Facturen zijn misschien niet het spannendste onderdeel van het runnen van een onderneming, maar wel een van de belangrijkste. Een goed opgestelde factuur versterkt je merk, zet de toon voor toekomstige interacties en kan van invloed zijn op hoe snel je wordt betaald. Een gemakkelijk leesbare, professioneel ogende factuur vertelt klanten dat je hun tijd en de relatie waardeert. Het verduidelijkt de diensten of producten waarvoor ze betalen en laat geen ruimte voor miscommunicatie, wat betekent dat er minder e-mails en betalingsvertragingen zijn. Nu 22% van de Amerikaanse kleine ondernemingen moeite heeft om hun rekeningen te betalen vanwege cashflowproblemen, kunnen efficiënte facturen die tijdige betalingen aanmoedigen een groot verschil maken.

In dit artikel bekijken we hoe je een duidelijke, visueel aantrekkelijke en gedetailleerde factuursjabloon kunt maken om tijd te besparen en betaald te krijgen. We onderzoeken ook hoe je de voorwaarden kunt instellen en de juiste indeling voor je branche kunt kiezen.

Wat staat er in dit artikel?

• Een eenvoudige factuurlay-out maken
  
• De juiste indeling voor je factuur kiezen
  
• Facturen aanpassen aan verschillende industrieën en klanten
  
• Betaalvoorwaarden aan je factuur toevoegen
  

Een eenvoudige factuurlay-out maken

Voor het maken van een functionele factuurlay-out is geen ontwerpexpertise vereist. Je hoeft alleen een paar aanbevolen werkwijzen te volgen om ervoor te zorgen dat je factuur gemakkelijk te lezen is en er professioneel uitziet. Hier volgt een eenvoudige handleiding voor het structureren van een factuur.

Koptekst met bedrijfsgegevens

Vermeld je bedrijfsnaam en contactgegevens bovenaan de factuur. Gebruik je volledige bedrijfsnaam zoals geregistreerd (zonder afkortingen of steno) en zorg ervoor dat het adres, telefoonnummer en e-mailadres allemaal actueel zijn. Als je een logo hebt, voeg het dan toe aan de koptekst. Logo's zijn meer dan een leuke visuele touch: klanten herkennen visuele branding soms sneller dan dat ze tekst lezen.

Gegevens van de klant

Vermeld direct onder je eigen gegevens de volledige naam van de klant of de naam en het adres van de onderneming. Als de factuur naar een specifieke persoon binnen de organisatie gaat, voeg dan de titel of afdeling toe om vertragingen te voorkomen. Het is ook handig om het telefoonnummer en e-mailadres hier te vermelden, zodat je de factuur kunt gebruiken om eventuele vragen rechtstreeks op te volgen.

Factuurgegevens en betaaldatum

Elke factuur heeft een uniek identificatienummer nodig. Kies een nummeringssysteem dat voor jou werkt (bijv. opeenvolgend, op datum gebaseerd of een unieke code voor elk project), zodat jij en je klant eenvoudig betalingen kunnen volgen. Voeg naast de vervaldatum ook de datum toe waarop je de factuur uitgeeft (meestal iets als 'Verschuldigd bij ontvangst' of 'netto 30').

Gespecificeerde lijst van producten of diensten

In dit gedeelte beschrijf je precies waarvoor je factureert via een korte, eenvoudige beschrijving van elk product of elke service. Vermeld aantallen of uren, het tarief per artikel of per uur, en geef vervolgens het totaal voor elke regel weer. Door grondig te zijn in dit gedeelte, kun je het aantal vragen verminderen en het voor klanten gemakkelijk maken om verantwoording af te leggen over elk ontvangen item of elke ontvangen dienst.

Subtotaal, belastingen en kortingen

Als je alle betalingen hebt vermeld, tel je de regelitems bij elkaar op voor een subtotaal. Geef vervolgens, indien van toepassing, eventuele belastingen weer, samen met het tarief en het totaalbedrag. Als je een korting met de klant bent overeengekomen, laat dan het bedrag zien en noteer eventuele details (zoals of het een nieuwe klant is of een bulkkorting), zodat de klant weet wat er in die regel wordt aangegeven.

Totaal verschuldigd bedrag

Maak dit eindbedrag zo opvallend mogelijk. Gebruik vet of een iets groter lettertype en houd het gescheiden van andere cijfers, zodat het gemakkelijk te herkennen is.

Betaalvoorwaarden en -methoden

Voeg direct onder het totaal instructies toe over hoe de klant kan betalen, inclusief welke betaalmethoden je accepteert. Geef aan waar de betaling naartoe moet en welke referentiegegevens nodig zijn, zoals het rekeningnummer van een bankoverschrijving. Als je kosten voor te late betaling in rekening brengt, vermeld je dat beleid dan hier.

Aanvullende opmerkingen of voorwaarden (optioneel)

Je kunt de factuur afsluiten met een kort bedankje. Iets eenvoudigs als 'Bedankt voor je aankoop' kan een goede indruk achterlaten. De voettekst is ook de plaats om juridische details, beleid of andere relevante voorwaarden op te nemen, zoals je terugbetalings- of retourbeleid. Voeg tot slot een korte notitie toe over hoe klanten je kunnen bereiken als ze vragen hebben.

De juiste indeling voor je factuur kiezen

De juiste factuurindeling hangt af van je workflow en wat het proces voor je klanten gemakkelijker maakt. We laten je zien hoe je de beste optie kiest.

Pdf's

Pdf's zijn een veelgebruikte keuze voor facturen. Ze zijn gemakkelijk per e-mail te verzenden, zien er verzorgd uit en zorgen ervoor dat je opmaak consistent is op alle apparaten. Pdf's zijn ook veilig: je kunt wachtwoordbeveiliging of een digitale handtekening toevoegen als je een extra privacylaag wilt.

Digitale facturen

Digitale facturatiediensten zoals Stripe Invoicing staan bekend om hun gebruiksgemak. Met Stripe Invoicing kunnen klanten eenvoudig online betalen, via een creditcard, bankoverschrijving of andere opties, direct vanaf de factuur. Via digitale platforms kun je eenvoudig openstaande betalingen bijhouden, terugkerende facturen instellen en de follow-up automatiseren. Zo bespaar je tijd en administratief werk.

Papieren facturen

Papieren facturen worden steeds zeldzamer, maar ze zijn niet achterhaald. Sommige klanten, vooral in meer traditionele branches, geven nog steeds de voorkeur aan een fysieke factuur voor hun administratie. Als een klant er specifiek om vraagt of als het een wettelijke vereiste is, moet je een papieren factuur overleggen.

Facturen aanpassen aan verschillende industrieën en klanten

Het aanpassen van facturen aan verschillende branches en op basis van het type klant kan een echt verschil maken in het facturatieproces. Hier volgen enkele tips over wat je moet toevoegen bij verschillende factuurscenario's:

• Creatief of adviserend werk: Stuur deze klanten gedetailleerde facturen. Voeg een gespecificeerde lijst met diensten, uren of projectfasen toe, zodat ze precies weten wat is inbegrepen en welk tarief je in rekening brengt. Voeg projectcodes of referenties toe om klanten te helpen facturen te koppelen aan hun interne administratie.

• Detailhandel of productgebaseerde industrieën: Focus op duidelijkheid en snelheid bij het factureren van productgebaseerde ondernemingen. Voeg productvoorraadeenheden, hoeveelheden en leverdatums toe zodat ze betalingen snel kunnen verwerken. Overweeg om toepasselijke belasting-ID's of verzendgegevens aan de factuur toe te voegen, zodat je deze gemakkelijk kunt raadplegen.

• Aannemers of dienstverlenende professionals: Als je werkt met de bouw, IT of een andere dienstverlenende sector, zorg er dan voor dat je projectmijlpalen of -fasen op facturen vermeldt. Als je factureert voor een groot project, splits je de factuur op in projectfasen om klanten te helpen bij het budgetteren en begrijpen wat er wordt gedekt.

• Vaste klanten: Wanneer je klanten factureert met wie je al langere tijd werkt, overweeg dan om een vleugje personalisatie toe te voegen, zoals een bedankje voor lopende zaken. Zelfs kleine details die de behoeften van de klant of je relatie weerspiegelen, laten zien dat je hebt nagedacht over hun facturatie-ervaring, wat kan helpen om snelle betaling aan te moedigen.

Betaalvoorwaarden aan je factuur toevoegen

Betaalvoorwaarden kunnen bepalen wanneer en hoe je wordt betaald. Ze moeten dus ondubbelzinnig én vriendelijk zijn. Gebruik duidelijke taal om aan te geven wanneer de betaling wordt verwacht en wat er nodig is om misverstanden te voorkomen. Dit zijn de voorwaarden die je moet opnemen.

Betaaldatums

Kies voorwaarden die passen bij je onderneming. Deze voorwaarden kunnen 'Verschuldigd bij ontvangst', 'netto 15', 'netto 30' of aangepaste voorwaarden zijn die passen bij de tijdlijn van je project. Wees duidelijk en specifiek: als een betaling binnen 14 dagen na facturatie verschuldigd is, geef dat dan duidelijk aan. Stel een specifieke datum in plaats van een algemeen tijdsbestek in, zodat de betaalvoorwaarden duidelijk en uitvoerbaar zijn.

Geaccepteerde betaalmethoden

Geef een kort overzicht van de betaalopties die je accepteert (bijv. creditcards, bankoverschrijvingen, digitale wallets), zodat klanten weten hoe ze moeten betalen. Als je een voorkeur geeft aan één methode of kosten in rekening brengt voor een bepaalde optie, maak dit dan duidelijk, zodat klanten een weloverwogen beslissing kunnen nemen.

Kosten voor late betaling en stimulansen voor vroegtijdige aflossing

Voor ondernemingen die kosten voor te late betaling in rekening brengen, moet je een regel toevoegen over het tarief (bijvoorbeeld 2% per achterstallige maand) en het tijdsbestek voor de kosten die worden beoordeeld. Dit beleid moedigt tijdige betalingen aan en licht klanten in over eventuele boetes. Een kleine korting voor vroege betaling kan ook helpen om klanten te motiveren eerder dan gepland te betalen.

Projectspecifieke voorwaarden

Voor bepaalde projecten gelden mogelijk aanvullende voorwaarden, zoals vereisten voor stortingen, betaalschema's of het beleid inzake terugbetalingen. Neem deze voorwaarden op de factuur op om eerdere afspraken kracht bij te zetten.