Faire des affaires aux Pays-Bas signifie adresser la TVA dès le premier jour, et cela commence par la compréhension du numéro d’identification de TVA. Ce numéro permet à l’administration fiscale néerlandaise de savoir que vous êtes dans le système, à vos clients de savoir si votre statut fiscal est légitime et à prouver votre conformité transfrontalière. Elle touche à tout, de la facturation aux ventes transfrontalières, en passant par les rapports et les déclarations.

Dans cet article, nous vous expliquons comment fonctionne un numéro d’identification de TVA, qui en a besoin, comment s’inscrire et ce que cela signifie pour votre entreprise.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’un numéro d’identification de TVA aux Pays-Bas?
  
• Comment le numéro d’identification de TVA néerlandais est-il structuré?
  
• Quand un numéro d’identification de TVA néerlandais est-il requis?
  
• Comment les entreprises doivent-elles demander un numéro d’identification de TVA aux Pays-Bas?
  
• Comment le numéro identification de TVA néerlandais est-il utilisé dans la pratique?
  
• Que se passe-t-il si votre numéro d’identification de TVA néerlandais est incorrect ou ne figure pas sur les factures?
  
• Comment Stripe peut-elle aider les entreprises néerlandaises à gérer leur conformité à la TVA?
  

Qu’est-ce qu’un numéro d’identification de TVA aux Pays-Bas?

Un numéro d’identification de TVA aux Pays-Bas, connu localement sous le nom de btw-identificatienummer ou btw-id, est une identité fiscale qui ancre publiquement votre entreprise dans le système de TVA néerlandais et dans l’infrastructure plus large de l’UE en matière de TVA.

Votre numéro d’identification de TVA n’est pas le même que votre numéro de TVA (utilisé pour effectuer une déclaration auprès de l’administration fiscale néerlandaise) et il ne s’agit pas non plus d’un numéro d’identification d’entreprise générique comme votre numéro de chambre de commerce (KVK). Il s’agit de votre identité externe aux fins de la TVA, conçue pour être utilisée dans les communications avec les clients, les fournisseurs et les autorités fiscales dans toute l’Europe.

Votre numéro d’identification de TVA remplit deux fonctions importantes à la fois :

• Il signale aux clients et aux fournisseurs que votre entreprise est officiellement inscrite pour facturer et récupérer la TVA. Vos clients, en particulier les clients interentreprises, s’attendent à voir un numéro de TVA valide avant de faire des affaires, car leur capacité à récupérer les TVA saisies ou à comptabiliser correctement les TVA facturées au preneur en dépend.

• Il prouve aux autorités fiscales de l’UE que votre entreprise est inscrite à la TVA et vous permet de déposer vos déclarations de guichet unique de TVA (VAT OSS) pour les ventes transfrontalières plutôt que de vous inscrire à la TVA dans chaque pays de l’UE.

Lorsque vous êtes inscrit à la TVA aux Pays-Bas, ce numéro devient le « passeport fiscal public » de votre entreprise. Vous l’utiliserez à plusieurs endroits, y compris sur toutes vos factures de TVA et dans vos déclarations au guichet unique de TVA.

Comment le numéro d’identification de TVA néerlandais est-il structuré?

Le numéro d’identification de TVA néerlandais suit un format fixe qui s’aligne sur les normes de l’UE.

Exemple de numéro d’identification de TVA : NL123456789B01

Voici la signification de chaque partie de ce nombre :

• « NL » est le code pays des Pays-Bas.

• « 123456789 » est un identifiant unique à 9 chiffres.

• « B01 » est une lettre statique (toujours « B ») plus un suffixe à 2 hiffres.

Aux Pays-Bas, vous aurez deux numéros de TVA différents. Ils remplissent deux objectifs différents :

• Votre numéro d’identification de TVA (btw-id) est le numéro que vous utilisez publiquement. Il figure sur les factures et les contrats.

• Votre numéro de TVA (omzetbelastingnummer) est destiné à une communication directe avec l’administration fiscale néerlandaise et n’est pas destiné à un usage public.

Lorsque les gens parlent du « numéro de TVA néerlandais », ils veulent généralement dire le btw-id. C’est le numéro qui intéresse vos clients et celui que les autorités fiscales européennes reconnaissent.

Quand un numéro d’identification de TVA néerlandais est-il requis?

Lorsque vous inscrivez votre entreprise au registre du commerce néerlandais du KVK, l’administration fiscale néerlandaise détermine automatiquement si vous êtes un entrepreneur à des fins de TVA et si vous avez besoin d’un numéro d’identification de TVA.

Si votre entreprise n’a pas d’établissement stable aux Pays-Bas, vous n’avez pas besoin de vous inscrire auprès de la KVK. Au lieu de cela, vous vous inscrivez à la TVA directement auprès de l’administration fiscale. Depuis 2025, il n’y a pas de seuil de chiffre d’affaires pour les entreprises étrangères qui réalisent des ventes aux Pays-Bas, ce qui signifie que toute entreprise qui vend des biens ou services taxables a besoin d’un numéro d’identification de TVA, quel que soit le volume de ses ventes. Si vos activités vous font entrer dans le champ d’application de la TVA néerlandaise, l’administration fiscale s’attend à ce que vous vous enregistriez, même sans présence physique. Contrairement à certains pays qui autorisent l’exploitation en franchise de TVA jusqu’à un seuil de recettes, les Pays-Bas s’attendent à ce que l’enregistrement soit basé sur l’activité et non sur le volume.

Les entreprises de commerce en ligne qui sont inscrites à la TVA dans l’UE sont soumises à des règles différentes. Les entreprises qui vendent des marchandises en ligne à des clients néerlandais d’un autre pays de l’UE doivent s’inscrire à la TVA lorsque leurs ventes aux Pays-Bas dépassent le seuil de 100 000 € par an.

La seule exception à cette règle relative à la TVA concerne les entreprises néerlandaises (et non étrangères) dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur ou égal à 20 000 €. Ces entreprises peuvent opter pour le régime des petites entreprises (kleineondernemersregeling ou KOR). Si votre entreprise est admissible au KOR, vous ne facturerez pas de TVA à vos clients et vous serez exemptée de remplir des déclarations de TVA régulières. Le KOR est facultatif. Si vous ne faites pas de demande officielle, l’administration fiscale suppose que vous exercez vos activités selon les règles normales en matière de TVA, quel que soit votre chiffre d’affaires.

Comment les entreprises doivent-elles demander un numéro d’identification de TVA aux Pays-Bas?

Le processus de demande de TVA dépend du lieu où votre entreprise est établie. Pour les entreprises néerlandaises, l’inscription à la TVA fait partie intégrante du processus de création de l’entreprise. Pour les entreprises étrangères, il s’agit d’une voie distincte et plus difficile, surtout si vous êtes en dehors de l’UE. Voici comment soumettre une demande, selon le type d’entreprise que vous dirigez.

Si votre entreprise est basée aux Pays-Bas

Enregistrez votre entreprise auprès du KVK, qui transmet automatiquement votre inscription à l’administration fiscale et douanière néerlandaise (Belastingdienst).

Si l’administration fiscale détermine que vous êtes un entrepreneur aux fins de la TVA, ce qui est le cas par défaut pour la plupart des entreprises commerciales, elle émettra un btw-id. Vous n’avez pas besoin de faire de demande séparément.

Si votre entreprise n’est pas basée aux Pays-Bas

Inscrivez-vous directement auprès du Belastingdienst. Utilisez le formulaire d’inscription pour les entrepreneurs étrangers, qui est disponible sur son site Web. Il vous sera demandé de fournir :

• Les informations sur l’entreprise (p. ex., la dénomination sociale, l’adresse, la structure)

• Une description de vos activités aux Pays-Bas (p. ex., stockage de biens aux Pays-Bas, fourniture de services, vente à distance)

Une fois votre inscription acceptée, l’administration fiscale vous délivrera votre numéro d’identification de TVA néerlandais et vous indiquera vos obligations locales en matière de TVA, notamment quand et comment remplir des déclarations, quand appliquer le mécanisme de taxe au preneur et comment gérer la facturation.

Si votre entreprise est établie en dehors de l’UE, vous devrez également désigner un représentant fiscal aux Pays-Bas. Ce représentant agit à titre d’agent de liaison local et s’occupe généralement des déclarations et de la correspondance en votre nom.

Comment le numéro d’identification de TVA néerlandais est-il utilisé dans la pratique?

Votre numéro d’identification de TVA néerlandais (btw-id) est un outil pratique. Vous l’utiliserez chaque fois que vous gérerez la TVA : pour la facturation, les ventes transfrontalières, la création de rapports et la conformité. C’est là qu’il apparaît.

Factures

Aux Pays-Bas, et conformément aux règles de TVA de l’UE, votre numéro d’identification de TVA doit apparaître sur toutes les factures impliquant la TVA. Pour les transactions interentreprises, indiquez toujours votre numéro d’identification de TVA, indiquez le numéro d’identification de TVA du client et précisez le montant de la TVA facturée.

Divulgations sur le site Web

Si votre entreprise vend des produits en ligne aux Pays-Bas, votre numéro d’identification de TVA doit être clairement affiché sur votre site Web à des fins de transparence, généralement dans le pied de page, sur la page de contact ou dans les mentions légales.

Taxe au preneur

Le mécanisme de taxe au preneur transfère la déclaration de la TVA du fournisseur à l’acheteur. Il est utilisé dans les situations suivantes :

• La plupart des ventes interentreprises transfrontalières au sein de l’UE

• Certaines transactions nationales (p. ex., travaux de construction sous-traités)

Dans ce cas, votre facture doit indiquer votre numéro d’identification de TVA et celui de votre client et comporter la mention « TVA reverse-charged » ou « btw verlegd ». Cela indique à la fois à l’acheteur et à l’administration fiscale qu’aucune TVA n’a été facturée et que l’acheteur est responsable de la comptabilité de la taxe de son côté.

Déclaration au guichet unique de TVA

Si vous utilisez le système de guichet unique de TVA pour déclarer des ventes entreprise à consommateur transfrontalières, par exemple à des clients en Allemagne ou en France, votre numéro d’identification de TVA néerlandais fait partie de votre profil de guichet unique de TVA et sert à déposer des déclarations consolidées dans toute l’UE.

Que se passe-t-il si votre numéro d’identification de TVA néerlandais est incorrect ou ne figure pas sur les factures?

Un numéro d’identification de TVA manquant ou incorrect peut rendre l’ensemble de votre facture non conforme. Si votre facture ne comporte pas le bon numéro d’identification de TVA, alors :

• Votre client pourrait ne pas être en mesure de récupérer la TVA

• La facture peut être considérée comme non valide lors des audits

• Vous pourriez faire face à des pénalités de la part de l’administration fiscale et douanière néerlandaise

Lorsque vous remplissez une facture, faites attention aux erreurs courantes suivantes :

• Utiliser votre numéro de TVA interne plutôt que votre btw-id

• Oublier d’ajouter votre numéro d’identification de TVA aux modèles de facture ou aux paiements en ligne après l’inscription

• Ignorer le numéro d’identification de TVA du client pour les transactions interentreprises transfrontalières

Pour rester en conformité et éviter les problèmes de crédibilité, assurez-vous que vos modèles de facture intègrent toujours votre numéro d’identification de TVA public (p. ex, NL123456789B01). Utilisez un logiciel de facturation qui enregistre à la fois votre numéro d’identification TVA et celui de vos clients, et vérifiez les numéros d’identification de TVA des clients à l’aide du système d’échange d’informations sur la TVA (VIES) de l’UE.

Comment Stripe peut-elle aider les entreprises néerlandaises à gérer leur conformité à la TVA?

Stripe gère la complexité opérationnelle de la TVA, ce qui est particulièrement utile lorsque votre entreprise traverse des frontières, des canaux ou des types de clients. Voici comment les outils de Stripe prennent en charge la conformité à la TVA dans le contexte néerlandais et européen.

Stripe Tax

Stripe Tax applique automatiquement le taux de TVA approprié en fonction de l’endroit où se trouve votre client et de ce que vous vendez. Il vérifie si votre client a fourni un numéro d’identification de TVA valide; si tel est le cas et si la transaction est admissible, Stripe applique le mécanisme de taxe au preneur. Il met également à jour la logique des exemptions, des transactions entreprise-consommateur par rapport aux transactions interentreprises et des biens numériques par rapport aux biens physiques en arrière-plan.

Validation du numéro d’identification de TVA de l’UE

Stripe valide les numéros de TVA des clients en temps réel et signale les numéros de TVA non valides ou mal saisis au moment de la transaction. Cela vous permet d’éviter les situations de taxe au preneur non conformes et de réduire le risque d’échecs d’audits liés à des ventes interentreprises transfrontalières non vérifiées.

Facturation

Stripe Billing et Invoicing indiquent automatiquement votre numéro de TVA et celui de votre client (le cas échéant) sur chaque facture. Ils prennent en charge la formulation et les formats prêts à l’emploi pour la taxe au preneur et configurent toutes les factures afin de répondre aux normes néerlandaises et européennes en matière de documentation de la TVA.

Suivi des seuils

Stripe surveille vos ventes transfrontalières et vous alerte lorsque vous approchez de seuils d’inscription à la TVA en dehors des Pays-Bas. Ceci est utile pour les entreprises néerlandaises qui vendent à l’étranger et les entreprises étrangères qui vendent à l’international.

Rapports

Stripe centralise les données de TVA et de numéro d’identification fiscale d’une transaction à l’autre. Il est ainsi plus facile d’exporter ce dont vous avez besoin pour les déclarations de TVA néerlandaises ou les déclarations au guichet unique de TVA. Il permet de conserver une piste d’audit claire liée au traitement fiscal de chaque transaction.