สำหรับธุรกิจในตลาดเนเธอร์แลนด์ การออกใบแจ้งหนี้เป็นขั้นตอนที่เข้มงวดและเป็นระเบียบข้อบังคับ กฎหมายภาษีของเนเธอร์แลนด์มีความเข้มงวดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องระบุ เวลาที่ต้องส่ง และวิธีจัดการภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณเรียกเก็บเงินข้ามพรมแดน ข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ อาจทำให้การชำระเงินล่าช้าหรือทำให้ลูกค้าปฏิเสธใบแจ้งหนี้ ด้านล่างนี้เราจะอธิบายวิธีส่งใบแจ้งหนี้ในเนเธอร์แลนด์ ซึ่งเป็นไปตามข้อกำหนดและเป็นมืออาชีพ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบแจ้งหนี้ Pro forma คืออะไร
  
• ข้อกำหนดทางกฎหมายในการส่งใบแจ้งหนี้ในเนเธอร์แลนด์มีอะไรบ้าง
  
• ภาษีมูลค่าเพิ่มต้องแสดงในใบแจ้งหนี้อย่างไร
  
• กฎเกณฑ์การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ในเนเธอร์แลนด์มีอะไรบ้าง
  

ใบแจ้งหนี้ Pro forma คืออะไร

ใบแจ้งหนี้ Pro forma คือใบแจ้งหนี้เบื้องต้นที่ส่งถึงผู้ซื้อก่อนการจัดส่งหรือการส่งมอบสินค้าหรือบริการ โดยระบุรายละเอียดของธุรกรรม รวมถึงคำอธิบายสินค้าหรือบริการ ราคาต่อหน่วย ค่าจัดส่ง และภาษี

ใบแจ้งหนี้ Pro forma ไม่ได้เป็นข้อกำหนดในเนเธอร์แลนด์ แต่มักจะออกให้ก่อนที่จะส่งมอบสินค้าหรือบริการ เพื่อเป็นการประมาณการค่าใช้จ่ายสำหรับผู้ซื้อ โดยใบแจ้งหนี้เหล่านี้ไม่มีน้ำหนักเท่ากับใบแจ้งหนี้จริง และควรมีการออกใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการตามมาเพื่อการทำบัญชีและการรายงานภาษีอย่างถูกต้อง

ข้อกำหนดทางกฎหมายในการส่งใบแจ้งหนี้ในเนเธอร์แลนด์มีอะไรบ้าง

ในเนเธอร์แลนด์ ใบแจ้งหนี้ไม่ได้เป็นเพียงแค่คำขอให้ชำระเงิน แต่ยังเป็นเอกสารที่อยู่ภายใต้การควบคุมทางกฎหมายด้วย เอกสารนี้มีผลต่อการรายงานภาษี กระแสเงินสด และความสามารถในการบังคับใช้การชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องอาจนำไปสู่การชำระเงินล่าช้าหรือถูกปฏิเสธ การถูกปฏิเสธการลดหย่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม และค่าปรับสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด

นี่คือสิ่งที่กฎหมายเนเธอร์แลนด์กำหนดไว้สำหรับธุรกิจที่ตั้งอยู่ในเนเธอร์แลนด์

คุณต้องออกใบแจ้งหนี้ตรงเวลา

ธุรกิจจะต้องส่งใบแจ้งหนี้ไม่เกินวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่มีการจัดหาสินค้าหรือบริการ เช่น หากคุณส่งสินค้าหรือให้บริการเสร็จสิ้นในวันที่ 10 เมษายน ใบแจ้งหนี้จะต้องส่งภายในวันที่ 15 พฤษภาคม

คุณต้องออกใบแจ้งหนี้ในการทำธุรกรรม B2B เสมอ

หากคุณจัดหาสินค้าหรือบริการให้กับธุรกิจหรือนิติบุคคลอื่น คุณต้องออกใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง แม้ว่าธุรกรรม B2C จำเป็นต้องมีใบแจ้งหนี้ภายใต้เงื่อนไขบางประการเท่านั้น แต่ธุรกรรม B2B จำเป็นต้องมีใบแจ้งหนี้เสมอ

คุณต้องกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้แต่ละใบให้ไม่ซ้ำกัน

ใบแจ้งหนี้แต่ละใบจะต้องมีหมายเลขที่ไม่ซ้ำกันและเรียงเป็นลำดับโดยไม่มีการข้ามลำดับ คุณสามารถมีได้หลายชุด (เช่น ชุดหนึ่งสำหรับลูกค้าในเนเธอร์แลนด์ และอีกชุดหนึ่งสำหรับลูกค้าต่างประเทศ) แต่แต่ละชุดจะต้องสอดคล้องกันภายในองค์กร การที่หมายเลขหายไปหรือซ้ำกันจะทำให้เกิดสัญญาณเตือนในระหว่างการตรวจสอบภาษี และอาจทำให้ Belastingdienst ซึ่งเป็นหน่วยงานด้านภาษีของเนเธอร์แลนด์ต้องตรวจสอบเพิ่มเติม

หากคุณพบว่ามีการข้ามลำดับหรือมีหมายเลขซ้ำกัน คุณต้องบันทึกเหตุผลไว้อย่างชัดเจนและทำการแก้ไข

คุณต้องระบุข้อมูลเฉพาะในใบแจ้งหนี้ทุกฉบับ

กฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มของเนเธอร์แลนด์กำหนดสิ่งที่ธุรกิจต้องระบุไว้ในใบแจ้งหนี้:

• ชื่อและที่อยู่ของซัพพลายเออร์
  
• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของซัพพลายเออร์
  
• หมายเลขทะเบียนธุรกิจ (KVK) ของซัพพลายเออร์ (หากมี)
  
• ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า
  
• หมายเลขและวันที่ของใบแจ้งหนี้
  
• วันที่ส่งมอบ (หากแตกต่างจากวันที่ของใบแจ้งหนี้)
  
• คำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่จัดหาให้ รวมถึงจำนวนและราคาต่อหน่วย
  
• จำนวนที่เรียกเก็บ โดยแบ่งออกเป็นดังต่อไปนี้
  
  • ยอดรวมที่ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
    
  • อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่บังคับใช้
    
  • ยอดรวมภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บ
    
  • ส่วนลดใดๆ ที่นำมาใช้
    
  • ยอดชำระที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
    
• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้า (สำหรับธุรกรรม B2B ข้ามพรมแดนหรือธุรกรรมที่มีการบังคับใช้การเรียกเก็บเงินปรับคืน)
  
• หมายเหตุพิเศษ หากมี (เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บเงินปรับคืน)
  

ลูกค้าของคุณอาจปฏิเสธใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีรายละเอียดที่จำเป็นในการทำธุรกรรม B2B เนื่องจากธุรกิจสามารถหักภาษีมูลค่าเพิ่มได้ก็ต่อเมื่อใบแจ้งหนี้เป็นไปตามข้อกำหนด

คุณต้องเก็บรักษาใบแจ้งหนี้เป็นเวลาอย่างน้อย 7 ปี

กฎหมายภาษีของเนเธอร์แลนด์กำหนดให้ธุรกิจเก็บสำเนาใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ออกและได้รับไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 7 ปี หากใบแจ้งหนี้เกี่ยวข้องกับอสังหาริมทรัพย์ ระยะเวลาการเก็บรักษาคือ 10 ปี โดยสามารถใช้ได้ทั้งรูปแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ ตราบใดที่ใบแจ้งหนี้ยังคงเข้าถึงได้ อ่านได้ และไม่มีการแก้ไข

หากคุณสแกนใบแจ้งหนี้เพื่อจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล ใบแจ้งหนี้ที่สแกนจะต้องเป็นสำเนาที่ครบถ้วนและถูกต้องตามต้นฉบับ การบันทึกใบแจ้งหนี้เพียงบางส่วนถือเป็นการไม่ปฏิบัติตามมาตรฐานทางกฎหมาย

เนื่องจากใบแจ้งหนี้มักประกอบด้วยข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ชื่อ ที่อยู่อีเมล หรือที่อยู่จริง จึงอยู่ภายใต้ขอบเขตของกฎระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (GDPR) ธุรกิจต่างๆ ต้องจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลโดยมีกำหนดเวลา เว้นแต่จะมีเหตุผลอันสมควรในการจัดเก็บข้อมูลต่อไป (เช่น อยู่ระหว่างการดำเนินคดี) นอกจากนี้ ธุรกิจไม่สามารถใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าเพื่อวัตถุประสงค์อื่นใดนอกจากการออกใบแจ้งหนี้

ภาษีมูลค่าเพิ่มต้องแสดงในใบแจ้งหนี้อย่างไร

ในเนเธอร์แลนด์ ภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องแสดงอย่างชัดเจน ครบถ้วน และถูกต้อง

คุณต้องแสดงอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่เกี่ยวข้องสำหรับแต่ละบรรทัดรายการหรือแต่ละกลุ่มรายการที่คล้ายกัน อัตราภาษีในเนเธอร์แลนด์คือ 21% (อัตราทั่วไป), 9% (อัตราลดหย่อน) หรือ 0% (อัตราสำหรับการขายข้ามพรมแดน) หากใบแจ้งหนี้ของคุณมีรายการที่มีอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มแตกต่างกัน คุณต้องระบุอัตราที่ถูกต้องถัดจากยอดที่เกี่ยวข้องแต่ละรายการ ลูกค้าและหน่วยงานภาษีต้องสามารถจับคู่การเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มกับแต่ละรายการได้

นอกจากการระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่บังคับใช้แล้ว คุณต้องระบุยอดภาษีมูลค่าเพิ่มเพิ่มที่เรียกเก็บ เช่น หากคุณขายสินค้ามูลค่า 1,000 ยูโรและใช้อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม 21% คุณต้องแสดงยอดภาษีมูลค่าเพิ่มแยกต่างหากเป็นจำนวน 210 ยูโร

ยอดภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บจะต้องแสดงเป็นสกุลเงินยูโร แม้ว่าคุณจะออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าด้วยสกุลเงินเงินอื่นก็ตาม หากคุณออกใบแจ้งหนี้ด้วยสกุลเงินอื่น คุณต้องระบุภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นสกุลเงินยูโรพร้อมกับยอดรวมในสกุลเงินต่างประเทศ หรือระบุอัตราแลกเปลี่ยนที่ใช้ในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นสกุลเงินยูโร

ธุรกิจมักจะใส่ตารางหรือสรุปสั้นๆ ที่มีข้อมูลที่จำเป็น เช่น ยอดฐาน อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่บังคับใช้ และยอดภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บสำหรับแต่ละอัตรา ใบแจ้งหนี้จะต้องแสดงยอดรวมไว้อย่างชัดเจน ซึ่งยอดรวมนี้คือผลรวมของยอดฐานทั้งหมดบวกกับภาษีมูลค่าเพิ่ม หากไม่มีข้อมูลนี้ ลูกค้า B2B จะไม่สามารถขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มได้อย่างถูกต้อง และใบแจ้งหนี้อาจถือว่าไม่เป็นไปตามข้อกำหนด

โครงสร้างทั่วไปมีลักษณะดังนี้

ยอดรวมย่อย (ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม): 1,000 ยูโร
ภาษีมูลค่าเพิ่ม 21%: 210 ยูโร
ยอดรวม (รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม): 1,210 ยูโร

หากใบแจ้งหนี้ไม่ได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม ไม่ว่าจะเกิดจากการยกเว้นภาษี กฎเกณฑ์การเรียกเก็บเงินปรับคืน หรือการส่งออก คุณก็ไม่สามารถเว้นว่างช่องภาษีมูลค่าเพิ่มได้ คุณต้องระบุเหตุผลให้ชัดเจน ซึ่งอาจเป็นดังนี้

• "ภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บเงินปรับคืน" หรือ "btw verlegd"
  
• "ภาษีมูลค่าเพิ่มที่ได้รับการยกเว้นภายใต้แผนธุรกิจขนาดเล็ก (KOR)"
  
• “ภาษีมูลค่าเพิ่ม 0% สำหรับการส่งออกนอกสหภาพยุโรป”
  

วิธีนี้จะช่วยป้องกันความสับสนและปกป้องทั้งคุณและลูกค้าระหว่างการตรวจสอบภาษี หากไม่อธิบายเหตุผลที่ไม่มีการเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มอาจทำให้ใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้องตามวัตถุประสงค์ของภาษีมูลค่าเพิ่ม

กฎเกณฑ์การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ในเนเธอร์แลนด์มีอะไรบ้าง

กฎหมายเนเธอร์แลนด์ยอมรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อย่างเต็มที่ เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลจะต้องเป็นไปตามมาตรฐานเดียวกันกับใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษ และมีเงื่อนไขเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตรวจสอบความถูกต้องและการจัดเก็บ

เนื้อหาใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องมีข้อมูลเหมือนกับใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษทุกประการ รูปแบบ (เช่น XML, JSON) จะไม่เปลี่ยนแปลงกฎเกณฑ์เนื้อหา

ความยินยอมของลูกค้า

ก่อนที่จะส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องได้รับความยินยอมจากลูกค้าก่อน หากลูกค้าไม่ต้องการหรือไม่สามารถรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ คุณก็มีภาระผูกพันทางกฎหมายที่จะต้องดำเนินการตามนั้น เว้นแต่คุณจะติดต่อกับหน่วยงานภาครัฐ

การออกใบแจ้งหนี้แก่รัฐบาล

หากคุณส่งใบแจ้งหนี้ให้กับหน่วยงานของรัฐบาลเนเธอร์แลนด์ (เช่น กระทรวง เขตเทศบาล หน่วยงาน) คุณต้องใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ โดยปกติแล้ว คุณจะส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ผ่านเครือข่าย Peppol

หากธุรกิจของคุณไม่ได้ทำสัญญากับภาครัฐเป็นประจำ สิ่งนี้จะไม่ส่งผลกระทบต่อคุณ แต่หากธุรกิจของคุณมักจะทำสัญญากับภาครัฐ คุณจะต้องตั้งระบบที่สามารถส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นไปตามข้อกำหนด

การตรวจสอบความถูกต้องและความถูกต้องสมบูรณ์

การตรวจสอบความถูกต้องและความถูกต้องสมบูรณ์เป็นส่วนสำคัญของขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ โดยจะต้องระบุให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้ออกใบแจ้งหนี้ และต้องไม่มีการแก้ไขข้อมูลในใบแจ้งหนี้ ธุรกิจมักจะใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อป้องกันไม่ให้มีการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในการฉ้อโกง

ข้อกำหนดการจัดเก็บ

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะต้องถูกจัดเก็บไว้อย่างน้อย 7 ปี (หรือ 10 ปีหากเกี่ยวข้องกับธุรกรรมอสังหาริมทรัพย์) เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ประเภทอื่นๆ และใบแจ้งหนี้ที่จัดเก็บไว้จะต้องยังคงอ่านได้ เข้าถึงได้ และเรียกดูได้ตลอดระยะเวลาการเก็บรักษา

เพื่อให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้ได้โดยไม่ยุ่งยาก ธุรกิจควรมีระบบการสำรองข้อมูล เช่น การจัดเก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ที่ปลอดภัยพร้อมการควบคุมการเข้าถึงอย่างเหมาะสม