): 1.210 €

Wenn eine Rechnung keine USt. enthält – sei es aufgrund von Steuerbefreiungen, Vorschriften zur Umkehrung der Steuerschuld oder Exporten –, dürfen Sie die Felder für die USt. nicht leer lassen. Stattdessen müssen Sie einen klaren Grund angeben, z. B. so:

– „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder „btw verlegd“
– „Umsatzsteuerbefreit nach Kleinunternehmerregelung“
– „0 % USt. – Export außerhalb EU“

Das vermeidet Missverständnisse und schützt sowohl Sie als auch Ihre Kundinnen und Kunden bei Steuerprüfungen. Wenn Sie einen fehlenden USt.-Betrag nicht erklären, kann die Rechnung für USt.-Zwecke ungültig sein.

Welche Regeln gelten für die elektronische Rechnungstellung in den Niederlanden?

Elektronische Rechnungen haben nach niederländischem Recht volle Gültigkeit. Um den rechtlichen Anforderungen zu genügen, müssen Ihre digitalen Rechnungen die gleichen Standards erfüllen wie Rechnungen in Papierform. Hinzu kommen einige zusätzliche Anforderungen hinsichtlich der Authentifizierung und Aufbewahrung.

Inhalt der Rechnung

Eine elektronische Rechnung muss genau dieselben Angaben enthalten wie eine Papierrechnung. Das Format (z. B. XML, JSON) ändert nichts an den Vorschriften für den Inhalt.

Zustimmung der Kundinnen und Kunden

Bevor Sie eine elektronische Rechnung versenden, benötigen Sie die kundenseitige Zustimmung. Wenn eine Kundin oder ein Kunde eine elektronische Rechnung nicht akzeptieren will oder kann, sind Sie rechtlich verpflichtet, dem entgegenzukommen, es sei denn, Sie haben es mit einer staatlichen Behörde zu tun.

Rechnungen an staatliche Behörden

Rechnungen an niederländische Regierungsbehörden (wie Ministerien, Gemeinden, Ämter) müssen in elektronischer Form ausgestellt werden. In der Regel werden diese elektronischen Rechnungen über das Peppol-Netzwerk zugestellt.

Wenn Ihr Unternehmen normalerweise keine öffentlichen Aufträge annimmt, ist dies für Sie irrelevant. Andernfalls müssen Sie ein System einrichten, das konforme elektronische Rechnungen versenden kann.

Authentizität und Integrität

Authentizität und Integrität sind wesentliche Merkmale der Rechnungsstellung. Es muss klar sein, wer die Rechnung ausgestellt hat, und die Rechnungsinformationen dürfen nicht verändert werden. Unternehmen verwenden meist elektronische Signaturen, um sich vor gefälschten elektronischen Rechnungen zu schützen.

Aufbewahrungspflichten

Wie andere Rechnungen auch müssen elektronische Rechnungen mindestens sieben Jahre lang gespeichert werden (bzw. zehn Jahre, wenn es sich um Immobiliengeschäfte handelt). Die gespeicherte Rechnung muss während des gesamten Aufbewahrungszeitraums lesbar, zugänglich und abrufbar bleiben.

Um diese Anforderungen ohne Komplikationen zu erfüllen, wird Unternehmen dringend empfohlen, ein Back-up-System einzurichten, z. B. einen sicheren Cloud-Speicher mit angemessenen Zugriffskontrollen.