Wer in den Niederlanden Geschäfte macht, muss vom ersten Tag an die Umsatzsteuer richtig angehen – und das beginnt schon mit dem Verständnis der USt.-Identifikationsnummer. Anhand dieser Nummer weiß die niederländische Steuerbehörde, dass Sie im System sind, und Ihre Kundinnen und Kunden wissen, dass Ihr Steuerstatus legitim ist. Außerdem können Sie damit die Einhaltung der Vorschriften grenzüberschreitend nachweisen. Sie berührt alles von der Rechnungsstellung und dem grenzüberschreitenden Verkauf bis hin zu Berichterstattung und Steuererklärungen.

Im Folgenden erklären wir, wie eine USt.-Identifikationsnummer funktioniert, wer eine benötigt, wie Sie sich registrieren und was sie für Ihr Unternehmen bedeutet.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine USt.-Identifikationsnummer in den Niederlanden?
  
• Wie ist die niederländische USt.-IdNr. aufgebaut?
  
• Wann ist eine niederländische USt.-IdNr. erforderlich?
  
• Wie beantragen Unternehmen in den Niederlanden eine USt.-IdNr.?
  
• Wie wird die niederländische USt.-IdNr. in der Praxis verwendet?
  
• Was passiert, wenn Ihre niederländische USt.-IdNr. auf Rechnungen falsch ist oder fehlt?
  
• Wie kann Stripe niederländische Unternehmen bei der Einhaltung der USt.-Vorschriften unterstützen?
  

Was ist eine USt.-Identifikationsnummer in den Niederlanden?

Eine USt.-Identifikationsnummer in den Niederlanden (lokal als „btw-identificatienummer“ oder „btw-id“ bezeichnet) ist eine Steuernummer, die Ihr Unternehmen öffentlich im niederländischen USt.-System und der breiteren EU-USt.-Infrastruktur verankert.

Ihre USt.-Identifikationsnummer ist nicht identisch mit Ihrer USt.-Steuernummer (die für die Einreichung beim niederländischen Finanzamt verwendet wird) und es handelt sich auch nicht um eine allgemeine Unternehmens-ID wie Ihre Handelskammernummer (KVK). Es handelt sich um Ihre nach außen gerichtete USt.-Identität, die für die Kommunikation mit Kundschaft, Lieferanten und Steuerbehörden in ganz Europa entwickelt wurde.

Mit Ihrer USt.-Identifikationsnummer werden zwei wichtige Aufgaben gleichzeitig ausgeführt:

• Sie signalisiert Kundschaft und Lieferanten, dass Ihr Unternehmen offiziell für die Berechnung und Rückforderung der USt. registriert ist. Ihre Kundinnen und Kunden, insbesondere im B2B-Bereich, erwarten eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, bevor sie Geschäfte tätigen, da ihre Fähigkeit, Vorsteuern zurückzufordern oder die Umkehrung der Steuerschuld für die USt. korrekt abzurechnen, davon abhängig ist.

• Sie weist den EU-Steuerbehörden nach, dass Ihr Unternehmen für die USt. registriert ist, und ermöglicht es Ihnen, VAT One Stop Shop(VAT OSS)-Erklärungen für grenzüberschreitende Verkäufe einzureichen, anstatt sich in jedem EU-Land für die USt. zu registrieren.

Wenn Sie in den Niederlanden für die USt. registriert sind, wird diese Nummer zum „öffentlichen Steuerpass“ Ihres Unternehmens. Sie verwenden sie an verschiedenen Stellen, unter anderem auf allen Rechnungen mit ausgewiesener USt. und in Ihren VAT OSS-Erklärungen.

Wie ist die niederländische USt.-IdNr. aufgebaut?

Die niederländische USt.-Identifikationsnummer folgt einem festen Format, das den EU-Standards entspricht.

Beispiel für eine USt.-Identifikationsnummer: NL123456789B01

Die einzelnen Teile dieser Zahl bedeuten Folgendes:

• „NL“ ist der Ländercode für die Niederlande.

• „123456789“ ist eine eindeutige 9-stellige Kennung.

• „B01“ ist ein statischer Buchstabe (immer „B“) plus ein zweistelliges Suffix.

In den Niederlanden gibt es zwei verschiedene USt.-Nummern. Sie dienen unterschiedlichen Zwecken:

• Ihre USt.-IdNr. (btw-id) ist die Nummer, die Sie öffentlich verwenden. Sie steht auf Rechnungen und Verträgen.

• Ihre USt.-Steuernummer (omzetbelastingnummer) ist für die direkte Kommunikation mit dem niederländischen Finanzamt und nicht für die öffentliche Nutzung bestimmt.

Wenn von der „niederländischen USt.-IdNr.“ die Rede ist, ist in der Regel die btw-id gemeint. Das ist die Zahl, die Ihrer Kundschaft wichtig ist und die von Steuerbehörden in ganz Europa anerkannt wird.

Wann ist eine niederländische USt.-IdNr. erforderlich?

Wenn Sie Ihr Unternehmen beim niederländischen Unternehmensregister der KVK registrieren, ermittelt das niederländische Finanzamt automatisch, ob Sie ein/e Unternehmer/in für USt.-Zwecke sind und eine USt.-Identifikationsnummer benötigen.

Wenn Ihr Unternehmen keine Betriebsstätte in den Niederlanden hat, müssen Sie sich nicht bei der KVK registrieren. Stattdessen melden Sie sich direkt beim Finanzamt für die USt. an. Ab 2025 gibt es keine Umsatzschwelle mehr für ausländische Unternehmen, die Verkäufe in den Niederlanden tätigen. Das bedeutet, dass jedes Unternehmen, das steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen verkauft, unabhängig vom Umsatzvolumen eine USt.-IdNr. benötigt. Wenn Sie durch Ihre Aktivitäten in den Anwendungsbereich der niederländischen USt. fallen, erwartet die Steuerbehörde, dass Sie sich registrieren, auch ohne physische Präsenz. Im Gegensatz zu einigen Ländern, in denen der USt.-befreite Betrieb bis zu einer Umsatzuntergrenze zulässig ist, erwarten die Niederlande eine Registrierung auf der Grundlage der Geschäftstätigkeit und nicht des Volumens.

Für E-Commerce-Unternehmen, die in der EU für die USt. registriert sind, gelten andere Regeln. Unternehmen, die Waren online an niederländische Kundinnen und Kunden aus einem anderen EU-Land verkaufen, müssen sich für die USt. registrieren, wenn ihr Umsatz in den Niederlanden die Schwelle von 100.000 EUR pro Jahr überschreitet.

Die einzige Ausnahme von USt.-Regeln gilt für niederländische (nicht ausländische) Unternehmen mit einem Jahresumsatz von höchstens 20.000 EUR. Diese Unternehmen können sich für die Kleinunternehmensregelung (kleineondernemersregeling oder KOR) entscheiden. Wenn Ihr Unternehmen für die KOR qualifiziert ist, berechnen Sie Ihren Kundinnen und Kunden keine USt. und müssen keine regelmäßigen USt.-Erklärungen abgeben. Die KOR ist optional. Wenn Sie keinen formellen Antrag stellen, geht die Steuerbehörde davon aus, dass Sie nach den normalen USt.-Regeln arbeiten, unabhängig davon, wie gering Ihr Umsatz ist.

Wie beantragen Unternehmen in den Niederlanden eine USt.-IdNr.?

Das Antragsverfahren für die USt. hängt davon ab, wo Ihr Unternehmen ansässig ist. Für niederländische Unternehmen ist die Registrierung für die USt. in den Geschäftsgründungsprozess integriert. Für ausländische Unternehmen ist dies ein separater, anspruchsvollerer Vorgang, insbesondere, wenn Sie sich außerhalb der EU befinden. Hier erfahren Sie, wie Sie die Nummer je nach Art Ihres Unternehmens beantragen.

Wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz in den Niederlanden hat

Melden Sie Ihr Unternehmen bei der KVK an, die Ihre Registrierung automatisch an die niederländische Steuer- und Zollverwaltung (Belastingdienst) weiterleitet.

Wenn das Finanzamt feststellt, dass Sie ein/e Unternehmer/in für USt.-Zwecke sind, was bei den meisten Handelsunternehmen standardmäßig der Fall ist, stellt es eine btw-id aus. Sie müssen diese nicht gesondert beantragen.

Wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz nicht in den Niederlanden hat

Registrieren Sie sich direkt beim Belastingdienst. Verwenden Sie das Registrierungsformular für ausländische Unternehmer/innen, das auf der Website des Amtes verfügbar ist. Sie werden aufgefordert, Folgendes anzugeben:

• Unternehmensdaten (z. B. rechtsgültiger Name, Adresse, Struktur)

• Eine Beschreibung Ihrer Tätigkeiten in den Niederlanden (z. B. Lagerung von Waren in den Niederlanden, Erbringung von Dienstleistungen, Fernverkauf)

Sobald Ihre Registrierung genehmigt wurde, stellt das Finanzamt Ihre niederländische USt.-IdNr. aus und erläutert Ihre lokalen USt.-Verpflichtungen, einschließlich wann und wie Sie Steuererklärungen einreichen müssen, wann die Umkehrung der Steuerschuld anzuwenden ist und wie Sie die Rechnungsstellung handhaben.

Wenn Ihr Unternehmen außerhalb der EU ansässig ist, müssen Sie auch eine Steuervertretung in den Niederlanden benennen. Diese Person fungiert als Ihre Verbindung vor Ort und kümmert sich in der Regel in Ihrem Namen um die Einreichung und Korrespondenz.

Wie wird die niederländische USt.-IdNr. in der Praxis verwendet?

Ihre niederländische USt.-Identifikationsnummer (btw-id) ist ein praktisches Hilfsmittel. Sie verwenden sie jedes Mal, wenn Sie USt. verarbeiten – für Rechnungsstellung, grenzüberschreitende Verkäufe, Berichterstattung und Compliance. Hier wird sie angegeben.

Rechnungen

In den Niederlanden muss Ihre USt.-IdNr. gemäß den EU-USt.-Bestimmungen auf allen Rechnungen erscheinen, an denen USt. beteiligt ist. Geben Sie bei B2B-Transaktionen immer Ihre USt.-IdNr. an, geben Sie die USt.-IdNr. der Kundinnen und Kunden an und geben Sie den berechneten USt.-Betrag an.

Angaben auf Websites

Wenn Ihr Unternehmen Produkte in den Niederlanden online verkauft, muss Ihre USt.-IdNr. aus Gründen der Transparenz deutlich auf Ihrer Website angezeigt werden – in der Regel in der Fußzeile, auf der Kontaktseite oder im rechtlichen Impressum.

Umkehrung der Steuerschuld (Reverse Charge)

Bei der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft verlagert sich die USt.-Berichterstattung vom Lieferanten auf die Käufer/innen. Sie wird in den folgenden Situationen verwendet:

• Die meisten grenzüberschreitenden B2B-Verkäufe innerhalb der EU

• Bestimmte inländische Transaktionen (z. B. Bauarbeiten, die an Subunternehmer/innen vergeben werden)

In diesen Fällen muss Ihre Rechnung Ihre USt.-IdNr. und die der Kundinnen und Kunden aufweisen und den Vermerk „Umkehrung der Steuerschuld“ oder „btw verlegd“ enthalten. Dadurch erfahren sowohl die Käufer/innen als auch die Steuerbehörde, dass keine USt. berechnet wurde und dass die Käufer/innen für die Abführung der Steuer auf ihrer Seite verantwortlich sind.

VAT OSS-Meldung

Wenn Sie das VAT OSS-System nutzen, um grenzüberschreitende B2C-Verkäufe zu melden (zum Beispiel an Kundschaft in Deutschland oder Frankreich), ist Ihre niederländische USt.-IdNr. Teil Ihres VAT OSS-Profils und wird für die Einreichung konsolidierter Steuererklärungen in der gesamten EU verwendet.

Was passiert, wenn Ihre niederländische USt.-IdNr. auf Rechnungen falsch ist oder fehlt?

Eine fehlende oder falsche USt.-IdNr. kann dazu führen, dass Ihre gesamte Rechnung nicht den Vorschriften entspricht. Wenn Ihre Rechnung die richtige USt.-IdNr. enthält, ist Folgendes möglich:

• Ihre Kundschaft kann die USt. möglicherweise nicht zurückfordern.

• Die Rechnung kann bei Audits als ungültig angesehen werden.

• Sie können von der niederländischen Steuer- und Zollverwaltung mit Strafen belegt werden.

Achten Sie beim Ausfüllen einer Rechnung auf diese häufigen Fehler:

• Verwendung Ihrer internen USt.-Steuernummer anstelle der öffentlichen btw-id

• Vergessen, Ihre USt.-IdNr. nach der Registrierung in Rechnungsvorlagen oder beim Bezahlvorgang im Internet hinzuzufügen

• Weglassen der USt.-IdNr. der Kundinnen und Kunden bei grenzüberschreitenden B2B-Transaktionen

Zur Einhaltung der Vorschriften und zur Vermeidung von Glaubwürdigkeitsproblemen sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungsvorlagen immer Ihre öffentliche USt.-IdNr. (z. B. NL123456789B01) enthalten. Verwenden Sie Rechnungsstellungs-Software, die sowohl Ihre USt.-IdNr. als auch die Ihrer Kundinnen und Kunden speichert, und verifizieren Sie die USt.-IDs der Kundinnen und Kunden über das MwSt.-Informationsaustauschsystem (MIAS) der EU.

Wie kann Stripe niederländische Unternehmen bei der Einhaltung der USt.-Vorschriften unterstützen?

Stripe kümmert sich um komplexe USt.-Abläufe, was besonders nützlich ist, wenn sich Ihr Unternehmen über Grenzen, Kanäle oder Kundentypen erstreckt. So unterstützen die Tools von Stripe die USt.-Konformität in den Niederlanden und der EU.

Stripe Tax

Stripe Tax wendet automatisch den korrekten USt.-Satz an, je nachdem, wo sich Ihre Kundinnen und Kunden befinden und was Sie verkaufen. Die Lösung prüft, ob Ihre Kundinnen und Kunden eine gültige USt.-IdNr. angegeben haben. Wenn dies der Fall ist und die Transaktion die Voraussetzungen erfüllt, wendet Stripe die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft an. Außerdem wird die Logik für Ausnahmen, B2C- vs. B2B-Transaktionen und digitale vs. physische Güter im Hintergrund aktualisiert.

Validierung von EU-USt.-IDs

Stripe überprüft die USt.-Identifikationsnummern der Kundschaft in Echtzeit und kennzeichnet ungültige oder falsch eingegebene USt.-IDs zum Zeitpunkt der Transaktion. Dies hilft Ihnen, nicht konforme Umkehrung der Steuerschuld zu vermeiden, und reduziert das Risiko fehlgeschlagener Audits im Zusammenhang mit nicht verifizierten grenzüberschreitenden B2B-Verkäufen.

Rechnungsstellung

Stripe Billing und Invoicing geben auf jeder Rechnung automatisch sowohl Ihre USt.-IdNr. als auch die Ihrer Kundschaft an (falls zutreffend). Die Lösungen unterstützen vorgefertigte Formulierungen und Formate für die Umkehrung der Steuerschuld und richten alle Rechnungen so ein, dass sie den niederländischen und EU-Standards für die USt.-Dokumentation entsprechen.

Verfolgung von Schwellenwerten

Stripe überwacht Ihre grenzüberschreitenden Verkäufe und benachrichtigt Sie, wenn Sie sich USt.-Registrierungsschwellen außerhalb der Niederlande nähern. Dies ist nützlich für niederländische Unternehmen, die ins Ausland verkaufen, und für ausländische Unternehmen, die weltweit verkaufen.

Berichterstattung

Stripe zentralisiert USt.- und Steuer-ID-Daten transaktionsübergreifend. So können Sie leichter alles exportieren, was Sie für niederländische USt.-Erklärungen oder VAT OSS-Einreichungen benötigen. Sie erhalten einen klaren Prüfpfad, der an die steuerliche Behandlung jeder Transaktion gebunden ist.