Wenn Rechnungen unbezahlt bleiben, können Unternehmen in Deutschland Verzugsgebühren verlangen – aber es gibt Grenzen, wie hoch diese Beträge sein dürfen. Um auf der richtigen Seite des Gesetzes zu bleiben, müssen Sie also genau wissen, welche Rechte und Pflichten beim Mahnwesen und der Verfolgung überfälliger Zahlungen gelten.

In diesem Artikel erfahren Sie, wann und in welcher Höhe Sie Verzugsgebühren verlangen können. Außerdem werfen wir einen Blick auf einige Beispiele aus der Praxis, wie z. B. wiederkehrende oder grenzüberschreitende Zahlungsabwicklungen, um bestimmte Bereiche hervorzuheben, die bei Inkasso-Arbeitsabläufen besondere Aufmerksamkeit erfordern. Am Ende erklären wir Ihnen, welche Auswirkungen eine falsche Bewertung überfälliger Beträge hat und wie Stripe Sie bei Ihrem Mahnwesen unterstützen kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie viel kann ich als Verzugsgebühr verlangen?
  
• Wann kann ich Verzugsgebühren verlangen?
  
• Verzugsgebühren in der Praxis
  
• Auswirkungen von Fehlern bei der Berechnung von Verzugsgebühren
  
• Wie Stripe Sie bei Ihrem Mahnwesen unterstützen kann
  

Wie viel Verzugsgebühren kann ich verlangen?

§ 288 BGB unterscheidet Verzugszinsen und Mahngebühren.

Verzugszinsen

§ 288 Abs. 1 BGB verlangt Zinsen auf eine finanzielle Schuld, solange der Schuldner in Verzug ist. Diese Verzugszinsen gleichen die wirtschaftlichen Auswirkungen einer verspäteten Zahlung auf ein Unternehmen aus. Wenn ein Unternehmen keinen Zugang zu den Geldern hat, die eine schuldende Partei begleichen muss, versäumt es die Chance, diese Gelder zu verwenden, z. B. Zinsen anzusammeln oder Investitionen zu verfolgen. In einigen Fällen muss das Unternehmen auch erhebliche Zinsen zahlen, um kurzfristige Liquiditätslücken zu schließen.

Die Rechtsvorschriften sehen unterschiedliche Prozentsätze für Einzelpersonen und Unternehmen vor:

• Bei Transaktionen mit Privatpersonen werden die gesetzlichen Verzugszinsen auf fünf Punkte über dem Basiszinssatz festgesetzt (vgl. § 288 Abs. 1 BGB).
  
• Für Transaktionen mit Unternehmen, Behörden und anderen nicht-privaten Schuldnern ist der Satz mit neun Punkten über dem Basissatz deutlich höher (siehe § 288 Abs. 2 BGB).
  

Die Deutsche Bundesbank legt die Basiszahl zweimal jährlich gemäß § 247 BGB fest und veröffentlicht sie im Bundesanzeiger. Zum 1. Juli 2025 beträgt der Basisprozentsatz im Land 1,27 %. Zum Zeitpunkt der Erstellung beträgt der Verzugszins 6,27 % p.a. für B2C-Transaktionen (Unternehmen-zu-Verbraucherinnen/-Verbrauchern) und 10,27 % p.a. für B2B-Transaktionen. Das Akronym „p.a.“ steht für „per annum“ und bedeutet, dass die angegebenen Zinssätze für ein ganzes Jahr gelten. Um herauszufinden, wie hoch die Zinsen für den tatsächlichen Verzugszeitraum sind, müssen Sie den jährlichen Prozentsatz für die bestimmte Anzahl der Tage anpassen, die ohne Zahlung vergangen sind.

Beispiel: Verzugszinsen für eine B2C-Transaktion

Angenommen, eine Privatperson hat seit dem 1. März 2025 eine Rechnung über 3.000 € ausstehend und Sie senden ihr am 25. Mai 2025 eine Erinnerung. Hier beträgt die Standardfrist 85 Tage. Die Berechnung dieser Zinsen erfolgt in zwei Schritten:

• Berechnung der jährlichen Verzugszinsen: 3.000 € x 6,27 % = 188,10 €
  
• Anpassung der Zinsen für einen Zeitraum von 85 Tagen: 188,10 € / 365 x 85 = 43,96 €
  

In diesem Beispiel beträgt der Standardzins für die 85 Tage 43,96 €.

Mahngebühren

Zusätzlich zu Verzugszinsen können Unternehmen Mahngebühren erheben, um wesentliche Ausgaben zu decken und Mitteilungen zu senden. Sie können Rückbuchungen oder Ausgaben für die Adressverfolgung als Inkasso an den Schuldner weitergeben. Arbeitskosten kommen hingegen nicht infrage, da sie laut Gesetz als allgemeine Gemeinkosten behandelt werden.

Das Gesetz schreibt nicht genau vor, wie viel ein Gläubiger bei Mahngebühren verlangen darf. Wichtig ist, dass die Gebühren verhältnismäßig sind und innerhalb der tatsächlich angefallenen Ausgaben bleiben. Gerichte behandeln übermäßige Inkassogebühren als unzulässig. Die übliche Transaktionsgebühr liegt zwischen 2,50 € und 5 € pro Mahnung. Höhere Beträge erfordern den Nachweis höherer Ausgaben.

§ 288 Abs. 5 BGB ist eine Sonderregelung für Mahnungen an Unternehmen und öffentliche Auftraggeber, nach der Sie bei Zahlungsverzug von der schuldenden Partei eine Pauschale von 40 € verlangen können. Diese Transaktionsgebühr deckt die Kosten der Rechtsverfolgung, unabhängig von der Höhe der tatsächlich geschuldeten Zahlung. Wenn Sie weitere Mahnungen verlangen, müssen Sie nachweisen, dass Ihr tatsächlicher Schaden 40 € übersteigt.

Wann kann ich Verzugsgebühren verlangen?

Nach deutschem Recht richtet sich der Zahlungsverzug nach § 286 BGB, der vorsieht, dass ein Schuldner in Verzug gerät, wenn er nicht fristgerecht bezahlt und eine Folgemitteilung versandt wurde. Unternehmen können ab diesem Zeitpunkt mit der Erhebung von Verzugszinsen und Mahngebühren beginnen. Die Transaktionsgebühr ist direkt an den Aufwand des Mahnverfahrens und nicht an die Rückstände selbst gebunden. Infolgedessen erheben Unternehmen Inkassogebühren nur dann, wenn ihnen Kosten entstehen, z. B. für den Versand von Zahlungserinnerungen.

Sonderbestimmungen

In einigen Fällen gerät eine Schuldnerin oder ein Schuldner ohne Nachankündigung in Zahlungsverzug. Gemäß § 286 Abs. 2 BGB bedarf es keiner Mahnung, wenn die Zahlungsabwicklung an einem festen Datum fällig ist – z. B. durch Formulierung des Vertrags in der Art „Zahlbar bis zum 15. Juni 2025“. Sobald diese Frist ohne Zahlung verstrichen ist, gerät die schuldende Partei in Verzug, unabhängig von weiteren Mahnungen. Gleiches gilt für Fälle, in denen das Gesetz feste Konditionen für die Zahlung vorschreibt. § 556 b BGB schreibt beispielsweise vor, dass die Miete spätestens am dritten Werktag eines Monats fällig ist – Mieter, die bis zu diesem Stichtag nicht zahlen, sind in Zahlungsverzug, ohne eine Mahnung zu erhalten.

Eine weitere Ausnahme gilt für Leistungen, die von einem bestimmten Ereignis abhängen (vgl. § 286 Abs. 2 BGB). Bestimmte Ereignisse umfassen Kündigungen oder die Abnahme von Arbeiten. Sie können sich jedoch nur auf diese Ausnahme berufen, wenn Sie in Ihrem Vertrag deutlich darauf hinweisen, z. B. „Zahlung innerhalb von 14 Tagen nach Annahme.“ Die angegebene Frist muss auch immer in einem angemessenen Verhältnis zum Ereignis stehen.

Nach § 286 Abs. 3 BGB kommen die Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zahlungsbeleg einer Rechnung in Zahlungsverzug. Für Verbraucher/innen gilt dies jedoch nur, wenn Sie dies ausdrücklich auf Ihrer Rechnung angeben – z. B. mit dem Vermerk „Verzug tritt ein, wenn die Zahlung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zahlungsbeleg dieser Rechnung erfolgt.“ Wenn Sie diesen Vermerk nicht angeben, müssen Sie dem Schuldner oder der Schuldnerin eine Mahnung wegen Zahlungsverzug senden.

Müssen Sie Verzugsgebühren zahlen?

Grundsätzlich ja – vorausgesetzt, die Gebühren sind angemessen und spiegeln die tatsächlichen Kosten wider. Gerichte können unangemessen hohe oder ungerechtfertigte Gebühren reduzieren oder sie ganz ablehnen. Daher ist es wichtig, dass alle Verzugsgebühren immer verhältnismäßig und transparent sind.

Verzugsgebühren in der Praxis

Im Folgenden finden Sie einige konkrete Beispiele für die Anwendung von Verzugsgebühren in der Praxis:

Wiederkehrende Abrechnung

Regelmäßige wiederkehrende Zahlungen, wie z. B. Abos, fallen unter die Ausnahme des oben genannten § 286 Abs. 2 BGB. Kundinnen und Kunden kommen ohne Erinnerung in Verzug, wenn der Vertrag ein bestimmtes Kalenderdatum für die Zahlung festlegt. Wenn ein Client beispielsweise ein Abo für einen Online-Fitnesskurs hat, für den eine Zahlung am ersten eines jeden Monats erforderlich ist, müssen Sie nicht explizit auf 14- oder 30-tägige Konditionen verweisen. Hier kommt die Kundin/der Kunde mit der Zahlungsabwicklung am zweiten des Monats in Verzug. Wenn Sie ihr/ihm anschließend eine Folgemitteilung senden, können Sie ihr/ihm die anfallenden Gebühren in Rechnung stellen.

SaaS-Zahlungen

Auch SaaS-Unternehmen (Software-as-a-Service) verwenden häufig Abo-Modelle, die in der Regel monatliche, vierteljährliche oder jährliche Zahlungen für den Zugriff auf Cloud-basierte Software erfordern. In diesem Fall ist die geltende Regelung dieselbe wie für andere wiederkehrende Ausgaben, unabhängig davon, ob im Vertrag eine pauschale Transaktionsgebühr oder eine nutzungsbasierte Abrechnung festgelegt ist, sofern eine Zahlungsabwicklung vereinbart ist.

Digitale Marktplätze

Bei digitalen Marktplätzen oder Plattformen ist die erste Frage immer: Wer sind die Vertragsparteien für Verkäufe und Zahlungen? In vielen Fällen agieren Verkäufer und Käufer als unabhängige Parteien, während die Plattform lediglich als Vermittlung fungiert. Dennoch umfassen viele Dienstleistungen sowohl Zahlungsabwicklung als auch Inkasso für ihre Verkäufer/innen, wenn Rechnungen unbezahlt bleiben. In diesem Fall kann die Plattform Mahnungen ausstellen und überfällige Beträge im eigenen Namen anwenden. Die Konditionen der Dienstleistungen regeln üblicherweise die Verfahren dafür.

Bei einmaligen Käufen geraten Privatpersonen in Verzug, wenn sie die Konditionen der vertraglich vereinbarten Zahlung überschreiten und eine Folgemitteilung erhalten. Verzugszahlungen müssen die tatsächlichen Ausgaben im Prozess widerspiegeln. Wenn eine Erinnerung beispielsweise nur per E-Mail versendet wird, fallen in der Regel keine Inkassogebühren an.

Grenzüberschreitende Transaktionen

Bei grenzüberschreitenden Zahlungen betrifft die Kernfrage die rechtliche Grundlage für Verzugsgebühren. In der Regel gilt das nationale Recht des Landes des Gläubigers. Für deutsche Unternehmen wird die Situation schwierig, wenn ein/e Schuldner/in im Ausland ansässig ist. Unternehmen mit internationaler Reichweite müssen daher unbedingt klare Konditionen für Zahlungen in ihren Verträgen festlegen, um Zahlungsanfechtungen über Verzugsgebühren zu vermeiden. Verweise auf die geltenden nationalen Vorschriften helfen, Missverständnisse zu vermeiden.

Auswirkungen von Fehlern bei der Berechnung von Verzugsgebühren

Es gibt eine Reihe unangenehmer Dinge, die passieren können, wenn Sie zu hohe Verzugsgebühren verlangen, diese zu früh verlangen oder gegen andere rechtliche Anforderungen verstoßen. Im Folgenden haben wir die wichtigsten zusammengefasst:

Ungültige Ansprüche

Wenn Sie unangemessen hohe Verzugsgebühren verlangen oder dabei nicht transparent sind, können Gerichte Ihren Anspruch kürzen oder zurückweisen, was im Extremfall zu einer Verpflichtung führen könnte, bereits erhobene Verzugsgebühren vollständig zurückzuerstatten.

Rechtlich angefochtene Zahlungen

Schuldner/innen können Sie wegen übermäßiger Verzugsgebühren oder Fehlern auf ausgestellten Rechnungen und in Verträgen verklagen. Gerichtsstreitigkeiten kosten Zeit und Geld, einschließlich Anwaltskosten und rechtlicher Kosten.

Einkommensverluste

Kundinnen und Kunden können sich schlecht behandelt fühlen, wenn Sie exorbitante Verzugsgebühren verlangen, und sie können sich am Ende ganz weigern, zu bezahlen. Sie laufen Gefahr, dass Rechnungen weiterhin unbezahlt bleiben, was weitere Schritte wie Eilverfahren für eine Zahlungsanweisung oder Klagen erfordert.

Reputationsschäden

Zusätzlich zu den unmittelbaren finanziellen und rechtlichen Auswirkungen kann eine Fehleinschätzung von Verzugsgebühren auch dem Image Ihres Unternehmens schaden. Im Zeitalter von Social Media und Online-Bewertungen verbreiten sich negative Erfahrungen wie ein Lauffeuer. Ein schlechteres Image kann bestehende Kundinnen und Kunden irritieren und potenzielle neue abschrecken. Wenn es immer wieder zu rechtlichen Auseinandersetzungen um Verzugsgebühren kommt, könnte eine öffentliche Überprüfung dieser Praktiken folgen.

Wie Stripe Sie bei Ihrem Mahnwesen unterstützen kann

Stripe Billing gibt Ihnen die vollständige Kontrolle darüber, wie Sie Ihren Kundinnen und Kunden Rechnungen stellen – von einfachen wiederkehrenden Abrechnungen über nutzungsbasierte Abrechnungen bis hin zu speziellen, ausgehandelten Verträgen. Und das ist nicht alles: Billing ermöglicht es Ihnen auch, Ihr Mahnwesen zu automatisieren. Sie können flexibel auf verspätete Zahlungen reagieren, indem Sie automatische Benachrichtigungen und Mahnbriefe versenden. Außerdem werden alle gesetzlich zulässigen Zahlungen erfasst und an Kundinnen und Kunden kommuniziert. Diese Automatisierung spart unzählige Admin-Stunden und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Kundinnen und Kunden ausstehende Rechnungen bezahlen.

Hinzu kommt Stripe Payments, ein effizientes Zahlungsabwicklungs-Tool, das Inkasso-Arbeitsabläufe ergänzt, Ihnen Zugriff auf mehr als 125 Zahlungsmethoden und mehr als 135 Währungen bietet und die Auswahl für Kundinnen und Kunden maximiert und internationale Zahlungsabwicklungen zu einem Kinderspiel macht. Payments berechnet außerdem automatisch Verzugszinsen und Mahngebühren für überfällige Rechnungen – besonders nützlich für Abo- und SaaS-Unternehmen, die manuelle Arbeit reduzieren und ihren Cashflow massiv verbessern möchten. Außerdem können Sie so sicherstellen, dass Sie die BGB-Bestimmungen, einschließlich § 288, immer vollständig einhalten.