Voor ondernemingen op de Nederlandse markt is facturatie een nauwkeurige en gereguleerde procedure. De Nederlandse belastingwetgeving is streng over wat je moet vermelden, wanneer je het moet versturen en hoe je moet omgaan met belasting toegevoegde waarde (btw), vooral als je factureert over de grens. Kleine foutjes kunnen betalingen vertragen of ervoor zorgen dat je klanten de factuur afwijzen. Hieronder leggen we uit hoe je facturen in Nederland verstuurt die zowel aan de regels voldoen als professioneel zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een pro-formafactuur?
  
• Wat zijn de juridische vereisten voor het verzenden van facturen in Nederland?
  
• Hoe moet btw op facturen worden weergegeven?
  
• Wat zijn de regels voor elektronische facturatie in Nederland?
  

Wat is een pro-formafactuur?

Een pro-formafactuur is een voorlopige factuur die naar een koper wordt gestuurd vóór een verzending of levering van goederen of diensten. Het geeft een overzicht van de details van de transactie, inclusief een beschrijving van de goederen of diensten, eenheidsprijzen, verzendkosten en belastingen.

Pro-formafacturen zijn niet verplicht in Nederland, maar ze worden vaak uitgegeven voordat goederen of diensten worden geleverd als kostenraming voor kopers. Deze gelden niet als een echte factuur en moeten worden gevolgd door een formele factuur voor een goede boekhouding en belastingrapportage.

Wat zijn de juridische vereisten voor het verzenden van facturen in Nederland?

In Nederland is een factuur meer dan een betaalverzoek: het is een juridisch document dat van invloed is op de belastingrapportage, het betalingsproces en je vermogen om betaling af te dwingen. Onjuiste facturen kunnen leiden tot vertraagde of geweigerde betalingen, geweigerde btw-aftrek en boetes voor niet-conforme facturatie.

Dit is wat de Nederlandse wet vereist van ondernemingen die in Nederland zijn gevestigd.

Je moet de facturen op tijd versturen

Ondernemingen zijn verplicht om facturen uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand van levering te versturen. Als je bijvoorbeeld op 10 april goederen hebt geleverd of een dienst hebt voltooid, moet de factuur op 15 mei worden verzonden.

B2B-transacties moet je altijd factureren

Als je goederen of diensten levert aan een andere onderneming of juridische entiteit, moet je een deugdelijke factuur versturen. Terwijl voor B2C-transacties alleen een factuur nodig is onder bepaalde omstandigheden, is voor B2B-transacties altijd een factuur nodig.

Je moet elke factuur een uniek nummer geven

Elke factuur moet een uniek en opeenvolgend nummer hebben, zonder gaten in de reeks. Je kunt meerdere reeksen hebben (bijv. één voor Nederlandse klanten en één voor buitenlandse klanten), maar elke reeks moet intern consistent zijn. Ontbrekende of dubbele nummers geven waarschuwingssignalen bij belastingcontroles en kunnen leiden tot extra onderzoek door de Belastingdienst.

Als je ontbrekende of dubbele nummers in je reeks ontdekt, documenteer dan duidelijk de reden en corrigeer het.

Je moet op elke factuur specifieke informatie vermelden

De Nederlandse btw-wet bepaalt wat een onderneming op een factuur moet vermelden:

• De naam en het adres van de leverancier
  
• Het btw-nummer van de leverancier
  
• Het KVK-nummer (bedrijfsregistratie) van de leverancier, indien van toepassing
  
• De naam en het adres van de klant
  
• Het factuurnummer en de factuurdatum
  
• De leveringsdatum (indien verschillend van de factuurdatum)
  
• Een gedetailleerde beschrijving van de geleverde goederen of diensten, plus de hoeveelheid en eenheidsprijs
  
• Het bedrag dat in rekening wordt gebracht, uitgesplitst in het volgende:
  
  • Het totaal exclusief btw
    
  • De toegepaste btw-tarieven
    
  • Het totale berekende btw-bedrag
    
  • Eventuele toegepaste kortingen
    
  • Het totaal verschuldigde bedrag inclusief btw
    
• Het btw-nummer van de klant (voor grensoverschrijdende B2B-transacties of transacties waarbij de verleggingsregeling van toepassing is)
  
• Speciale notaties indien van toepassing (bijv. als de verleggingsregeling is toegepast)
  

Een factuur die vereiste gegevens mist, kan door je klant worden geweigerd bij een B2B-transactie, aangezien ondernemingen alleen btw kunnen aftrekken als de factuur volledig aan de eisen voldoet.

Je moet facturen minimaal zeven jaar bewaren

De Nederlandse belastingwetgeving verplicht ondernemingen om kopieën van alle verstuurde en ontvangen facturen ten minste zeven jaar te bewaren. Als de factuur betrekking heeft op onroerend goed, is de bewaartermijn 10 jaar. Zowel papieren als elektronische formaten zijn aanvaardbaar, zolang de facturen toegankelijk, leesbaar en ongewijzigd blijven.

Als je papieren facturen scant om ze digitaal op te slaan, moeten de gescande versies volledige en getrouwe reproducties van de originelen zijn. Het opslaan van een gedeeltelijke versie voldoet niet aan de juridische normen.

Omdat facturen vaak persoonlijke gegevens bevatten, zoals namen, e-mailadressen of fysieke adressen, vallen ze onder het toepassingsgebied van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ondernemingen mogen persoonsgegevens niet onbeperkt opslaan, tenzij ze een geldige reden hebben voor voortgezette opslag (bijv. bij lopende rechtszaken). Ze mogen de persoonsgegevens van klanten alleen voor facturatie gebruiken.

Hoe moet btw op facturen worden weergegeven?

In Nederland moet btw duidelijk, volledig en correct worden weergegeven.

Je moet het toepasselijke btw-tarief voor elke factuurregel of elke groep van gelijksoortige artikelen aangeven. De Nederlandse tarieven zijn 21% (het algemene tarief), 9% (het lage tarief), of 0% (het tarief voor grensoverschrijdende verkoop). Als je factuur items met verschillende btw-tarieven bevat, moet je het juiste tarief naast elk relevant bedrag vermelden. Klanten en belastingdiensten moeten de btw kunnen matchen met elk item.

Je moet niet alleen het toegepaste btw-tarief vermelden, maar ook het btw-bedrag dat je berekent. Als je bijvoorbeeld een item verkoopt voor € 1.000 en 21% btw toepast, moet je een afzonderlijk btw-bedrag van € 210 vermelden.

Het in rekening gebrachte btw-bedrag moet altijd worden weergegeven in euro's, zelfs als je de klant in een andere valuta factureert. Als je in een andere valuta factureert, vermeld dan de btw in euro's naast de totalen in vreemde valuta, of vermeld de wisselkoers die is gebruikt om de btw in euro's te berekenen.

Het is gebruikelijk voor ondernemingen om een korte tabel of samenvatting op te nemen met de vereiste informatie: het basisbedrag, het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag dat voor elk tarief wordt berekend. De factuur moet ook duidelijk het totale bedrag weergeven (de som van alle basisbedragen plus de totale btw). Zonder dit kan een B2B-klant de btw niet op de juiste manier terugvorderen, en kan de factuur als niet-conform worden beschouwd.

Een typische structuur ziet er als volgt uit:

Subtotaal (excl. btw): € 1.000
BTW 21%: € 210
Totaal (incl. btw): € 1.210

Als een factuur geen btw bevat (of dit nu vanwege vrijstellingen, verleggingsregelingen of export is), mag je de btw-velden niet leeg laten. Je moet duidelijk de reden aangeven, bijvoorbeeld:

• "Btw verlegd"
  
• "Vrijstelling van btw onder de kleineondernemersregeling (KOR)"
  
• "0% btw: export buiten de EU"
  

Dit kan verwarring helpen voorkomen en zowel jou als je klant beschermen tijdens belastingcontroles. Als je geen uitleg geeft over een ontbrekend bedrag aan btw, kan dit de factuur ongeldig maken voor btw-doeleinden.

Wat zijn de regels voor elektronische facturatie in Nederland?

Elektronische facturatie is volledig geaccepteerd onder de Nederlandse wet. Om aan de juridische eisen te voldoen, moeten je digitale facturen aan dezelfde normen voldoen als papieren facturen, plus aan een paar extra voorwaarden met betrekking tot authenticiteit en opslag.

Inhoud van de factuur

Een elektronische factuur moet precies dezelfde informatie bevatten als een papieren factuur. Het formaat (bijv. XML, JSON) verandert niets aan de regels voor de inhoud.

Toestemming van de klant

Voordat je een elektronische factuur verstuurt, heb je de toestemming van je klant nodig. Als een klant geen e-factuur wil of kan accepteren, ben je juridisch verplicht om de klant hierin tegemoet te komen, tenzij je te maken hebt met een overheidsinstantie.

Facturatie voor de overheid

Als je facturen stuurt naar Nederlandse overheidsinstellingen (bijv. ministeries, gemeenten, instanties), moet je elektronische facturen gebruiken. Je verstuurt deze e-facturen meestal via het Peppol-netwerk.

Als je onderneming normaal gesproken niet met overheidscontracten te maken heeft, dan is dit niet op jou van toepassing. Maar als je onderneming daar wel mee te maken heeft, zul je een systeem moeten opzetten dat e-facturen kan versturen die aan de regels voldoen.

Authenticiteit en integriteit

Authenticiteit en integriteit maken integraal deel uit van het facturatieproces. Het moet duidelijk zijn wie de factuur heeft verstuurd en de factuurgegevens mogen niet worden gewijzigd. Ondernemingen gebruiken vaak elektronische handtekeningen om frauduleuze e-facturen te voorkomen.

Opslagvereisten

Net als andere soorten facturen moeten ook e-facturen minstens 7 jaar worden opgeslagen (of 10 jaar als ze betrekking hebben op vastgoedtransacties). De opgeslagen factuur moet gedurende de hele bewaarperiode leesbaar, toegankelijk en opvraagbaar blijven.

Om zonder complicaties aan deze vereisten te voldoen, is het ten zeerste aan te raden dat ondernemingen een back-upsysteem hebben, zoals veilige cloud-opslag met de juiste toegangscontroles.