Fakturor är kanske inte den mest spännande delen av att driva ett företag, men de är en av de viktigaste. En väl utformad faktura stärker ditt varumärke, anger tonen för framtida interaktioner och kan påverka hur snabbt du får betalt. En lättläst och proffsig faktura talar om för kunderna att du värdesätter deras tid och uppskattar relationen. Den klargör vilka tjänster eller produkter de betalar för och lämnar inget utrymme för missförstånd, vilket innebär färre e-postmeddelanden som går fram och tillbaka och färre betalningsförseningar. Med tanke på att 22 % av alla småföretag i USA har svårt att betala sina fakturor på grund av problem med kassaflödet, kan det göra stor skillnad att själv ha effektiva fakturor som uppmuntrar till betalningar i tid.

I den här artikeln tittar vi på hur du skapar en tydlig, visuellt tilltalande och detaljerad fakturamall för att spara tid och få betalt. Vi går också in på hur du anger villkoren och väljer rätt format för din bransch.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur man skapar en grundläggande fakturalayout
  
• Hur man väljer rätt format för sin faktura
  
• Hur man anpassar fakturor för olika branscher och kunder
  
• Så här anger du betalningsvillkor på din faktura
  

Så här skapar du en enkel fakturalayout

Att skapa en funktionell fakturalayout kräver ingen designexpertis. Du behöver bara tillämpa några bra tillvägagångssätt för att se till att din faktura är lättläst och ser professionell ut. Här är en enkel guide till hur du strukturerar en faktura.

Sidhuvud med företagsuppgifter

Ange ditt företagsnamn och kontaktuppgifter överst på fakturan. Använd ditt fullständiga företagsnamn såsom det är registrerat (utan förkortningar eller liknande) och se till att adress, telefonnummer och e-postadress är aktuella. Om du har en logotyp tar du med den i sidhuvudet. Logotyper är mer än en snygg visuell touch – kunderna kanske känner igen det visuella varumärket snabbare än de läser texten.

Kundinformation

Direkt under dina egna uppgifter inkluderar du kundens fullständiga namn eller företagsnamn och adress. Om fakturan går till en specifik person inom organisationen, lägger du till deras titel eller avdelning för att undvika förseningar. Här kan det också vara till hjälp att inkludera deras telefonnummer och e-postadress, så att du kan använda fakturan för att direkt följa upp med eventuella frågor.

Fakturauppgifter och förfallodatum

Varje faktura behöver ett unikt identifieringsnummer. Välj ett numreringssystem som fungerar för dig (t.ex. sekventiellt, datumbaserat eller en unik kod för varje projekt), så att du och din kund enkelt kan spåra betalningar. Utöver förfallodatumet för betalning behöver du ange fakturans utfärdandedatum (vanligtvis något i stil med ”Förfaller vid mottagandet” eller ”30 netto”).

Specificerad lista över produkter eller tjänster

I det här avsnittet beskriver du exakt vad du fakturerar för med en kortfattad och enkel beskrivning av varje produkt eller tjänst. Ange kvantiteter eller timmar, ditt pris per artikel eller per timme och därefter summan för varje rad. Att vara noggrann här kan bidra till att minska antalet frågor och göra det enkelt för kunderna att redogöra för varje vara eller tjänst som mottagits.

Delsumma, skatter och rabatter

När du har angett alla debiteringar adderar du radposterna till en delsumma. Ange sedan eventuella skatter tillsammans med skattesats och totalbelopp. Om du har kommit överens om en rabatt med kunden, anger du detta belopp och noterar eventuella detaljer (t.ex. om det är en förstagångskund eller mängdrabatt), så att de vet vad den raden står för.

Summa att betala

Gör detta sista belopp omöjligt att missa. Använd fetstil eller ett lite större typsnitt och håll det åtskilt från andra siffror så att det är lätt att se.

Betalningsvillkor och betalningsmetoder

Under totalsumman anger du instruktioner för hur kunden kan betala, inklusive vilka betalningsmetoder du accepterar. Ange vart betalningen ska gå och eventuell referensinformation som krävs, till exempel ett kontonummer för en banköverföring. Om du tar ut förseningsavgifter kan du inkludera din policy här.

Ytterligare anmärkningar eller villkor (valfritt)

Du kan avsluta fakturan med ett kort tackmeddelande. Något så enkelt som ”Tack för att du gör affärer med oss” kan ge ett gott intryck. I sidfoten kan du också lägga in juridiska uppgifter, policyer eller andra relevanta villkor, till exempel din återbetalnings- eller returpolicy. Slutligen kan du lägga till en kort kommentar om hur kunder kan nå dig om de har frågor.

Så väljer du rätt fakturaformat

Rätt fakturaformat beror på ditt arbetsflöde och vad som förenklar processen för dina kunder. Här är en snabbguide som hjälper dig att välja det bästa alternativet.

PDF-filer

PDF-filer är ett vanligt val för fakturor. De är enkla att skicka via e-post, ser snygga ut och ger en konsekvent formatering på alla enheter. PDF-filer är också säkra: du kan lägga till lösenordsskydd eller en digital signatur om du vill ha ytterligare ett lager av integritet.

Digitala fakturor

Digitala faktureringstjänster som Stripe Invoicing är kända för att vara smidiga. Med Stripe Invoicing kan kunderna enkelt betala online, med kreditkort, banköverföring eller andra alternativ direkt från fakturan. Digitala plattformar gör det enkelt att spåra utestående betalningar, ställa in återkommande fakturor och automatisera uppföljningar – vilket sparar tid och administrativt arbete.

Pappersfakturor

Pappersfakturor blir mer och mer sällsynta, men förekommer fortfarande. Vissa kunder – särskilt i mer traditionella branscher – föredrar fortfarande en fysisk faktura för bokföring. Om en kund specifikt begär en sådan eller om det är ett lagkrav bör du ta fram en pappersfaktura.

Hur man anpassar fakturor för olika branscher och kunder

Att anpassa fakturor för olika branscher och typer av kunder kan göra en verklig skillnad i faktureringsprocessen. Här följer några tips på vad du kan inkludera i flera faktureringsscenarier:

• Kreativt arbete eller konsultarbete: Utfärda detaljerade fakturor till dessa kunder. Inkludera en specificerad lista över tjänster, timmar eller projektfaser, så att de vet exakt vad som ingår och vilket pris de debiteras. Lägg till projektkoder eller referenser för att hjälpa kunder att matcha fakturor med sina interna poster.

• Detaljhandel eller produktbaserade industrier: Fokusera på tydlighet och snabbhet när du fakturerar produktbaserade företag. Inkludera produktlagerhållningsenheter (SKU:er), kvantiteter och leveransdatum så att de snabbt kan behandla betalningar. Vi rekommenderar att du lägger till skatteregistreringsnummer eller leveransuppgifter på fakturan för enkelhetens skull.

• Entreprenörer eller tjänstebaserade yrkesutövare: Om du arbetar med bygg, IT eller någon annan tjänstebaserad bransch ska du se till att inkludera projektets milstolpar eller faser på fakturorna. Om du fakturerar för ett stort projekt kan du dela upp fakturan efter projektfaser för att hjälpa kunderna att budgetera och förstå vad som omfattas.

• Långsiktiga kunder: När du fakturerar kunder som du har arbetat med en längre tid kan du överväga att lägga till en personlig touch, till exempel genom att tacka dem för det pågående samarbetet. Även små detaljer som återspeglar kundens behov eller er relation visar att du har tänkt på deras faktureringsupplevelse, vilket kan bidra till att främja en snabb betalning.

Så här ställer du in betalningsvillkor för din faktura

Betalningsvillkor kan vara avgörande för när och hur du får betalt, så de bör vara tydliga men ändå vänliga. Använd ett enkelt språk för att klargöra när betalning förväntas och vad som krävs för att undvika missförstånd. Här är vilka villkor som ska finnas med.

Förfallodatum för betalning

Välj villkor som passar ditt företag. Dessa termer kan vara ”Förfaller vid mottagandet”, ”netto 15”, ”netto 30” eller anpassade villkor som passar projektets tidslinje. Var tydlig och specifik: om en betalning förfaller inom 14 dagar efter fakturering, ange detta tydligt. Ange ett specifikt datum istället för en allmän tidsram så att betalningsvillkoren är tydliga och genomförbara.

Godkända betalningsmetoder

Ange också kortfattat vilka betalningsalternativ du godtar (t.ex. kreditkort, banköverföringar, e-plånböcker) så att kunderna vet hur de ska betala. Var tydlig med om du föredrar en metod eller tar ut en avgift för ett visst alternativ, så att kunderna kan fatta ett välgrundat beslut.

Förseningsavgifter och incitament till tidig betalning

För företag som tar ut förseningsavgifter kan du lägga till en rad om avgiften (t.ex. 2 % per månad efter förfallodatum) och tidsramen för de avgifter som ska tas ut. Denna policy uppmuntrar kunderna till att betala i tid och säkerställer att de är medvetna om eventuella påföljder. Att erbjuda en mindre rabatt för förtida betalning kan också göra kunderna mer motiverade att betala tidigare än planerat.

Projektspecifika villkor

Du kan ha ytterligare villkor för vissa projekt, till exempel insättningskrav, betalningsplaner eller återbetalningspolicyer. Inkludera dessa villkor på fakturan för att framhålla tidigare överenskommelser.