Wenn Sie eine Kapitalgesellschaft in den USA gründen, müssen Sie vorab eine Gründungsurkunde einreichen. Dadurch erhält Ihr Unternehmen eine offizielle rechtliche Identität und Zugang zu Haftungsschutz, Steuervorteilen und mehr. Bei der Einreichung der Gründungsurkunde müssen Sie die richtige Unternehmensform wählen, die landesspezifischen Anforderungen verstehen und häufige Fehler vermeiden, die in der Zukunft zu Problemen führen können.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre Satzung erhalten und wie Sie sicherstellen, dass dieser Prozess für Ihr Unternehmen reibungslos verläuft.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wozu benötigen Sie eine Satzung?
  
• Vorbereitung auf die Einreichung der Satzung
  
• Welche Informationen benötigen Sie für die Satzung?
  
• So erhalten Sie die Satzung
  
• Wie viel kostet die Einreichung der Satzung?
  
• Benötigen Sie einen Anwalt für die Einreichung der Satzung?
  

Wozu benötigen Sie eine Satzung?

Die Satzung bildet die Grundlage Ihres Unternehmens. Es handelt sich dabei um die rechtlichen Dokumente, mit denen Ihr Unternehmen offiziell bei dem Bundesstaat eingetragen wird und zu einem erfassten Unternehmen wird. Durch die Satzung wird Ihr Unternehmen von Ihnen getrennt, so dass Ihre persönliche Haftung im Falle eines Scheiterns begrenzt ist. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise mit einem Rechtsstreit oder einer Forderung konfrontiert ist, ist das Unternehmen für die Kosten verantwortlich und nicht Ihre persönlichen Finanzen.

Die Satzung formalisiert auch die Struktur Ihres Unternehmens und legt wichtige Details fest. Dazu können die Anzahl der Aktien, die Sie ausgeben können, die Pflichten der Direktorinnen/Direktoren und das Governance-Framework insgesamt gehören. Dies hilft, zukünftige Streitigkeiten darüber zu vermeiden, wem was gehört oder wie Entscheidungen getroffen werden.

Die Satzung trägt dazu bei, Ihrem Unternehmen Legitimität zu verleihen. Ganz gleich, ob Sie versuchen, eine Finanzierung zu sichern, ein Bankkonto zu eröffnen oder Verträge mit Anbietern abzuschließen, man erwartet von Ihnen, dass Sie tatsächlich eine juristische Person sind.

Vorbereitung auf die Einreichung der Satzung

Bevor Sie die Satzung einreichen, sollten Sie einige Vorbereitungen treffen, um den Prozess zu erleichtern. Folgendes sollten Sie bereithalten:

Firmenname

Sie benötigen mehr als nur einen eindeutigen Namen in Ihrem Bundesstaat. Berücksichtigen Sie, ob Ihre Domain verfügbar ist, ob der Name in Markenanmeldungen Bestand haben wird und vieles mehr. Die Sicherung Ihres Namens hilft Ihnen nun, spätere Herausforderungen zu vermeiden, ganz gleich, ob es sich um Branding- oder rechtliche Probleme handelt.

Unternehmensstruktur

Denken Sie bei der Auswahl einer Struktur voraus. C-Corporations (C-Corps) eignen sich beispielsweise, wenn Sie planen, Investoren anzuziehen, die aber doppelt besteuert werden. Bei S-Corporations (S-Corps) wird dieses Problem umgangen, aber sie haben Aktionärsbeschränkungen, die eine schnelle Expanision verhindern können. Jede Option hat steuerliche und betriebliche Konsequenzen, die sorgfältig abgewogen werden müssen.

Registrierte Vertretung

Ihre eingetragene Vertretung ist der rechtliche Ansprechpartner Ihres Unternehmens für wichtige Dokumente. Sie muss zuverlässig und während der Geschäftszeiten verfügbar sein. Wenn Sie in mehreren Bundesstaaten tätig sind, kann es sinnvoll sein, einen professionellen Beratungsservice zu wählen, der die Details überall verwalten kann, anstatt sich auf eine Einzelperson zu verlassen.

Vorstand und leitende Angestellte

Selbst wenn Sie klein anfangen, müssen Sie eine Liste der Geschäftsführer/innen und leitenden Angestellten erstellen – Personen, die für die wichtigsten Entscheidungen und das Tagesgeschäft des Unternehmens verantwortlich sind. Legen Sie Ihre Corporate-Governance-Struktur fest: Wer trifft wichtige Entscheidungen, wie oft tritt der Vorstand zusammen und wie dokumentieren Sie die Unternehmensaktivitäten.

Aktienstruktur

Bestimmen Sie, wie viele Aktien Sie genehmigen, verschiedene Aktienklassen (z. B. Stammaktien vs. Vorzugsaktien), Stimmrechte und Liquidationspräferenzen. Überlegen Sie, wie sich Ihre Entscheidungen auf Aktivitäten wie Fundraising und zukünftige Aktiensplits auswirken werden.

Gebühren und Meldepflichten

Jeder Bundesstaat hat seine eigenen Anmeldegebühren und Meldepflichten. Einige Bundesstaaten verlangen Jahresberichte, Franchise-Steuern oder die Veröffentlichung einer Gründungsmitteilung. Wenn Sie in mehreren Bundesstaaten tätig sind, müssen Sie sich dort auch als ausländisches Unternehmen registrieren.

Welche Angaben benötigen Sie für die Satzung?

Sie benötigen umfassende Informationen über Ihr Unternehmen, bevor Sie die Satzung einreichen. Halten Sie folgende Informationen bereit:

• Firmenname: Dies ist Ihr offizieller rechtsgültiger Name. Er muss in Ihrem Bundesstaat eindeutig sein und alle erforderlichen Bezeichnungen enthalten, z. B. „Inc.“ oder „Corp.“

• Geschäftszweck: Verfassen Sie eine Erklärung darüber, was Ihr Unternehmen tatsächlich tun wird. Dies kann ziemlich allgemein gehalten sein (z. B. „einer rechtmäßigen Tätigkeit nachgehen“), es sei denn, Ihr Bundesstaat hat spezielle Vorschriften oder Ihre Branche verlangt eine detailliertere Beschreibung.

• Adresse des Hauptsitzes: Dies ist die physische Adresse, an der Ihr Unternehmen seinen Sitz haben wird. Selbst wenn Sie aus der Ferne oder von einem Coworking Space aus arbeiten, benötigen Sie einen physischen Ort für die offizielle Korrespondenz.

• Informationen zur eingetragenen Vertretung: Geben Sie den Namen und die physische Adresse Ihrer eingetragenen Vertretung an. Dabei muss es sich um eine physische Adresse in dem Bundesstaat handeln, in dem Sie das Unternehmen gründen.

• Informationen der Gründer/innen: Stellen Sie die Namen und Adressen der Personen zusammen, die die Satzung einreichen. Sie sind dafür verantwortlich, das Dokument zu unterzeichnen und an den Bundesstaat zu übermitteln. Wenn Sie ein/e Einzelgründer/in sind, geben Sie hier Ihre eigenen Informationen an.

• Informationen zu den Geschäftsführern/Geschäftsführerinnen: Dies gilt auch für Ihren ersten Vorstand. Auch wenn Ihr Vorstand noch nicht vollständig besetzt ist, müssen Sie die Personen auflisten, die zunächst die Rolle der Leitung des Unternehmens übernehmen werden.

• Genehmigte Anteile: Bestimmen Sie, wie viele Aktien Ihr Unternehmen ausgeben darf und ob Sie verschiedene Aktiengattungen haben werden. Dies legt die Eigenkapitalstruktur Ihres Unternehmens fest.

• Dauer der Gesellschaft: Die meisten Unternehmen sind auf unbestimmte Zeit ausgelegt. Wenn Sie jedoch ein Unternehmen mit einem festgelegten Enddatum für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Unternehmung gründen, können Sie dieses Datum hier angeben.

• Sonstige Bestimmungen: Je nach Bundesstaat besteht ggf. die Möglichkeit, nutzerdefinierte Bestimmungen hinzuzufügen, wie z. B. Details zu den Stimmrechten der Aktionäre und Entschädigungsklauseln für Direktoren und leitende Angestellte. Diese können bei der Implementierung spezifischer Regeln für die Arbeitsweise Ihres Unternehmens helfen, insbesondere wenn Sie besondere Anforderungen an die Unternehmensführung haben.

So erhalten Sie die Satzung

Sobald Sie Ihre Informationen vorbereitet haben, ist es an der Zeit, Ihre Satzung einzureichen. Hier finden Sie eine schrittweise Anleitung für den Prozess.

Prüfen Sie die Anforderungen Ihres Bundesstaats

Jeder Bundesstaat hat leicht unterschiedliche Regeln und Formulare, also besuchen Sie zunächst die Website des Secretary of State's des Bundesstaats (oder einer gleichwertigen Stelle). Hier finden Sie die spezifischen Formulare, Gebühren und Anweisungen zur Einreichung der Satzung.

Füllen Sie die Formular für die Satzung aus

Die meisten Bundesstaaten stellen eine Vorlage oder ein leeres Formular für die Satzung zur Verfügung. Sie können dies in der Regel online ausfüllen, aber einige Bundesstaaten erlauben oder verlangen immer noch, dass Sie die Einreichung per Post vornehmen. Wenn Sie mit einer Rechts- oder Steuerberatung zusammenarbeiten, kann dieses das Formular überprüfen, um Fehler zu finden.

Anmeldegebühr zahlen

Die Anmeldegebühren variieren je nach Bundesstaat und liegen in der Regel zwischen 50 und einigen hundert Dollar. Halten Sie sich bereit, per Kreditkarte zu zahlen, wenn Sie den Antrag online stellen, oder per Scheck, wenn Sie ihn per Post einreichen. Bewahren Sie eine Kopie des Zahlungsbelegs auf, falls Sie später darauf zurückgreifen müssen.

Satzung übermitteln

Reichen Sie Ihre Satzung entweder online oder per Post ein, je nach Verfahren in Ihrem Bundesstaat. Einige Bundesstaaten bieten eine beschleunigte Bearbeitung gegen eine zusätzliche Gebühr an. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie Ihr Unternehmen aufgrund von Geschäftsabschlüssen, Verträgen oder aus steuerlichen Gründen schnell gründen müssen.

Auf Genehmigung warten

Nach der Antragstellung überprüft Ihr Bundesstaat Ihre Satzung und genehmigt sie entweder oder sendet sie zurück, wenn etwas fehlt oder falsch ist. Die Frist kann je nach Bundesstaat variieren und danach, ob Sie für den Express-Service bezahlt haben. Sobald der Bundesstaat Ihre Satzung genehmigt hat, stellt er Ihnen eine Gründungsurkunde aus, die Ihr offizieller Beweis dafür ist, dass Ihr Unternehmen legal gegründet wurde.

Unternehmensdokumente organisieren

Legen Sie nach der Genehmigung einen Unternehmensordner oder eine digitale Mappe mit all Ihren wichtigen Dokumenten an, einschließlich der genehmigten Gründungsurkunde, der Satzung, der Aktienzertifikate und der Aufzeichnungen Ihrer ersten Vorstandssitzung. Sie benötigen diese als zukünftige Referenz, insbesondere wenn Sie Kapital beschaffen oder formelle Verträge abschließen.

Anmeldung für zusätzliche Anforderungen

Je nach Ihrem Unternehmen und Ihrem Standort müssen Sie sich möglicherweise für andere Lizenzen, Genehmigungen oder eine Steuerzahleridentifikationsnummer (TIN) registrieren. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) vom Internal Revenue Service (IRS), Geschäftslizenzen von lokalen Behörden oder ausländische Qualifikationen, wenn Sie in anderen Bundesstaaten tätig sind.

Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, wird Ihr Unternehmen offiziell eingetragen. Sie können jetzt Aktien ausgeben, Verträge als Kapitalgesellschaft unterzeichnen und Ihr Unternehmen mit dem Haftungsschutz der Unternehmensgründung betreiben.

Wie viel kostet die Einreichung der Satzung?

Die Kosten für die Einreichung Ihrer Satzung hängen vom Bundesstaat ab, in dem Sie die Unternehmensgründung anmelden, sowie von den zusätzlichen Funktionen, die Sie wünschen, wie z. B. einer schnelleren Verarbeitung. Das könnten Sie am Ende bezahlen:

Bundesstaatliche Anmeldegebühren

In jedem Bundesstaat gelten eigene Anmeldegebühren und die genauen Kosten variieren stark. In Bundesstaaten wie Kentucky sind es sogar nur 40 US-Dollar. Aber in Nevada, Texas und anderen Bundesstaaten liegen die Kosten bei ein paar hundert Dollar. Im Durchschnitt müssen Sie je nach Standort mit zwischen 50 und 300 US-Dollar rechnen.

Gebühren für beschleunigte Bearbeitung

Wenn Sie es eilig haben, Ihr Unternehmen offiziell zu gründen, bieten die meisten Bundesstaaten einen kostenpflichtigen beschleunigten Service an. Dies kann je nach Zuständigkeitsbereich zusätzliche 50 bis 200 US-Dollar betragen. Einige Bundesstaaten bieten den Service am selben Tag gegen eine zusätzliche Gebühr an, während andere den Prozess nur auf wenige Tage statt Wochen verkürzen.

Gebühr für registrierte Vertretung

In den meisten US-Bundesstaaten ist eine registrierte Vertretung erforderlich, um rechtliche Dokumente für Ihr Unternehmen entgegenzunehmen. Wenn Sie dies nicht selbst tun möchten oder sich in einem Bundesstaat niederlassen, in dem Sie nicht leben, können Sie eine registrierte Vertretung beauftragen. Diese Dienstleistungen kosten in der Regel etwa 100 bis 300 US-Dollar pro Jahr.

Rechtliche Hilfe oder Unterstützung durch Experten/Expertinnen

Wenn Sie den Antrag nicht selbst stellen möchten und lieber einen Anwalt/eine Anwältin oder einen Online-Dienst wie LegalZoom beauftragen möchten, fallen zusätzliche Kosten an. Anwälte/Anwältinnen verlangen in der Regel zwischen 500 und 2.500 US-Dollar, um Ihnen bei der Antragstellung zu helfen, je nachdem, wie kompliziert Ihre Unternehmensgründung ist. Wenn Sie einen Online-Dienst nutzen, wird oft eine Pauschalgebühr erhoben.

Veröffentlichungsgebühren (falls erforderlich)

Einige Bundesstaaten, wie z. B. New York, verlangen, dass Sie eine Bekanntmachung in lokalen Zeitungen veröffentlichen, in der Ihre Unternehmensgründung angekündigt wird. Dies kann zwischen 50 und 2.000 US-Dollar kosten, je nachdem, wo und was Sie veröffentlichen müssen.

Benötigen Sie einen Anwalt/eine Anwältin, die die Anmeldung der Satzung für Sie vornimmt?

Nein, Sie benötigen keinen Anwalt/keine Anwältin, um die Satzung einzureichen. Die meisten Bundesstaaten bieten ein Online-Formular oder eine Vorlage zum Herunterladen an. Und solange Sie die erforderlichen Informationen zur Hand haben, können Sie die Satzung ohne juristische Unterstützung einreichen. Viele Geschäftsinhaber/innen entscheiden sich für diesen Weg.

Dennoch kann die Beauftragung eines Anwalts/einer Anwältin hilfreich sein, wenn Ihre Situation komplexer ist. Wenn Sie beispielsweise ein Unternehmen mit mehreren Anteilseignern gründen, Fremdmittel beschaffen oder bestimmte rechtliche Anforderungen in Ihrer Branche erfüllen, kann ein Anwalt/eine Anwälting den Prozess erleichtern. Er/sie hilft Ihnen auch dabei, individuelle Bestimmungen für Faktoren wie Aktienstruktur und Governance zu erstellen, und er/sie kann Ihre Satzung überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie vollständig geschützt sind.