Rechnungen sind vielleicht nicht der aufregendste Teil der Unternehmensführung, aber sie sind einer der wichtigsten. Eine gut gestaltete Rechnung stärkt Ihren Ruf, gibt den Ton für zukünftige Interaktionen an und kann sich auf die Schnelligkeit Ihrer Bezahlung auswirken. Eine leicht lesbare, professionell gestaltete Rechnung zeigt Ihren Kundinnen und Kunden, dass Sie ihre Zeit und die Geschäftsbeziehung zu schätzen wissen. Sie verdeutlicht, für welche Dienstleistungen oder Produkte sie bezahlen, und lässt keinen Raum für Missverständnisse, was weniger Rückfragen per E-Mail und weniger Zahlungsverzögerungen bedeutet. Da 22 % der kleinen Unternehmen in den USA aufgrund von Liquiditätsproblemen Schwierigkeiten haben, ihre Rechnungen zu bezahlen, können effiziente Rechnungen, die zu einer rechtzeitigen Zahlung anregen, einen großen Unterschied machen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine klare, optisch ansprechende und detaillierte Rechnungsvorlage erstellen, um Zeit zu sparen und Zahlungen zu erhalten. Außerdem klären wir, wie Sie die genauen Bedingungen festlegen und welches Format für Ihre Branche geeignet ist.

Worum geht es in diesem Artikel?

• So erstellen Sie ein einfaches Rechnungslayout
  
• So wählen Sie das richtige Format für Ihre Rechnung
  
• So passen Sie Rechnungen an verschiedene Branchen und Kundinnen und Kunden an
  
• So legen Sie die Zahlungsbedingungen auf Ihrer Rechnung fest
  

So erstellen Sie ein einfaches Rechnungslayout

Für die Erstellung eines funktionalen Rechnungslayouts sind keine Designkenntnisse erforderlich. Sie müssen nur ein paar Best Practices befolgen, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnung gut lesbar ist und professionell aussieht. Im Folgenden finden Sie einen einfachen Leitfaden zur Strukturierung Ihrer Rechnung.

Kopfzeile mit Unternehmensdaten

Geben Sie Ihren Unternehmensnamen und Ihre Kontaktdaten oben auf in der Rechnung an. Geben Sie Ihren vollständigen Unternehmensnamen (ohne Abkürzungen oder Kurzformen) an und vergewissern Sie sich, dass Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse aktuell sind. Wenn Sie ein Logo haben, fügen Sie es in die Kopfzeile ein. Logos sind mehr als nur eine nette visuelle Note – Kundinnen und Kunden erkennen visuelles Branding möglicherweise schneller, als sie Text lesen.

Angaben zum Kunden/zur Kundin

Geben Sie direkt unter Ihren eigenen Daten den vollständigen Namen oder den Unternehmensnamen und die Adresse des Kunden/der Kundin an. Wenn die Rechnung an eine bestimmte Person innerhalb des Unternehmens geht, fügen Sie deren Titel oder Abteilung hinzu, um Verzögerungen zu vermeiden. Es ist auch hilfreich, hier die Telefonnummer und E-Mail-Adresse anzugeben, damit Sie sich bei Fragen direkt mit der Rechnung an den Kunden/die Kundin wenden können.

Fälligkeitsdatum und Rechnungsdetails

Jede Rechnung benötigt eine eindeutige Identifikationsnummer. Wählen Sie ein Nummerierungssystem, das für Sie geeignet ist (z. B. fortlaufend, datumsbasiert oder einen eindeutigen Code für jedes Projekt), damit Sie und Ihre Kundinnen und Kunden die Zahlungen einfach nachverfolgen können. Geben Sie das Datum der Rechnungsstellung sowie das Fälligkeitsdatum der Zahlung an (in der Regel „Zahlbar bei Erhalt“ oder „30 Tage netto“).

Detaillierte Aufstellung der Produkte oder Dienstleistungen

Geben Sie in diesem Abschnitt genau an, wofür Sie eine Rechnung ausstellen, und beschreiben Sie jedes Produkt bzw. jede Dienstleistung kurz und einfach. Geben Sie die Mengen oder Stunden, Ihren Preis pro Artikel oder pro Stunde an und zeigen Sie dann die Gesamtsumme für jede Zeile an. Wenn Sie diesen Abschnitt sorgfältig ausfüllen, können Sie die Anzahl der Fragen reduzieren und den Kundinnen und Kunden die Abrechnung der einzelnen erhaltenen Artikel oder Dienstleistungen erleichtern.

Zwischensumme, Steuern und Rabatte

Nachdem Sie alle Zahlungen aufgelistet haben, addieren Sie die Einzelposten zu einer Zwischensumme. Weisen Sie dann, falls zutreffend, alle Steuern zusammen mit dem Steuersatz und dem Gesamtbetrag aus. Wenn Sie mit dem Kunden/der Kundin einen Rabatt vereinbart haben, zeigen Sie den Betrag an und notieren Sie alle Einzelheiten (z. B. ob es sich um einen Erstkundenrabatt oder einen Massenrabatt handelt), damit er/sie weiß, was in dieser Zeile angegeben ist.

Fällige Gesamtsumme

Sorgen Sie dafür, dass dieser letzte Betrag nicht übersehen werden kann. Verwenden Sie eine fettgedruckte oder etwas größere Schriftart und grenzen Sie den Betrag von anderen Zahlen ab, damit er leicht zu erkennen ist.

Zahlungsbedingungen und -methoden

Geben Sie direkt unter der Gesamtsumme an, wie der Kunde/die Kundin bezahlen kann und welche Zahlungsmethoden Sie akzeptieren. Geben Sie an, wohin die Zahlung gehen soll, einschließlich aller erforderlichen Referenzinformationen, wie z. B. eine Kontonummer für eine Banküberweisung. Wenn Sie Säumniszuschläge erheben, geben Sie hier Ihre Richtlinie an.

Zusätzliche Hinweise oder Bedingungen (optional)

Sie können die Rechnung mit einer kurzen Grußbotschaft abschließen. Schon etwas so Einfaches wie „Danke für Ihren Auftrag“ kann einen guten Eindruck hinterlassen. In der Fußzeile können auch rechtliche Details, Richtlinien oder andere relevante Bedingungen wie Ihre Rückerstattungs- oder Rückgaberichtlinien angegeben werden. Fügen Sie abschließend eine kurze Notiz hinzu, wie Kundinnen und Kunden Sie erreichen können, wenn sie Fragen haben.

So wählen Sie das richtige Format für Ihre Rechnung

Das richtige Rechnungsformat hängt von Ihrem Arbeitsablauf ab und davon, was den Prozess für Ihre Kundinnen und Kunden erleichtert. Hier ist ein Kurzleitfaden, der Ihnen bei der Auswahl der besten Option hilft.

PDFs

PDFs werden häufig für Rechnungen verwendet. Sie lassen sich einfach per E-Mail versenden, wirken ausgearbeitet und sorgen dafür, dass Ihre Formatierung auf allen Geräten konsistent bleibt. PDFs sind auch sicher: Sie können einen Passwortschutz oder eine digitale Signatur hinzufügen, wenn Sie eine weitere Ebene der Privatsphäre wünschen.

Digitale Rechnungen

Digitale Rechnungsdienste wie Stripe Invoicing sind für ihre Nutzerfreundlichkeit bekannt. Mit Stripe Invoicing können Ihre Kundinnen und Kunden direkt per Rechnung, Kreditkarte, Überweisung oder auf andere Weise bezahlen. Mit digitalen Plattformen können Sie ausstehende Zahlungen einfach nachverfolgen, wiederkehrende Rechnungen erstellen und Nachfassaktionen automatisieren – so sparen Sie Zeit und Verwaltungsaufwand.

Papierrechnungen

Papierrechnungen werden immer seltener, aber sie sind noch nicht ganz aus der Mode gekommen. Einige Kundinnen und Kunden – vor allem in traditionelleren Branchen – bevorzugen nach wie vor eine physische Rechnung für ihre Unterlagen. Wenn ein Kunde/eine Kundin dies ausdrücklich wünscht oder wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, sollten Sie eine Papierrechnung erstellen.

Anpassung der Rechnungen für verschiedene Branchen und Kunden/Kundinnen

Die branchen- und kundenspezifische Anpassung von Rechnungen kann im Abrechnungsprozess einen echten Unterschied machen. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, was in verschiedenen Rechnungsszenarien enthalten sein sollte:

• Kreative oder beratende Tätigkeit: Stellen Sie diesen Kundinnen und Kunden detaillierte Rechnungen aus. Fügen Sie eine detaillierte Auflistung der Dienstleistungen, Stunden oder Projektphasen bei, damit sie genau wissen, was enthalten ist und zu welchem Preis sie berechnet werden. Fügen Sie Projektcodes oder Verweise hinzu, damit Kundinnen und Kunden Rechnungen leichter mit ihren internen Datensätzen abgleichen können.

• Einzelhandel oder produktbasierte Branchen: Konzentrieren Sie sich bei der Rechnungsstellung für produktbasierte Geschäftsbereiche auf Klarheit und Schnelligkeit. Erfassen Sie Lagerhaltungseinheiten (SKUs), Mengen und Liefertermine für Produkte, damit Zahlungen schnell verarbeitet werden können. Sie können auch alle relevanten Steuer-IDs oder Versandinformationen auf der Rechnung hinzufügen, um leichter darauf zurückgreifen zu können.

• Auftragnehmer oder Dienstleister: Wenn Sie im Baugewerbe, in der IT-Branche oder in einer anderen dienstleistungsbasierten Branche tätig sind, sollten Sie auf Ihren Rechnungen wichtige Projektmeilensteine oder -phasen angeben. Wenn Sie ein großes Projekt in Rechnung stellen, unterteilen Sie die Rechnung nach Projektphasen, um Ihren Kundinnen und Kunden das Budget zu erleichtern und zu verstehen, was abgedeckt wird.

• Langjährige Kundinnen und Kunden: Wenn Sie Kundinnen und Kunden, mit denen Sie schon länger zusammenarbeiten, Rechnungen ausstellen, können Sie eine persönliche Note hinzufügen, z. B. indem Sie sich für die fortlaufende Zusammenarbeit bedanken. Selbst kleine Details, die die Bedürfnisse des Kunden/der Kundin oder Ihre Beziehung widerspiegeln, zeigen, dass Sie sich Gedanken über seine Rechnungserfahrung gemacht haben. Dies kann zu einer schnelleren Zahlung führen.

So legen Sie die Zahlungsbedingungen auf Ihrer Rechnung fest

Die Zahlungsbedingungen können entscheidend dafür sein, wann und wie Sie bezahlt werden. Daher sollten sie unmissverständlich, aber dennoch freundlich formuliert sein. Verwenden Sie eine unkomplizierte Sprache, um zu verdeutlichen, wann eine Zahlung erwartet wird und was erforderlich ist, um Missverständnisse zu vermeiden. Hier erfahren Sie, welche Bedingungen Sie einbeziehen müssen.

Fälligkeitstermine

Wählen Sie Bedingungen, die für Ihr Unternehmen passen. Diese Bedingungen können „Bei Erhalt fällig“, „netto 15“, „netto 30“ oder nutzerdefinierte Bedingungen sein, die zu Ihrem Projektzeitplan passen. Seien Sie klar und deutlich: Wenn eine Zahlung innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung fällig ist, weisen Sie deutlich darauf hin. Legen Sie ein konkretes Datum und keinen allgemeinen Zeitrahmen fest, damit die Zahlungsbedingungen klar und umsetzbar sind.

Akzeptierte Zahlungsmethoden

Geben Sie eine kurze Übersicht über die von Ihnen akzeptierten Zahlungsoptionen (z. B. Kreditkarten, Banküberweisungen, Digital Wallets), damit die Kundinnen und Kunden wissen, wie sie bezahlen können. Wenn Sie eine Methode bevorzugen oder eine Gebühr für eine bestimmte Option erheben, machen Sie dies deutlich, damit Kundinnen und Kunden eine fundierte Entscheidung treffen können.

Säumniszuschläge und Anreize für vorzeitige Rückzahlungen

Unternehmen, die Säumniszuschläge erheben, sollten Sie eine Zeile über den Satz (z. B. 2 % pro Monat überfällig) und den Zeitraum für die zu erhebenden Gebühren hinzufügen. Diese Richtlinie fördert pünktliche Zahlungen und stellt sicher, dass sich die Kundinnen und Kunden über etwaige Strafen im Klaren sind. Das Anbieten eines kleinen Rabatts für die vorzeitige Zahlung kann auch dazu beitragen, Kundinnen und Kunden zu motivieren, vorzeitig zu bezahlen.

Projektspezifische Bedingungen

Möglicherweise gelten für bestimmte Projekte zusätzliche Bedingungen, wie z. B. Einzahlungsanforderungen, Zahlungspläne oder Rückerstattungsrichtlinien. Fügen Sie diese Bedingungen der Rechnung bei, um frühere Vereinbarungen zu bekräftigen.