Per le attività nel mercato olandese, la fatturazione è un processo preciso e regolamentato. La legislazione fiscale olandese è molto rigida in merito a ciò che è necessario includere, quando è necessario inviarla e come gestire l'imposta sul valore aggiunto (IVA), soprattutto quando si fattura all'estero. Piccoli errori possono ritardare i pagamenti o indurre i clienti a rifiutare la fattura. Di seguito spiegheremo come inviare fatture nei Paesi Bassi in modo conforme e professionale.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una fattura proforma?
  
• Quali sono i requisiti di carattere giuridico per inviare fatture nei Paesi Bassi?
  
• Come deve essere mostrata l'IVA sulle fatture?
  
• Quali sono le regole per la fattura elettronica nei Paesi Bassi?
  

Che cos'è una fattura proforma?

Una fattura proforma è una fattura inviato a un acquirente prima della spedizione o della consegna di beni o servizi. Riporta i dettagli della transazione, compresa una descrizione dei beni o servizi, i prezzi unitari, i costi di spedizione e le imposte.

Le fatture proforma non sono obbligatorie nei Paesi Bassi, ma vengono spesso emesse prima della consegna dei beni o dei servizi come preventivo di spesa per gli acquirenti. Queste fatture non hanno lo stesso valore delle fatture vere e proprie e devono essere seguite da una fattura formale ai fini della corretta contabilità e dichiarazione fiscale.

Quali sono i requisiti di carattere giuridico per inviare le fatture nei Paesi Bassi?

Nei Paesi Bassi, una fattura è più di una semplice richiesta di pagamento: è un documento regolamentato dalla legge che influisce sulla dichiarazione dei redditi, sul flusso di cassa e sulla possibilità di ottenere il pagamento. Fatture non conformi possono comportare ritardi o mancati pagamenti, il rifiuto della detrazione dell'IVA e multe per fatturazione non conforme.

Ecco cosa richiede la legge olandese per le attività con sede nei Paesi Bassi.

È necessario emettere le fatture in tempo

Le attività sono tenute a inviare le fatture entro e non oltre il 15° giorno del mese successivo a quello in cui è stata effettuata la fornitura. Ad esempio, se hai consegnato la merce o completato un servizio il 10 aprile, la fattura deve essere inviata entro il 15 maggio.

Nelle transazioni B2B è sempre necessario emettere fattura

Se fornisci beni o servizi ad un'altra attività o persona giuridica, devi emettere una fattura regolare. Mentre per le transazioni B2C è necessaria la fattura solo a determinate condizioni, per le transazioni B2B è sempre necessaria.

È necessario assegnare un numero univoco a ogni fattura.

Ogni fattura deve avere un numero univoco e sequenziale, senza interruzioni nella sequenza. È possibile avere più serie (ad esempio, una per i clienti olandesi e una per i clienti stranieri), ma ogni serie deve essere coerente al suo interno. I numeri mancanti o duplicati generano segnali di allarme durante le verifiche fiscali e possono comportare un controllo aggiuntivo da parte del Belastingdienst, l'autorità fiscale olandese.

Se scopri una lacuna o una duplicazione nella tua sequenza, documentane chiaramente il motivo e correggila.

Ogni fattura deve contenere informazioni specifiche.

La normativa olandese in materia di IVA definisce gli elementi che devono essere riportati su una fattura:

• Nome e indirizzo del fornitore
  
• Il numero di partita IVA del fornitore
  
• Il numero di registrazione commerciale (KVK) del fornitore, se applicabile
  
• Il nome e l'indirizzo del cliente
  
• Il numero e la data della fattura
  
• La data di consegna (se diversa dalla data della fattura).
  
• Una descrizione dettagliata dei beni o servizi forniti, oltre alla quantità e al prezzo unitario.
  
• L'importo addebitato, suddiviso come segue:
  
  • Il totale, IVA esclusa
    
  • L'aliquota/Le aliquote IVA applicata/e
    
  • L'importo totale dell'IVA addebitato
    
  • Eventuali sconti applicati
    
  • Il totale dovuto, IVA inclusa.
    
• Il numero di partita IVA del cliente (per le transazioni B2B transfrontaliere o per le transazioni in cui si applica l'inversione contabile)
  
• Notazioni speciali, se applicabili (ad esempio, IVA soggetta a inversione contabile).
  

Una fattura priva dei dati obbligatori potrebbe essere rifiutata dal cliente in una transazione B2B, poiché le aziende possono detrarre l'IVA solo se la fattura è pienamente conforme.

È necessario conservare le fatture per un minimo di sette anni

La normativa fiscale olandese impone alle attività di conservare copie di tutte le fatture emesse e ricevute per almeno sette anni. Se la fattura riguarda un immobile, il periodo di conservazione è di 10 anni. Sono accettabili sia il formato cartaceo che quello elettronico, purché le fatture rimangano accessibili, leggibili e inalterate.

Se scansioni fatture cartacee per archiviarle in formato digitale, le versioni scansionate devono essere complete e fedeli riproduzioni degli originali. Il salvataggio di una versione parziale non soddisfa gli standard legali.

Poiché le fatture spesso contengono dati personali quali nomi, indirizzi email o indirizzi fisici, rientrano nell'ambito di applicazione del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Le attività non possono conservare i dati personali a tempo indeterminato, a meno che non sussista un motivo valido per continuare a conservarli (ad esempio, un contenzioso in corso). Inoltre, non possono utilizzare le informazioni personali dei clienti per scopi diversi dalla fatturazione.

Come deve essere indicata l'IVA sulle fatture?

Nei Paesi Bassi, l'IVA deve essere indicata in modo chiaro, completo e corretto.

È necessario indicare l'aliquota IVA applicabile per ogni voce riga o gruppo di voci simili. Le aliquote olandesi sono del 21% (aliquota generale), del 9% (aliquota ridotta) o dello 0% (aliquota per le vendite transfrontaliere). Se la fattura include articoli con aliquote IVA diverse, è necessario specificare l'aliquota corretta accanto a ciascun importo pertinente. I clienti e le autorità fiscali devono essere in grado di abbinare l'IVA a ogni articolo.

Oltre a indicare l'aliquota IVA applicata, devi indicare l'importo dell'IVA addebitata. Ad esempio, se vendi un articolo per 1.000 € e applichi l'IVA al 21%, devi indicare separatamente l'importo dell'IVA pari a 210 €.

L'importo dell'IVA addebitato deve essere sempre indicato in euro, anche se la fattura al cliente è emessa in una valuta diversa. Se la fattura è emessa in un'altra valuta, indica l'IVA in euro accanto al totale in valuta estera oppure includi il tasso di cambio utilizzato per calcolare l'IVA in euro.

È prassi comune per le aziende includere una tabella sintetica o un riepilogo con le informazioni richieste: l'importo base, l'aliquota IVA applicata e l'importo dell'IVA addebitato per ciascuna aliquota. La fattura deve inoltre riportare chiaramente il totale generale, ovvero la somma di tutti gli importi base più l'IVA totale. In assenza di tali informazioni, un cliente B2B non può richiedere il rimborso dell'IVA e la fattura potrebbe essere considerata non conforme.

Una struttura tipica si presenta così:

Subtotale (IVA esclusa): 1000 €
IVA 21%: 210 €
Totale (IVA inclusa): 1.210 €

Se una fattura non include l'IVA, a causa di esenzioni, norme di inversione contabile o esportazioni, non è possibile lasciare vuoti i campi relativi all'IVA. È necessario indicare chiaramente il motivo, che potrebbe essere:

• "inversione contabile dell'IVA" o "btw verlegd"
  
• "sente da IVA in base al regime per le piccole imprese (KOR)".
  
• "IVA allo 0%: esportazione al di fuori dell'UE".
  

Questo permette di prevenire la confusione e proteggere sia lei che il suo cliente durante i controlli fiscali. La mancata spiegazione di un addebito IVA mancante può invalidare la fattura ai fini IVA.

Quali sono le regole per la fattura elettronica nei Paesi Bassi?

La fatturazione elettronica è pienamente accettata dalla legge olandese. Per soddisfare i requisiti di carattere giuridico, le fatture digitali devono soddisfare gli stessi standard di quelle cartacee, oltre ad alcune condizioni aggiuntive relative all'autenticità e all'archiviazione.

Contenuto della fattura

Una fattura elettronica deve includere esattamente le stesse informazioni di una fattura cartacea. Il formato (ad esempio, XML, JSON) non cambia le regole sul contenuto.

Consenso del cliente

Prima di inviare una fattura elettronica, devi ottenere il consenso del cliente. Se un cliente non vuole o non può accettare una fattura elettronica, sei obbligato per legge ad accontentarlo, a meno che non si tratti di un ente della pubblica amministrazione.

Fatturazione per la pubblica amministrazione

Se invii fatture a enti della pubblica amministrazione olandese (ad esempio ministeri, amministrazioni comunali, agenzie), devi utilizzare le fatture elettroniche. Queste fatture elettroniche vengono solitamente inviate tramite il circuito Peppol.

Se la tua attività non si occupa abitualmente di contratti con la pubblica amministrazione, questo non ti riguarda. Se invece la tua azienda lo fa, dovrai predisporre un sistema in grado di inviare fatture elettroniche conformi.

Autenticità e integrità

L'autenticità e l'integrità sono parte integrante del processo di fatturazione. Deve essere chiaro chi ha emesso la fattura e le informazioni contenute nella fattura non devono essere alterate. Le attività utilizzano spesso firme elettroniche per prevenire fatture elettroniche fraudolente.

Requisiti di conservazione

Come altri tipi di fatture, anche le fatture elettroniche devono essere conservate per almeno 7 anni (o 10 anni se relative a transazioni immobiliari). Le fatture conservate devono rimanere leggibili, accessibili e recuperabili per tutto il periodo di conservazione.

Per soddisfare questi requisiti senza complicazioni, è vivamente consigliato alle aziende di dotarsi di un sistema di backup, come un archivio cloud sicuro con adeguati controlli di accesso.