ใบแจ้งหนี้อาจไม่ได้เป็นส่วนที่น่าตื่นเต้นที่สุดในการดําเนินธุรกิจ แต่เป็นหนึ่งในสิ่งที่สําคัญที่สุด ใบแจ้งหนี้ที่ออกแบบมาเป็นอย่างดีช่วยเสริมแบรนด์ของคุณ กําหนดน้ำเสียงให้กับการสื่อสารในอนาคต และอาจส่งผลต่อความเร็วในการได้รับชำระเงินด้วย ใบแจ้งหนี้ที่อ่านง่ายและดูเป็นมืออาชีพบอกลูกค้าว่าคุณจะให้ความสําคัญกับเวลาของพวกเขาและขอขอบคุณความสัมพันธ์ โดยจะชี้แจงบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่ลูกค้าต้องชําระและไม่ควรมีสิ่งใดที่จะทำให้เกิดความเข้าใจผิด เพื่อจะได้ลดการส่งอีเมลไปมาและและป้องกันความล่าช้าในการชําระเงิน เนื่องจาก 22% ของธุรกิจขนาดเล็กในสหรัฐอเมริกาประสบปัญหากับการชําระเงินตามใบเรียกเก็บอันเนื่องจากปัญหากระแสเงินสด ใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพที่เชิญชวนให้ชำระเงินตรงเวลาจะสร้างความเปลี่ยนแปลงได้อย่างมาก

ในบทความนี้ เราจะดูวิธีสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ชัดเจน น่าสนใจ และให้รายละเอียดครบครัน ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและให้คุณได้รับเงินตามกำหนด นอกจากนี้เรายังแนะนำวิธีกําหนดข้อกําหนดและเลือกรูปแบบที่เหมาะกับอุตสาหกรรมของคุณด้วย

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• วิธีสร้างเลย์เอาต์พื้นฐานสำหรับใบแจ้งหนี้
  
• วิธีเลือกรูปแบบที่เหมาะกับใบแจ้งหนี้ของคุณ
  
• วิธีการปรับแต่งใบแจ้งหนี้สําหรับอุตสาหกรรมและลูกค้าที่แตกต่างกัน
  
• วิธีกําหนดข้อกําหนดและเงื่อนไขการชําระเงินในใบแจ้งหนี้
  

วิธีสร้างเลย์เอาต์พื้นฐานสำหรับใบแจ้งหนี้

การสร้างเลย์เอาต์ใบแจ้งหนี้ที่ใช้งานได้ไม่จําเป็นต้องมีความเชี่ยวชาญด้านการออกแบบ คุณเพียงแค่ต้องดําเนินการตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ของคุณอ่านง่ายและดูเป็นมืออาชีพ ต่อไปนี้คือคําแนะนําง่ายๆ เกี่ยวกับวิธีจัดโครงสร้างใบแจ้งหนี้

ส่วนหัวที่มีรายละเอียดบริษัท

ระบุชื่อธุรกิจและข้อมูลติดต่อที่ด้านบนสุดของใบแจ้งหนี้ ใช้ชื่อเต็มของธุรกิจตามที่จดทะเบียน (โดยไม่ใช้ตัวย่อหรือชวเลข) และตรวจสอบว่าที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และอีเมลทั้งหมดเป็นปัจจุบันแล้ว หากคุณมีโลโก้ ให้ใส่โลโก้ไว้ในส่วนหัวด้วย โลโก้ไม่ได้ให้แค่ความสวยงาม เพราะลูกค้าจดจำแบรนด์ด้วยภาพได้เร็วกว่าการอ่านอ่านข้อความ

ข้อมูลลูกค้า

ระบุชื่อเต็มหรือชื่อบริษัทและที่อยู่ของลูกค้าด้านล่างของรายละเอียดของคุณเอง หากใบแจ้งหนี้จะส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งภายในองค์กร ต้องเพิ่มตําแหน่งหรือแผนกของบุคคลดังกล่าวลงไปด้วยเพื่อไม่ให้เกิดความล่าช้า นอกจากนี้ เราแนะนำให้ระบุหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลของบุคคลนั้นไว้ตรงนี้ด้วย เพื่อให้คุณใช้ใบแจ้งหนี้ติดต่อสอบถามข้อมูลได้โดยตรงหากมีข้อสงสัยใดๆ

รายละเอียดใบแจ้งหนี้และวันครบกําหนดชําระ

ใบแจ้งหนี้ทุกฉบับจะต้องมีหมายเลขระบุที่ไม่ซ้ำกัน เลือกระบบกําหนดหมายเลขที่เหมาะกับคุณ (เช่น เรียงลําดับ ตามวันที่ หรือรหัสเฉพาะสําหรับแต่ละโครงการ) เพื่อให้คุณและลูกค้าติดตามการชําระเงินได้ง่าย นอกเหนือจากวันครบกําหนดชําระเงินแล้ว (โดยปกติแล้วจะระบุว่า "ครบกําหนดชําระเมื่อส่งมอบ" หรือ "สุทธิ 30 วัน") ต้องระบุวันที่คุณออกใบแจ้งหนี้ไว้ด้วย

รายการสินค้าหรือบริการ:

ในส่วนนี้ ให้รายละเอียดอย่างชัดเจนว่าคุณกําลังเรียกเก็บเงินสําหรับสินค้าหรือบริการใดบ้าง โดยอธิบายแต่ละรายการอย่างคร่าวๆ แสดงรายการจํานวนหรือชั่วโมง อัตราค่าสินค้าหรือบริการต่อรายการหรือต่อชั่วโมง แล้วแสดงยอดรวมสําหรับแต่ละบรรทัด การอธิบายส่วนนี้อย่างละเอียดช่วยลดคําถามและช่วยให้ลูกค้าพิจารณาสินค้าหรือบริการแต่ละรายการที่ได้รับส่งมอบได้ง่าย

ยอดรวมย่อย ภาษี และส่วนลด

หลังจากระบุรายการเรียกเก็บเงินทั้งหมดแล้ว ให้เพิ่มบรรทัดรายการยอดรวม จากนั้นแสดงภาษี โดยระบุทั้งอัตราและยอดรวมภาษี (หากมี) หากคุณตกลงมอบส่วนลดให้กับลูกค้า ให้ระบุยอดส่วนลดและบันทึกข้อมูลอย่างเฉพาะเจาะจง (เช่น ส่วนลดสำหรับลูกค้าที่ใช้งานครั้งแรกหรือเป็นส่วนลดสำหรับการซื้อในปริมาณมาก) เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าเป็นส่วนลดสำหรับสิ่งใด

ยอดรวมที่ต้องชําระ

ทําให้ยอดสุดท้ายมองเห็นได้เด่นชัด ไม่ว่าจะใช้แบบอักษรตัวหนาหรือใหญ่กว่าส่วนอื่นๆ และแยกออกจากตัวเลขอื่นๆ ให้เห็นได้ชัดเจน

ข้อกําหนดและวิธีการชําระเงิน

แสดงวิธีการชําระเงิน รวมถึงวิธีการชําระเงินที่คุณยอมรับไว้ใต้ยอดรวม โดยระบุว่าควรไปชําระเงินที่ไหนและข้อมูลอ้างอิงที่จําเป็น เช่น หมายเลขบัญชีสําหรับการโอนเงินผ่านธนาคาร หากเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า โปรดระบุนโยบายตรงนี้ด้วย

หมายเหตุหรือข้อกําหนดเพิ่มเติม (ระบุหรือไม่ก็ได้)

คุณสามารถสิ้นสุดใบแจ้งหนี้ด้วยข้อความขอบคุณสั้นๆ โดยอาจจะใช้ข้อความง่ายๆ เช่น "ขอบคุณสําหรับการสนับสนุน" เพื่อสร้างความประทับใจให้กับลูกค้า ส่วนท้ายของใบแจ้งหนี้สามารถใส่รายละเอียดทางกฎหมาย นโยบาย หรือข้อกําหนดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น นโยบายการคืนเงินหรือการส่งคืนสินค้าของคุณ และสุดท้าย ควรเพิ่มหมายเหตุสั้นๆ เกี่ยวกับวิธีที่ลูกค้าจะติดต่อคุณหากมีข้อสงสัย

วิธีเลือกรูปแบบที่เหมาะกับใบแจ้งหนี้ของคุณ

รูปแบบใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับขั้นตอนการทํางานของคุณและสิ่งที่จะทําให้กระบวนการสําหรับลูกค้าของคุณง่ายขึ้น ต่อไปนี้เป็นคําแนะนําสั้นๆ เพื่อช่วยคุณเลือกตัวเลือกที่ดีที่สุด

ไฟล์ PDF

ไฟล์ PDF เป็นตัวเลือกทั่วไปสําหรับใบแจ้งหนี้ เพราะส่งทางอีเมลได้ง่าย ดูเรียบร้อย และแสดงการจัดรูปแบบเหมือนกันบนอุปกรณ์หลายๆ เครื่อง นอกจากนี้ ไฟล์ PDF ยังปลอดภัยอีกด้วย โดยคุณสามารถเพิ่มการป้องกันด้วยรหัสผ่านหรือลายเซ็นดิจิทัลได้หากต้องการความเป็นส่วนตัวอีกชั้นหนึ่ง

ใบแจ้งหนี้ดิจิทัล

เราทราบดีว่าบริการออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัลอย่าง Stripe Invoicing นั้นขึ้นชื่อเรื่องความสะดวก Stripe Invoicing ช่วยให้ลูกค้าชําระเงินออนไลน์ด้วยบัตรเครดิต การโอนเงินทางธนาคาร หรือตัวเลือกอื่นๆ ได้อย่างง่ายดายจากใบแจ้งหนี้โดยตรง แพลตฟอร์มดิจิทัลช่วยให้คุณติดตามการชําระเงินที่ยังค้างชําระ สร้างใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้า และติดตามผลได้โดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและงานด้านการดูแลระบบได้

ใบแจ้งหนี้กระดาษ

ใบแจ้งหนี้กระดาษเริ่มจะพบได้ยากขึ้น แต่ก็ไม่ได้ล้าสมัยไปเสียทีเดียว ลูกค้าบางราย โดยเฉพาะในอุตสาหกรรมแบบเก่า ยังคงต้องการใบแจ้งหนี้ใบจริงสําหรับบันทึกข้อมูลของตน หากลูกค้าขอใบแจ้งหนี้กระดาษมาเป็นการเฉพาะเจาะจงหรือหากเป็นข้อกําหนดทางกฎหมาย คุณควรส่งใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษ

วิธีการปรับแต่งใบแจ้งหนี้สําหรับอุตสาหกรรมและลูกค้าที่แตกต่างกัน

การปรับแต่งใบแจ้งหนี้สําหรับอุตสาหกรรมต่างๆ และตามประเภทลูกค้าอาจทําให้เกิดความแตกต่างอย่างแท้จริงในกระบวนการเรียกเก็บเงินได้ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางส่วนเกี่ยวกับสิ่งที่จะรวมไว้ในการออกใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกิจแบบต่างๆ

• ผลงานสร้างสรรค์หรือบริการให้คําปรึกษา: ออกใบแจ้งหนี้แบบละเอียดสําหรับลูกค้าเหล่านี้ โดยแจกแจงบริการ ชั่วโมงการทำงาน หรือระยะของโครงการแยกเป็นรายการให้ชัดเจน เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าค่าใช้จ่ายครอบคลุมสิ่งใดบ้างและอัตราที่เรียกเก็บได้ และจะระบุรหัสหรือข้อมูลอ้างอิงโครงการเพื่อช่วยให้ลูกค้าจับคู่ใบแจ้งหนี้กับบันทึกภายในของตัวเองก็ได้

• อุตสาหกรรมค้าปลีกหรือผลิตภัณฑ์: ธุรกิจที่ค้าขายผลิตภัณฑ์ควรมุ่งเน้นความชัดเจนและรวดเร็วในการออกใบแจ้งหนี้ โดยระบุหน่วยการจัดเก็บสินค้า (SKU) จํานวน และวันที่จัดส่ง เพื่อให้ประมวลผลการชําระเงินได้อย่างรวดเร็ว แนะนำให้ใส่หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่เกี่ยวข้องหรือรายละเอียดการจัดส่งในใบแจ้งหนี้ด้วยเพื่อให้อ้างอิงได้ง่าย

• ผู้รับเหมาหรือผู้ให้บริการ: หากคุณทํางานร่วมกับลูกค้าในอุตสาหกรรมก่อสร้าง เทคโนโลยีไอที หรืออุตสาหกรรมอื่นที่เน้นการให้บริการ โปรดระบุความคืบหน้าหรือระยะของโครงการในในใบแจ้งหนี้ หากคุณออกใบแจ้งหนี้สําหรับโครงการขนาดใหญ่ ให้แบ่งใบแจ้งหนี้ตามระยะของโครงการเพื่อช่วยลูกค้าในในการกำหนดงบประมาณและทําความเข้าใจว่าใบแจ้งหนี้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายส่วนใดบ้าง

• ลูกค้าระยะยาว: เมื่อคุณออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าที่คุณร่วมงานด้วยในระยะยาว เราแนะนำให้ปรับแต่งใบแจ้งหนี้ให้เหมาะกับลูกค้าแต่ละราย เช่น ขอบคุณลูกค้าสําหรับธุรกิจที่กําลังดําเนินอยู่ แม้แต่รายละเอียดเล็กๆ ที่ตรงกับความต้องการของลูกค้าหรือความสัมพันธ์ของคุณก็แสดงให้เห็นว่าคุณคํานึงถึงประสบการณ์การเรียกเก็บเงินของลูกค้าแล้ว ซึ่งจะช่วยกระตุ้นให้เกิดการชําระเงินที่รวดเร็ว

วิธีกําหนดข้อกําหนดและเงื่อนไขการชําระเงินในใบแจ้งหนี้

ข้อกําหนดการชําระเงินอาจเป็นตัวกำหนดจํานวนเงินที่คุณได้รับและวิธีการชําระเงิน เพราะฉะนั้นจึงควรมีความชัดเจน แต่ต้องใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตร แนะนำให้ใช้ภาษาที่เข้าใจได้ง่ายในการชี้แจงว่าต้องชําระเงินเมื่อใดและต้องดําเนินการใดบ้างเพื่อหลีกเลี่ยงการเข้าใจผิด ต่อไปนี้คือข้อกําหนดที่ควรรวมไว้ในใบแจ้งหนี้

วันครบกําหนดชําระเงิน

เลือกข้อกําหนดที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ ข้อกําหนดเหล่านี้อาจ "ครบกําหนดชําระเมื่อส่งมอบ" "สุทธิ 15 วัน" "สุทธิ 30 วัน" หรือข้อกําหนดที่คุณกำหนดขึ้นมาให้เหมาะกับลําดับเวลาของโครงการ โปรดระบุให้ชัดเจนและจำเพาะเจาะจง เช่น หากการชําระเงินครบกําหนดชําระภายใน 14 วันหลังจากออกใบแจ้งหนี้ ก็ควรระบุให้เข้าใจง่ายๆ แนะนำให้กําหนดวันที่ให้ชัดเจน ไม่ใช่แค่กรอบเวลาทั่วไป ทั้งนี้เพื่อให้ข้อกําหนดการชําระเงินชัดเจนและดําเนินการได้

วิธีการชําระเงินที่ยอมรับ

ระบุข้อมูลสรุปตัวเลือกการชําระเงินที่คุณยอมรับ (เช่น บัตรเครดิต, การโอนเงินผ่านธนาคาร, กระเป๋าเงินดิจิทัล) เพื่อให้ลูกค้าทราบวิธีชำระเงิน หากคุณต้องการใช้วิธีใดวิธีหนึ่งหรือเรียกเก็บค่าธรรมเนียมสําหรับตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่ง โปรดระบุให้ชัดเจนเพื่อให้ลูกค้ามีข้อมูลในการตัดสินใจ

ค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าและรางวัลสำหรับการชำระเงินก่อนกำหนด

สําหรับธุรกิจที่เรียกเก็บค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า ให้เพิ่มบรรทัดเกี่ยวกับอัตราค่าธรรมเนียม (เช่น ค่าธรรมเนียม 2% ต่อเดือนเมื่อชำระเงินเกินกำหนด) และกรอบเวลาสําหรับประเมินค่าธรรมเนียม นโยบายนี้สนับสนุนให้มีการชําระเงินตรงเวลา และจะช่วยให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับบทลงโทษ นอกจากนี้ การเสนอส่วนลดเล็กน้อยสําหรับการชําระเงินล่วงหน้าก็จะช่วยกระตุ้นให้ลูกค้าชําระเงินก่อนกําหนด

ข้อกําหนดเฉพาะสําหรับโครงการ

คุณอาจมีข้อกําหนดเพิ่มเติมสําหรับบางโครงการ เช่น ข้อกําหนดเกี่ยวกับเงินมัดจำ กําหนดการชําระเงิน หรือนโยบายการคืนเงิน ควรระบุข้อกําหนดเหล่านี้ไว้ในใบแจ้งหนี้เพื่อใช้ประกอบกับข้อตกลงก่อนหน้านี้