Si vous exercez vos activités aux Pays-Bas, vous devez gérer correctement la TVA dès le départ, et cela commence par la compréhension du numéro d'identification TVA. Grâce à ce numéro, l'administration fiscale néerlandaise sait que votre entreprise est immatriculée, vos clients savent que votre statut fiscal est légitime, et vous prouvez votre conformité aux normes réglementaires à l'échelle internationale. Il concerne tous les domaines, de la facturation aux ventes transfrontalières, en passant par les rapports et les retours.

Dans cet article, nous vous expliquons comment fonctionne un numéro d'identification TVA, qui en a besoin, comment s'immatriculer et ce que cela signifie pour votre entreprise.

Sommaire de cet article

• Qu'est-ce qu'un numéro d'identification TVA aux Pays-Bas ?
  
• Comment le numéro d'identification TVA néerlandais est-il structuré ?
  
• Quand un numéro d'identification TVA néerlandais est-il obligatoire ?
  
• Comment les entreprises doivent-elles faire une demande de numéro d'identification TVA aux Pays-Bas ?
  
• Comment le numéro d'identification TVA néerlandais est-il utilisé dans la pratique ?
  
• Que se passe-t-il si votre numéro d'identification TVA néerlandais est incorrect ou ne figure pas sur les factures ?
  
• Comment Stripe peut aider les entreprises néerlandaises à gérer leur conformité à la TVA ?
  

Qu'est-ce qu'un numéro d'identification TVA aux Pays-Bas ?

Un numéro d'identification TVA aux Pays-Bas, connu localement sous le nom de btw-identificatienummer ou btw-id, est une identité fiscale qui confirme publiquement l'immatriculation de votre entreprise au système de TVA néerlandais ainsi que sa participation à l'infrastructure élargie de l'UE en matière de TVA.

Le numéro d'identification TVA est à distinguer du numéro fiscal (utilisé pour effectuer une déclaration auprès de l'administration fiscale néerlandaise), et il ne s'agit pas non plus d'un identifiant d'entreprise générique comme votre numéro de registre du commerce (KVK). Il s'agit de votre identifiant externe aux fins de la TVA, conçu pour être utilisé dans les communications avec les clients, les fournisseurs et les autorités fiscales dans toute l'Europe.

Votre numéro d'identification TVA remplit deux fonctions importantes :

• Il signale aux clients et aux fournisseurs que votre entreprise est officiellement immatriculée pour facturer et récupérer la TVA. Vos clients, en particulier les clients B2B, s'attendent à voir un numéro d'identification TVA valide avant de faire des affaires avec vous, car leur capacité à récupérer la TVA en amont ou à tenir compte correctement de l'autoliquidation de la TVA en dépend.

• Il prouve aux autorités fiscales de l'UE que votre entreprise est immatriculée à la TVA et vous permet de déposer votre déclaration de TVA auprès du guichet unique de TVA pour les ventes transfrontalières plutôt que de vous immatriculer à la TVA dans chaque pays de l'UE.

Lorsque votre entreprise est immatriculée à la TVA aux Pays-Bas, ce numéro devient son « passeport fiscal public ». Vous l'utiliserez à plusieurs endroits, y compris sur toutes vos factures avec TVA et dans vos déclarations auprès du guichet unique de TVA.

Comment le numéro d'identification TVA néerlandais est-il structuré ?

Le numéro d'identification TVA néerlandais suit un format fixe qui s'aligne sur les normes de l'UE.

Exemple de numéro d'identification TVA : NL123456789B01

Voici la signification de chaque partie de ce numéro :

• « NL » est le code pays des Pays-Bas.

• « 123456789 » est un identifiant unique à 9 chiffres.

• La partie « B01 » est composée d'une lettre fixe (toujours « B ») et d'un suffixe à 2 chiffres.

Aux Pays-Bas, vous aurez deux numéros de TVA différents. Ils ont différentes finalités :

• Votre numéro d'identification TVA (btw-id) est le numéro que vous utilisez publiquement. Il figure sur les factures et les contrats.

• Votre numéro fiscal TVA (omzetbelastingnummer) est destiné à la communication directe avec l'administration fiscale néerlandaise, et non à un usage public.

Lorsque l'on parle de « numéro d'identification TVA néerlandais », il s'agit souvent du btw-id. C'est le numéro qui intéresse vos clients et qui est reconnu par les autorités fiscales.

Quand un numéro d'identification TVA néerlandais est-il obligatoire ?

Lorsque vous immatriculez votre entreprise auprès du registre du commerce néerlandais (KVK), l'administration fiscale néerlandaise détermine automatiquement si vous êtes un entrepreneur aux fins de la TVA et si vous avez besoin d'un numéro d'identification TVA.

Si votre entreprise n'a pas d'établissement stable aux Pays-Bas, vous n'avez pas besoin de vous immatriculer auprès du KVK. Au lieu de cela, vous vous immatriculez à la TVA directement auprès de l'administration fiscale. Depuis 2025, il n'existe pas de seuil de chiffre d'affaires pour les entreprises étrangères qui réalisent des ventes aux Pays-Bas, ce qui signifie que toute entreprise qui vend des biens ou services taxables a besoin d'un numéro d'identification TVA, quel que soit le volume de ventes. Si, du fait de vos activités, vous entrez dans le champ d'application de la TVA néerlandaise, l'administration fiscale s'attend à ce que vous vous immatriculiez, même sans présence physique. Contrairement à certains pays qui autorisent les opérations de TVA jusqu'à certain un seuil de revenus, aux Pays-Bas, l'immatriculation est basée sur l'activité et non sur le volume.

Les entreprises de commerce en ligne qui sont immatriculées à la TVA en UE sont soumises à des règles différentes. Les entreprises qui vendent des marchandises en ligne à des clients néerlandais depuis un autre pays de l'UE doivent s'immatriculer à la TVA lorsque leurs ventes aux Pays-Bas dépassent le seuil de 100 000 € par an.

La seule exception aux règles en matière de TVA concerne les entreprises néerlandaises (et non étrangères) dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur ou égal à 20 000 €. Ces entreprises peuvent opter pour le régime des petites entreprises (kleineondernemersregeling ou KOR). Une entreprise admissible au KOR ne facture pas de TVA à ses clients et n'est pas tenue de remplir des déclarations de TVA régulières. Le KOR est facultatif. Si vous ne faites pas de demande officielle, l'administration fiscale suppose que vous exercez vos activités selon les règles normales en matière de TVA, quel que soit votre chiffre d'affaires.

Comment les entreprises doivent-elles faire une demande de numéro d'identification TVA aux Pays-Bas ?

Le processus de demande de TVA dépend du lieu où votre entreprise est établie. Pour les entreprises néerlandaises, l'immatriculation à la TVA fait partie intégrante du processus de création de l'entreprise. Pour les entreprises étrangères, il s'agit d'une procédure distincte et plus difficile, surtout si vous êtes en dehors de l'UE. Voici comment soumettre une demande, selon le type d'entreprise que vous dirigez.

Si votre entreprise est basée aux Pays-Bas

Immatriculez votre entreprise auprès du KVK, qui transmet automatiquement votre immatriculation à l'administration fiscale et douanière néerlandaise (Belastingdienst).

Si l'administration fiscale détermine que vous êtes un entrepreneur aux fins de la TVA, ce qui est le cas par défaut pour la plupart des entreprises commerciales, elle émettra un numéro d'identification TVA. Vous n'avez pas besoin de faire de demande distincte.

Si votre entreprise n'est pas basée aux Pays-Bas

Immatriculez-vous directement auprès de la Belastingdienst. Utilisez le formulaire d'inscription destiné aux entrepreneurs étrangers, qui est disponible sur son site Web. Il vous sera demandé de fournir les informations suivantes :

• Les informations sur l'entreprise (par exemple, la dénomination sociale, l'adresse, la structure)

• Une description de vos activités aux Pays-Bas (par exemple, entreposage de marchandises aux Pays-Bas, fourniture de services, vente à distance)

Une fois votre immatriculation acceptée, l'administration fiscale vous délivrera votre numéro d'identification TVA néerlandais et vous indiquera vos obligations locales en matière de TVA, notamment quand et comment remplir des déclarations, quand appliquer le mécanisme d'autoliquidation et comment gérer la facturation.

Si votre entreprise est établie en dehors de l'UE, vous devrez également désigner un représentant fiscal aux Pays-Bas. Ce représentant est votre agent de liaison local et s'occupe généralement des déclarations et de la correspondance en votre nom.

Comment le numéro d'identification TVA néerlandais est-il utilisé dans la pratique ?

Votre numéro d'identification TVA néerlandais (btw-id) est un outil pratique. Vous l'utiliserez chaque fois que vous devrez gérer la TVA : pour la facturation, les ventes transfrontalières, la création de rapports et la mise en conformité. C'est à ce moment qu'il apparaît.

Factures

Aux Pays-Bas, et conformément aux règles en matière de TVA de l'UE, votre numéro d'identification TVA doit apparaître sur toutes les factures impliquant de la TVA. Pour les transactions B2B, indiquez toujours votre numéro d'identification TVA ainsi que celui du client, et précisez le montant de la TVA facturée.

Affichage sur le site Web

Si votre entreprise vend des produits en ligne aux Pays-Bas, votre numéro d'identification TVA doit être clairement affiché sur votre site Web à des fins de transparence, généralement dans le pied de page, sur la page de contact ou dans les mentions légales.

Autoliquidation de la TVA

Le mécanisme d'autoliquidation de la TVA transfère la déclaration de la TVA du fournisseur à l'acheteur. Il est utilisé dans les situations suivantes :

• La plupart des ventes B2B transfrontalières au sein de l'UE

• Certaines transactions nationales (par exemple, travaux de construction sous-traités)

Dans ce cas, votre facture doit indiquer votre numéro d'identification TVA et celui de votre client et comporter la mention « autoliquidation de la TVA » ou « btw verlegd ». Cela indique à l'acheteur et à l'administration fiscale qu'aucune TVA n'a été facturée et que l'acheteur doit déclarer et payer la TVA de son côté.

Déclaration au guichet unique de TVA

Si vous utilisez le guichet unique de TVA pour déclarer des ventes B2C transfrontalières, par exemple à des clients en Allemagne ou en France, votre numéro d'identification TVA néerlandais fait partie de votre profil de guichet unique de TVA et sert à déposer des déclarations consolidées dans toute l'UE.

Que se passe-t-il si votre numéro d'identification TVA néerlandais est incorrect ou ne figure pas sur les factures ?

Un numéro d'identification TVA manquant ou incorrect peut rendre l'ensemble de votre facture non conforme. Si votre facture ne comporte pas le bon numéro d'identification TVA :

• Votre client pourrait ne pas être en mesure de récupérer la TVA

• La facture pourrait être considérée comme non valide lors des audits

• Vous pourriez faire face à des pénalités de la part de l'administration fiscale et douanière néerlandaise

Lorsque vous remplissez une facture, veillez à ne pas commettre ces erreurs courantes :

• Utiliser votre numéro fiscal TVA interne plutôt que votre numéro d'identification TVA public

• Oublier d'ajouter votre numéro d'identification TVA aux modèles de facture ou dans le cas de paiements en ligne après l'immatriculation

• Ignorer le numéro d'identification TVA du client pour les transactions B2B transfrontalières

Pour rester en conformité et éviter les problèmes de crédibilité, assurez-vous que vos modèles de facture intègrent toujours votre numéro d'identification TVA public (par exemple, NL123456789B01). Utilisez un logiciel de facturation qui enregistre à la fois votre numéro d'identification TVA et celui de vos clients, et vérifiez les numéros d'identification TVA des clients à l'aide du VIES (VAT Information Exchange System – système d'échange d'informations en matière de TVA).

Comment Stripe peut aider les entreprises néerlandaises à gérer leur conformité à la TVA ?

Stripe gère la complexité opérationnelle de la TVA, ce qui est particulièrement utile si votre entreprise est transfrontalière, est présente sur plusieurs canaux ou s'adresse à différents types de clients. Voici comment les outils de Stripe prennent en charge la conformité à la TVA dans le contexte néerlandais et européen.

Stripe Tax

Stripe Tax applique automatiquement le taux de TVA approprié en fonction de la région où se trouve votre client et de ce que vous vendez. Cet outil vérifie si votre client a fourni un numéro d'identification TVA valide ; si tel est le cas et si la transaction est admissible, Stripe applique le mécanisme d'autoliquidation. Il met également à jour en arrière-plan la logique des exonérations, des transactions B2C par rapport aux transactions B2B et des biens numériques par rapport aux biens physiques.

Validation du numéro d'identification TVA de l'UE

Stripe valide les numéros de TVA des clients en temps réel et signale les numéros de TVA non valides ou mal saisis au moment de la transaction. Cela vous permet d'éviter les autoliquidations non conformes et de réduire les risques d'échec des audits liés à des ventes B2B transfrontalières non vérifiées.

Facturation

Stripe Billing et Invoicing indiquent automatiquement votre numéro d'identification TVA et celui de votre client (le cas échéant) sur chaque facture. Ils proposent une la formulation et des formats prêts à l'emploi pour l'autoliquidation et configurent toutes les factures afin de répondre aux normes néerlandaises et européennes en matière de documentation de la TVA.

Suivi des seuils

Stripe surveille vos ventes transfrontalières et vous alerte lorsque vous approchez du seuil d'immatriculation à la TVA applicable en dehors des Pays-Bas. Cette entreprise est utile pour les entreprises néerlandaises qui vendent à l'étranger et les entreprises étrangères qui vendent à l'international.

Création de rapports

Stripe centralise les données relatives à la TVA et au numéro d'identification fiscale d'une transaction à l'autre. Il est ainsi plus facile d'exporter ce dont vous avez besoin pour les déclarations de TVA néerlandaises ou les déclarations de TVA auprès du guichet unique. Cela permet de conserver une piste d'audit claire liée au traitement fiscal de chaque transaction.