เมื่อคุณเปิดตัวบริษัทในสหรัฐอเมริกา คุณจะต้องยื่นขอหนังสือสำคัญการจดทะเบียนล่วงหน้า การทำเช่นนี้จะทำให้ธุรกิจของคุณมีตัวตนทางกฎหมายอย่างเป็นทางการและสามารถเข้าถึงการคุ้มครองความรับผิด สิทธิประโยชน์ทางภาษี และอื่นๆ อีกมากมาย เมื่อยื่นขอหนังสือสำคัญการจดทะเบียน คุณจะต้องเลือกประเภทนิติบุคคลที่เหมาะสม ทําความเข้าใจข้อกําหนดเฉพาะรัฐ และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สามารถสร้างปัญหาในอนาคตได้

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายวิธีขอรับหนังสือสำคัญการจดทะเบียนและวิธีรับประกันว่ากระบวนการนี้จะดำเนินไปอย่างราบรื่นสำหรับบริษัทของคุณ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• เหตุใดคุณจึงต้องการหนังสือสำคัญการจดทะเบียน
  
• วิธีเตรียมยื่นขอหนังสือสำคัญการจดทะเบียน
  
• คุณต้องใช้ข้อมูลใดบ้างสำหรับการขอหนังสือสำคัญการจดทะเบียน
  
• วิธีรับหนังสือสำคัญการจดทะเบียน
  
• การยื่นขอหนังสือสำคัญการจดทะเบียนมีค่าใช้จ่ายเท่าใด
  
• คุณต้องใช้ทนายความในการยื่นขอหนังสือสำคัญการจดทะเบียนหรือไม่
  

เหตุใดคุณจึงต้องการหนังสือสำคัญการจดทะเบียน

หนังสือสำคัญการจดทะเบียนเป็นรากฐานของธุรกิจคุณ เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารทางกฎหมายที่จดทะเบียนบริษัทของคุณอย่างเป็นทางการกับรัฐและทำให้บริษัทของคุณเป็นนิติบุคคลที่ได้รับการยอมรับ หนังสือสำคัญนี้จะแยกธุรกิจของคุณออกจากตัวคุณ และจำกัดความรับผิดส่วนบุคคลของคุณหากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น หากบริษัทของคุณต้องเผชิญกับคดีหรือหนี้สิน บริษัทจะเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายนั้น แทนที่จะเป็นการเงินส่วนบุคคลของคุณ

หนังสือสำคัญการจดทะเบียนยังช่วยทำให้โครงสร้างบริษัทของคุณเป็นทางการและสรุปรายละเอียดสำคัญต่างๆ อีกด้วย โดยอาจรวมถึงจํานวนหุ้นที่คุณจะออก ความรับผิดชอบของกรรมการ และกรอบการกํากับดูแลโดยรวม เอกสารนี้ช่วยหลีกเลี่ยงข้อพิพาทในอนาคตเกี่ยวกับว่าใครเป็นเจ้าของสิ่งใดหรือจะตัดสินใจอย่างไร

หนังสือสำคัญเหล่านี้ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจของคุณ ไม่ว่าคุณจะพยายามจัดหาเงินทุน เปิดบัญชีธนาคาร หรือเซ็นสัญญากับผู้ให้บริการ ผู้คนต่างคาดหวังว่าคุณจะเป็นนิติบุคคลจริง

วิธีเตรียมยื่นขอหนังสือสำคัญการจดทะเบียน

ก่อนที่คุณจะยื่นขอหนังสือสำคัญการจดทะเบียน คุณควรเตรียมการบางอย่างให้เสร็จสิ้นเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับกระบวนการ สิ่งที่คุณต้องเตรียมพร้อมมีมีดังนี้

ชื่อธุรกิจ

นอกจากต้องหาชื่อที่ไม่ซ้ำใครในรัฐของคุณแล้ว คุณยังต้องเตรียมข้อมูลอื่นๆ ด้วย พิจารณาว่าโดเมนของคุณยังว่างอยู่หรือไม่ ชื่อนั้นจะอยู่ในการยื่นขอเครื่องหมายการค้าหรือไม่ และอื่นๆ อีกมากมาย การตั้งชื่อของคุณจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาในภายหลัง ไม่ว่าจะเป็นปัญหาด้านแบรนด์หรือกฎหมาย

โครงสร้างธุรกิจ

เมื่อเลือกโครงสร้าง ให้คิดล่วงหน้า หากคุณวางแผนที่จะดึงดูดนักลงทุน บริษัทประเภท C (C corps) ก็เหมาะสม แต่จะต้องเสียภาษีซ้ำซ้อน บริษัท S (S corps) ก็ช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาข้างต้นได้ แต่มีข้อจำกัดของผู้ถือหุ้นซึ่งอาจป้องกันไม่ให้คุณขยายตัวได้อย่างรวดเร็ว แต่ละตัวเลือกมีผลกระทบทางภาษีและการดำเนินการที่ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ

ตัวแทนที่จดทะเบียน

ตัวแทนที่จดทะเบียนของคุณเป็นช่องทางติดต่อทางกฎหมายของบริษัทคุณหากมีเอกสารสําคัญ พวกเขาจะต้องมีความน่าเชื่อถือและพร้อมทำงานในช่วงเวลาทําการ หากคุณดําเนินงานในหลายรัฐ คุณควรเลือกบริการเฉพาะทางที่สามารถจัดการรายละเอียดได้จากทุกที่ แทนที่จะพึ่งพาบุคคลทั่วไป

คณะกรรมการบริหารและเจ้าหน้าที่

แม้ว่าคุณจะเริ่มต้นในตําแหน่งเล็กๆ แต่คุณต้องระบุกรรมการและเจ้าหน้าที่ ซึ่งเป็นบุคลากรที่จะรับผิดชอบการตัดสินใจที่สําคัญของบริษัทและการดําเนินงานในแต่ละวัน กําหนดโครงสร้างการกํากับดูแลองค์กร กล่าวคือ ผู้ที่ทำการตัดสินใจครั้งใหญ่ ความถี่ที่คณะกรรมการจะประชุม และวิธีการบันทึกกิจกรรมของบริษัท

โครงสร้างหุ้น

กําหนดจํานวนหุ้นที่คุณจะอนุมัติ ประเภทหุ้นต่างๆ (เช่น สิทธิในการออกเสียงสามัญหรือสิทธิในการออกเสียงบุริมสิทธิ์) สิทธิในการลงคะแนนเสียง และสิทธิในการชำระบัญชี ลองพิจารณาว่าการตัดสินใจของคุณจะส่งผลต่อกิจกรรมต่างๆ อย่างไร เช่น การระดมทุนและการแบ่งหุ้นในอนาคต

ข้อกําหนดเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมและการยื่นเอกสาร

ทุกรัฐมีค่าธรรมเนียมและข้อกําหนดการยื่นเอกสารเป็นของตัวเอง บางรัฐกําหนดให้ต้องส่งรายงานประจําปี ภาษีการประกอบการ หรือหนังสือแจ้งการจดทะเบียนบริษัท หากคุณดําเนินงานในหลายรัฐ คุณจะต้องจดทะเบียนเป็น บริษัทต่างประเทศในสถานที่เหล่านั้น

คุณต้องใช้ข้อมูลใดบ้างสำหรับการขอหนังสือสำคัญการจดทะเบียน

คุณต้องมีชุดข้อมูลที่ครอบคลุมเกี่ยวกับธุรกิจของคุณก่อนยื่นขอหนังสือสำคัญการจดทะเบียน เตรียมพร้อมให้ข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อธุรกิจ: นี่เป็นชื่อทางกฎหมายที่เป็นทางการของคุณ โดยจะต้องไม่ซ้ำกันในรัฐของคุณและมีคำกำหนดที่จำเป็น เช่น "Inc." หรือ "Corp."

• วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ: เขียนข้อความเกี่ยวกับสิ่งที่ธุรกิจของคุณจะดําเนินการจริง ข้อมูลนี้อาจค่อนข้างทั่วไป (เช่น "เพื่อมีส่วนร่วมในกิจกรรมที่ชอบด้วยกฎหมาย") เว้นแต่รัฐของคุณจะมีกฎเฉพาะหรืออุตสาหกรรมของคุณต้องการคําอธิบายที่ละเอียดยิ่งขึ้น

• ที่อยู่สํานักงานหลัก: นี่คือที่อยู่จริงที่ธุรกิจของคุณจะตั้งอยู่ แม้ว่าคุณจะทำงานจากระยะไกลหรือทำงานในพื้นที่ทำงานร่วมกัน คุณก็ยังต้องมีสถานที่จริงสำหรับการติดต่อสื่อสารอย่างเป็นทางการ

• ข้อมูลตัวแทนที่จดทะเบียน: ระบุชื่อและที่อยู่จริงของตัวแทนที่จดทะเบียน ต้องเป็นที่อยู่จริงในรัฐที่คุณจดทะเบียนบริษัท

• ข้อมูลผู้จัดตั้ง: รวบรวมชื่อและที่อยู่ของผู้ที่ยื่นขอหนังสือสำคัญ พวกเขาเป็นผู้รับผิดชอบในการลงนามและยื่นเอกสารให้กับรัฐ หากคุณเป็นผู้ก่อตั้งคนเดียว คุณจะระบุข้อมูลของตนเองในส่วนนี้

• ข้อมูลกรรมการบริษัท: ซึ่งรวมถึงคณะกรรมการบริหารชุดแรกของคุณด้วย แม้ว่าคณะกรรมการบริหารของคุณจะยังไม่ครบถ้วน แต่คุณต้องระบุรายชื่อบุคคลที่จะมีบทบาทในการบริหารบริษัทตั้งแต่แรก

• หุ้นที่ได้รับอนุญาต: กำหนดว่าบริษัทของคุณได้รับอนุญาตให้ออกหุ้นได้กี่หุ้น และคุณจะมีหุ้นประเภทต่างๆ หรือไม่ นี่จะเป็นตัวกําหนดโครงสร้างหุ้นของบริษัทของคุณ

• ระยะเวลาของบริษัท: ธุรกิจส่วนใหญ่ได้รับการออกแบบให้มีอยู่อย่างไม่มีกําหนด แต่หากคุณกำลังจัดตั้งบริษัทที่มีวันที่สิ้นสุดสำหรับโครงการหรือกิจการเฉพาะ คุณสามารถระบุวันที่นั้นไว้ที่นี่ได้

• ข้อกําหนดเบ็ดเตล็ด: คุณอาจมีช่องว่างในการเพิ่มข้อกําหนดที่ออกแบบเอง เช่น รายละเอียดเกี่ยวกับสิทธิ์ในการลงคะแนนเสียงของเจ้าของหุ้นและข้อสัญญาชดเชยสําหรับกรรมการและเจ้าหน้าที่ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรัฐของคุณ ข้อมูลนี้สามารถช่วยนำกฎเกณฑ์เฉพาะมาใช้ในการดำเนินธุรกิจของคุณได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีความต้องการด้านการกำกับดูแลที่เป็นเอกลักษณ์

วิธีรับหนังสือสำคัญการจดทะเบียน

หลังจากเตรียมข้อมูลแล้ว ก็ถึงเวลายื่นหนังสือสำคัญการจดทะเบียน คําแนะนําแบบทีละขั้นตอนเกี่ยวกับกระบวนการมีดังนี้

ตรวจสอบข้อกําหนดของรัฐของคุณ

แต่ละรัฐมีกฎและแบบฟอร์มที่แตกต่างกันเล็กน้อย ดังนั้น เริ่มต้นด้วยการไปที่เว็บไซต์ของเลขานุการรัฐ (หรือเทียบเท่า) ของรัฐของคุณ ที่นี่คุณจะพบแบบฟอร์ม ค่าธรรมเนียม และคำแนะนำในการยื่นเอกสารการจัดตั้งบริษัทโดยเฉพาะ

กรอกแบบฟอร์มหนังสือสำคัญการจดทะเบียนให้เสร็จ

รัฐส่วนใหญ่จัดให้มีเทมเพลตหรือแบบฟอร์มเปล่าสำหรับหนังสือสำคัญการจดทะเบียน ปกติแล้วคุณสามารถกรอกแบบฟอร์มออนไลน์ได้ แต่บางรัฐยังคงอนุญาตหรือกำหนดให้คุณต้องยื่นแบบฟอร์มทางไปรษณีย์ หากคุณใช้บริการเจ้าหน้าที่ด้านกฎหมายหรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี เจ้าหน้าที่สามารถตรวจสอบแบบฟอร์มนี้อีกครั้งเพื่อหาข้อผิดพลาดได้

ชําระค่าธรรมเนียมการยื่นเอกสาร

ค่าธรรมเนียมการยื่นจะแตกต่างกันไปตามรัฐ โดยปกติตั้งแต่ 50 ดอลลาร์ไปจนถึง 200-300 ดอลลาร์ เตรียมชำระเงินด้วยบัตรเครดิตหากคุณยื่นแบบออนไลน์ หรือด้วยเช็คหากคุณยื่นแบบทางไปรษณีย์ โปรดเก็บสําเนาใบเสร็จการชําระเงินไว้เป็นหลักฐานเผื่อไว้ในกรณีที่คุณต้องอ้างอิงในภายหลัง

ส่งหนังสือสำคัญของคุณ

ส่งหนังสือสำคัญทางออนไลน์หรือทางไปรษณีย์ ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับกระบวนการของรัฐ รัฐบางแห่งเสนอบริการดำเนินการแบบเร่งด่วนโดยจะมีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม ซึ่งอาจเป็นประโยชน์หากคุณต้องการจัดตั้งบริษัทของคุณอย่างรวดเร็วเพื่อการทำข้อตกลงทางธุรกิจ สัญญา หรือเหตุผลทางภาษี

รอการอนุมัติ

หลังจากส่งแล้ว รัฐของคุณจะตรวจสอบหนังสือสำคัญของคุณและอนุมัติ หรือส่งคืนหากมีสิ่งใดขาดหายไปหรือไม่ถูกต้อง ลําดับเวลาอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับรัฐและคุณได้ชําระค่าบริการแบบเร่งด่วนหรือไม่ เมื่อรัฐอนุมัติหนังสือสำคัญของคุณแล้ว ระบบจะออกหนังสือรับรองการจดทะเบียนบริษัทให้คุณ ซึ่งเป็นหลักฐานอย่างเป็นทางการว่าธุรกิจของคุณได้รับการจัดตั้งตามกฎหมาย

จัดระเบียบเอกสารองค์กร

หลังจากอนุมัติแล้ว ให้สร้างแฟ้มเอกสารของบริษัทหรือโฟลเดอร์ดิจิทัลที่เก็บเอกสารสำคัญทั้งหมดของคุณ รวมถึงหนังสือสำคัญการจดทะเบียนบริษัทที่ได้รับการอนุมัติ กฎข้อบังคับ ใบรับรองหุ้น และบันทึกการประชุมคณะกรรมการครั้งแรกของคุณ คุณจะต้องใช้ข้อมูลเหล่านี้สําหรับการอ้างอิงในอนาคต โดยเฉพาะหากคุณระดมทุนหรือทําสัญญาอย่างเป็นทางการ

จดทะเบียนสำหรับข้อกําหนดเพิ่มเติม

คุณอาจจำเป็นต้องจดทะเบียนขอใบอนุญาต ใบอนุญาตประกอบกิจการ หรือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN) ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณและสถานที่ที่คุณดำเนินการ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องมีหมายเลขประจำตัวนายจ้าง (EIN) จาก Internal Revenue Service (IRS) ใบอนุญาตประกอบธุรกิจจากหน่วยงานท้องถิ่น หรือคุณสมบัติต่างประเทศหากคุณดำเนินธุรกิจในรัฐอื่นๆ

เมื่อกระบวนการนี้เสร็จสิ้นแล้ว ธุรกิจของคุณจะได้รับการจัดตั้งอย่างเป็นทางการ ตอนนี้คุณสามารถออกหุ้น ลงนามในสัญญาในฐานะบริษัท และดำเนินธุรกิจโดยมีการคุ้มครองความรับผิดของการจัดตั้งบริษัทได้

การยื่นขอหนังสือสำคัญการจดทะเบียนมีค่าใช้จ่ายเท่าใด

ค่าใช้จ่ายในการยื่นขอหนังสือสำคัญการจดทะเบียนจะขึ้นอยู่กับรัฐที่คุณยื่นเอกสารและคุณสมบัติเพิ่มเติมต่างๆ ที่คุณต้องการ เช่น การดำเนินการที่รวดเร็วขึ้น นี่คือสิ่งที่คุณอาจต้องจ่าย:

ค่าธรรมเนียมการยื่นเอกสารของรัฐ

แต่ละรัฐมีค่าธรรมเนียมการยื่นฟ้เอกสารเป็นของตนเอง และค่าใช้จ่ายที่แน่นอนก็แตกต่างกันมาก ในรัฐต่างๆ เช่น เคนตักกี้ มีค่าบริการต่ำเพียง 40 ดอลลาร์เท่านั้น แต่ในเนวาดา เท็กซัส และรัฐอื่นๆ ค่าใช้จ่ายสูงถึง 200-300 ดอลลาร์ โดยเฉลี่ยแล้ว คาดว่าจะต้องจ่ายประมาณ 50–300 ดอลลาร์ ขึ้นอยู่กับแต่ละสถานที่

ค่าธรรมเนียมการดําเนินการแบบเร่งด่วน

หากคุณรีบเร่งที่จะจัดตั้งธุรกิจของคุณอย่างเป็นทางการ รัฐส่วนใหญ่เสนอบริการเร่งด่วนโดยมีค่าใช้จ่าย อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอีก 50–200 ดอลลาร์ ขึ้นอยู่กับเขตอำนาจศาล รัฐบางแห่งเสนอบริการแบบวันเดียวโดยมีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม ในขณะที่รัฐอื่นๆ อาจย่นขั้นตอนเหลือเพียงไม่กี่วันแทนที่จะเป็นหลายสัปดาห์

ค่าธรรมเนียมของตัวแทนที่จดทะเบียน

รัฐส่วนใหญ่กำหนดให้มีตัวแทนที่จดทะเบียนจึงจะสามารถรับเอกสารทางกฎหมายสำหรับธุรกิจของคุณได้ หากคุณไม่อยากทำสิ่งนี้ด้วยตนเองหรือกำลังจัดตั้งบริษัทในรัฐที่คุณไม่ได้อาศัยอยู่ คุณสามารถจ้างบริการตัวแทนที่จดทะเบียนได้ โดยปกติบริการเหล่านี้จะเรียกเก็บเงินประมาณ 100–300 ดอลลาร์ต่อปี

ความช่วยเหลือด้านกฎหมายหรือบริการเฉพาะทาง

หากคุณไม่ได้ยื่นเอกสารด้วยตัวเองและต้องการใช้ทนายความหรือบริการออนไลน์เช่น LegalZoom จะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม โดยทั่วไป ทนายความจะคิดค่าใช้จ่ายระหว่าง 500–2,500 ดอลลาร์ในการช่วยคุณยื่นเอกสาร ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของการจัดตั้งบริษัทของคุณ หากใช้บริการออนไลน์ ส่วนใหญ่แล้วระบบจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมคงที่

ค่าธรรมเนียมการตีพิมพ์ (หากจำเป็น)

รัฐบางแห่ง เช่น นิวยอร์ก กำหนดให้คุณต้องลงประกาศการจดทะเบียนบริษัทของคุณในหนังสือพิมพ์ท้องถิ่น อาจมีค่าใช้จ่ายอยู่ระหว่าง 50–2,000 ดอลลาร์ ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการเผยแพร่อะไรและที่ไหน

คุณต้องใช้ทนายความในการยื่นขอหนังสือสำคัญการจดทะเบียนหรือไม่

ไม่ คุณไม่จําเป็นต้องมีทนายความเพื่อยื่นหนังสือสำคัญการจดทะเบียน รัฐส่วนใหญ่ให้บริการแบบฟอร์มออนไลน์หรือเทมเพลตที่ดาวน์โหลดได้ และตราบใดที่คุณมีข้อมูลที่จําเป็นพร้อมแล้ว คุณสามารถยื่นขอหนังสือสำคัญได้โดยไม่ต้องใช้ความช่วยเหลือจากทนาย เจ้าของธุรกิจจํานวนมากเลือกเส้นทางนี้

กล่าวได้ว่า การจ้างทนายความ อาจเป็นประโยชน์ได้หากสถานการณ์ของคุณซับซ้อนมากขึ้น ตัวอย่างเช่น หากคุณจัดตั้งบริษัทที่มีผู้ถือหุ้นหลายราย ระดมทุนจากภายนอก หรือแก้ไขข้อกำหนดทางกฎหมายเฉพาะในอุตสาหกรรมของคุณ ทนายความสามารถอำนวยความสะดวกให้กับกระบวนการดังกล่าวได้ นอกจากนี้ พวกเขาจะช่วยคุณสร้างข้อกำหนดที่กำหนดเองสำหรับปัจจัยต่างๆ เช่น โครงสร้างหุ้นและการกำกับดูแล และสามารถตรวจสอบกฎเกณฑ์ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับการคุ้มครองอย่างเต็มที่