När fakturor inte betalas kan företag i Tyskland ta ut förseningsavgifter – men det finns gränser för hur höga dessa belopp får vara. För att hålla dig på rätt sida av lagen måste du därför se till att du vet exakt vilka rättigheter och skyldigheter som gäller när det gäller dunning och jakt på försenade betalningar.

I den här artikeln förklarar vi när du kan debitera förseningsavgifter och hur mycket. Vi tar också en titt på några exempel från verkligheten, till exempel återkommande eller gränsöverskridande avräkningar, för att lyfta fram särskilda områden som kräver extra uppmärksamhet i arbetsflöden för indrivning. I slutet går vi igenom konsekvenserna av att bedöma förfallna belopp felaktigt och hur Stripe kan hjälpa dig med dina dunningprocesser.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur mycket kan jag debitera i förseningsavgifter?
  
• När kan jag debitera förseningsavgifter?
  
• Förseningsavgifter i praktiken
  
• Konsekvenser av fel vid debitering av förseningsavgifter
  
• Hur Stripe kan hjälpa dig med din dunningprocess
  

Hur mycket kan jag debitera i förseningsavgifter?

I 288 § i den tyska civillagen (BGB) skiljer man mellan dröjsmålsränta och dunningavgifter.

Dröjsmålsränta

Enligt 288.1 § i BGB krävs ränta på en finansiell skuld så länge gäldenären är i dröjsmål. Denna dröjsmålsränta kompenserar för de ekonomiska effekterna av sena betalningar på ett företag. När ett företag inte har tillgång till de pengar som en skyldig part måste avräkna förlorar det möjligheten att använda dessa medel, t.ex. för att samla på sig ränta eller göra investeringar. I vissa fall kan företaget också behöva betala betydande ränta för att täcka kortsiktiga likviditetsluckor.

Lagstiftningen fastställer olika procentsatser för privatpersoner jämfört med företag:

• För transaktioner som genomförs med privatpersoner fastställs den lagstadgade dröjsmålsräntan till fem punkter över basräntan (se 288.1 § BGB).
  
• För transaktioner som genomförs med företag, offentliga myndigheter och andra icke-privata gäldenärer är satsen betydligt högre, med nio procentenheter över basräntan (se 288.2 § BGB).
  

Deutsche Bundesbank (den tyska federala banken) fastställer basbeloppet två gånger om året i enlighet med 247 § BGB och publicerar det i Bundesche Gazette. Från och med den 1 juli 2025 är basprocenten i landet 1,27 %. I skrivande stund är dröjsmålsräntan 6,27 % per år för B2C-transaktioner (företag-till-konsument) och 10,27 % per år för B2B-transaktioner (business-to-business). I Tyskland används förkortningen ”p.a.” som står för ”per annum” och innebär att de angivna räntesatserna gäller för ett helt år. För att beräkna hur mycket ränta som ska tillämpas för den faktiska betalningsfristen måste du justera den årliga procentsatsen för det specifika antalet dagar som har gått utan betalning.

Exempel: Dröjsmålsränta på en B2C-transaktion

Låt oss anta att en privatperson har en utestående faktura på 3 000 euro sedan den 1 mars 2025 och att du skickar en påminnelse till dem den 25 maj 2025. Här är standardperioden 85 dagar. Räntan beräknas i två steg:

• Beräkna den årliga dröjsmålsräntan: 3 000 EUR x 6,27 % = 188,10 EUR
  
• Justera räntan för en period med dröjsmålsränta på 85 dagar: 188,10 EUR / 365 x 85 = 43,96 EUR
  

I det här exemplet är dröjsmålsräntan för de 85 dagarna 43,96 EUR.

Dunningavgifter

Utöver dröjsmålsränta kan företag ta ut dunningavgifter för att täcka materiella utgifter och skicka aviseringar. De kan föra över återkrediteringar eller adressspårningskostnader till gäldenären som inkasseringsavgifter. Arbetskraftskostnader är däremot inte stödberättigande, eftersom de enligt lagen betraktas som allmänna omkostnader.

Lagen anger inte exakt hur mycket en borgenär får göra anspråk på i dunningavgifter. Vad som är viktigt är att avgifterna är proportionella och ligger inom de faktiska utgifterna. Domstolar behandlar orimliga inkasseringsavgifter som otillåtna. Standard avgiften varierar från 2,50 euro till 5 euro per påminnelse. Högre belopp kräver bevis på högre utgifter.

288.5 § i BGB är en särskild förordning om påminnelser som skickas till företag och kunder inom den offentliga sektorn, enligt vilken du kan ta ut en fast debitering på 40 euro så snart den skyldiga parten inte betalar. Denna fasta avgift täcker kostnaderna för åtal, oavsett hur mycket du verkligen är skyldig. Om du kräver ytterligare dunningavgifter måste du visa att ditt faktiska skadestånd överstiger 40 euro.

När kan jag debitera förseningsavgifter?

Enligt tysk lag regleras utebliven betalning av betalningar av 286 § BGB, enligt vilken en gäldenär hamnar i efterskott om han eller hon inte betalar inom den överenskomna tidsfristen och ett uppföljningsmeddelande har skickats ut. Företag kan från och med nu börja tillämpa dröjsmålsränta och dunningavgifter. Avgiften för inkassering är direkt kopplad till utgifterna för dunningprocessen och inte till själva förfallodagen. Företag tillämpar därför inkassering endast när de ådrar sig kostnader, t.ex. för att skicka påminnelser om betalning.

Särskilda bestämmelser

I vissa fall uteblir en gäldenär utan att först meddelas om detta. Enligt 286 § andra stycket BGB krävs det ingen påminnelse enligt lagen om avräkningen förfaller på ett fast datum, t.ex. avtalsformuleringen "betalas senast den 15 juni 2025". När denna tidsfrist har löpt ut utan betalning är den skyldige parten i efterskott, oavsett eventuella ytterligare aviseringar. Detsamma gäller i de fall där lagen föreskriver fastställda villkor för betalningen. 556 b § BGB anger t.ex. att hyran ska betalas senast den tredje arbetsdagen i en månad – hyresgäster som inte har betalat innan dess sätts i betalningsskuld utan att få en påminnelse.

Ett annat undantag omfattar prestationer som är beroende av en viss händelse (se 286.2.2 § i BGB). Vissa händelser inkluderar uppsägning eller godkännande av arbete. Du kan dock endast åberopa detta undantag om du tydligt hänvisar till det i ditt avtal, t.ex. "Betalning inom 14 dagar efter godkännande". Den angivna tidsfristen måste också alltid stå i proportion till händelsen.

Enligt 286.3 § i BGB försummar gäldenären att betala senast 30 dagar efter förfallodatumet och kvittot på fakturan. För konsumenter gäller detta dock endast om du uttryckligen anger det på fakturan, t.ex. med texten ”Försummelse att betala ska inträffa om betalning inte sker inom 30 dagar efter förfallodatumet och kvittot på fakturan.” Om du inte inkluderar denna formulering måste du skicka en påminnelse till den skuldsatta parten om att inleda en förfalloperiod.

Måste man betala förseningsavgifter?

I princip, ja – förutsatt att avgifterna är rimliga och återspeglar faktiska kostnader. Domstolar kan sänka orimligt höga eller omotiverade avgifter eller avvisa dem direkt. Därför är det viktigt att eventuella förseningsavgifter alltid är proportionerliga och transparenta.

Förseningsavgifter i praktiken

Nedan följer några konkreta exempel på hur man tillämpar förseningsavgifter i praktiken:

Återkommande fakturering

Regelbundna återkommande betalningar, t.ex. abonnemang, omfattas av befrielsen i 286.2 § i BGB som nämns ovan. Kunder förfaller utan påminnelse om det i avtalet fastställs ett visst kalenderdatum för betalning. Om en klient har ett abonnemang på en träningskurs online som kräver betalning den första i varje månad behöver du till exempel inte uttryckligen hänvisa till 14- eller 30-dagars villkor. Här försummar kunden avräkningen den andra i månaden. Om du senare skickar ett uppföljningsmeddelande till dem kan du ta ut en debitering för de avgifter som uppstår.

SaaS betalningar

SaaS-företag (molnbaserad mjukvarutjänst) använder också ofta abonnemang som vanligtvis kräver månatliga, kvartalsvisa eller årliga betalningar för tillgång till molnbaserad programvara. I detta fall är den tillämpliga förordningen densamma som för andra återkommande utgifter, oavsett om det i avtalet fastställs en fast avgift eller användningsbaserad fakturering, förutsatt att det fastställs en tidsfrist för avräkning.

Digitala marknadsplatser

När det gäller digitala marknadsplatser eller plattformar är den första frågan alltid: vilka är avtalsparterna för försäljningar och betalningar? I många fall fungerar säljare och köpare som oberoende parter, medan plattformen endast fungerar som en mellanhand. Ändå hanterar många tjänster både avräkning och inkassering för sina säljare när fakturor inte betalas. I så fall kan plattformen utfärda påminnelser och tillämpa förfallna belopp för egen räkning. Tjänsternas villkor reglerar vanligtvis förfarandena för detta.

För engångsköp förfaller privatpersoner om de överskrider betalningsvillkoren i avtalet och får ett uppföljningsmeddelande. Dunningavgifter måste återspegla den faktiska utgiften som behandlas. Om t.ex. en påminnelse skickas ut enbart via e-post tas inga avgifter för inkassering ut.

Gränsöverskridande transaktioner

För gränsöverskridande betalningar gäller den viktigaste frågan den juridiska grunden för förseningsavgifter. Vanligtvis gäller den nationella lagstiftningen i borgenärens land. Situationen blir knepig för tyska företag när en gäldenär befinner sig utomlands. Det är därför absolut nödvändigt att företag med internationell räckvidd fastställer tydliga villkor för betalningar i sina avtal för att förhindra tvister om förseningsavgifter. Hänvisningar till tillämpliga nationella bestämmelser hjälper till att undvika missförstånd.

Konsekvenser av fel vid debitering av förseningsavgifter

Det finns ett antal oönskade saker som kan hända om du debiterar för höga förseningsavgifter, kräver dem för tidigt eller bryter mot andra juridiska krav. Vi har sammanfattat de viktigaste nedan:

Ogiltiga anspråk

Vid orimligt höga debiteringar eller bristande transparens kan domstolar neka eller avslå ditt anspråk. I extrema fall kan detta leda till en skyldighet att ersätta eventuella förseningsavgifter som redan tagits ut.

Juridiska tvister

Gäldenärer kan stämma dig för oskäliga förseningsavgifter eller fel på utfärdade räkningar och i avtal. Rättstvister kostar tid och pengar, inklusive advokatarvoden och juridiska kostnader.

Förlorade intäkter

Kunder kan känna sig illa behandlade om du debiterar orimligt höga förseningsavgifter och det kan sluta med att de vägrar att betala helt och hållet. Du riskerar att fakturor förblir obetalda, vilket kräver ytterligare steg som snabbförfaranden för en betalningsorder eller stämningar.

Skadat anseende

Förutom de omedelbara ekonomiska och juridiska konsekvenserna kan en felaktig bedömning av förseningsavgifterna också skada ditt företags anseende. I sociala mediers och onlinerecensionernas tidsålder sprids negativa upplevelser som en löpeld. Ett försämrat anseende kan irritera befintliga kunder och avskräcka potentiella nya. Om juridiska tvister fortsätter att uppstå kring förseningsavgifter kan en offentlig granskning bli följden.

Hur Stripe kan hjälpa dig med din dunningprocess

Stripe Billing ger dig fullständig kontroll över hur du fakturerar dina kunder – från enkel återkommande fakturering till användningsbaserad fakturering och även särskilda, förhandlade avtal. Och det är inte allt: Billing gör det också möjligt att automatisera dina dunningprocesser. Du kan reagera flexibelt på sena betalningar genom att skicka automatiska aviseringar och dunningbrev. Dessutom tas alla debiteringar ut som tillåts enligt lag och kommuniceras till kunderna. Denna automatisering sparar otaliga administrativa timmar och ökar sannolikheten för att kunderna betalar obetalda fakturor.

Sedan har vi Stripe Payments, ett effektivt verktyg för avräkning som kompletterar arbetsflöden för inkassering och ger dig tillgång till över 125 betalningsmetoder och över 135 valutor – vilket maximerar kundernas valmöjligheter och gör internationella avräkningar enkla. Payments beräknar också automatiskt dröjsmålsränta och dunningavgifter på förfallna fakturor, vilket är särskilt användbart för abonnemangs- och SaaS-företag som vill minska det manuella arbetet och förbättra sitt kassaflöde avsevärt. Det hjälper dig också att se till att du alltid följer BGB-reglerna fullt ut, inklusive 288 §.