Fare business nei Paesi Bassi significa gestire correttamente l'IVA fin dal primo giorno, a partire dalla comprensione del numero di identificazione IVA. Questo numero rappresenta il modo in cui l'autorità fiscale olandese sa che sei registrato nel sistema, come i tuoi clienti possono verificare che il tuo status fiscale sia legittimo e come puoi dimostrare la conformità fiscale a livello internazionale. Coinvolge tutto, dalla fatturazione alle vendite transfrontaliere, fino alla rendicontazione e alla dichiarazione dei redditi.

Di seguito viene spiegato come funziona un numero di partita IVA, a chi serve, come registrarsi e cosa significa per la tua attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è un numero di partita IVA nei Paesi Bassi?
  
• Com'è strutturato il numero di partita IVA olandese?
  
• Quando è necessario un numero di partita IVA olandese?
  
• In che modo le attività possono richiedere un numero di partita IVA nei Paesi Bassi?
  
• Come viene utilizzata in pratica la partita IVA olandese?
  
• Cosa succede se il numero di partita IVA olandese non è corretto o non è indicato sulle fatture?
  
• In che modo Stripe può aiutare le attività olandesi a gestire la conformità all'IVA?
  

Cos'è un numero di partita IVA nei Paesi Bassi?

Il numero di partita IVA nei Paesi Bassi (chiamato btw-identificatienummer o btw-id) è un'identità fiscale che identifica pubblicamente un'attività al sistema IVA olandese e alla più ampia infrastruttura IVA dell'UE.

Il numero di partita IVA non è uguale al numero fiscale per l'IVA (utilizzato per la dichiarazione presso l'ufficio delle imposte olandese), né è un identificativo generico dell'attività come il numero della Camera di commercio (KVK). È la tua identità fiscale verso l'esterno, progettata per essere utilizzata nelle comunicazioni con clienti, fornitori e autorità fiscali in tutta Europa.

Il tuo numero di partita IVA svolge due operazioni importanti contemporaneamente.

• Segnala a clienti e fornitori che la tua attività è ufficialmente registrata per addebitare e recuperare l'IVA. I tuoi clienti, soprattutto i clienti B2B, si aspettano di vedere un numero di IVA valido prima di avviare rapporti commerciali, poiché la loro possibilità di recuperare l’IVA sugli acquisti o di contabilizzare correttamente il meccanismo dell’inversione contabile dipende da questo.

• Dimostra alle autorità fiscali dell’UE che la tua attività è registrata ai fini IVA e consente di presentare le dichiarazioni IVA tramite lo sportello unico (VAT OSS) per le vendite transfrontaliere, evitando così di doversi registrare ai fini IVA in ogni singolo paese dell’UE.

Una volta effettuata la registrazione ai fini dell'IVA nei Paesi Bassi, questo numero diventa il "passaporto fiscale pubblico" della tua attività. Lo utilizzerai in diversi contesti, ad esempio in tutte le fatture IVA e nelle dichiarazioni VAT OSS.

Com'è strutturato il numero di partita IVA olandese?

Il numero di partita IVA olandese segue un formato fisso in linea con gli standard dell'UE.

Esempio di partita IVA: NL123456789B01

Ecco il significato di ciascuna parte di questo numero:

• "NL" è il prefisso internazionale dei Paesi Bassi;

• "123456789" è un identificatore univoco di 9 cifre;

• "B01" è una lettera statica (sempre "B") più un suffisso di 2 cifre.

Nei Paesi Bassi avrai due diversi numeri per l'IVA che hanno scopi diversi:

• il numero di partita IVA (btw-id) è il numero che usi pubblicamente. Va su fatture e contratti;

• il numero fiscale per l'IVA (omzetbelastingnummer) serve per comunicare direttamente con l'ufficio delle imposte olandese e non è destinato all'uso pubblico.

Quando si parla di "numero di partita IVA olandese", in genere si intende il numero btw-id. Questo è il numero che interessa ai tuoi clienti e che le autorità fiscali di tutta Europa riconoscono.

In quali casi è necessaria una partita IVA olandese?

Quando registri la tua attività presso il Registro delle Imprese olandese della KVK, l'ufficio delle imposte olandese determina automaticamente se sei un imprenditore ai fini IVA e se hai bisogno di un numero di identificazione IVA.

Se la tua attività non ha una sede permanente nei Paesi Bassi, non devi registrarti presso la KVK. Invece, devi registrarti ai fini IVA direttamente presso l’ufficio delle imposte. A partire dal 2025, non esiste una soglia di fatturato per le attività straniere che effettuano vendite nei Paesi Bassi, il che significa che qualsiasi attività che vende beni o servizi imponibili deve avere un numero di partita IVA, indipendentemente dal volume delle vendite. Se le tue attività rientrano nell'ambito di applicazione dell'IVA olandese, l'autorità fiscale si aspetta che ti registri, anche senza una presenza fisica. A differenza di alcuni paesi che consentono l'esenzione dall'IVA fino a un livello minimo di ricavi, nei Paesi Bassi la registrazione è richiesta in base all’attività svolta, non al volume d’affari.

Le aziende di e-commerce registrate ai fini dell'IVA nell'UE applicano regole diverse. Le attività che vendono prodotti online a clienti olandesi da un altro Paese dell'UE devono registrarsi ai fini dell'IVA se le loro vendite nei Paesi Bassi superano la soglia di 100.000 € all'anno.

L’unica eccezione alle regole IVA riguarda le attività olandesi (non straniere) con fatturato annuo pari o inferiore a 20.000 €. Queste attività possono aderire al regime per le piccole imprese (kleineondernemersregeling o KOR). Se la tua azienda è idonea per il KOR, non addebiterai l'IVA ai clienti e sarai esentato dalla presentazione delle regolari dichiarazioni IVA. Il KOR è facoltativo. Se non fai domanda formale, l'autorità fiscale presume che tu stia operando secondo le normali norme sull'IVA, indipendentemente da quanto basso sia il tuo fatturato.

In che modo le attività possono richiedere un numero di partita IVA nei Paesi Bassi?

La procedura di richiesta di un numero IVA dipende dal luogo in cui ha sede la tua attività. Per le aziende olandesi, la registrazione ai fini IVA è parte integrante del processo di costituzione dell'attività. Per le attività straniere si tratta di un percorso separato e più impegnativo, soprattutto se ci si trova al di fuori dell'UE. Ecco come fare domanda, in base al tipo di attività che gestisci.

Se la tua attività ha sede nei Paesi Bassi

Registra la tua attività presso la KVK, che la trasferisce automaticamente all'Amministrazione fiscale e doganale olandese (Belastingdienst).

Se l'ufficio delle imposte stabilisce che sei un imprenditore ai fini dell'IVA, che è l'impostazione predefinita per la maggior parte delle attività commerciali, emetterà un numero btw-id. Non è necessario presentare una domanda separatamente.

Se la tua attività non ha sede nei Paesi Bassi

Registrati direttamente presso il Belastingdienst. Utilizza il modulo di registrazione per imprenditori stranieri, disponibile sul sito web. Ti verrà chiesto di fornire:

• dati sull'attività (ad es. ragione sociale, indirizzo, struttura);

• una descrizione delle tue attività nei Paesi Bassi (ad esempio, stoccaggio di merci nei Paesi Bassi, fornitura di servizi, vendita da remoto).

Una volta accettata la registrazione, l'ufficio delle imposte rilascerà la tua partita IVA olandese e definirà i tuoi obblighi IVA locali, inclusi quando e come presentare la dichiarazione, quando applicare il meccanismo dell'inversione contabile e come gestire la fatturazione.

Se la tua attività è costituita al di fuori dell'UE, dovrai anche nominare un rappresentante fiscale nei Paesi Bassi. Questo rappresentante funge da collegamento locale e in genere gestisce le dichiarazioni e la corrispondenza per tuo conto.

Come viene utilizzata in pratica la partita IVA olandese?

Il numero di partita IVA olandese (btw-id) è uno strumento pratico. Lo utilizzerai ogni volta che gestirai l'IVA: per la fatturazione, le vendite transfrontaliere, la reportistica e la conformità. Ecco dove viene visualizzato.

Fatture

Nei Paesi Bassi, e secondo le norme IVA dell'UE, il tuo numero di partita IVA deve comparire su tutte le fatture in cui è applicata l’IVA. Per le transazioni B2B, è sempre necessario indicare il proprio numero di partita IVA, includere quello del cliente e specificare l’importo dell’IVA addebitata.

Informative sui siti web

Se la tua attività vende prodotti online nei Paesi Bassi, il tuo numero di partita IVA deve essere chiaramente visibile sul tuo sito web per trasparenza, di solito nel piè di pagina, nella pagina dei contatti o nelle note legali.

Inversione contabile

Il meccanismo dell'inversione contabile trasferisce la rendicontazione ai fini IVA dal fornitore all'acquirente. Viene utilizzato nelle seguenti situazioni:

• la maggior parte delle vendite B2B transfrontaliere all'interno dell'UE;

• determinate transazioni nazionali (ad es., lavori di costruzione in subappalto);

In questi casi, la fattura deve riportare la tua partita IVA e quella del cliente e includere la dicitura "inversione contabile dell'IVA" o "btw verlegd". In questo modo, sia l'acquirente che l'autorità fiscale comunicano che non è stata addebitata alcuna IVA e che è responsabilità dell'acquirente versare l'imposta per suo conto.

Reportistica VAT OSS

Se utilizzi il regime VAT OSS per dichiarare le vendite B2C transfrontaliere, ad esempio a clienti in Germania o Francia, il tuo numero di partita IVA olandese fa parte del tuo profilo VAT OSS e viene utilizzato per presentare le dichiarazioni consolidate in tutta l'UE.

Cosa succede se il numero di partita IVA olandese non è corretto o non è indicato sulle fatture?

Un ID IVA mancante o errato può rendere tutta la fattura non conforme. Se in fattura non è presente l'ID IVA corretto:

• il tuo cliente potrebbe non essere in grado di recuperare l'IVA;

• la fattura potrebbe essere considerata non valida durante gli accertamenti;

• potresti incorrere in sanzioni da parte dell'Amministrazione fiscale e doganale olandese.

Quando compili una fattura, fai attenzione a questi errori comuni:

• utilizzando il tuo numero fiscale per l'IVA interno invece del btw-id pubblico;

• dimenticarsi di aggiungere il numero di partita IVA ai modelli di fattura o ai pagamenti sul Web dopo la registrazione;

• non indicare la partita IVA del cliente sulle transazioni B2B transfrontaliere.

Per garantire la conformità ed evitare problemi di credibilità, assicurati che i modelli di fattura includano sempre il tuo ID IVA pubblico (ad es. NL123456789B01). Utilizza un software di fatturazione che memorizzi sia il tuo ID IVA che quello dei tuoi clienti e verifica gli ID IVA dei clienti tramite il sistema elettronico VIES dell'UE.

In che modo Stripe può aiutare le attività olandesi a gestire la conformità all'IVA?

Stripe gestisce la complessità operativa dell'IVA, il che è particolarmente utile quando la tua attività supera confini, canali o tipi di clienti. Ecco come gli strumenti di Stripe supportano la conformità all'IVA nel contesto olandese e dell'UE.

Stripe Tax

Stripe Tax applica automaticamente la percentuale di IVA corretta in base a dove si trova il cliente e a cosa vendi. Verifica se il cliente ha fornito una partita IVA valida; se lo hanno fatto e se la transazione è idonea, Stripe applica il meccanismo dell'inversione contabile. Aggiorna anche la logica per le esenzioni, le transazioni B2C e B2B e i prodotti digitali e fisici in background.

Convalida dell'ID IVA UE

Stripe convalida i numeri di partita IVA dei clienti in tempo reale e segnala gli ID IVA non validi o con errori di battitura al momento della transazione. Questo ti aiuta a evitare inversioni contabili non conformi e riduce il rischio di fallimenti in caso di audit legati a vendite B2B transfrontaliere non verificate.

Invoicing

Stripe Billing e Invoicing includono automaticamente sia il tuo ID IVA che quello del cliente (se applicabile) su ogni fattura. Supportano testi e formati pronti all'uso per l'inversione contabile e impostano tutte le fatture in modo che soddisfino gli standard olandesi e dell'UE per la documentazione IVA.

Monitoraggio della soglia

Stripe monitora le tue vendite transfrontaliere e ti avvisa quando ti avvicini alle soglie di registrazione IVA al di fuori dei Paesi Bassi. Questo è utile per le aziende olandesi che vendono all'estero e per le aziende straniere che vendono a livello globale.

Reportistica

Stripe centralizza i dati sull'IVA e sull'ID fiscale per tutte le transazioni. Questo rende più semplice esportare ciò che ti serve per le dichiarazioni IVA olandesi o per le comunicazioni tramite il sistema VAT OSS. Mantiene una chiara tracciabilità fiscale associata al trattamento fiscale di ogni singola transazione.