En el caso de las empresas del mercado de los Países Bajos, la facturación es un procesado exacto y regulado. La legislación fiscal holandesa es estricta sobre lo que debes incluir, cuándo debes enviarlo y cómo gestionar el impuesto al valor agregado (IVA), especialmente en las facturaciones transfronterizas. Los pequeños errores pueden retrasar los pagos o hacer que tus clientes rechacen la factura. A continuación, te explicaremos cómo enviar facturas en los Países Bajos que cumplan con la normativa y sean profesionales.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura proforma?
  
• ¿Cuáles son los requisitos legales para enviar facturas en los Países Bajos?
  
• ¿Cómo se debe mostrar el IVA en las facturas?
  
• ¿Cuáles son las reglas para la facturación electrónica en los Países Bajos?
  

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es una factura preliminar enviada a un comprador antes de un envío o entrega de bienes o servicios. Describe los detalles de la transacción, que incluye una descripción de los bienes o servicios, los precios unitarios, los costos de envío y los impuestos.

En los Países Bajos no se exigen facturas proforma, pero a menudo se emiten antes de que se entreguen los bienes o servicios como estimación de costos para los compradores. Estas no tienen la misma validez que una factura real y deben ir seguidas de una factura formal para una contabilidad y una declaración de impuestos adecuadas.

¿Cuáles son los requisitos legales para enviar facturas en los Países Bajos?

En los Países Bajos, una factura es más que una solicitud de pago: es un documento regulado legalmente que afecta la declaración de impuestos, el flujo de caja y tu capacidad para exigir un pago. Las facturas incorrectas pueden provocar retrasos o rechazos de los pagos, deducciones del IVA rechazadas y multas por facturas en incumplimiento.

Esto es lo que la legislación holandesa les exige a las empresas establecidas en los Países Bajos.

Debes emitir facturas a tiempo

Las empresas están obligadas a enviar las facturas a más tardar el día 15 del mes siguiente al mes de entrega. Por ejemplo, si entregaste bienes o prestaste un servicio el 10 de abril, la factura debe enviarse antes del 15 de mayo.

Siempre debes facturar las transacciones B2B

Si proporcionas bienes o servicios a otra empresa o entidad jurídica, debes emitir la factura adecuada. Si bien las transacciones B2C solo requieren una factura conforme a ciertas condiciones, las transacciones B2B siempre requieren de una factura.

Debes asignarle a cada factura un número único

Cada factura debe tener un número único y secuencial, sin faltantes en la secuencia. Puedes tener varias series (p. ej., una para clientes holandeses, otra para clientes extranjeros), pero cada serie debe ser coherente internamente. Los números faltantes o duplicados generan señales de advertencia durante las auditorías fiscales y pueden desencadenar un escrutinio adicional por parte del Belastingdienst, la autoridad fiscal holandesa.

Si descubres un faltante o duplicado en la secuencia, documenta con claridad el motivo y corrígelo.

Debes incluir información específica de cada factura

En la ley holandesa del IVA se define lo que una empresa debe incluir en una factura:

• el nombre y la dirección del proveedor;
  
• el número de identificación del IVA del proveedor;
  
• el número de registro de la empresa (KVK) del proveedor, si corresponde;
  
• el nombre y la dirección del cliente;
  
• el número y la fecha de la factura;
  
• la fecha de entrega (si es diferente de la fecha de la factura);
  
• una descripción detallada de los bienes o servicios proporcionados, más la cantidad y el precio unitario;
  
• el importe que se cobra, desglosado en lo siguiente:
  
  • el total sin IVA;
    
  • las tasas de IVA aplicadas;
    
  • el importe total del IVA cobrado;
    
  • cualquier descuento aplicado;
    
  • el total adeudado con IVA incluido;
    
• el número de IVA del cliente (para transacciones B2B transfronterizas o transacciones en las que se aplica la inversión del sujeto pasivo);
  
• anotaciones especiales si corresponde (p. ej., cobro revertido del IVA).
  

Es posible que tu cliente rechace una factura sin los datos requeridos en una transacción B2B, ya que las empresas solo pueden deducir el IVA si la factura cumple con la normativa.

Debes conservar las facturas durante un mínimo de siete años

La legislación fiscal neerlandesa exige a las empresas que conserven copias de todas las facturas emitidas y recibidas durante al menos siete años. Si la factura se refiere a bienes inmuebles, el período de retención es de 10 años. Se aceptan tanto formatos impresos como electrónicos, siempre y cuando las facturas sigan siendo accesibles y legibles y no se hayan modificado.

Si escaneas facturas en papel para guardarlas digitalmente, las versiones escaneadas deben ser reproducciones completas y fieles de los originales. Guardar una versión parcial no cumple con los estándares legales.

Debido a que las facturas suelen contener datos personales como nombres, direcciones de correo electrónico o direcciones físicas, entran en el ámbito de aplicación del Reglamento General de Protección de datos (RGPD). Las empresas no deben almacenar datos personales de forma indefinida a menos que tengan un motivo válido para continuar con el almacenamiento (p. ej., litigios en curso). Tampoco pueden utilizar los datos personales de los clientes para otro motivo que no sea la facturación.

¿Cómo debe aparecer el IVA en las facturas?

En los Países Bajos, el IVA debe aparecer de forma clara, completa y correcta.

Debes mostrar el tipo de IVA correspondiente a cada partida o a cada grupo de partidas similares. Las tasas holandeses son del 21 % (tasa general), del 9 % (tasa reducida) o del 0 % (tasa para ventas transfronterizas). Si tu factura incluye partidas a diferentes tasas de IVA, debes especificar la tasa correcta junto a cada importe correspondiente. Es necesario que los clientes y las autoridades fiscales puedan hacer coincidir el cargo de IVA con cada partida.

Además de indicar la tasa de IVA aplicada, debes indicar el importe de IVA cobrado. Por ejemplo, si vendes un artículo por €1000 y aplicas el 21 % de IVA, debes indicar un importe de IVA diferente de €210.

El importe del IVA cobrado siempre debe aparecer en euros, incluso si facturas al cliente en otra moneda. Si facturas en otra moneda, indica el IVA en euros junto con el total en moneda extranjera o incluye la tasa de cambio utilizada para calcular el IVA en euros.

Es habitual que las empresas incluyan una breve tabla o resumen con la información requerida: el importe base, la tasa del IVA aplicada y el importe del IVA cobrado por cada tasa. La factura también debe incluir con claridad el total general, la suma de todos los importes base más el IVA total. Sin esto, un cliente B2B no puede reclamar el IVA correctamente, y la factura podría considerarse en incumplimiento.

Una estructura típica es de la siguiente manera:

Subtotal (sin IVA): €1000
IVA del 21 %: €210
Total (con IVA incluido): €1210

Si una factura no incluye el IVA, ya sea debido a exenciones, reglas de inversión del sujeto pasivo o exportaciones, no puedes dejar los campos del IVA en blanco. Debes indicar con claridad el motivo, que podría ser el siguiente:

• “Cobro revertido del IVA” o “btw verlegd”
  
• “IVA exento bajo el régimen de pequeñas empresas (KOR)”
  
• “0 % de IVA: exportación fuera de la UE”
  

Esto puede ayudarte a evitar confusiones y a protegerlos a ti y a tu cliente durante las auditorías fiscales. Si no explicas el cargo faltante de IVA, la factura puede quedar invalidada a efectos del IVA.

¿Cuáles son las reglas para la facturación electrónica en los Países Bajos?

La legislación neerlandesa acepta plenamente las facturas electrónicas. Para cumplir con los requisitos legales, las facturas digitales deben cumplir con los mismos estándares que las facturas impresas, además de algunas condiciones adicionales relacionadas con la autenticidad y el almacenamiento.

Contenido de la factura

En una factura electrónica se debe incluir exactamente la misma información que en una factura impresa. El formato (p. ej., XML, JSON) no cambia las reglas de contenido.

Consentimiento del cliente

Antes de enviar una factura electrónica, necesitas el consentimiento de tu cliente. Si un cliente no quiere o no puede aceptar una factura electrónica, estás legalmente obligado a aceptarla a menos que se trate de un organismo gubernamental.

Facturación gubernamental

Si envías facturas a organismos gubernamentales holandeses (p. ej., ministerios, municipios, agencias), debes usar facturas electrónicas. Por lo general, envías estas facturas electrónicas a través de la red Peppol.

Si tu empresa no suele tratar con contratos gubernamentales, esto no te afectará. Pero si lo hace, tendrás que configurar un sistema que pueda enviar facturas electrónicas que cumplan con la normativa.

Autenticidad e integridad

La autenticidad y la integridad son una parte integral del proceso de facturación. Debe quedar claro quién emitió la factura, y la información de la factura no debe modificarse. Las empresas suelen usar firmas electrónicas para evitar facturas electrónicas fraudulentas.

Requisitos de almacenamiento

Al igual que otros tipos de facturas, las facturas electrónicas también deben almacenarse durante al menos 7 años (o 10 años si están relacionadas con transacciones inmobiliarias). La factura almacenada debe ser legible, accesible y recuperable durante todo el período de retención.

Para cumplir con estos requisitos sin inconvenientes, es muy recomendable que las empresas cuenten con un sistema de respaldo, como el almacenamiento seguro en la nube con los controles de acceso adecuados.