Wil je zakendoen in Nederland, dan moet je de btw vanaf dag 1 goed regelen. En dat begint met het begrijpen van het btw-nummer. Dit nummer is hoe de Nederlandse belastingdienst weet dat je in het systeem staat, hoe je klanten weten dat je belastingstatus legitiem is en hoe je grensoverschrijdende compliance aantoont. Het nummer is overal nodig: van facturatie en internationale verkoop tot rapportage en retourzendingen.

Hieronder leggen we uit hoe een btw-nummer werkt, wie er een nodig heeft, hoe je je moet registreren en wat het voor je onderneming betekent.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een btw-nummer in Nederland?
  
• Hoe is het Nederlandse btw-nummer opgebouwd?
  
• Wanneer is een Nederlands btw-nummer vereist?
  
• Hoe vragen ondernemingen een btw-nummer aan in Nederland?
  
• Hoe wordt het Nederlandse btw-nummer in de praktijk gebruikt?
  
• Wat gebeurt er als je Nederlandse btw-nummer onjuist is of ontbreekt op facturen?
  
• Hoe kan Stripe Nederlandse ondernemingen helpen bij het beheer van de btw-compliance?
  

Wat is een btw-nummer in Nederland?

Een btw-nummer (in Nederland ook wel btw-identificatienummer of btw-id genoemd) is een belastingidentificatienummer dat je onderneming publiekelijk vastlegt in het Nederlandse btw-systeem en de bredere btw infrastructuur van de EU.

Je btw-ID is niet hetzelfde als je btw-belastingnummer (gebruikt voor je aangifte bij de Nederlandse belastingdienst) en het is ook geen generieke bedrijfs-ID zoals je KVK-nummer. Het is je externe identiteit voor btw-doeleinden, ontworpen voor gebruik in de communicatie met klanten, leveranciers en belastingautoriteiten in heel Europa.

Je btw-nummer doet twee belangrijke dingen tegelijk:

• Het laat klanten en leveranciers zien dat je onderneming officieel is geregistreerd om btw in rekening te brengen en terug te vorderen. Je klanten, vooral B2B-klanten, verwachten een geldig btw-nummer te zien voordat ze zakendoen, omdat ze het nodig hebben om betaalde btw terug te vorderen of om rekening te houden met de btw-verleggingsregeling.

• Het bewijst aan de belastingautoriteiten in de EU dat je onderneming is geregistreerd voor btw. En je kunt de VAT One Stop Shop-aangifte (VAT OSS) indienen voor internationale verkopen in plaats van je in elk EU-land te registreren voor btw.

Als je in Nederland bent geregistreerd voor btw, wordt dit nummer het 'openbare belastingpaspoort' van je onderneming. Je gebruikt het op meerdere plaatsen, waaronder op alle btw-facturen en in je VAT OSS-aangiften.

Hoe is het Nederlandse btw-nummer opgebouwd?

Het Nederlandse btw-nummer heeft een vaste indeling die aansluit bij de EU-normen.

Voorbeeld van btw-nummer: NL123456789B01

Dit is wat elk deel van dit nummer betekent:

• 'NL' is de landcode voor Nederland.

• '123456789' is een unieke 9-cijferige identificatiecode.

• 'B01' is een statische letter (altijd 'B') plus een achtervoegsel van 2 cijfers.

In Nederland heb je twee verschillende btw-gerelateerde nummers. Ze dienen verschillende doelen:

• Je btw-ID is het nummer dat je openbaar gebruikt. Het staat op facturen en contracten.

• Je btw-belastingnummer is voor directe communicatie met de Nederlandse belastingdienst en is niet bedoeld voor openbaar gebruik.

Als mensen het hebben over 'het Nederlandse btw-nummer', bedoelen ze meestal de btw-id. Dat is het getal dat je klanten belangrijk vinden en het getal dat belastingautoriteiten in heel Europa erkennen.

Wanneer is een Nederlands btw-ID-nummer vereist?

Wanneer je je onderneming zich registreert in het Nederlandse Handelsregister van de KvK, bepaalt de Nederlandse belastingdienst automatisch of je een ondernemer voor btw-doeleinden bent en een btw-nummer nodig hebt.

Als je onderneming geen vaste inrichting in Nederland heeft, hoef je je niet in te schrijven bij de KvK. In plaats daarvan registreer je je voor btw rechtstreeks bij de belastingdienst. Vanaf 2025 is er geen omzetdrempel voor buitenlandse ondernemingen die in Nederland verkopen. Dit betekent dat elke onderneming die belastbare goederen of diensten verkoopt een btw-nummer nodig heeft, ongeacht het verkoopvolume. Als je door je activiteiten onder de Nederlandse btw valt, verwacht de Belastingdienst dat je je registreert, ook zonder fysieke aanwezigheid. In tegenstelling tot sommige landen die btw-vrije exploitatie toestaan tot een bepaalde omzetdrempel, verwacht Nederland registratie op basis van activiteit, niet op basis van volume.

E-commerceondernemingen die in de EU voor btw zijn geregistreerd, hebben andere regels. Ondernemingen die online goederen verkopen aan Nederlandse klanten uit een ander EU-land, moeten zich registreren voor btw wanneer hun omzet in Nederland de drempel van € 100.000 per jaar overschrijdt.

De enige uitzondering op btw-regels zijn voor Nederlandse (niet buitenlandse) ondernemingen met een jaaromzet van € 20.000 of minder. Deze ondernemers kunnen kiezen voor de kleineondernemersregeling (KOR). Als je onderneming in aanmerking komt voor de KOR, breng je geen btw in rekening bij klanten en ben je vrijgesteld van het indienen van reguliere btw-aangiften. De KOR is optioneel. Als je niet formeel een aanvraag indient, gaat de belastingdienst ervan uit dat je volgens de normale btw-regels opereert, hoe laag je omzet ook is.

Hoe vragen ondernemingen een btw-nummer aan in Nederland?

De btw-aanvraagprocedure hangt af van waar je onderneming is gevestigd. Voor Nederlandse ondernemingen is btw-registratie ingebouwd in het oprichtingsproces van de onderneming. Voor buitenlandse ondernemingen is het een apart, uitdagender traject (vooral als je je buiten de EU bevindt). Je kunt hier een aanvraag indienen, afhankelijk van het type onderneming dat je runt.

Als je onderneming in Nederland is gevestigd

Registreer je onderneming bij de KvK, die je registratie automatisch doorgeeft aan de Nederlandse Belastingdienst.

Als de belastingdienst bepaalt dat je ondernemer bent voor btw-doeleinden, wat de standaard is voor de meeste handelsondernemingen, geeft de instantie een btw-nummer uit. Je hoeft geen aparte aanvraag in te dienen.

Als je onderneming niet in Nederland is gevestigd

Schrijf je direct in bij de Belastingdienst. Maak gebruik van het registratieformulier voor buitenlandse ondernemers, dat beschikbaar is op de website. Je wordt gevraagd het volgende te verstrekken:

• Bedrijfsgegevens (bijv. wettelijke naam, adres, structuur)

• Een beschrijving van je activiteiten in Nederland (bijvoorbeeld goederen opslaan in Nederland, diensten verlenen, op afstand verkopen)

Zodra je registratie is geaccepteerd, zal de belastingdienst je Nederlandse btw-nummer verstrekken en je lokale btw-verplichtingen beschrijven, waaronder wanneer en hoe je aangifte moet doen, wanneer je de verleggingsregeling moet toepassen en hoe je de facturatie moet afhandelen.

Als je onderneming buiten de EU is gevestigd, moet je ook een fiscaal vertegenwoordiger in Nederland aanwijzen. Deze vertegenwoordiger treedt op als je lokale contactpersoon en handelt doorgaans namens jou aangiften en correspondentie af.

Hoe wordt het Nederlandse btw-nummer in de praktijk gebruikt?

Je Nederlandse btw-nummer (btw-id) is een praktisch hulpmiddel. Je gebruikt het elke keer dat je btw verwerkt: voor facturatie, internationale verkoop, rapportage en compliance. Hier is waar het verschijnt.

Facturen

In Nederland moet je btw-nummer volgens de btw-regels van de EU op alle facturen staan die btw bevatten. Vermeld bij B2B-transacties altijd je btw-nummer, het btw-nummer van de klant en de btw die in rekening is gebracht.

Openbaarmakingen op websites

Als je onderneming producten online verkoopt in Nederland, moet je btw-nummer duidelijk op je website worden weergegeven voor transparantie, meestal in de voettekst, op de contactpagina of in het deel met juridische informatie.

Verleggingsregeling

De verleggingsregeling verschuift de btw-rapportage van de leverancier naar de afnemer. De regeling wordt gebruikt in de volgende situaties:

• Meeste internationale B2B-verkopen binnen de EU

• Bepaalde binnenlandse transacties (bijv. uitbestede bouwwerkzaamheden)

In deze gevallen moeten op je factuur je btw-nummer en dat van je klant worden vermeld. Ook moet je de tekst 'btw verlegd' toevoegen. Dit vertelt zowel de koper als de belastingdienst dat er geen btw in rekening is gebracht en dat de koper verantwoordelijk is voor het afdragen van de belasting.

VAT OSS-rapportage

Als je het VAT OSS-systeem gebruikt om grensoverschrijdende B2C-verkopen te melden, bijvoorbeeld aan klanten in Duitsland of Frankrijk, maakt je Nederlandse btw-nummer deel uit van je VAT OSS-profiel. Het wordt gebruikt om geconsolideerde aangiften in de hele EU in te dienen.

Wat gebeurt er als je Nederlandse btw-nummer onjuist is of ontbreekt op facturen?

Een ontbrekend of onjuist btw-nummer kan ervoor zorgen dat je hele factuur niet aan de regels voldoet. Als je factuur niet het juiste btw-nummer bevat, dan:

• Kan je klant btw mogelijk niet terugvorderen

• Kan de factuur tijdens audits als ongeldig worden beschouwd

• Kun je te maken krijgen met boetes van de Nederlandse Belastingdienst

Let bij het invullen van een factuur op deze veelgemaakte fouten:

• Je gebruikt je interne btw-belastingnummer in plaats van het openbare btw-nummer

• Je vergeet je btw-nummer toe te voegen aan factuursjablonen of online afrekenprocessen na registratie

• Je slaat het btw-nummer van de klant over bij internationale B2B-transacties

Om aan de regels te blijven voldoen en geloofwaardigheidsproblemen te voorkomen, moeten je factuursjablonen altijd je openbare btw-nummer (bijv. NL123456789B01) gebruiken. Gebruik facturatiesoftware die zowel jouw btw-nummer als dat van je klanten opslaat. En verifieer het btw-nummer van klanten via het VAT Information Exchange System (VIES) van de EU.

Hoe kan Stripe Nederlandse ondernemingen helpen bij het beheer van de btw-compliance?

Stripe neemt de operationele complexiteit van btw over, wat vooral handig is wanneer je onderneming zich uitstrekt over grenzen, kanalen of klanttypen. Hier lees je hoe de tools van Stripe de btw-compliance ondersteunen in de Nederlandse en EU-context.

Stripe Tax

Stripe Tax past automatisch het juiste btw-tarief toe op basis van waar je klant zich bevindt en wat je verkoopt. De oplossing controleert of je klant een geldig btw-nummer heeft opgegeven. Als dat het geval is en als de transactie in aanmerking komt, past Stripe de verleggingsregeling toe. Het werkt ook de logica bij voor vrijstellingen, B2C- versus B2B-transacties en digitale versus fysieke goederen op de achtergrond.

Validatie van btw-nummer in de EU

Stripe valideert de btw van klanten in real time en markeert ongeldige of verkeerd getypte btw-nummers op het moment van de transactie. Zo voorkom je niet-conforme verleggingsregelingen en verklein je het risico op mislukte audits die verband houden met niet-geverifieerde internationale B2B-transacties.

Invoicing

Bij Stripe Billing en Invoicing worden op elke factuur automatisch zowel jouw btw-nummer als dat van je klant (indien van toepassing) vermeld. Ze ondersteunen kant-en-klare formuleringen en indelingen voor verleggingsregelingen en stellen alle facturen in om te voldoen aan de Nederlandse en EU-normen voor btw-documentatie.

Drempels bijhouden

Stripe houdt je internationale verkopen bij en waarschuwt je wanneer je de btw-registratiedrempels buiten Nederland nadert. Dit is handig voor Nederlandse ondernemingen die in het buitenland verkopen en buitenlandse ondernemingen die wereldwijd verkopen.

Rapportage

Stripe centraliseert de btw- en belasting-ID-gegevens voor alle transacties. Zo kun je gemakkelijker exporteren wat je nodig hebt voor Nederlandse btw-aangiften of VAT OSS-aangiften. Het houdt een duidelijk controlespoor bij dat is gekoppeld aan de fiscale afhandeling van elke transactie.