Pour les entreprises du marché néerlandais, la facturation est un processus précis et réglementé. La législation fiscale néerlandaise est stricte en ce qui concerne les éléments à inclure, les délais d’envoi et le traitement de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), en particulier lorsque la facturation est transfrontalière. De petites erreurs peuvent retarder les paiements ou amener vos clients à rejeter la facture. Nous vous expliquons ci-dessous comment envoyer des factures aux Pays-Bas qui soient à la fois conformes et professionnelles.

Sommaire

• Qu’est-ce qu’une facture pro forma?
  
• Quelles sont les exigences juridiques pour l’envoi de factures aux Pays-Bas?
  
• Comment la TVA doit-elle être affichée sur les factures?
  
• Quelles sont les règles en matière de facturation aux Pays-Bas?
  

Qu’est-ce qu’une facture pro forma?

Une facture pro forma est une facture préliminaire envoyée à un client avant l’expédition ou la livraison de biens ou de services. Elle présente les détails de la transaction, y compris une description des biens ou des services, les prix unitaires, les frais d’expédition et les taxes.

Les factures pro forma ne sont pas obligatoires aux Pays-Bas, mais elles sont souvent émises avant la livraison de biens ou de services, à titre d’estimation des coûts pour les clients. Elles n’ont pas le même poids qu’une facture réelle et doivent être suivies d’une facture officielle pour que la comptabilité et la facture fiscale soient correctes.

Quelles sont les exigences juridiques pour l’envoi de factures aux Pays-Bas?

Aux Pays-Bas, une facture est plus qu’une requête de paiement : c’est un document juridique qui affecte les déclarations fiscales, les flux de trésorerie et votre capacité à obtenir des paiements. Des factures incorrectes peuvent entraîner des retards ou des refus de paiements, des refus de déductions de TVA et des amendes pour non-conformité de la facturation.

Voici ce que la loi néerlandaise exige des entreprises établies aux Pays-Bas.

Vous devez émettre les factures à temps

Les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures au plus tard le 15e jour du mois suivant le mois de livraison. Par exemple, si vous avez livré des marchandises ou effectué un service le 10 avril, la facture doit être envoyée au plus tard le 15 mai.

Vous devez toujours produire une facture dans les transactions B2B

Si vous fournissez des biens ou des services à une autre entreprise ou entité juridique, vous devez émettre une facture en bonne et due forme. Alors que les transactions B2C ne requièrent une facture que sous certaines conditions, les transactions B2B requièrent toujours une facture.

Vous devez attribuer un numéro unique à chaque facture.

Chaque facture doit avoir un numéro unique et séquentiel, sans discontinuité dans la séquence. Vous pouvez avoir plusieurs séries (par exemple, une pour les clients néerlandais, une pour les clients étrangers), mais chaque série doit être cohérente sur le plan interne. Les numéros manquants ou en double constituent des signaux d’alerte lors des contrôles fiscaux et peuvent entraîner un examen plus approfondi de la part du Belastingdienst, l’autorité fiscale néerlandaise.

Si vous découvrez une lacune ou une duplication dans votre séquence, documentez-en clairement la raison et corrigez-la.

Vous devez inclure des informations spécifiques sur chaque facture

La loi néerlandaise sur la TVA définit ce qu’une entreprise doit faire figurer sur une facture :

• Le nom et l’adresse du fournisseur
  
• Numéro d’identification TVA du fournisseur
  
• Le numéro d’inscription au registre des entreprises (KVK) du fournisseur, le cas échéant.
  
• Le nom et l'adresse du client
  
• Le numéro et la date de la facture
  
• La date de livraison (si elle diffère de la date de la facture)
  
• Une description détaillée des biens ou des services fournis, ainsi que la quantité et le prix unitaire.
  
• Le montant débité, ventilé comme suit :
  
  • Le total hors TVA
    
  • Le(s) taux de TVA appliqué(s)
    
  • Le montant total de la TVA débitée
    
  • Réductions éventuelles appliquées
    
  • Le montant total dû, TVA incluse
    
• Le numéro de TVA du client (pour les transactions transfrontalières entre entreprises ou les transactions pour lesquelles la taxe au preneur s’applique)
  
• Remarques particulières, le cas échéant (par exemple, TVA taxée au preneur)
  

Dans le cadre d’une transaction interentreprises, une facture ne comportant pas les informations requises risque d’être rejetée par votre client, car les entreprises ne peuvent déduire la TVA que si la facture respecte toutes les conditions requises.

Vous devez conserver les factures pendant au moins sept ans.

La législation fiscale néerlandaise impose aux entreprises de conserver une copie de toutes les factures émises et reçues pendant au moins sept ans. Si la facture concerne un bien immobilier, la période de conservation est de 10 ans. Les formats papier et électronique sont acceptés, tant que les factures restent accessibles, lisibles et inchangées.

Si vous numérisez des factures papier pour les sauvegarder sous format numérique, les versions numérisées doivent être des reproductions complètes et fidèles des originaux. La sauvegarde d’une version partielle ne répond pas aux normes juridiques.

Étant donné que les factures contiennent souvent des données à caractère personnel telles que des noms, des adresses courriel ou des adresses physiques, elles entrent dans le champ d’application du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Les entreprises ne doivent pas sauvegarder les données à caractère personnel indéfiniment, sauf si elles ont une raison valable de continuer à les conserver (par exemple, un litige en cours). Elles ne peuvent pas non plus utiliser les données personnelles des clients à d’autres fins que la facturation.

Comment la TVA doit-elle être affichée sur les factures?

Aux Pays-Bas, la TVA doit être affichée de manière claire, complète et correcte.

Vous devez indiquer le taux de TVA applicable à chaque poste de facture ou à chaque groupe de postes similaires. Les taux néerlandais sont de 21 % (taux général), 9 % (taux réduit) ou 0 % (taux pour les ventes transfrontalières). Si votre facture comporte des postes soumis à des taux de TVA différents, vous devez indiquer le taux correct à côté de chaque montant concerné. Les clients et les autorités fiscales doivent être en mesure de faire correspondre le paiement de TVA à chaque poste.

Outre le taux de TVA appliqué, vous devez indiquer le montant de TVA débité. Par exemple, si vous vendez un poste de facture à 1 000 € et que vous appliquez une TVA de 21 %, vous devez indiquer un montant de TVA distinct de 210 €.

Le montant de la TVA débitée doit toujours être indiqué en euros, même si vous facturez le client dans une autre devise. Si vous facturez dans une autre devise, indiquez la TVA en euros à côté des totaux en devises, ou indiquez le taux de change utilisé pour calculer la TVA en euros.

Il est courant que les entreprises incluent un court tableau ou un résumé contenant les informations requises : le montant de base, le taux de TVA appliqué et le montant de TVA débité pour chaque taux. La facture doit également faire apparaître clairement le total général, c'est-à-dire la somme de tous les montants de base et de la TVA totale. Sans cela, un client B2B ne peut pas récupérer la TVA correctement et la facture peut être considérée comme non conforme.

Une structure typique se présente comme suit :

Sous-total (hors TVA) : 1 000 €
TVA 21 % : 210 €
Total (TVA incluse) : 1 210 €

Si une facture n’inclut pas la TVA – que ce soit en raison d’exemptions, de règles de taxe au preneur ou d’exportations – vous ne pouvez pas laisser les champs relatifs à la TVA vides. Vous devez en indiquer clairement la raison, qui peut être la suivante :

• « TVA taxée au preneur » ou « btw verlegd ».
  
• « Exemption de TVA dans le cadre du régime pour petites entreprises (KOR) »
  
• « 0 % TVA – exportation en dehors de l’UE ».
  

Cela permet d’éviter toute confusion et de vous protéger, vous et votre client, en cas de contrôle fiscal. Si vous n’expliquez pas un débit de TVA manquant, la facture risque d’être invalidée aux fins de la TVA.

Quelles sont les règles en matière de facturation aux Pays-Bas?

La facturation électronique est pleinement acceptée par la législation néerlandaise. Pour répondre aux exigences juridiques, vos factures numériques doivent satisfaire aux mêmes normes que les factures papier, plus quelques conditions supplémentaires concernant l’authenticité et le stockage.

Contenu de la facture

Une facture électronique doit comporter exactement les mêmes informations qu’une facture papier. Le format (par exemple, XML, JSON) ne change pas les règles de contenu.

Consentement du client

Avant d’envoyer une facture électronique, vous devez obtenir le consentement de votre client. Si un client ne veut pas ou ne peut pas accepter une facture électronique, vous êtes juridiquement tenu de lui donner satisfaction, à moins que vous ne traitiez avec un organisme public.

Facturation des administrations publiques

Si vous envoyez des factures à des organismes gouvernementaux néerlandais (par exemple, des ministères, des municipalités, des agences), vous devez utiliser des factures électroniques. Vous envoyez généralement ces factures électroniques via le réseau Peppol.

Si votre entreprise n’a pas l’habitude de traiter avec des marchés publics, vous ne serez pas concerné. Mais si c’est le cas, votre entreprise devra mettre en place un système capable d’envoyer des factures électroniques conformes.

Authenticité et intégrité

L’authenticité et l’intégration font partie intégrante du processus de facturation. Il doit être clair qui a émis la facture, et les informations de la facture ne doivent pas être modifiées. Les entreprises utilisent souvent des signatures électroniques pour éviter les factures électroniques frauduleuses.

Exigences en matière de stockage

Comme les autres types de factures, les factures électroniques doivent également être sauvegardées pendant au moins 7 ans (ou 10 ans si elles concernent des transactions immobilières). La facture sauvegardée doit rester lisible, accessible et récupérable pendant toute la période de conservation.

Pour répondre à ces exigences sans complications, il est fortement recommandé aux entreprises de mettre en place un système de sauvegarde, tel qu’un stockage sécurisé dans le cloud avec des contrôles d’accès appropriés.