Pour créer une entreprise aux États-Unis, vous devez au préalable déposer les statuts de constitution de votre société. Cette démarche confère à votre entreprise son identité juridique officielle, instaure une protection de votre responsabilité personnelle en cas de problème, et vous donne accès à des avantages fiscaux et à bien d'autres choses encore. Lorsque vous établissez vos statuts constitutifs, vous devez choisir la forme de société qui vous convient le mieux, tenir compte des exigences spécifiques de l'État et éviter les erreurs courantes susceptibles de créer des problèmes par la suite.

Cet article vous explique comment obtenir vos statuts constitutifs et faire que la procédure se déroule sans heurts.

Sommaire de cet article

• Pourquoi il vous faut des statuts constitutifs
  
• Comment préparer le dépôt de vos statuts
  
• Informations requises pour le dépôt de vos statuts constitutifs
  
• Comment obtenir vos statuts constitutifs
  
• Coût à prévoir du dépôt de vos statuts constitutifs
  
• Un avocat est-il nécessaire pour le dépôt de vos statuts ?
  

Pourquoi il vous faut des statuts constitutifs

Les statuts d’une société constituent son fondement juridique. Il s’agit des documents juridiques qui enregistrent officiellement votre entreprise auprès de l’État et en font une entité reconnue. Les statuts établissent votre entreprise comme une entité distincte de vous, ce qui limite votre responsabilité personnelle en cas de problème. Par exemple, si votre entreprise fait l'objet de poursuites ou est redevable d'une dette, c'est elle qui devra en supporter les coûts, et non vos finances personnelles.

Les statuts constitutifs définissent également la forme juridique de votre société et en décrivent les aspects clés. Ils établissent par exemple le nombre d'actions que vous pouvez émettre, les responsabilités des administrateurs ou encore le cadre général de gouvernance. Cela permet d’éviter d’éventuels litiges futurs autour de la propriété des actions ou la manière dont les décisions sont prises.

Les statuts contribuent à conférer une légitimité à votre entreprise. Qu’il s’agisse d'obtenir un financement, d'ouvrir un compte bancaire ou de signer des contrats avec des fournisseurs, tout le monde s’attendra à ce que vous soyez une véritable entité juridique.

Comment préparer le dépôt de vos statuts

Avant de déposer vos statuts constitutifs, un certain nombre de choses sont à préparer pour faciliter la procédure. Voici ce que vous devez déterminer en amont :

Nom de l’entreprise

Tout ne se résume pas à choisir un nom d’entreprise unique dans l’État. Posez-vous la question de savoir si votre domaine est disponible, si le nom perdurera dans les dépôts de marque, etc. En sécurisant votre nom sans attendre, vous éviterez des problèmes ultérieurs, qu'il s'agisse de problèmes de marque ou de problèmes juridiques.

Forme juridique

Pensez à l’avenir lorsque vous choisissez votre forme de société. La « C corp » est un choix pertinent si vous souhaitez attirer des investisseurs, par exemple, mais cette forme de société est soumise à une double imposition. Une « S corp » permet d’éviter ce problème, mais son nombre d'actionnaires est limité, ce qui pourra vous empêcher de vous développer rapidement. Chaque option a des implications fiscales et opérationnelles qu'il convient d'examiner attentivement.

Agent agréé

Votre agent agréé est le point de contact juridique de votre entreprise pour tous les documents importants. Il doit être fiable et disponible pendant les heures de bureau. Si vous prévoyez d’opérer dans plusieurs États, il pourra être judicieux de faire appel à un cabinet professionnel capable de gérer les détails partout, plutôt que de vous appuyer sur une seule personne.

Conseil d’administration et dirigeants

Même si vous commencez petit, vous devrez dresser la liste des administrateurs et des dirigeants, c’est-à-dire des personnes qui seront responsables des décisions importantes et des activités quotidiennes de l'entreprise. Établissez votre structure de gouvernance d’entreprise : qui prendra les grandes décisions, à quelle fréquence le conseil d’administration devra se réunir et comment vous documenterez les activités de l’entreprise.

Structure actionnariale

Déterminez le nombre d’actions que vous autorisez, les différentes catégories d’actions (par exemple, actions ordinaires vs. actions privilégiées), les droits de vote et les préférences en matière de liquidation. Réfléchissez à l'impact de vos décisions sur des activités telles que la levée de fonds et les futures répartitions du capital.

Frais et exigences en matière de dépôt

Les exigences en matière de dépôt et les frais associés varient d’un État à l’autre. Certains États exigent des rapports annuels, des taxes de franchise ou la publication d’un avis de constitution. Si vous exercez vos activités dans plusieurs États, vous devrez également vous enregistrer en tant que société étrangère dans ces États.

Informations requises pour le dépôt de vos statuts constitutifs

Les informations requises sur votre société pour le dépôt de ses statuts sont nombreuses. Les renseignements que vous devrez fournir sont les suivants :

• Nom de l’entreprise : il s’agit de votre raison sociale. Celle-ci doit être unique dans l’État et inclure toutes les désignations requises, telles que « Inc. » ou « Corp. ».

• Objet social : rédigez une déclaration indiquant ce que fera votre entreprise. Cette déclaration peut être assez générale (par exemple, « exercer toute activité licite »), à moins que l’État n’impose des règles spécifiques ou que votre secteur d'activité n'exige une description plus détaillée.

• Adresse du siège social : il s’agit de l’adresse physique où votre entreprise sera établie. Même si vous travaillez à distance ou dans un espace de coworking, vous aurez besoin d’une adresse physique pour la correspondance officielle.

• Informations sur l’agent agréé : indiquez le nom et l’adresse physique de votre agent agréé. Votre agent doit être physiquement établi dans l’État où vous constituez votre société.

• Informations sur les fondateurs : Indiquez les noms et adresses des personnes qui déposent les statuts. Ils sont responsables de la signature et de la soumission du document à l’État. Si vous êtes seul à fonder la société, renseignez vos propres informations ici.

• Informations sur les administrateurs : il s'agit ici de votre conseil d’administration initial. Même si votre conseil n'est pas entièrement constitué, vous devez dresser la liste des personnes qui auront initialement pour rôle de diriger l'entreprise.

• Nombre d’actions autorisées : déterminez le nombre d’actions que votre société est autorisée à émettre et précisez si vous aurez différentes catégories d'actions. Ceci établira la structure des capitaux propres de votre société.

• Durée de la société : la plupart des entreprises ont une durée d’existence illimitée. Mais si vous créez une entreprise avec une date de fin d’activité définie pour un projet ou une initiative spécifique, vous pouvez inclure cette date ici.

• Dispositions diverses : en fonction de l’État, il est parfois possible d’ajouter des dispositions supplémentaires personnalisées, telles que des précisions sur les droits de vote des actionnaires ou encore des clauses d'indemnisation pour les administrateurs et les dirigeants. Celles-ci peuvent vous permettre de mettre en place des règles spécifiques quant au fonctionnement de votre entreprise, en particulier si vous avez des besoins uniques en matière de gouvernance.

Comment obtenir vos statuts constitutifs

Une fois toutes les informations requises préparées, il ne vous reste plus qu’à déposer vos statuts constitutifs. Voici un guide étape par étape de la marche à suivre :

Vérifiez les exigences de l’État

Les règles à observer et les formulaires à utiliser peuvent différer quelque peu d’un État à l’autre ; commencez par conséquent par visiter le site Web du secrétaire d’État de l’État en question (ou équivalent). C'est là que vous trouverez les formulaires spécifiques à utiliser, et toutes les informations pertinentes sur les frais à acquitter et la procédure exacte à suivre pour le dépôt de vos statuts.

Renseignez le formulaire de constitution

La plupart des États fournissent un modèle ou un formulaire à renseigner pour le dépôt. Vous pouvez généralement le remplir en ligne, mais certains États autorisent ou exigent toujours son dépôt par courrier. Si vous travaillez avec un juriste ou un fiscaliste, il pourra s’assurer que votre formulaire ne contient pas d’erreurs.

Réglez les frais de dépôt

Les frais de dépôt varient d’un État à l’autre, d’une cinquantaine à quelques centaines de dollars. Réglez par carte de crédit si vous produisez votre déclaration en ligne ou par chèque si vous soumettez votre déclaration par courrier postal. Conservez une copie du reçu de paiement au cas où vous en auriez besoin ultérieurement.

Soumettez vos statuts

Soumettez vos statuts en ligne ou par courrier postal, selon les exigences applicables dans l’État. Certains États proposent un traitement accéléré des dossiers moyennant des frais supplémentaires, ce qui peut s'avérer utile si vous avez besoin de constituer votre société rapidement pour des transactions commerciales, des contrats ou des raisons fiscales.

Attendez l’approbation

Après la soumission, l’État examinera vos statuts et les approuvera ou les rejettera si des éléments manquent ou sont incorrects. Le délai varie en fonction de l’État et selon qu’un traitement accéléré a été ou non demandé. Une fois vos statuts approuvés, l’État vous délivrera un certificat de constitution, la preuve officielle de la constitution légale de votre société.

Conservez vos documents d’entreprise en lieu sûr

Après approbation, créez un classeur ou un dossier numérique contenant tous vos documents importants – statuts approuvés, règlements, certificats d'actions et comptes rendus de la première réunion de votre conseil d'administration. Vous en aurez besoin ultérieurement, en particulier si vous souhaitez lever des fonds et pour la conclusion de contrats formels.

Remplissez vos obligations supplémentaires

En fonction de votre activité et de l’endroit où vous opérez, vous devrez peut-être vous enregistrer pour obtenir d’autres licences, permis ou un numéro d’identification fiscale (TIN). Par exemple, vous aurez peut-être besoin d’un numéro d’identification d’employeur (EIN) délivré par l’Internal Revenue Service (IRS), de licences commerciales délivrées par les autorités locales ou encore d'une qualification d’entreprise étrangère si vous opérez dans d'autres États.

À l’issue, votre entreprise sera officiellement constituée. Vous pourrez dès lors émettre des actions, signer des contrats en tant que société et exploiter votre entreprise en bénéficiant de la protection de votre responsabilité offerte par votre constitution en société.

- Coût à prévoir du dépôt de vos statuts constitutifs

Le coût du dépôt de vos statuts constitutifs dépendra de l’État dans lequel vous déposerez votre demande et de toute caractéristique supplémentaire que vous pourriez souhaiter, telle qu'un traitement accéléré de votre dossier. Voici ce que vous pourriez avoir à payer :

Frais de dépôt de l’État

Chaque État applique ses propres frais de dépôt et le coût exact varie sensiblement d’un État à l’autre. Dans le Kentucky, par exemple, les frais ne dépassent pas les 40 USD. En revanche, au Nevada, au Texas et dans un certain nombre d’autres États, le coût peut atteindre quelques centaines de dollars. En moyenne, comptez entre 50 USD et 300 USD, selon l’État.

Frais de traitement accéléré

La plupart des États proposent un service accéléré de traitement des demandes moyennant certains frais appliqués en sus. Le supplément peut représenter entre 50 et 200 USD, selon la juridiction. Certains États proposent un traitement le jour même, tandis que d'autres raccourcissent la procédure à quelques jours au lieu de plusieurs semaines.

Honoraires de l’agent agréé

La plupart des États exigent la désignation d’un agent agréé, chargé de recevoir les documents juridiques communiqués à l’entreprise. Si vous ne souhaitez pas endosser cette responsabilité vous-même ou si vous constituez votre société dans un État où vous ne résidez pas, vous pouvez faire appel à un agent agréé tiers, qui vous facturera généralement ses services entre 100 et 300 USD par an.

Assistance juridique ou professionnelle

Si vous ne déposez pas votre demande vous-même et préférez faire appel à un avocat ou à un service en ligne tel que LegalZoom, vous devrez vous acquitter des frais facturés pour la prestation. Les avocats facturent généralement leurs services d’assistance au dépôt de statuts entre 500 et 2 500 USD, selon la complexité du dossier. Les services en ligne facturent souvent quant à eux un montant forfaitaire.

Frais de publication (le cas échéant)

Quelques États, comme celui de New York, imposent la publication d’un avis de constitution dans la presse locale. Il vous en coûtera entre 50 et 2 000 USD selon ce qu’il vous faudra publier.

Un avocat est-il nécessaire pour le dépôt de vos statuts ?

Non, vous n’avez pas besoin d’avocat pour déposer vos statuts. La plupart des États proposent un formulaire en ligne ou un modèle téléchargeable. Tant que vous disposez des informations requises, vous pouvez procéder vous-même au dépôt sans aide juridique. De nombreux fondateurs d'entreprise choisissent cette voie.

Cela dit, faire appel à un avocat pourra être utile si votre situation est complexe. Par exemple, si vous créez une société avec plusieurs actionnaires, si vous cherchez à lever des fonds extérieurs ou s’il vous faut répondre à des exigences juridiques spécifiques à votre secteur d'activité, un avocat pourra vous faciliter la tâche. Il vous aidera également à établir des dispositions personnalisées sur des points tels que votre structure actionnariale et votre gouvernance, et pourra s’assurer que vos statuts vous protègent pleinement.