Als facturen niet betaald worden, kunnen ondernemingen in Duitsland aanmaningskosten in rekening brengen, maar er zijn grenzen aan hoe hoog die bedragen mogen zijn. Om aan de goede kant van de wet te blijven, moet je dus precies weten welke rechten en plichten er gelden als het gaat om aanmaningen en het innen van achterstallige betalingen.

In dit artikel leggen we uit wanneer je aanmaningskosten in rekening kunt brengen en hoeveel. We kijken ook naar een paar praktijkvoorbeelden, zoals terugkerende of grensoverschrijdende vereffeningen, om bepaalde aandachtspunten in incassoprocessen te belichten. Tot slot bespreken we de gevolgen van een onjuiste berekening van achterstallige bedragen en hoe Stripe je kan helpen bij je aanmaningsprocessen.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoeveel aanmaningskosten mag ik in rekening brengen?
  
• Wanneer kan ik aanmaningskosten in rekening brengen?
  
• Aanmaningskosten in de praktijk
  
• Wat er gebeurt als je aanmaningskosten verkeerd in rekening brengt
  
• Hoe Stripe je kan helpen bij je aanmaningsproces
  

How much can I charge in late fees?

§ 288 of the German Civil Code (BGB) distinguishes default interest and dunning charges.

Default interest

§ 288.1 of the BGB requires interest on a financial debt for as long as the debtor remains in arrears. This default interest offsets the economic impact of late payment on a company. When an enterprise lacks access to the money an owing party must settle, it loses the chance to put those funds to work—say, to accrue interest or pursue investments. In some cases, the company might also have to pay substantial interest to cover short-term liquidity gaps.

The legislation establishes different percentages for individual versus businesses:

• For transactions conducted with private individuals, statutory default interest is set at five points above the base rate (see § 288.1 of the BGB).
  
• For transactions conducted with businesses, public authorities, and other nonprivate debtors, the rate is significantly higher, at nine points above the base rate (see § 288.2 of the BGB).
  

The Deutsche Bundesbank (German Federal Bank) sets the base figure twice a year in accordance with § 247 of the BGB, and publishes the figure in the Federal Gazette. As of July 1, 2025, the base percentage in the country is 1.27%. At the time of writing, arrears interest sits at 6.27% p.a. for B2C (business-to-consumer) transactions, and 10.27% p.a. for B2B (business-to-business) transactions. The acronym “p.a.” stands for “per annum,” and means that the rates indicated apply to a full year. To work out how much interest to apply for the actual period of default, you need to adjust the annual percentage for the specific number of days that have passed without payment.

Example: Default interest on a B2C transaction

Let’s assume a private individual has a €3,000 bill outstanding since March 1, 2025, and that you send them a reminder on May 25, 2025. Here, the default period is 85 days. There are two steps to calculating this interest:

• Calculate the annual default interest: €3,000 x 6.27% = €188.10
  
• Adjust interest for a period of arrears of 85 days: €188.10 / 365 x 85 = €43.96
  

In this example, the default interest for the 85 days is €43.96.

Dunning charges

In addition to default interest, companies can impose dunning charges to cover material outlays and send notices. They can pass on chargebacks or address-tracing expenses to the debtor as collection fees. By contrast, labor costs do not qualify, since the law treats them as general overheads.

The law does not stipulate exactly how much a creditor is allowed to claim in dunning charges. What’s important is that the charges are proportionate and stay within the real expenditure incurred. Courts treat excessive collection fees as impermissible. The standard fee ranges from €2.50 to €5 per reminder. Higher amounts require proof of higher expenses.

§ 288.5 of the BGB is a special regulation concerning reminders sent to businesses and public-sector clients, under which you could charge a flat rate of €40 as soon as the owing party defaults. This flat fee covers the costs of prosecution, regardless of the amount really owed. If you demand further dunning charges, you have to demonstrate that your actual damages exceed €40.

When can I charge late fees?

Under German law, default is governed by § 286 of the BGB, which provides that a debtor falls into arrears if they fail to pay by the agreed deadline and a follow-up notice has been sent. Companies can start applying default interest and dunning charges from this point onward. The collection fee ties directly to the outlays of the dunning process, rather than to the arrears itself. As a result, businesses apply collection fees solely when they incur costs, e.g., for sending payment reminders.

Special provisions

In some cases, a debtor enters into default without a follow-up notice. Per § 286.2 of the BGB, the law does not require a reminder if settlement is due on a fixed date—e.g., contract wording along the lines of “payable by June 15, 2025.” Once this deadline passes without payment, the owing party is in arrears, regardless of any further notices. The same applies to cases where the law stipulates set payment terms. § 556b of the BGB, for instance, states that rent is due no later than the third working day of a month—tenants who fail to pay by this cutoff default on their rent without being sent a reminder.

Another exemption covers performances that depend on a particular occurrence (see § 286.2.2 of the BGB). Certain events include terminations or the acceptance of work. However, you can only invoke this exemption if you make an apparent reference to it in your contract, e.g., “Payment within 14 days of acceptance.” The deadline given must also always be proportionate to the event.

According to § 286.3 of the BGB, debtors default on settlements no later than 30 days after the due date and receipt of an invoice. For consumers though, this only applies if you explicitly state it on your bill—e.g., with wording such as “Default shall occur if payment is not made within 30 days after the due date and receipt of this invoice.” If you do not include this wording, you must send the owing party a reminder to start arrears.

Do you have to pay late fees?

In principle, yes—provided the fees are reasonable and reflect actual costs. Courts can reduce unreasonably high or unjustifiable charges, or reject them outright. Consequently, it is key that any late fees are always proportionate and transparent.

Aanmaningskosten in de praktijk

Hieronder staan een paar concrete voorbeelden van hoe aanmaningskosten in de praktijk kunnen worden toegepast:

Terugkerende facturatie

Regelmatige terugkerende betalingen, zoals abonnementen, vallen onder de vrijstelling in § 286.2 van het BGB, zoals hierboven vermeld. Klanten komen zonder aanmaning in gebreke als in het contract een specifieke kalenderdatum voor betaling is vastgelegd. Als een klant bijvoorbeeld een abonnement heeft op een online fitnesscursus die op de eerste van elke maand moet worden betaald, hoef je niet expliciet te verwijzen naar termijnen van 14 of 30 dagen. In dit geval is de klant op de tweede van de maand in gebreke. Als je hem vervolgens een herinnering stuurt, kun je hem de gemaakte kosten in rekening brengen.

SaaS-betalingen

SaaS (software-as-a-service) bedrijven gebruiken vaak ook abonnementsmodellen waarbij je meestal maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks moet betalen voor toegang tot cloudgebaseerde software. In dit geval gelden dezelfde regels als voor andere terugkerende uitgaven, ongeacht of het contract een vast bedrag of facturatie naar gebruik voorschrijft, mits er een betalingstermijn is vastgesteld.

Digitale marktplaatsen

Als het gaat om digitale marktplaatsen of platforms, is de eerste vraag altijd: wie zijn de contractpartijen voor verkopen en betalingen? Vaak zijn verkopers en kopers onafhankelijke partijen, terwijl het platform alleen als tussenpersoon werkt. Veel diensten regelen ook de afhandeling en incasso voor hun verkopers als facturen niet betaald worden. In dat geval kan het platform namens zichzelf herinneringen sturen en achterstallige bedragen in rekening brengen. De procedures hiervoor staan meestal in de algemene voorwaarden van de diensten.

Bij eenmalige aankopen zijn particulieren in gebreke als ze de contractuele betalingstermijnen overschrijden en krijgen ze een aanmaning. De aanmaningskosten moeten in overeenstemming zijn met de werkelijke kosten van het proces. Als een aanmaning bijvoorbeeld alleen per e-mail wordt verstuurd, worden er meestal geen incassokosten in rekening gebracht.

Internationale transacties

Voor grensoverschrijdende betalingen is de belangrijkste vraag wat de rechtsgrondslag is voor kosten bij te late betaling. Meestal geldt de nationale wet van het land van de schuldeiser. Het wordt lastig voor Duitse ondernemingen als een schuldenaar in het buitenland zit. Daarom is het zeer belangrijk dat ondernemingen die internationaal werken duidelijke betalingsvoorwaarden in hun contracten zetten om ruzie over aanmaningskosten te voorkomen. Verwijzingen naar de geldende nationale regels helpen om misverstanden te voorkomen.

Wat er gebeurt als je fouten maakt bij het in rekening brengen van aanmaningskosten

Er kunnen een paar vervelende situaties ontstaan als je veel te hoge aanmaningskosten in rekening brengt, deze te vroeg opeist of andere wettelijke vereisten niet volgt. Hieronder hebben we de belangrijkste punten op een rijtje gezet:

Ongeldige vorderingen

Als je te hoge aanmaningskosten in rekening brengt of niet genoeg transparant bent, kunnen rechtbanken je vordering verlagen of afwijzen. In extreme gevallen kan dit ertoe leiden dat je alle reeds geïnde aanmaningskosten volledig moet terugstorten.

Juridische geschillen

Debiteuren kunnen je aanklagen vanwege buitensporige aanmaningskosten of fouten op facturen en in contracten. Rechtszaken kosten tijd en geld, inclusief advocaatkosten en juridische kosten.

Gederfde inkomsten

Klanten kunnen zich onterecht behandeld voelen als je buitensporige aanmaningskosten in rekening brengt, en kunnen uiteindelijk weigeren te betalen. Je loopt het risico dat facturen onbetaald blijven, waardoor verdere stappen nodig zijn, zoals een kort geding voor een betalingsbevel of rechtszaken.

Reputatieschade:

Naast de directe financiële en juridische gevolgen kan een verkeerde inschatting van aanmaningskosten ook het imago van je onderneming schaden. In het tijdperk van sociale media en online beoordelingen verspreiden negatieve ervaringen zich razendsnel. Een slechter imago kan bestaande klanten irriteren en potentiële nieuwe klanten afschrikken. Als er steeds weer juridische geschillen ontstaan over Aanmaningskosten, kan dit leiden tot publieke kritiek op deze praktijken.

Hoe Stripe je kan helpen bij je aanmaningsproces

Stripe Billing geeft je volledige controle over hoe je je klanten factureert, van simpele terugkerende facturen tot facturen op basis van gebruik en ook speciale, onderhandelde contracten. En dat is nog niet alles: met Billing kun je ook je aanmaningsprocessen automatiseren. Je kunt flexibel reageren op achterstallige betalingen door geautomatiseerde herinneringen en aanmaningen te versturen. Bovendien worden alle wettelijk toegestane kosten geïnd en aan klanten meegedeeld. Deze automatisering bespaart je talloze administratieve uren en vergroot de kans dat klanten openstaande facturen betalen.

Dan is er Stripe Payments, een handige tool die je helpt met vereffening en je toegang geeft tot meer dan 125 betaalmethoden en meer dan 135 valuta's, waardoor je klanten meer keuze hebben en internationale betalingen zeer makkelijk worden. Payments berekent ook automatisch de vertragingsrente en aanmaningskosten op achterstallige rekeningen, wat vooral handig is voor abonnements- en SaaS-ondernemingen die handmatig werk willen verminderen en hun cashflow aanzienlijk willen verbeteren. Het helpt je ook om ervoor te zorgen dat je altijd volledig voldoet aan de BGB-voorschriften, inclusief § 288.