Lorsque vous créez une société aux États-Unis, vous devez déposer ses statuts constitutifs à l’avance. Cela donne à votre entreprise son identité juridique officielle et lui permet d’accéder à une protection en matière de responsabilité, à des avantages fiscaux, etc. Lors de la déclaration des statuts constitutifs, vous devez choisir le type d’entité approprié, comprendre les exigences en fonction de l’État et éviter les erreurs courantes qui pourraient créer des problèmes ultérieurement.

Ci-dessous, nous abordons la manière d’obtenir vos statuts et de vous assurer que ce processus se déroule sans heurts pour votre entreprise.

Que contient cet article?

• Rôle des statuts constitutifs
  
• Préalables à la déclaration des statuts constitutifs
  
• Renseignements nécessaires aux statuts constitutifs
  
• Déclaration des statuts constitutifs
  
• Coût de la déclaration des statuts constitutifs
  
• Avez-vous besoin d’un avocat pour la déclaration des statuts constitutifs?
  

Rôle des statuts constitutifs

Les statuts constitutifs constituent le fondement de votre entreprise. Il s’agit des documents juridiques qui l’enregistrent officiellement auprès de l’État et en font une entité reconnue. Les statuts instaurent votre entreprise comme une entité distincte de vous, ce qui limite votre responsabilité personnelle en cas de problème. Par exemple, si votre entreprise fait face à une poursuite ou est endettée, ce n’est pas vous qui êtes personnellement responsable des coûts associés, c’est l’entreprise.

Les statuts constitutifs officialisent également la structure de l’entreprise et en décrivent les grandes lignes. Il peut s’agir du nombre d’actions que vous pouvez émettre, des responsabilités des administrateurs et du cadre de gouvernance global. Ces dispositions permettent d’éviter de futurs litiges sur qui possède quoi ou sur la manière dont les décisions sont prises.

Les statuts contribuent à asseoir la légitimité de votre entreprise. Que vous essayiez d’obtenir des financements, d’ouvrir un compte bancaire ou de signer des contrats avec des fournisseurs, vous devez montrer que vous êtes une véritable entité juridique.

Préalables à la déclaration des statuts constitutifs

Avant la déclaration des statuts constitutifs, vous devez vous y préparer pour faciliter le processus. Préparez les éléments suivants :

Nom de l’entreprise

Un nom unique dans votre État ne suffit pas. Vérifiez que votre nom de domaine est disponible, déterminez si le nom sera pérennisé dans les marques déposées, etc. L’enregistrement de votre nom vous permet d’éviter les contestations ultérieures, qu’elles soient de nature juridique ou relatives à la marque.

Structure de l’entreprise

Pensez à l’avenir lors du choix de la structure. Les entreprises de type C conviennent si vous envisagez d’attirer des investisseurs, par exemple, mais elles sont soumises à la double imposition. Les entreprises de type S évitent ce problème, mais leur nombre d’actionnaires est limité, ce qui peut nuire à une croissance rapide. Chaque possibilité entraîne des conséquences fiscales et opérationnelles à examiner attentivement.

Agent enregistré

Votre agent enregistré est le point de contact officiel de votre entreprise pour les documents importants. Il doit être fiable et disponible pendant les heures de bureau. Si vous exercez vos activités dans plusieurs États, il peut être judicieux de choisir un service professionnel capable de gérer les détails partout, plutôt que de dépendre d’une personne.

Conseil d’administration et dirigeants

Même si vous commencez petit, vous devrez dresser la liste des administrateurs et des dirigeants, c’est-à-dire des personnes qui seront responsables des grandes décisions de l’entreprise et des opérations quotidiennes. Déterminez la structure de gouvernance de votre entreprise : qui prend les grandes décisions, à quelle fréquence le conseil d’administration se réunira et comment vous documenterez les activités de l’entreprise.

Structure de l’actionnariat

Déterminez le nombre d’actions que vous autorisez, les différentes catégories d’actions (par exemple, ordinaires ou privilégiées), les droits de vote et les préférences en matière de liquidation. Réfléchissez à l’incidence de vos décisions sur des activités telles que les collectes de fonds et les répartitions futures du capital.

Frais et règles de déclaration

Chaque État a ses propres règles, tant pour les frais que pour la déclaration. Certains États exigent des rapports annuels, un impôt du privilège ou la publication d’un avis de constitution. Si vous exercez vos activités dans plusieurs États, vous devrez également vous enregistrer en tant que société étrangère dans ces États.

Renseignements nécessaires aux statuts constitutifs

Avant la déclaration des statuts constitutifs, réunissez tous les renseignements sur votre entreprise dont vous aurez besoin. Préparez-vous à fournir les renseignements suivants :

• Nom de l’entreprise : Il s’agit de votre dénomination sociale officielle. Elle doit être unique dans votre État et comprendre toutes les désignations requises, telles que « Inc. » ou « Corp. ».

• Objectif de l’entreprise : Rédigez une déclaration sur l’activité réelle de votre entreprise. La description peut être assez générale (par exemple, « se livrer à une activité licite »), sauf si votre État a des règles particulières ou si votre secteur d’activité exige une description plus détaillée.

• Adresse du siège social : Il s’agit de l’adresse physique où votre entreprise sera domiciliée. Même si vous travaillez à distance ou dans un espace de cotravail, vous aurez besoin d’un emplacement physique pour la correspondance officielle.

• Renseignements sur l’agent enregistré : Indiquez le nom et l’adresse physique de votre agent enregistré. Il doit s’agir d’une adresse physique dans l’État où vous vous constituez en société.

• Renseignements sur les fondateurs : Rassemblez les noms et adresses des personnes qui déclarent les statuts. Ils doivent signer le document avant de le soumettre à l’État. Si vous êtes le seul fondateur, vous devez mentionner vos propres renseignements ici.

• Renseignements sur les administrateurs : Il s’agit des membres initiaux du conseil d’administration. Même si votre conseil d’administration n’est pas entièrement fixé, vous devez dresser la liste des personnes qui auront initialement le rôle de diriger l’entreprise.

• Actions autorisées : Déterminez le nombre d’actions que votre société est autorisée à émettre et s’il existera différentes catégories d’actions. Cela permet d’établir la structure du capital de votre entreprise.

• Durée de la société : La plupart des entreprises sont conçues pour exister sans limite de temps. Cependant, si vous créez une entreprise avec une date de fin fixée en fonction d’une initiative ou d’un projet particulier, vous pouvez mentionner la date ici.

• Dispositions diverses : En fonction de l’État, il est possible d’ajouter des dispositions personnalisées telles que des détails sur les droits de vote des actionnaires et des clauses d’indemnisation pour les administrateurs et les dirigeants. Ces dispositions peuvent vous aider à mettre en place des règles précises sur le fonctionnement de votre entreprise, en particulier si vous avez des besoins spéciaux en matière de gouvernance.

Déclaration des statuts constitutifs

Une fois que vous avez préparé vos renseignements, il est temps d’effectuer la déclaration des statuts constitutifs. Ci-dessous figure la procédure détaillée pour le faire :

Vérifier les exigences de l’État

Chaque État possède ses propres règles et formulaires, qui peuvent différer légèrement, alors commencez par visiter le site Web du bureau du secrétaire d’État concerné (ou l’équivalent). Vous y trouverez les formulaires, les frais applicables et les instructions de déclaration des statuts constitutifs.

Remplir le formulaire des statuts constitutifs

La plupart des États fournissent un modèle ou un formulaire vierge pour les statuts constitutifs. Vous pouvez généralement le remplir en ligne, mais certains États autorisent ou exigent toujours de le faire par courrier. Si vous travaillez avec un professionnel du droit ou de la fiscalité, il peut vérifier que le formulaire est exempt d’erreurs.

Payer les frais de déclaration

Les frais de déclaration varient d’un État à l’autre, allant généralement de 50 $ à quelques centaines de dollars. Préparez-vous à payer par carte de crédit si vous produisez votre déclaration en ligne ou par chèque si vous la soumettez par la poste. Conservez un exemplaire du reçu de paiement au cas où vous en auriez besoin plus tard.

Soumettre les statuts

Soumettez vos statuts en ligne ou par courrier, selon le processus exigé par l’État. Certains États offrent un traitement accéléré moyennant des frais supplémentaires, ce qui peut être utile si vous avez besoin de créer votre société rapidement pour des transactions commerciales, des contrats ou des raisons fiscales.

Attendre l’approbation

Après la soumission, l’État examinera vos statuts et les approuvera ou les renverra s’il manque quelque chose ou en cas d’erreur. Le délai peut varier en fonction de l’État et du fait que vous ayez payé ou non pour un service accéléré. Une fois que l’État aura approuvé vos statuts, il vous délivrera un certificat de constitution, qui est la preuve officielle que votre entreprise est légalement constituée.

Organiser les documents d’entreprise

Après approbation, créez un classeur d’entreprise ou un dossier numérique avec tous vos documents importants, y compris les statuts constitutifs approuvés, les règlements administratifs, les certificats d’actions et les comptes rendus de votre première réunion du conseil d’administration. Vous aurez besoin de le consulter ultérieurement, en particulier pour réunir des capitaux ou conclure des contrats formels.

Autres démarches obligatoires

En fonction de votre entreprise et de l’endroit où vous exercez vos activités, vous devrez peut-être effectuer des démarches pour obtenir des licences, des permis ou un numéro d’identification fiscale (TIN). Par exemple, vous aurez peut-être besoin d’un numéro d’identification d’employeur (EIN) de l’IRS (Internal Revenue Service), de permis d’exploitation délivrés par les autorités locales ou d’un diplôme étranger si vous exercez vos activités dans d’autres États.

Une fois ce processus terminé, votre entreprise est officiellement constituée. Vous pouvez alors émettre des actions, signer des contrats en tant que société et exploiter votre entreprise en bénéficiant de la protection en matière de responsabilité offerte par la constitution en société.

Coût de la déclaration des statuts constitutifs

Le coût de la déclaration des statuts constitutifs dépend de l’État concerné et des options supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin, comme un traitement accéléré. Au final, les frais peuvent être les suivants :

Frais d’envoi de déclaration à un État

Chaque État a ses propres frais de déclaration et le coût précis varie considérablement. Dans certains États, comme le Kentucky, il est seulement de 40 $. Mais au Nevada, au Texas et dans d’autres États, le coût peut atteindre quelques centaines de dollars. En moyenne, attendez-vous à payer entre 50 $ et 300 $, selon l’endroit.

Frais de traitement accéléré

Si le temps presse pour créer officiellement votre entreprise, la plupart des États offrent un service accéléré moyennant un supplément. En fonction de l’endroit, le coût peut être majoré de 50 $ à 200 $. Certains États offrent un service le jour même moyennant des frais supplémentaires, tandis que d’autres peuvent simplement réduire le processus à quelques jours, au lieu de plusieurs semaines.

Frais pour l’agent enregistré

La plupart des États exigent qu’un agent enregistré reçoive les documents juridiques de l’entreprise. Si vous ne souhaitez pas le faire vous-même ou si votre entreprise est constituée dans un État où vous ne résidez pas, vous pouvez faire appel à un service d’agent enregistré. Ces services sont généralement facturés entre 100 $ et 300 $ par an.

Aide juridique ou professionnelle

Si vous ne déposez pas vous-même votre déclaration et que vous préférez faire appel à un avocat ou à un service en ligne tel que LegalZoom, des frais supplémentaires s’appliquent. Selon la complexité du dossier, les avocats facturent généralement entre 500 $ et 2 500 $ pour vous aider à produire votre déclaration des statuts constitutifs. Si vous faites appel à un service en ligne, les frais seront souvent fixes.

Frais de publication (si nécessaire)

Quelques États, comme New York, exigent que vous publiiez un avis dans les journaux locaux pour annoncer la constitution de votre entreprise. Cela peut coûter entre 50 et 2 000 dollars, selon l’endroit et le contenu de la publication.

Avez-vous besoin d’un avocat pour la déclaration des statuts constitutifs?

Non, vous n’avez pas besoin d’avocat pour la déclaration des statuts constitutifs. La plupart des États proposent un formulaire en ligne ou un modèle téléchargeable. Tant que vous disposez des renseignements requis, vous pouvez effectuer la déclaration des statuts constitutifs sans aide juridique. De nombreux propriétaires d’entreprise choisissent cette voie.

Cela dit, il peut être utile de recourir à un avocat si votre situation est plus complexe. Par exemple, si vous créez une société avec plusieurs actionnaires, si vous avez recours à un financement externe ou si vous devez respecter des exigences juridiques particulières à votre secteur, un avocat peut vous faciliter les choses. Les avocats peuvent également vous aider à rédiger des dispositions personnalisées pour des éléments tels que la structure de l’actionnariat et la gouvernance, et ils peuvent examiner vos règlements administratifs pour s’assurer que votre protection est adéquate.