Als je in de VS een onderneming opricht, moet je van tevoren statuten indienen. Hierdoor krijgt je onderneming een officiële juridische identiteit en toegang tot aansprakelijkheidsbescherming, belastingvoordelen en meer. Bij het indienen van statuten moet je het juiste type entiteit kiezen, inzicht hebben in de specifieke vereisten van de staat en veelgemaakte fouten vermijden die in de toekomst tot problemen kunnen leiden.

Hieronder leggen we uit hoe je je statuten verkrijgt en hoe je ervoor zorgt dat dit proces voor je bedrijf soepel verloopt.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom heb je statuten nodig?
  
• Hoe bereid je je voor op het indienen van statuten?
  
• Welke gegevens heb je nodig voor statuten?
  
• Hoe verkrijg je statuten?
  
• Hoeveel kost het om statuten in te dienen?
  
• Heb je een advocaat nodig om statuten in te dienen?
  

Waarom heb je statuten nodig?

Statuten vormen de basis van je onderneming. Dit zijn de juridische documenten die je bedrijf officieel registreren bij de staat en er een erkende entiteit van maken. In de statuten staat je onderneming los van jou en wordt je persoonlijke aansprakelijkheid beperkt als er iets misgaat. Als je bedrijf bijvoorbeeld wordt geconfronteerd met een rechtszaak of een schuld, is het bedrijf verantwoordelijk voor de kosten, in plaats van jouw persoonlijke financiën.

Statuten formaliseren ook de structuur van je onderneming en beschrijven de belangrijkste details. Denk hierbij aan het aantal aandelen dat je kunt uitgeven, de verantwoordelijkheden van bestuurders en het algemene bestuurskader. Dit helpt toekomstige geschillen te voorkomen over wie wat bezit of hoe beslissingen worden genomen.

De artikelen helpen je onderneming meer legitimiteit te geven. Of je nu financiering probeert te krijgen, een bankrekening wilt openen of contracten met leveranciers wilt tekenen, mensen verwachten te zien dat je een echte juridische entiteit bent.

Hoe bereid je je voor op het indienen van statuten?

Voordat je statuten indient, moet je bepaalde voorbereidingen treffen om het proces te vergemakkelijken. Hieronder lees je wat je klaar moet hebben staan:

Bedrijfsnaam

Je hebt meer nodig dan alleen een unieke naam in jouw staat. Overweeg of je domein beschikbaar is, of de naam zal standhouden in merkdepots en meer. Als je nu je naam veiligstelt, voorkom je latere uitdagingen, of het nu gaat om branding of juridische kwesties.

Bedrijfsstructuur

Denk vooruit bij het kiezen van een structuur. C-vennootschappen (C corps) zijn geschikt als je bijvoorbeeld van plan bent om investeerders aan te trekken, maar ze betalen dubbele belasting. S-vennootschappen (S corps) omzeilen dat probleem, maar ze hebben aandeelhouderslimieten die je kunnen verhinderen om snel te groeien. Elke optie heeft fiscale en operationele gevolgen die zorgvuldig overwogen moeten worden.

Geregistreerde agent

Je geregistreerde agent is het juridische aanspreekpunt van je bedrijf voor belangrijke documenten. Ze moeten betrouwbaar en beschikbaar zijn tijdens kantooruren. Als je in meerdere staten actief bent, kan het zinvol zijn om een professionele dienst te kiezen die de details overal kan beheren, in plaats van te vertrouwen op een particulier.

Bestuur en directieleden

Zelfs als je klein begint, moet je een lijst maken van directeuren en functionarissen - mensen die verantwoordelijk zijn voor de belangrijkste beslissingen en de dagelijkse activiteiten van het bedrijf. Stel je bestuursstructuur vast: wie neemt de belangrijkste beslissingen, hoe vaak komt de raad van bestuur bijeen en hoe documenteer je de bedrijfsactiviteiten.

Voorraadstructuur

Bepaal hoeveel aandelen je gaat autoriseren, verschillende aandelenklassen (bijv. gewone versus preferente aandelen), stemrechten en liquidatievoorkeuren. Denk na over de impact van je beslissingen op activiteiten zoals fondsenwerving en toekomstige aandelensplitsingen.

Kosten en aangiftevereisten

Elke staat heeft zijn eigen kosten voor aangifte en aangiftevereisten. Sommige staten vereisen jaarverslagen, franchisebelasting of de publicatie van statuten. Als je in meerdere staten actief bent, moet je je daar ook registreren als buitenlandse onderneming.

Welke gegevens heb je nodig voor statuten?

Je moet uitgebreide informatie over je onderneming hebben voordat je statuten kunt indienen. Bereid je voor om de volgende informatie te verstrekken:

• Bedrijfsnaam: Dit is je officiële wettelijke naam. Deze moet uniek zijn in jouw staat en alle verplichte aanduidingen bevatten, zoals “Inc.” of “Corp.”.

• Zakelijk doel: Schrijf een verklaring over wat je onderneming feitelijk gaat doen. Dit kan vrij algemeen zijn (bijv. “het ontplooien van elke wettige activiteit”), tenzij je staat specifieke regels heeft of je branche een meer gedetailleerde beschrijving vereist.

• Adres van het hoofdkantoor: Dit is het fysieke adres waar je bedrijf gevestigd zal zijn. Zelfs als je op afstand of vanuit een coworkingruimte werkt, heb je een fysieke locatie nodig voor officiële correspondentie.

• Gegevens van de geregistreerde agent: Geef de naam en het fysieke adres van je geregistreerde agent. Dit moet een fysiek adres zijn in de staat waar je je onderneming opricht.

• Gegevens van de oprichters: Verzamel de namen en adressen van de mensen die de artikelen indienen. Zij zijn verantwoordelijk voor het ondertekenen en indienen van het document bij de staat. Als je een individuele oprichter bent, voeg je hier je eigen informatie toe.

• Gegevens van het bestuur: Hierbij hoort je eerste raad van bestuur. Zelfs als je raad van bestuur nog niet volledig is ingesteld, moet je een lijst maken van de mensen die in eerste instantie het bedrijf zullen besturen.

• Toegestane aandelen: Bepaal hoeveel aandelen je onderneming mag uitgeven en of je verschillende soorten aandelen hebt. Hiermee wordt het vermogen van je bedrijf vastgesteld.

• Duur van de onderneming: De meeste ondernemingen zijn ontworpen om voor onbepaalde tijd te bestaan. Maar als je een bedrijf opricht met een vaste einddatum voor een specifiek project of onderneming, kun je die datum hier opnemen.

• Diverse bepalingen: Afhankelijk van de staat kan er ruimte zijn om aangepaste bepalingen toe te voegen, zoals details over stemrechten van aandeelhouders en schadeloosstellingsclausules voor bestuurders en functionarissen. Deze kunnen helpen bij het implementeren van specifieke regels voor de manier waarop je onderneming opereert, vooral als je unieke bestuursbehoeften hebt.

Hoe verkrijg je statuten?

Zodra je je informatie hebt voorbereid, is het tijd om je statuten in te dienen. Hier is een stapsgewijze handleiding voor het proces.

Controleer de vereisten van je staat

Elke staat heeft iets andere regels en formulieren, dus begin met het bezoeken van de website van de Secretary of State (of gelijkwaardig) van je staat. Hier vind je de specifieke formulieren, kosten en instructies voor het indienen van statuten.

Vul de statuten in

De meeste staten bieden een sjabloon of leeg formulier voor statuten. Je kunt dit meestal online doen, maar in sommige staten is het nog steeds mogelijk of verplicht om dit per post te doen. Als je samenwerkt met een jurist of belastingadviseur, kunnen zij dit formulier controleren op fouten.

Betaal de aangiftekosten

De aangiftekosten verschillen per staat en variëren meestal van $ 50 tot een paar honderd dollar. Zorg dat je met een creditcard kunt betalen als je online aangifte doet of per cheque als je per post aangifte doet. Bewaar een kopie van het betalingsbewijs voor het geval je het later nodig hebt.

Dien je artikelen in

Dien je artikelen online of per post in, afhankelijk van de procedure in jouw staat. Sommige staten bieden een versnelde procedure tegen een extra vergoeding, wat handig kan zijn als je je onderneming snel nodig hebt voor zakelijke deals, contracten of belastingzaken.

Wacht op goedkeuring

Na het indienen beoordeelt je staat je artikelen en keurt ze goed of stuurt ze terug als er iets ontbreekt of onjuist is. De tijdlijn kan variëren afhankelijk van de staat en of je hebt betaald voor een versnelde procedure. Zodra de staat je artikelen goedkeurt, krijg je een oprichtingsakte, het officiële bewijs dat je onderneming legaal is opgericht.

Organiseer je bedrijfsdocumenten

Maak na goedkeuring een bedrijfsmap of digitale map met al je belangrijke documenten, waaronder de goedgekeurde statuten, aandelencertificaten en verslagen van je eerste bestuursvergadering. Je hebt deze nodig voor toekomstige naslag, vooral als je kapitaal aantrekt of formele contracten aangaat.

Registreer voor aanvullende vereisten

Afhankelijk van je bedrijf en waar je actief bent, moet je je misschien registreren voor andere licenties, vergunningen of een Taxpayer Identification Number (TIN). Je hebt bijvoorbeeld een werkgeversidentificatienummer (EIN) nodig van de Amerikaanse belastingdienst (IRS), bedrijfsvergunningen van lokale autoriteiten of buitenlandse kwalificatie als je in andere staten actief bent.

Zodra dit proces is voltooid, is je onderneming officieel opgericht. Je kunt nu aandelen uitgeven, contracten ondertekenen als een bedrijf en je onderneming runnen met de aansprakelijkheidsbescherming van een vennootschap.

Hoeveel kost het om statuten in te dienen?

De kosten voor het indienen van je statuten zijn afhankelijk van de staat waarin je de statuten indient en eventuele extra functies die je wilt, zoals een snellere verwerking. Dit is wat je uiteindelijk zou kunnen betalen:

Kosten voor aangifte in de staat

Elke staat heeft zijn eigen kosten voor aangifte en de exacte kosten variëren sterk. In staten zoals Kentucky is dit slechts $ 40. Maar in Nevada, Texas en andere staten lopen de kosten op tot een paar honderd dollar. Reken op een gemiddelde betaling van $50 tot $300, afhankelijk van de locatie.

Kosten voor versnelde verwerking

Als je haast hebt om je onderneming officieel op te richten, bieden de meeste staten tegen betaling een versnelde service aan. Dit kan $ 50 tot $ 200 extra kosten, afhankelijk van het rechtsgebied. Sommige staten bieden service op dezelfde dag tegen een extra vergoeding, terwijl andere de procedure kunnen inkorten tot een paar dagen in plaats van weken.

Kosten voor een geregistreerde agent

In de meeste staten heb je een geregistreerde agent nodig om juridische documenten voor je onderneming te ontvangen. Als je dit niet zelf wilt doen of als je een vennootschap opricht in een staat waar je niet woont, kun je een geregistreerde agent inhuren. Deze diensten kosten meestal ongeveer tussen de $ 100 en $ 300 per jaar.

Juridische of professionele hulp

Als je niet zelf aangifte doet en liever een advocaat of een online dienst zoals LegalZoom gebruikt, zijn er extra kosten aan verbonden. Advocaten rekenen doorgaans tussen de $ 500 en $ 2500 om je te helpen bij het indienen, afhankelijk van hoe ingewikkeld je oprichting is. Als je een online dienst gebruikt, wordt vaak een vast bedrag in rekening gebracht.

Publicatiekosten (indien nodig)

Een paar staten, zoals New York, vereisen dat je een aankondiging in lokale kranten publiceert waarin je je oprichting aankondigt. Dit kan tussen de $ 50 en $ 2.000 kosten, afhankelijk van waar en wat je moet publiceren.

Heb je een advocaat nodig om statuten in te dienen?

Nee, je hebt geen advocaat nodig om statuten in te dienen. De meeste staten bieden een online formulier of een sjabloon dat je kunt downloaden. En zolang je de vereiste informatie bij de hand hebt, kun je de artikelen zonder juridische hulp indienen. Veel bedrijfseigenaren kiezen deze route.

Desondanks kan het inhuren van een advocaat nuttig zijn als je situatie complexer is. Als je bijvoorbeeld een onderneming met meerdere aandeelhouders wilt oprichten, externe financiering wilt aantrekken of wilt voldoen aan specifieke wettelijke vereisten in je branche, kan een advocaat de procedure vergemakkelijken. Ze kunnen je ook helpen om aangepaste bepalingen op te stellen voor factoren zoals aandelenstructuur en bestuur, en ze kunnen je statuten herzien om ervoor te zorgen dat je volledig beschermd bent.