Wenn Sie eine Kapitalgesellschaft in den USA gründen, müssen Sie vorab eine Gründungsurkunde einreichen. Dadurch erhält Ihr Unternehmen seine offizielle rechtliche Identität und den Zugang zu Haftungsschutz, Steuervorteilen und mehr. Wenn Sie eine Gründungsurkunde einreichen, müssen Sie die richtige Gesellschaftsform wählen und die bundesstaatsspezifischen Anforderungen kennen.

Im Folgenden erklären wir, wie Sie Ihre Gründungsurkunde erhalten und welche Kosten mit diesem Prozess verbunden sind.

Worum geht es in diesem Artikel?

• So erhalten Sie eine Gründungsurkunde
  
• Warum benötigen Sie eine Gründungsurkunde?
  
• Was Sie zur Einreichung der Gründungsurkunde benötigen
  
• Welche Informationen benötigen Sie für die Gründungsurkunde?
  
• Wie viel kostet es, eine Gründungsurkunde einzureichen?
  
• Benötigen Sie einen Anwalt, um eine Gründungsurkunde einzureichen?
  
• So kann Stripe Atlas Sie unterstützen
  

So erhalten Sie die Satzung

Sobald Sie Ihre Informationen zusammengestellt haben, können Sie Ihre Gründungsurkunde einreichen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Prozess.

Prüfen Sie die Anforderungen Ihres Bundesstaates

Jeder Bundesstaat hat leicht abweichende Regeln und Formulare. Besuchen Sie daher zunächst die Website des Secretary of State (oder einer vergleichbaren Behörde) in Ihrem Bundesstaat. Dort finden Sie die spezifischen Formulare, Gebühren und Anweisungen zur Einreichung der Gründungsurkunde.

Füllen Sie die Formular für die Satzung aus

Die meisten Bundesstaaten stellen eine Vorlage oder ein leeres Formular für die Gründungsurkunde zur Verfügung. Dieses können Sie in der Regel online ausfüllen, in einigen Bundesstaaten ist die Einreichung auf dem Postweg jedoch noch möglich oder sogar erforderlich. Wenn Sie mit einem Anwalt oder einem/einer Steuerberater/-in zusammenarbeiten, können diese das Formular auf Fehler prüfen.

Anmeldegebühr zahlen

Die Anmeldegebühren variieren je nach Bundesstaat und liegen in der Regel zwischen 50 und einigen hundert Dollar. Halten Sie sich bereit, per Kreditkarte zu zahlen, wenn Sie den Antrag online stellen, oder per Scheck, wenn Sie ihn per Post einreichen. Bewahren Sie eine Kopie des Zahlungsbelegs auf, falls Sie später darauf zurückgreifen müssen.

Satzung übermitteln

Reichen Sie Ihre Satzung entweder online oder per Post ein, je nach Verfahren in Ihrem Bundesstaat. Einige Bundesstaaten bieten eine beschleunigte Bearbeitung gegen eine zusätzliche Gebühr an. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie Ihr Unternehmen aufgrund von Geschäftsabschlüssen, Verträgen oder aus steuerlichen Gründen schnell gründen müssen.

Auf Genehmigung warten

Nach dem Einreichen wird Ihr Bundesstaat Ihre Urkunde prüfen und diese entweder genehmigen oder zurücksenden, falls Angaben fehlen oder fehlerhaft sind. Der Zeitplan kann je nach Bundesstaat und der Inanspruchnahme eines kostenpflichtigen Express-Services variieren. Sobald der Bundesstaat Ihre Urkunde genehmigt hat, stellt er Ihnen ein Certificate of Incorporation aus – den offiziellen Nachweis, dass Ihr Unternehmen rechtmäßig gegründet wurde.

Unternehmensdokumente organisieren

Legen Sie nach der Genehmigung einen Unternehmensordner oder einen digitalen Ordner an, in dem Sie alle wichtigen Dokumente aufbewahren. Dazu zählen die genehmigte Gründungsurkunde, Aktienzertifikate, Protokolle Ihrer ersten Vorstandssitzung und die Statuten (die internen Regeln für die Führung Ihrer Kapitalgesellschaft, die nicht beim Bundesstaat eingereicht werden). Sie werden diese in Zukunft benötigen, insbesondere bei der Kapitalbeschaffung oder beim Abschluss formeller Verträge.

Anmeldung für zusätzliche Anforderungen

Abhängig von Ihrem Unternehmen und dem Ort, an dem Sie tätig sind, müssen Sie sich möglicherweise für weitere Lizenzen, Genehmigungen oder eine Taxpayer Identification Number (TIN) registrieren. Es kann zum Beispiel sein, dass Sie eine Employer Identification Number (EIN) vom Internal Revenue Service (IRS), Geschäftslizenzen von lokalen Behörden oder eine Foreign Qualification benötigen, wenn Sie in anderen Bundesstaaten tätig sind.

Sobald dieser Prozess abgeschlossen ist, ist Ihr Unternehmen offiziell gegründet. Sie können nun Aktien ausgeben, Verträge als Kapitalgesellschaft abschließen und Ihr Unternehmen mit einem gewissen Schutz vor persönlicher Haftung führen.

Zusätzliche Schritte für Nicht-US-Bürger/innen

Wenn Sie als Nicht-US-Bürger/in ein Unternehmen in den USA gründen, müssen Sie nach der Genehmigung Ihrer Gründungsurkunde noch einige zusätzliche Schritte beachten. Beantragen Sie zunächst eine EIN beim IRS. Nicht-US-Bürger/innen ohne Social Security Number können dies normalerweise nicht online erledigen und müssen das Formular SS-4 (den offiziellen IRS-Antrag auf eine EIN) per Post oder Fax einreichen. Dies kann mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Falls Sie noch keine Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) besitzen – eine Steueridentifikationsnummer für Personen, die keinen Anspruch auf eine Social Security Number haben –, müssen Sie möglicherweise auch das Formular W-7 (den IRS-Antrag auf eine ITIN) für steuerliche Identifikationszwecke einreichen.

Gründer/innen ohne US-Staatsbürgerschaft sollten zudem darauf vorbereitet sein, den Bericht über die wirtschaftlichen Eigentümer/innen für das Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) auszufüllen. Hierfür ist die Einreichung einer Kopie des Reisepasses oder eines anderen von einer ausländischen Behörde ausgestellten Ausweises erforderlich. Wenn Ihr Visastatus Ihre Anwesenheit in den USA an einen Arbeitgeber oder eine Institution bindet, sollten Sie sicherstellen, dass der Besitz und Betrieb einer Kapitalgesellschaft nicht im Widerspruch zu Ihren Visabestimmungen steht – dies kann eine Rücksprache mit einem auf Einwanderungsrecht spezialisierten Anwalt erfordern. Abhängig von Ihrem Heimatland müssen Sie Ihren Besitz an einem US-Unternehmen unter Umständen auch den Steuerbehörden Ihres Heimatlandes melden. Ein Gespräch mit einem/einer Experten/Expertin für internationales Steuerrecht kann hierbei helfen, spätere erhebliche Probleme zu vermeiden.

Wozu benötigen Sie eine Satzung?

Die Gründungsurkunde ist das rechtliche Dokument, mit dem Ihr Unternehmen offiziell beim Bundesstaat registriert wird und es als anerkannte juristische Person gilt. Sie legen fest, dass Ihr Unternehmen rechtlich unabhängig von Ihnen ist und beschränken Ihre persönliche Haftung, falls etwas schiefgeht. Sollte Ihr Unternehmen beispielsweise mit einer Klage oder Schulden konfrontiert sein, werden die Kosten aus dem Unternehmensvermögen und nicht aus Ihrem Privatvermögen gedeckt.

Außerdem formalisieren sie die Struktur Ihres Unternehmens und legen wichtige Details fest, wie etwa die Anzahl der Aktien, die Sie ausgeben können, die Aufgaben des Vorstands und den allgemeinen Rahmen für die Unternehmensführung. Das hilft, spätere Streitigkeiten darüber zu vermeiden, wer was besitzt oder wie Entscheidungen getroffen werden.

Wenn Sie eine Limited Liability Company (LLC) gründen, müssen Sie stattdessen eine Articles of Organization (Gründungsurkunde für eine LLC) einreichen. Diese erfüllen denselben Zweck wie die Gründungsurkunde für Kapitalgesellschaften, sind jedoch speziell auf die Strukturen einer LLC zugeschnitten.

Die Urkunde trägt dazu bei, Ihrem Unternehmen Legitimität zu verleihen. Egal, ob Sie sich um eine Finanzierung bemühen, ein Konto eröffnen oder Verträge mit Anbietern unterzeichnen – die Beteiligten erwarten den Nachweis, dass Ihr Unternehmen eine tatsächliche juristische Person ist.

Was Sie zur Einreichung der Gründungsurkunde benötigen

Bevor Sie die Gründungsurkunde einreichen, sollten Sie bestimmte Vorbereitungen treffen, um den Prozess zu vereinfachen. Hier finden Sie einen genaueren Überblick.

Unternehmensname

Sie benötigen mehr als nur einen in Ihrem Bundesstaat eindeutigen Namen. Überlegen Sie, ob Ihre Domain verfügbar ist, ob der Name bei Markenanmeldungen Bestand haben wird und einiges mehr. Wenn Sie sich Ihren Wunschnamen jetzt sichern, können Sie spätere Schwierigkeiten wie rechtliche Probleme oder Probleme beim Branding vermeiden.

Unternehmensstruktur

Denken Sie vorausschauend, wenn Sie sich für eine Struktur entscheiden. C Corporations (C Corps) eignen sich, wenn Sie Investorinnen und Investoren anziehen möchten, unterliegen jedoch der Doppelbesteuerung. S Corporations (S Corps) umgehen dieses Problem, haben aber Beschränkungen bezüglich der Anzahl der Aktionäre, was eine schnelle Skalierung erschweren kann. Jede Option bringt steuerliche und operative Folgen mit sich, die Sie sorgfältig abwägen sollten.

Registrierte Vertretung

Ihr Registered Agent ist der rechtliche Ansprechpartner Ihres Unternehmens für wichtige Dokumente. Er muss zuverlässig und während der Geschäftszeiten erreichbar sein. Wenn Sie in mehreren Bundesstaaten tätig sind, kann es sinnvoll sein, sich für einen professionellen Dienstleister zu entscheiden, der die Details überall managen kann, anstatt sich auf eine Einzelperson zu verlassen.

Vorstand und leitende Angestellte

Legen Sie Ihre Corporate-Governance-Struktur fest (d. h., wer trifft wichtige Entscheidungen, wie oft tritt der Vorstand zusammen, wie dokumentieren Sie Unternehmensaktivitäten). Selbst wenn Sie klein anfangen, müssen Sie Vorstandsmitglieder und Führungskräfte benennen. Diese Personen sind für die wichtigsten Entscheidungen und das Tagesgeschäft des Unternehmens verantwortlich.

Aktienstruktur

Legen Sie fest, wie viele Aktien Sie genehmigen, welche Aktienklassen es geben soll (z. B. Stamm- vs. Vorzugsaktien), wie die Stimmrechte geregelt sind und wie die Liquidationspräferenzen aussehen. Bedenken Sie dabei, wie sich Ihre Entscheidungen auf Aktivitäten wie das Fundraising und zukünftige Aktienaufteilungen auswirken werden.

Gebühren und Meldepflichten

Jeder Bundesstaat hat seine eigenen Einreichungsgebühren und Anforderungen. Einige Bundesstaaten schreiben Jahresberichte, Franchise-Steuern oder die Veröffentlichung einer Bekanntmachung über die Gründung vor. Wenn Sie in mehreren Bundesstaaten tätig sind, müssen Sie sich an diesen Standorten zudem als Foreign Corporation registrieren.

Welche Angaben benötigen Sie für die Satzung?

Bevor Sie eine Gründungsurkunde einreichen, müssen Sie umfassende Informationen über Ihr Unternehmen zusammentragen. Halten Sie die folgenden Informationen bereit:

• Unternehmensname: Dies ist der offizielle rechtliche Name Ihres Unternehmens. Er muss in Ihrem Bundesstaat eindeutig sein und alle erforderlichen Zusätze wie „Inc.“ oder „Corp.“ enthalten.

• Unternehmenszweck: Verfassen Sie eine Erklärung darüber, was Ihr Unternehmen tun wird. Diese kann recht allgemein gehalten sein (z. B. „jede rechtmäßige Tätigkeit auszuüben“), es sei denn, in Ihrem Bundesstaat gelten bestimmte Regeln oder Ihre Branche erfordert eine detailliertere Beschreibung.

• Hauptgeschäftssitz: Dies ist die physische Adresse, an der sich Ihr Unternehmen befinden wird. Selbst wenn Sie remote arbeiten oder einen Coworking-Space nutzen, benötigen Sie einen physischen Standort für den offiziellen Schriftverkehr.

• Informationen zum Registered Agent: Geben Sie den Namen und die physische Adresse Ihres Registered Agent an. Dieser muss über eine physische Adresse in dem Bundesstaat verfügen, in dem Sie das Unternehmen gründen.

• Informationen zu den Gründerinnen und Gründern: Die Incorporators sind die Personen (oder die Person), die rechtlich dafür verantwortlich sind, die Gründungsurkunde zu unterzeichnen und beim Bundesstaat einzureichen. Dabei kann es sich um die Gründer/innen, Anwälte oder beliebige Dritte handeln, die die Einreichung im Namen des Unternehmens übernehmen. Tragen Sie die Namen und Adressen der Incorporators zusammen. Wenn Sie alleiniger Gründer bzw. alleinige Gründerin sind, fügen Sie hier Ihre eigenen Informationen ein.

• Informationen zum Vorstand: Hierunter fällt auch Ihr erster Vorstand (Board of Directors). Auch wenn der Vorstand noch nicht vollständig besetzt ist, müssen Sie die Personen benennen, die das Unternehmen anfänglich leiten werden.

• Genehmigtes Kapital: Bestimmen Sie, wie viele Aktienanteile Ihre Kapitalgesellschaft ausgeben darf und ob Sie über verschiedene Aktienklassen verfügen werden. Dadurch wird die Eigenkapitalstruktur Ihres Unternehmens festgelegt.

• Dauer der Kapitalgesellschaft: Die meisten Unternehmen sind auf unbegrenzte Zeit angelegt. Falls Sie jedoch ein Unternehmen mit einem festgelegten Enddatum für ein spezifisches Projekt oder Vorhaben gründen, können Sie dieses Datum hier eintragen.

• Sonstige Bestimmungen: Je nach Bundesstaat gibt es möglicherweise Raum für benutzerdefinierte Bestimmungen, etwa Details zu den Stimmrechten der Aktionäre und Freistellungsklauseln für Vorstände und Führungskräfte. Diese können dabei helfen, spezifische Regeln für die Arbeitsweise Ihres Unternehmens festzulegen, insbesondere wenn Sie besondere Anforderungen an die Unternehmensführung haben.

Wie viel kostet die Einreichung der Satzung?

Die Kosten für die Einreichung Ihrer Gründungsurkunde hängen vom Bundesstaat ab, in dem Sie einreichen, sowie von etwaigen Zusatzleistungen, die Sie wünschen, wie etwa eine schnellere Bearbeitung. Hier sehen Sie, mit welchen Kosten Sie in etwa rechnen müssen.

Gebühren für Einreichungen auf staatlicher Ebene

Jeder Bundesstaat erhebt seine eigene Einreichungsgebühr, und die genauen Kosten variieren stark. In Bundesstaaten wie Kentucky liegen sie bei nur 40 $. In Nevada, Texas und anderen Bundesstaaten können sich die Kosten jedoch auf mehrere hundert Dollar belaufen. Im Durchschnitt sollten Sie je nach Standort mit etwa 50 bis 300 $ rechnen.

Gebühren für beschleunigte Bearbeitung

Wenn Sie es eilig haben, Ihr Unternehmen offiziell zu gründen, bieten die meisten Bundesstaaten gegen Aufpreis einen Express-Service an. Dieser kann je nach Zuständigkeitsbereich zusätzliche 50 bis 200 $ kosten. Einige Bundesstaaten bieten gegen eine Zusatzgebühr einen Service am selben Tag an, während andere den Prozess lediglich von Wochen auf wenige Tage verkürzen.

Gebühr für eingetragenen Vertreter

Die meisten Bundesstaaten schreiben einen Registered Agent vor, der rechtliche Dokumente für Ihr Unternehmen in Empfang nimmt. Wenn Sie diese Aufgabe nicht selbst übernehmen möchten oder in einem Bundesstaat gründen, in dem Sie nicht leben, können Sie einen Registered Agent-Service beauftragen. Diese Dienste kosten in der Regel etwa 100 bis 300 $ pro Jahr.

Rechtliche Hilfe oder Unterstützung durch Experten/Expertinnen

Wenn Sie die Einreichung nicht selbst vornehmen und lieber einen Anwalt oder einen Online-Dienst wie LegalZoom nutzen möchten, fallen zusätzliche Kosten an. Anwälte berechnen für die Unterstützung bei der Einreichung in der Regel zwischen 500 und 2.500 $, je nachdem, wie komplex Ihre Gründung ist. Bei Nutzung eines Online-Dienstes wird oft eine Pauschalgebühr fällig.

Veröffentlichungsgebühren (falls erforderlich)

Einige Bundesstaaten wie New York und Pennsylvania verlangen, dass Sie in lokalen Zeitungen eine Bekanntmachung veröffentlichen, in der Sie Ihre Gründung ankündigen. Die Kosten hierfür können zwischen 50 und 2.000 $ liegen, je nachdem, wo und was Sie veröffentlichen müssen.

Benötigen Sie einen Anwalt/eine Anwältin, die die Anmeldung der Satzung für Sie vornimmt?

Nein, Sie benötigen keinen Anwalt/keine Anwältin, um die Satzung einzureichen. Die meisten Bundesstaaten bieten ein Online-Formular oder eine Vorlage zum Herunterladen an. Und solange Sie die erforderlichen Informationen zur Hand haben, können Sie die Satzung ohne juristische Unterstützung einreichen. Viele Geschäftsinhaber/innen entscheiden sich für diesen Weg.

Dennoch kann es bei einer komplexeren Situation hilfreich sein, einen Anwalt hinzuzuziehen. Wenn Sie zum Beispiel eine Kapitalgesellschaft mit mehreren Aktionären gründen, Fremdkapital beschaffen oder spezifische rechtliche Vorgaben in Ihrer Branche berücksichtigen müssen, kann ein Anwalt den Prozess erleichtern. Er wird Sie auch bei der Ausarbeitung individueller Bestimmungen zu Faktoren wie Aktienstruktur und Corporate Governance unterstützen und kann Ihre Statuten prüfen, um sicherzustellen, dass Sie umfassend geschützt sind.

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Zahlungen und Bankgeschäfte vor Erhalt der EIN-Nummer nutzen

Nach der Gründung Ihres Unternehmens beantragt Atlas Ihre Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN). Gründer/innen mit einer US-amerikanischen Sozialversicherungsnummer, Adresse und Handynummer kommen für eine beschleunigte IRS-Bearbeitung infrage. Für alle anderen erfolgt die Bearbeitung nach dem Standardverfahren, was ein wenig länger dauern kann. Zusätzlich ermöglicht Atlas Zahlungen und Banking bereits vor Erhalt der EIN, sodass Sie schon Zahlungen akzeptieren und Transaktionen tätigen können, bevor Sie eine EIN haben.

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Gründer/innen können ihre ersten Anteile auch mit geistigem Eigentum statt mit Geld erwerben. Dies können beispielsweise Urheberrechte oder Patente sein. Der Erwerbsnachweis wird in Ihrem Atlas-Dashboard gespeichert. Diese Option steht zur Verfügung, wenn das geistige Eigentum einen Wert von 100 USD oder weniger hat. Bei höherem Wert empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Rechtsbeistand.

Automatische Einreichung des 83(b)-Steuerformulars

Gründer/innen können das 83(b)-Steuerformular einreichen, um ihre persönliche Einkommensteuerlast zu senken. Atlas übernimmt die Einreichung für Sie – unabhängig davon, ob Sie in den USA oder im Ausland ansässig sind – per USPS Certified Mail mit Sendungsverfolgung. Das unterschriebene 83(b)-Formular und den Nachweis der Einreichung erhalten Sie direkt im Stripe-Dashboard.

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