发票或许不是企业经营中最令人兴奋的环节，但绝对是最重要的环节之一。一份精心设计的发票既能强化品牌形象，又能为后续合作奠定基调，甚至直接影响回款速度。一张易于阅读、美观大方的发票会让客户知道您重视他们的时间，并且珍惜与他们的合作关系。它明确标注了客户支付的服务或产品，避免沟通误差，从而减少反复确认邮件和付款延迟。鉴于美国 22% 的小企业因现金流问题难以支付账单，高效的发票设计对及时回款至关重要。

本文将指导您创建清晰、美观且详尽的发票模板，既节省时间又加速回款。我们还将研究如何设置付款条款，并为您所在的行业选择合适的发票格式。

本文内容

• 如何创建基础发票版式
  
• 如何选择合适的发票格式
  
• 如何针对不同行业和客户定制发票
  
• 如何在发票上设置付款条款和条件
  

如何创建基本的发票版式

创建功能性发票版式无需设计专业知识。只需遵循以下最佳实践，确保发票清晰易读且专业美观。以下是关于如何构建发票结构的简单指南。

包含公司详细信息的页眉

在发票顶部注明您的公司名称和联系信息。使用注册全称（勿用缩写），并确保地址、电话和邮箱均为最新信息。如果您有徽标，建议加入页眉。企业标志不仅仅是一个美观的视觉元素 — 视觉标识比文字更易被客户快速识别。

客户信息

在公司信息下方填写客户全名/公司名称及地址。如果发票需递交给机构内特定人员，请标注其职位或部门以避免延误。此处添加客户联系电话和邮箱也有助于后续直接沟通疑问。

发票详情和到期日

每张发票都需要唯一的识别编号。选择适合的编号系统（如顺序编号、日期编号或项目专属代码），便于双方追踪付款。除开票日期外，务必注明付款到期日（如“见票即付”或“30 日内付清”）。

产品或服务的明细清单

本节详细说明您所计费的具体内容，对每项产品或服务进行简短、简洁的描述。列出数量或工作小时数、每件产品或每小时的费率，然后显示每行的总计金额。本节做到详尽无遗有助于减少客户的疑问，并且能让客户轻松核对所收到的每项产品或服务。

小计、税费和折扣

汇总所有列出的费用后得出小计金额。如果适用，标注税率及税费总额。如果您与客户商定了折扣，请显示折扣金额，并注明任何具体信息（例如，这是针对首次客户的折扣还是批量购买的折扣），以便客户了解该项目的具体情况。

应付总额

突出显示最终金额。使用加粗或稍大字体，与其他数字保持间距以便快速定位。

付款条件和方式

在总额下方，附上客户如何付款的说明，包括您接受的付款方式。具体说明付款应汇至何处，以及所需的任何参考信息，例如银行转账的帐号。如收取滞纳金，需在此声明政策。

附加说明或条款（可选）

可用简短的致谢语结尾。"感谢惠顾"等简单用语即可留下良好印象。页脚处还可添加法律条款、退换货政策等重要信息。最后附上咨询联系方式。

如何选择合适的发票格式

合适的发票格式取决于您的工作流程和客户便利性。以下是一个快速指南，帮助您选择最佳选项。

PDF 文件

PDF 是发票的常见选择。它们易于通过电子邮件发送，外观精美，并且能在不同设备上保持格式一致。PDF 格式还很安全：如果您需要额外的隐私保护，可以添加密码保护或数字签名。

数字发票

Stripe Invoicing 等数字发票服务以其便利性而闻名。Stripe Invoicing 使您的客户可以直接通过发票在线支付（支持信用卡、银行转账等方式）。借助数字平台，您还可以轻松追踪未付账单、设置周期性发票并自动跟进，节省行政工作时间。

纸质发票

纸质发票变得越来越少见，但并未淘汰。某些传统行业客户仍偏好纸质存档。如果客户特别要求或法律要求，则应提供纸质发票。

如何针对不同行业和客户定制发票

根据不同行业以及客户类型定制发票，会对计费流程产生显著影响。以下是一些在不同发票场景中应包含内容的建议：

• 创意或咨询工作： 向这些客户开具详细的发票。列出服务、工作小时数或项目阶段的明细清单，以便他们确切知道包含哪些内容以及所收取的费率。添加项目代码或参考信息，以便于客户内部核对。

• 零售或基于产品的行业： 为基于产品的企业开具发票时，要注重清晰性和速度。包括产品库存单位 (SKU)、数量和交货日期，以便他们能够快速处理付款。请考虑在发票上添加任何适用的税号或运输详细信息，以便于参考。

• 承包商或基于服务的专业人士： 如果您从事建筑、信息技术或其他基于服务的行业，务必在发票上注明项目里程碑或阶段。如果您为一个大型项目开具发票，按项目阶段拆分发票，以帮助客户进行预算规划并了解涵盖的内容。

• 长期客户： 为长期合作的客户开具发票时，考虑添加一些个性化的内容，例如感谢他们一直以来的支持。即使是一些反映客户需求或您与客户关系的小细节，也能表明您在他们的计费体验上花了心思，这有助于促使他们及时付款。

如何在发票上设置付款条款和条件

付款条款会影响您收款的时间和方式，因此这些条款应该清晰明确，但同时也要保持友好的态度。使用直白的语言来明确说明何时需要付款以及需要满足哪些要求，以避免产生误解。以下是应包含的条款内容。

付款到期日

选择适合您业务的条款。这些条款可能是“收到即付”、“15 天内付款”、“30 天内付款”，或者是符合您项目时间安排的定制条款。要清晰明确：如果付款需在开具发票后的 14 天内完成，就要清楚地说明这一点。设定一个具体的日期，而不是一个笼统的时间段，这样付款条款就会清晰明了且具有可操作性。

接受的付款方式

简要列出您接受的付款方式（例如，信用卡、银行转账、数字钱包），以便客户知道如何付款。如果您偏好某种付款方式，或者对特定的付款方式收取费用，请明确说明，以便客户能够做出明智的决定。

滞纳金和提前付款奖励

对于收取滞纳金的企业，添加一行关于滞纳金费率（例如，逾期每月 2%）和滞纳金评估时间范围的说明。这项政策有助于促使客户及时付款，并确保客户了解任何可能的处罚。提供一些小额的提前付款折扣也有助于激励客户提前付款。

项目特定条款

对于某些项目，您可能有额外的条款，例如定金要求、付款时间表或退款政策。在发票上包含这些条款，以强化之前达成的协议。