Para las empresas de los Países Bajos, la facturación es un proceso exacto y regulado. La ley fiscal holandesa es estricta sobre lo que debes incluir, cuándo debes enviarlo y cómo manejar el impuesto sobre el valor añadido (IVA), especialmente cuando realizas facturación transfronteriza. Los pequeños errores pueden retrasar los pagos o hacer que tus clientes rechacen la factura. A continuación, explicaremos cómo enviar facturas en los Países Bajos que cumplan con los requisitos y sean profesionales.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es una factura proforma?
  
• ¿Cuáles son los requisitos legales para enviar facturas en los Países Bajos?
  
• ¿Cómo debe aparecer el IVA en las facturas?
  
• ¿Cuáles son las normas para la facturación electrónica en los Países Bajos?
  

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es una [factura] preliminar(https://stripe.com/resources/more/what-is-an-invoice) enviada a un comprador antes de un envío o entrega de bienes o servicios. Describe los detalles de la transacción, incluida una descripción de los bienes o servicios, los precios por unidad, los costes de envío y los impuestos.

Las facturas proforma no son necesarias en los Países Bajos, pero a menudo se emiten antes de que se entreguen los bienes o servicios como una estimación de costes para los compradores. Estas no tienen el mismo peso que una factura real y deben ir seguidas de una factura formal para una contabilidad adecuada y la presentación de informes de impuestos.

¿Cuáles son los requisitos legales para enviar facturas en los Países Bajos?

En los Países Bajos, una factura es más que una reclamación de pago: es un documento regulado legalmente que afecta a la declaración de impuestos, al flujo de caja y a tu capacidad para exigir el pago. Las facturas incorrectas pueden dar lugar a retrasos o denegaciones de pagos, rechazos de deducciones del IVA y multas por facturación no conforme.

Esto es lo que exige la legislación neerlandesa a las empresas con sede en los Países Bajos.

Debes emitir las facturas a tiempo

Las empresas deben enviar las facturas a más tardar el día 15 del mes siguiente al mes de suministro. Por ejemplo, si has entregado bienes o prestado un servicio el 10 de abril, la factura debe enviarse antes del 15 de mayo.

Siempre debe facturar en las transacciones B2B

Si suministras bienes o servicios a otra empresa o entidad jurídica, debes emitir una factura adecuada. Mientras que las transacciones B2C solo requieren una factura en determinadas condiciones, las transacciones B2B siempre requieren una factura.

Debes asignar un número único a cada factura

Cada factura debe tener un número único y secuencial, sin lapsos en la secuencia. Puedes tener varias series (por ejemplo, una para clientes holandeses y otra para clientes extranjeros), pero cada serie debe ser coherente internamente. Los números faltantes o duplicados generan señales de alerta durante las auditorías fiscales y pueden desencadenar un escrutinio adicional por parte de la Belastingdienst, la autoridad fiscal holandesa.

Si detectas un lapso o una duplicación en tu secuencia, documenta claramente el motivo y corrígelo.

Debes incluir información específica en cada factura

La legislación holandesa sobre el IVA define lo que una empresa debe incluir en una factura:

• El nombre y la dirección del proveedor
  
• El [número de identificación del IVA] del proveedor(https://stripe.com/resources/more/how-to-get-a-netherlands-vat-identification-number-and-stay-compliant)
  
• El número de registro de la empresa (KVK) del proveedor, si corresponde
  
• El nombre y la dirección del cliente
  
• El número y la fecha de la factura
  
• La fecha de entrega (si es diferente de la fecha de la factura)
  
• Una descripción detallada de los bienes o servicios proporcionados, además de la cantidad y el precio por unidad
  
• El importe que se cobra, desglosado de la siguiente manera:
  
  • El total sin IVA
    
  • La(s) tasa(s) de IVA aplicada(s)
    
  • El importe total del IVA cobrado
    
  • Cualquier descuento aplicado
    
  • El total adeudado con IVA incluido
    
• El número de IVA del cliente (para transacciones transfronterizas entre empresas o transacciones en las que se aplica la inversión del sujeto pasivo).
  
• Notas especiales, si procede (por ejemplo, IVA con inversión del sujeto pasivo).
  

Tu cliente podría rechazar una factura que no tenga todos los datos necesarios en una transacción B2B, ya que las empresas solo pueden deducir el IVA si la factura cumple con todos los requisitos.

Debes conservar las facturas durante un mínimo de siete años

La legislación fiscal neerlandesa exige a las empresas conservar copias de todas las facturas emitidas y recibidas durante al menos siete años. Si la factura se refiere a bienes inmuebles, el periodo de conservación es de 10 años. Se aceptan tanto los formatos en papel como los electrónicos, siempre que las facturas sigan siendo accesibles, legibles y no hayan sido alteradas.

Si escaneas facturas en papel para almacenarlas digitalmente, las versiones escaneadas deben ser reproducciones completas y fieles de los originales. Guardar una versión parcial no cumple con los estándares legales.

Debido a que las facturas suelen incluir datos personales como nombres, direcciones de correo electrónico o direcciones físicas, entran en el ámbito de aplicación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Las empresas no deben almacenar datos personales de forma indefinida a menos que tengan una razón válida para continuar con su almacenamiento (por ejemplo, un litigio en curso). Tampoco pueden usar la información personal de los clientes para fines distintos a la facturación.

¿Cómo debe mostrarse el IVA en las facturas?

En los Países Bajos, el IVA debe mostrarse de forma clara, completa y correcta.

Debes mostrar el tipo de IVA aplicable para cada partida individual o cada grupo de partidas similares. Las tasas holandesas son del 21 % (tipo general), 9 % (tipo reducido) o 0 % (tipo para las ventas transfronterizas). Si tu factura incluye partidas con diferentes tipos de IVA, debes especificar el tipo correcto junto a cada importe correspondiente. Los clientes y las autoridades fiscales deben poder hacer coincidir el IVA con cada partida.

Además de indicar el tipo de IVA aplicado, debes indicar el importe del IVA cobrado. Por ejemplo, si vendes una partida por 1000 € y aplicas el 21 % de IVA, debes mostrar un importe de IVA separado de 210 €.

El importe del IVA cobrado debe indicarse siempre en euros, incluso si la factura el cliente es en una divisa diferente. Si facturas en otra divisas, indica el IVA en euros junto con los totales de divisas extranjeras, o incluye el tipo de cambio utilizado para calcular el IVA en euros.

Es habitual que las empresas incluyan una breve tabla o resumen con la información requerida: el importe base, la tasa de IVA aplicada y el importe del IVA cobrado por cada tasa. La factura también debe mostrar claramente el total general, la suma de todos los importes base más el IVA total. Sin esto, un cliente B2B no puede reclamar el IVA correctamente y la factura podría considerarse no conforme.

A continuación, mostramos una estructura típica:

Subtotal (sin IVA): 1000 €
IVA 21 %: 210 €
Total (incl. IVA): 1210 €

Si se presenta una factura sin IVA, ya sea debido a exenciones, reglas de inversión del sujeto pasivo o exportaciones, no puedes dejar los campos IVA en blanco. Debes indicar claramente la razón, que podría ser:

• «IVA (inversión del sujeto pasivo)» o «btw verlegd».
  
• «Exento de IVA bajo el esquema de pequeñas empresas (KOR)».
  
• «0 % IVA: exportación fuera de la UE».
  

Esto puede ayudar a evitar confusiones y protegerlo tanto a ti como a tu cliente durante las auditorías fiscales. No explicar un cargo de IVA que falta puede invalidar el factura para fines de IVA.

¿Cuáles son las normas para la facturación electrónica en los Países Bajos?

La facturación electrónica está plenamente aceptada por la legislación neerlandesa. Para cumplir con los requisitos legales, tus facturas digitales deben cumplir con los mismos estándares que las facturas en papel, además de algunas condiciones adicionales sobre autenticidad y almacenamiento.

Contenido de la factura

Una factura electrónica debe incluir exactamente la misma información que una factura en papel. El formato (por ejemplo, XML, JSON) no cambia las reglas de contenido.

Consentimiento del cliente

Antes de enviar una factura electrónica, necesitas el consentimiento de tu cliente. Si un cliente no quiere o no puede aceptar una factura electrónica, estás legalmente obligado a aceptarlo, a menos que estés tratando con un organismo gubernamental.

Facturación gubernamental

Si envías facturas a organismos gubernamentales holandeses (por ejemplo, ministerios, ayuntamientos, agencias), debes utilizar facturas electrónicas. Normalmente, debes enviar estas facturas electrónicas a través de la red Peppol.

Si tu empresa no suele ocuparse de contratos gubernamentales, esto no te afecta. Pero si tu empresa sí lo hace, deberás configurar un sistema que pueda enviar facturas electrónicas conformes.

Autenticidad e integridad

La autenticidad y la integridad son una parte integral del proceso de facturación. Debe quedar claro quién emitió la factura y la información de la factura no debe modificarse. Las empresas a menudo utilizan firmas electrónicas para evitar facturas electrónicas fraudulentas.

Requisitos de almacenamiento

Al igual que otros tipos de facturas, las facturas electrónicas también deben estar almacenadas durante al menos 7 años (o 10 años si están relacionadas con transacciones inmobiliarias). La factura almacenaba debe permanecer legible, accesible y recuperable durante todo el período de retención.

Para cumplir con estos requisitos sin complicaciones, se recomienda encarecidamente que las empresas cuenten con un sistema de respaldo, como un almacenamiento seguro en la nube con controles de acceso adecuados.