Als facturen niet betaald worden, kunnen ondernemingen in Duitsland aanmaningskosten in rekening brengen, maar er zijn grenzen aan hoe hoog die bedragen mogen zijn. Om aan de goede kant van de wet te blijven, moet je dus precies weten welke rechten en plichten er gelden als het gaat om aanmaningen en het innen van achterstallige betalingen.

In dit artikel leggen we uit wanneer je aanmaningskosten in rekening kunt brengen en hoeveel. We kijken ook naar een paar praktijkvoorbeelden, zoals terugkerende of grensoverschrijdende vereffeningen, om bepaalde aandachtspunten in incassoprocessen te belichten. Tot slot bespreken we de gevolgen van een onjuiste berekening van achterstallige bedragen en hoe Stripe je kan helpen bij je aanmaningsprocessen.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoeveel aanmaningskosten mag ik in rekening brengen?
  
• Wanneer kan ik aanmaningskosten in rekening brengen?
  
• Aanmaningskosten in de praktijk
  
• Wat er gebeurt als je aanmaningskosten verkeerd in rekening brengt
  
• Hoe Stripe je kan helpen bij je aanmaningsproces
  

Hoeveel kan ik in rekening brengen voor te late betaling?

§ 288 van het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB) maakt een verschil tussen vertragingsrente en incassokosten.

Contractuele rente

§ 288.1 van het BGB zegt dat er rente moet worden betaald over een financiële schuld zolang de schuldenaar niet betaalt. Deze verzuimrente compenseert de economische gevolgen van te late betaling voor een bedrijf. Als een bedrijf geen toegang heeft tot het geld dat een schuldenaar moet betalen, verliest het de kans om dat geld te gebruiken, bijvoorbeeld om rente te genereren of investeringen te doen. In sommige gevallen moet het bedrijf mogelijk ook aanzienlijke rente betalen om tekorten aan kortetermijnliquiditeit te dekken.

De wet zegt dat er verschillende percentages zijn voor particulieren en ondernemingen:

• Voor transacties met particulieren is de wettelijke vertragingsrente vastgesteld op vijf procentpunten boven de basisrente (zie § 288.1 van het BGB).
  
• Voor transacties met ondernemingen, overheidsinstanties en andere niet-particuliere debiteuren ligt de rente aanzienlijk hoger, namelijk negen punten boven de basisrente (zie § 288.2 van het BGB).
  

De Deutsche Bundesbank (Duitse centrale bank) bepaalt twee keer per jaar het basispercentage volgens § 247 van het BGB en publiceert dit percentage in het Bundesanzeiger. Per 1 juli 2025 is het basispercentage in het land 1,27%. Op het moment van schrijven is de achterstandsrente 6,27% per jaar voor B2C-transacties (business-to-consumer) en 10,27% per jaar voor B2B-transacties (business-to-business). De afkorting "p.a." staat voor "per annum" en betekent dat de aangegeven tarieven voor een heel jaar gelden. Om te berekenen hoeveel rente je moet toepassen voor de daadwerkelijke periode van wanbetaling, moet je het jaarlijkse percentage aanpassen aan het specifieke aantal dagen dat zonder betaling is verstreken.

Voorbeeld: vertragingsrente op een B2C-transactie

Stel dat iemand sinds 1 maart 2025 een openstaande rekening van € 3.000 heeft en je stuurt hem op 25 mei 2025 een herinnering. In dit geval is de verzuimperiode 85 dagen. Er zijn twee stappen om deze rente te berekenen:

• Bereken de jaarlijkse vertragingsrente: € 3.000 x 6,27% = € 188,10
  
• Pas de rente aan voor een achterstallige periode van 85 dagen: € 188,10 / 365 x 85 = € 43,96
  

In dit voorbeeld is de vertragingsrente voor de 85 dagen € 43,96.

Incassokosten

Naast vertragingsrente kunnen bedrijven incassokosten in rekening brengen om materiële uitgaven te dekken en aanmaningen te versturen. Zij kunnen chargebacks of kosten voor het achterhalen van adressen als incassokosten doorberekenen aan de debiteur. Arbeidskosten komen daarentegen niet in aanmerking, aangezien deze door de wet als algemene overheadkosten worden beschouwd.

De wet zegt niet precies hoeveel een schuldeiser aan incassokosten mag vragen. Het is belangrijk dat de kosten redelijk zijn en binnen de werkelijk gemaakte kosten blijven. Rechtbanken vinden buitensporige incassokosten niet oké. De standaardkosten variëren van € 2,50 tot € 5 per aanmaning. Voor hogere bedragen moet je bewijs laten zien dat de kosten hoger waren.

§ 288.5 van het BGB is een speciale regeling voor aanmaningen die naar ondernemingen en klanten in de publieke sector worden gestuurd, op grond waarvan je een vast bedrag van € 40 in rekening kunt brengen zodra de debiteur in gebreke blijft. Deze vaste vergoeding dekt de kosten van vervolging, ongeacht het werkelijk verschuldigde bedrag. Als je nog meer incassokosten in rekening brengt, moet je laten zien dat je werkelijke schade meer dan € 40 is.

Wanneer kan ik kosten voor te late betaling in rekening brengen?

Volgens de Duitse wet wordt wanbetaling geregeld door § 286 van het BGB, waarin staat dat een debiteur in gebreke blijft als hij niet binnen de afgesproken termijn betaalt en er een aanmaning is verstuurd. Vanaf dat moment kunnen ondernemingen vertragingsrente en incassokosten in rekening brengen. De incassokosten houden rechtstreeks verband met de kosten van het incassoproces, en niet met de achterstand zelf. Als gevolg hiervan brengen ondernemingen alleen incassokosten in rekening wanneer zij kosten maken, bijvoorbeeld voor het versturen van betalingsherinneringen.

Bijzondere bepalingen

In sommige gevallen is iemand in gebreke zonder dat er een aanmaning is gestuurd. Volgens § 286.2 van het BGB is een aanmaning niet wettelijk nodig als de betaling op een vaste datum moet gebeuren, bijvoorbeeld bij een contractuele bepaling als "betaalbaar op 15 juni 2025". Zodra deze termijn verstrijkt zonder dat er betaling heeft plaatsgevonden, is de schuldenaar in gebreke, ongeacht of er nog verdere aanmaningen worden verstuurd. Hetzelfde geldt voor gevallen waarin de wet vaste betalingstermijnen voorschrijft. § 556b van het BGB bepaalt bijvoorbeeld dat de huur uiterlijk op de derde werkdag van een maand moet worden betaald. Huurders die op deze uiterste datum niet hebben betaald, zijn in gebreke zonder dat er een aanmaning hoeft te worden verstuurd.

Een andere uitzondering betreft prestaties die afhankelijk zijn van een bepaalde gebeurtenis (zie § 286.2.2 van het BGB). Bepaalde gebeurtenissen zijn onder meer beëindigingen of de aanvaarding van werkzaamheden. Je kunt alleen gebruikmaken van deze uitzonderingen, als je hier in je contract duidelijk naar verwijst, bijvoorbeeld: "Betaling binnen 14 dagen na aanvaarding." De opgegeven termijn moet ook altijd in verhouding staan tot de gebeurtenis.

Volgens § 286.3 van het BGB zijn debiteuren uiterlijk 30 dagen na de vervaldatum en ontvangst van een factuur in gebreke. Voor consumenten geldt dit alleen als je dit duidelijk op je factuur vermeldt, bijvoorbeeld met een zin als "Er is sprake van verzuim als de betaling niet binnen 30 dagen na de vervaldatum en ontvangst van deze factuur is voldaan." Als je deze zin niet vermeldt, moet je de debiteur een herinnering sturen om de achterstand in gang te zetten.

Moet je kosten voor te late betaling betalen?

In principe wel, als de kosten redelijk zijn en in verhouding staan met de werkelijke kosten. Rechtbanken kunnen onredelijk hoge of onterechte kosten verlagen of zelfs helemaal afwijzen. Het is daarom zeer belangrijk dat eventuele kosten voor te late betaling altijd evenredig en transparant zijn.

Aanmaningskosten in de praktijk

Hieronder staan een paar concrete voorbeelden van hoe aanmaningskosten in de praktijk kunnen worden toegepast:

Terugkerende facturatie

Regelmatige terugkerende betalingen, zoals abonnementen, vallen onder de vrijstelling in § 286.2 van het BGB, zoals hierboven vermeld. Klanten komen zonder aanmaning in gebreke als in het contract een specifieke kalenderdatum voor betaling is vastgelegd. Als een klant bijvoorbeeld een abonnement heeft op een online fitnesscursus die op de eerste van elke maand moet worden betaald, hoef je niet expliciet te verwijzen naar termijnen van 14 of 30 dagen. In dit geval is de klant op de tweede van de maand in gebreke. Als je hem vervolgens een herinnering stuurt, kun je hem de gemaakte kosten in rekening brengen.

SaaS-betalingen

SaaS (software-as-a-service) bedrijven gebruiken vaak ook abonnementsmodellen waarbij je meestal maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks moet betalen voor toegang tot cloudgebaseerde software. In dit geval gelden dezelfde regels als voor andere terugkerende uitgaven, ongeacht of het contract een vast bedrag of facturatie naar gebruik voorschrijft, mits er een betalingstermijn is vastgesteld.

Digitale marktplaatsen

Als het gaat om digitale marktplaatsen of platforms, is de eerste vraag altijd: wie zijn de contractpartijen voor verkopen en betalingen? Vaak zijn verkopers en kopers onafhankelijke partijen, terwijl het platform alleen als tussenpersoon werkt. Veel diensten regelen ook de afhandeling en incasso voor hun verkopers als facturen niet betaald worden. In dat geval kan het platform namens zichzelf herinneringen sturen en achterstallige bedragen in rekening brengen. De procedures hiervoor staan meestal in de algemene voorwaarden van de diensten.

Bij eenmalige aankopen zijn particulieren in gebreke als ze de contractuele betalingstermijnen overschrijden en krijgen ze een aanmaning. De aanmaningskosten moeten in overeenstemming zijn met de werkelijke kosten van het proces. Als een aanmaning bijvoorbeeld alleen per e-mail wordt verstuurd, worden er meestal geen incassokosten in rekening gebracht.

Internationale transacties

Voor grensoverschrijdende betalingen is de belangrijkste vraag wat de rechtsgrondslag is voor kosten bij te late betaling. Meestal geldt de nationale wet van het land van de schuldeiser. Het wordt lastig voor Duitse ondernemingen als een schuldenaar in het buitenland zit. Daarom is het zeer belangrijk dat ondernemingen die internationaal werken duidelijke betalingsvoorwaarden in hun contracten zetten om ruzie over aanmaningskosten te voorkomen. Verwijzingen naar de geldende nationale regels helpen om misverstanden te voorkomen.

Wat er gebeurt als je fouten maakt bij het in rekening brengen van aanmaningskosten

Er kunnen een paar vervelende situaties ontstaan als je veel te hoge aanmaningskosten in rekening brengt, deze te vroeg opeist of andere wettelijke vereisten niet volgt. Hieronder hebben we de belangrijkste punten op een rijtje gezet:

Ongeldige vorderingen

Als je te hoge aanmaningskosten in rekening brengt of niet genoeg transparant bent, kunnen rechtbanken je vordering verlagen of afwijzen. In extreme gevallen kan dit ertoe leiden dat je alle reeds geïnde aanmaningskosten volledig moet terugstorten.

Juridische geschillen

Debiteuren kunnen je aanklagen vanwege buitensporige aanmaningskosten of fouten op facturen en in contracten. Rechtszaken kosten tijd en geld, inclusief advocaatkosten en juridische kosten.

Gederfde inkomsten

Klanten kunnen zich onterecht behandeld voelen als je buitensporige aanmaningskosten in rekening brengt, en kunnen uiteindelijk weigeren te betalen. Je loopt het risico dat facturen onbetaald blijven, waardoor verdere stappen nodig zijn, zoals een kort geding voor een betalingsbevel of rechtszaken.

Reputatieschade:

Naast de directe financiële en juridische gevolgen kan een verkeerde inschatting van aanmaningskosten ook het imago van je onderneming schaden. In het tijdperk van sociale media en online beoordelingen verspreiden negatieve ervaringen zich razendsnel. Een slechter imago kan bestaande klanten irriteren en potentiële nieuwe klanten afschrikken. Als er steeds weer juridische geschillen ontstaan over Aanmaningskosten, kan dit leiden tot publieke kritiek op deze praktijken.

Hoe Stripe je kan helpen bij je aanmaningsproces

Stripe Billing geeft je volledige controle over hoe je je klanten factureert, van simpele terugkerende facturen tot facturen op basis van gebruik en ook speciale, onderhandelde contracten. En dat is nog niet alles: met Billing kun je ook je aanmaningsprocessen automatiseren. Je kunt flexibel reageren op achterstallige betalingen door geautomatiseerde herinneringen en aanmaningen te versturen. Bovendien worden alle wettelijk toegestane kosten geïnd en aan klanten meegedeeld. Deze automatisering bespaart je talloze administratieve uren en vergroot de kans dat klanten openstaande facturen betalen.

Dan is er Stripe Payments, een handige tool die je helpt met vereffening en je toegang geeft tot meer dan 125 betaalmethoden en meer dan 135 valuta's, waardoor je klanten meer keuze hebben en internationale betalingen zeer makkelijk worden. Payments berekent ook automatisch de vertragingsrente en aanmaningskosten op achterstallige rekeningen, wat vooral handig is voor abonnements- en SaaS-ondernemingen die handmatig werk willen verminderen en hun cashflow aanzienlijk willen verbeteren. Het helpt je ook om ervoor te zorgen dat je altijd volledig voldoet aan de BGB-voorschriften, inclusief § 288.