As faturas podem não ser a parte mais empolgante da administração de uma empresa, mas são uma das mais importantes. Uma fatura bem elaborada reforça sua marca, define o tom para futuras interações e pode afetar a rapidez com que você recebe pagamentos. Uma fatura de fácil leitura e aparência profissional informa aos clientes que você valoriza seu tempo e aprecia o relacionamento. Ela esclarece os serviços ou produtos que serão pagos e não deixa espaço para falhas de comunicação, o que significa menos e-mails de ida e volta e atrasos no pagamento. Com 22% das pequenas empresas dos EUA lutando para pagar suas contas devido a problemas de fluxo de caixa, faturas eficientes que incentivam pagamentos em tempo hábil podem fazer uma grande diferença.

Neste artigo, veremos como criar um modelo de fatura claro, visualmente atraente e detalhado para economizar tempo e ajudar você a receber. Também exploraremos como definir os termos e escolher o formato certo para o seu setor.

Neste artigo:

• Como criar um modelo básico de fatura
  
• Como escolher o formato correto para a sua fatura
  
• Como personalizar faturas para diferentes setores e clientes
  
• Como definir termos e condições de pagamento na sua fatura
  

Como criar um modelo básico de fatura

A criação de um modelo de fatura funcional não requer experiência em design. Você só precisa seguir algumas práticas recomendadas para garantir que sua fatura seja fácil de ler e tenha uma aparência profissional. Este é um guia simples sobre como estruturar uma fatura.

Cabeçalho com dados da empresa

Informe o nome da empresa e informações de contato na parte superior da fatura. Use o nome da empresa completo como registrado (sem abreviações) e verifique se o endereço, número de telefone e e-mail estão atualizados. Se você tiver um logotipo, inclua-o no cabeçalho. Os logotipos são mais do que um toque visual agradável — os clientes podem reconhecer a marca visual mais rápido do que ler o texto.

Dados do cliente

Diretamente abaixo dos seus próprios dados, inclua o nome completo ou o nome e endereço da empresa do cliente. Se a fatura for destinada a uma pessoa específica dentro da organização, adicione seu cargo ou departamento para evitar atrasos. Também é útil incluir o número de telefone e endereço de e-mail da pessoa aqui para que você possa usar a fatura para acompanhar diretamente se tiver dúvidas.

Detalhes da fatura e data de vencimento

Toda fatura precisa de um número de identificação. Escolha um sistema de numeração que funcione para você (por exemplo, sequencial, baseado em data ou um código único para cada projeto) para que você e seu cliente possam facilmente rastrear os pagamentos. Inclua a data de emissão da fatura além da data de vencimento do pagamento (normalmente, algo como "Vencimento após o recebimento" ou "net 30").

Lista discriminada de produtos ou serviços

Nesta seção, detalhe exatamente o que você está cobrando com uma descrição breve e simples de cada produto ou serviço. Liste quantidades ou horas, sua taxa por item ou por hora e mostre o total de cada linha. Ser minucioso nesta seção pode ajudar a reduzir as dúvidas e facilitar para os clientes contabilizar cada item ou serviço recebido.

Subtotal, impostos e descontos

Depois de listar todas as cobranças, some os itens de linha para chegar ao subtotal. Em seguida, se aplicável, mostre os impostos, a alíquota e o valor total. Se você acertou um desconto com o cliente, mostre o valor e anote os detalhes (por exemplo, se é a primeira fatura do cliente ou se há um desconto em massa) para que ele saiba o que está refletido nessa linha.

Valor total devido

Faça com que esse valor final seja impossível de ignorar. Use negrito ou uma fonte um pouco maior e mantenha-o separado de outros números para que seja fácil de detectar.

Termos e formas de pagamento

Logo abaixo do total, inclua instruções sobre como o cliente pode pagar, incluindo quais formas de pagamento você aceita. Especifique o destino do pagamento e os dados de referência necessários, como o número de uma conta para transferência bancária. Se você cobra tarifas por atraso, inclua sua política aqui.

Observações ou termos adicionais (opcional)

Você pode finalizar a fatura com uma breve mensagem de agradecimento. Algo tão simples como "Agradecemos sua preferência" pode deixar uma boa impressão. O rodapé também é o local para incluir detalhes legais, políticas ou outros termos relevantes, como sua política de reembolso ou devolução. Por fim, adicione uma nota rápida sobre como os clientes podem entrar em contato com você se tiverem dúvidas.

Como escolher o formato correto para a sua fatura

O formato correto da fatura depende do seu fluxo de trabalho e do que facilita o processo para os clientes. Aqui está um guia rápido para ajudar você a escolher a melhor opção.

PDFs

Os PDFs são uma escolha comum para faturas. Eles são fáceis de enviar por e-mail, têm aparência refinada e mantêm sua formatação consistente em todos os dispositivos. Os PDFs também são seguros: você pode adicionar proteção por senha ou uma assinatura digital se quiser mais uma camada de privacidade.

Faturas digitais

Os serviços de faturamento digital, como o Stripe Invoicing, são conhecidos pela conveniência. O Stripe Invoicing permite que seus clientes paguem facilmente online, com cartão de crédito, transferência bancária ou outras opções, diretamente da fatura. As plataformas digitais simplificam o acompanhamento de pagamentos pendentes, a configuração de faturas recorrentes e a automação de acompanhamentos, economizando tempo e trabalho administrativo.

Faturas em papel

As faturas em papel estão se tornando cada vez mais raras, mas não estão obsoletas. Alguns clientes, principalmente nos setores mais tradicionais, ainda preferem uma fatura física para o controle. Se um cliente solicitar especificamente ou se for uma exigência legal, você deverá apresentar uma fatura em papel.

Como personalizar faturas para diferentes setores e clientes

A personalização de faturas para cada setor e com base no tipo de cliente pode fazer a diferença no processo de faturamento. Veja a seguir algumas dicas do que incluir em vários cenários de faturamento:

• Trabalho criativo ou de consultoria: emita faturas detalhadas a esses clientes. Inclua uma lista detalhada de serviços, horários ou fases do projeto para que os clientes saibam exatamente o que está incluído e a tarifa que está sendo cobrada. Adicione códigos ou referências de projeto para ajudar os clientes a corresponder faturas com seus registros internos.

• Indústrias de varejo ou de produtos: concentre-se na clareza e na velocidade ao faturar para empresas baseadas em produtos. Inclua unidades de manutenção de estoque de produtos (SKUs), quantidades e datas de entrega para que possam processar pagamentos rapidamente. Considere adicionar um ID fiscal ou dados de envio aplicáveis à fatura para facilitar a consulta.

• Empreiteiros ou prestadores de serviços: se você trabalha com construção, TI ou outro setor baseado em serviços, não se esqueça de incluir marcos ou estágios do projeto nas faturas. Se você está faturando um projeto grande, divida a fatura por fases do projeto para ajudar os clientes a orçar e entender o que está coberto.

• Clientes de longo prazo: ao faturar clientes com os quais você trabalhou a longo prazo, considere adicionar um toque de personalização, como agradecê-los pela preferência contínua. Mesmo pequenos detalhes que refletem as necessidades do cliente ou seu relacionamento mostram que você pensou na experiência de cobrança dele, o que pode ajudar a incentivar o pagamento rápido.

Como definir termos e condições de pagamento em sua fatura

As condições de pagamento podem ser determinantes em relação a quando e como você vai receber, portanto, devem ser inequívocas, mas ainda assim amigáveis. Use uma linguagem direta para esclarecer quando o pagamento é esperado e o que é necessário para evitar mal-entendidos. Veja quais termos incluir.

Prazo para pagamentos

Escolha termos que funcionem para a sua empresa. Esses termos podem ser "Vencimento após o recebimento", "net 15", "net 30" ou termos personalizados que se encaixam no cronograma do seu projeto. Se um pagamento deve ser feito em até 14 dias após o faturamento, diga isso claramente. Defina uma data específica em vez de um período geral, para que as condições de pagamento sejam claras e acionáveis.

Formas de pagamento aceitas

Inclua um resumo rápido das opções de pagamento que você aceita (por exemplo, cartões de crédito, transferências bancárias, carteiras digitais) para que os clientes saibam como pagar. Se você prefere certa forma de pagamento ou cobra uma tarifa por uma opção específica, deixe isso claro, para que os clientes possam tomar uma decisão informada.

Tarifas por atraso e incentivos para pagamento antecipado

Para empresas que cobram tarifas por atraso, adicione uma linha sobre a taxa (por exemplo, 2% ao mês vencido) e o período para avaliação das tarifas. Essa política incentiva pagamentos pontuais e garante que os clientes estejam cientes de qualquer penalidade. Oferecer um pequeno desconto para pagamento antecipado também pode ajudar a motivar os clientes a pagar antes do prazo.

Termos específicos de um projeto

Você pode ter termos adicionais para determinados projetos, como requisitos de depósito, cronogramas de pagamento ou políticas de reembolso. Inclua esses termos na fatura para reforçar os contratos anteriores.