Lorsque les factures restent impayées, les entreprises allemandes peuvent facturer des frais de retard, mais le montant de ces frais est plafonné. pour rester en conformité avec la loi, vous devez donc vous assurer de connaître précisément vos droits et obligations en matière de relance et de recouvrement des paiements impayés.

Cet article explique quand vous pouvez facturer des frais de retard et à quel montant. Nous examinerons également quelques exemples concrets, tels que les règlements récurrents ou transfrontaliers, pour mettre en évidence les domaines particuliers qui nécessitent une attention particulière dans les processus de recouvrement. À la fin, nous vous expliquerons les conséquences d’une évaluation incorrecte des montants impayés et comment Stripe peut vous aider dans vos processus de relance.

Contenu de l’article

• Combien puis-je facturer en frais de retard?
  
• Quand puis-je facturer des frais de retard?
  
• Frais de retard dans la pratique
  
• Conséquences des erreurs lors de la facturation des frais de retard
  
• Comment Stripe peut vous aider dans votre processus de relance
  

Combien puis-je facturer en frais de retard?

L’article 288 du Code civil allemand (BGB) distingue les intérêts de retard et les frais de relance.

Intérêts impayés

L’article 288.1 du BGB exige le paiement d’intérêts sur une dette financière tant que le débiteur reste en défaut de paiement. Ces intérêts de retard compensent l’impact économique du retard de paiement sur une entreprise. Lorsqu’une entreprise n’a pas accès à l’argent qu’une partie débitrice doit lui verser, elle perd la possibilité d’utiliser ces fonds, par exemple pour percevoir des intérêts ou réaliser des investissements. Dans certains cas, l’entreprise peut également être amenée à payer des intérêts importants pour couvrir des déficits de liquidités à court terme.

La législation établit des pourcentages différents pour les particuliers et les entreprises :

• Pour les transactions effectuées avec des particuliers, les intérêts de retard légaux sont fixés à cinq points au-dessus du taux de base (voir article 288.1 du BGB).
  
• Pour les transactions effectuées avec des entreprises, des autorités publiques et d’autres débiteurs non privés, le taux est nettement plus élevé, soit neuf points au-dessus du taux de base (voir article 288.2 du BGB).
  

La Deutsche Bundesbank (Banque fédérale allemande) fixe le taux de base deux fois par an conformément à l’article 247 du BGB et publie ce taux dans le Journal officiel fédéral. Au 1er juillet 2025, le taux de base dans le pays est de 1,27 %. Au moment de la rédaction du présent document, les intérêts de retard s’élèvent à 6,27 % par an pour les transactions B2C (entreprise-consommateur) et à 10,27 % par an pour les transactions B2B (entreprise-entreprise). L’acronyme « p.a. » signifie « per annum » (par an) et indique que les taux indiqués s’appliquent à une année complète. Pour calculer le montant des intérêts à appliquer pour la période de défaut de paiement réelle, vous devez ajuster le pourcentage annuel en fonction du nombre spécifique de jours écoulés sans paiement.

Exemple : intérêts de retard sur une transaction B2C

Supposons qu’un particulier ait une facture de 3 000 € impayée depuis le 1er mars 2025 et que vous lui envoyiez un rappel le 25 mai 2025. Dans ce cas, le délai de défaut de paiement est de 85 jours. Le calcul de ces intérêts se fait en deux étapes :

• Calculer les intérêts de retard annuels : 3 000 € x 6,27 % = 188,10 €
  
• Ajuster les intérêts pour une période de retard de paiement de 85 jours : 188,10 € / 365 x 85 = 43,96 €
  

Dans cet exemple, les intérêts de retard pour les 85 jours s’élèvent à 43,96 €.

Frais de relance

Outre les intérêts de retard, les entreprises peuvent imposer des frais de relance pour couvrir les dépenses matérielles et l’envoi d’avis. Elles peuvent répercuter les frais de rejet de débit ou les frais de recherche d’adresse sur le débiteur à titre de frais de recouvrement. En revanche, les frais de main-d’œuvre ne sont pas admissibles, car la loi les considère comme des frais généraux.

La loi ne précise pas exactement le montant que le créancier est autorisé à réclamer au titre des frais de relance. L’important est que ces frais soient proportionnés et ne dépassent pas les dépenses réelles engagées. Les tribunaux considèrent les frais de recouvrement excessifs comme illicites. Les frais standard varient entre 2,50 € et 5 € par rappel. Les montants supérieurs nécessitent la preuve de dépenses plus élevées.

L’article 288.5 du BGB est une disposition spéciale concernant les rappels envoyés aux entreprises et aux clients du secteur public, en vertu de laquelle vous pouvez facturer un montant forfaitaire de 40 € dès que le débiteur est en défaut de paiement. Ces frais forfaitaires couvrent les frais de poursuite, quel que soit le montant réellement dû. Si vous exigez des frais de relance supplémentaires, vous devez démontrer que votre préjudice réel dépasse 40 €.

Quand puis-je facturer des frais de retard?

En droit allemand, le défaut de paiement est régi par l’article 286 du BGB (code civil allemand), qui dispose qu’un débiteur est en défaut de paiement s’il ne s’acquitte pas de sa dette dans le délai convenu et qu’un rappel lui a été envoyé. Les entreprises peuvent alors commencer à appliquer des intérêts de retard et des frais de relance. Les frais de recouvrement sont directement liés aux dépenses engagées dans le cadre de la procédure de relance, plutôt qu’aux arriérés eux-mêmes. Par conséquent, les entreprises n’appliquent des frais de recouvrement que lorsqu’elles engagent des frais, par exemple pour l’envoi de rappels de paiement.

Dispositions spéciales

Dans certains cas, un débiteur se trouve en défaut de paiement sans qu’un rappel lui ait été envoyé. Conformément à l’article 286.2 du BGB, la loi n’exige pas de rappel si le règlement est dû à une date fixe, par exemple dans le cas d’un contrat stipulant « payable avant le 15 juin 2025 ». Une fois ce délai dépassé sans paiement, la partie débitrice est en défaut de paiement, indépendamment de tout autre avis. Il en va de même pour les cas où la loi prévoit des conditions de paiement fixes. L’article 556b du BGB, par exemple, dispose que le loyer est dû au plus tard le troisième jour ouvrable du mois. Les locataires qui ne paient pas avant cette date sont en défaut de paiement sans qu’un rappel leur soit envoyé.

Une autre exception concerne les prestations qui dépendent d’un événement particulier (voir article 286.2.2 du BGB). Certains événements comprennent les résiliations ou l’acceptation d’un travail. Cependant, vous ne pouvez invoquer cette exception que si vous y faites clairement référence dans votre contrat, par exemple « Paiement dans les 14 jours suivant l’acceptation ». Le délai indiqué doit également toujours être proportionnel à l’événement.

Conformément à l’article 286.3 du BGB, les débiteurs sont en défaut de paiement au plus tard 30 jours après la date d’échéance et la réception d’une facture. Pour les consommateurs, cela ne s’applique toutefois que si vous l’indiquez explicitement sur votre facture, par exemple avec une formulation telle que « Le défaut de paiement survient si le paiement n’est pas effectué dans les 30 jours suivant la date d’échéance et la réception de cette facture. » Si vous n’incluez pas cette mention, vous devez envoyer un rappel à la partie débitrice pour déclencher la procédure de recouvrement.

Devez-vous payer des frais de retard?

En principe, oui, à condition que les frais soient raisonnables et reflètent les coûts réels. Les tribunaux peuvent réduire les frais déraisonnablement élevés ou injustifiés, voire les rejeter purement et simplement. Il est donc essentiel que les frais de retard soient toujours proportionnés et transparents.

Frais de retard dans la pratique

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples concrets d’application des frais de retard :

Facturation récurrente

Les paiements récurrents réguliers, tels que les abonnements, relèvent de l’exemption prévue à l’article 286.2 du BGB mentionné ci-dessus. Les clients sont en retard de paiement sans rappel si le contrat fixe une date de paiement précise. À titre d’exemple, si un client est abonné à un cours de fitness en ligne qui doit être payé le premier jour de chaque mois, vous n’avez pas besoin de mentionner explicitement les délais de 14 ou 30 jours. Dans ce cas, le client est en défaut de paiement le deuxième jour du mois. Si vous lui envoyez ensuite un rappel, vous pouvez lui facturer les frais encourus.

Paiements de logiciel-service

Les entreprises de logiciel-service ont aussi souvent recours à des modèles d’abonnement qui demandent généralement des paiements mensuels, trimestriels ou annuels pour accéder à des logiciels fondés sur le nuage. Dans ce cas, la règle qui s’applique est la même que pour les autres dépenses récurrentes, peu importe si le contrat prévoit des frais fixes ou une facturation à l’utilisation, tant qu’il fixe une date limite de règlement.

Places de marché numériques

En ce qui concerne les places de marché numériques ou les plateformes, la première question qui se pose est toujours la suivante : qui sont les parties contractantes pour les ventes et les paiements? Dans de nombreux cas, les vendeurs et les acheteurs agissent en tant que parties indépendantes, tandis que la plateforme sert simplement d’intermédiaire. Cependant, de nombreux services se chargent également du règlement et du recouvrement pour leurs vendeurs lorsque les factures ne sont pas payées. Dans ce cas, la plateforme peut envoyer des rappels et appliquer des pénalités de retard en son nom propre. Les conditions générales des services régissent généralement les procédures à suivre dans ce cas.

Pour les achats ponctuels, les particuliers sont en retard de paiement s’ils dépassent les conditions de paiement prévues dans le contrat et reçoivent un rappel. Les frais de relance doivent refléter les dépenses réelles engagées dans le cadre de cette procédure. Si le rappel est envoyé uniquement par courriel, par exemple, les frais de recouvrement ne s’appliquent généralement pas.

Transactions internationales

Pour les paiements transfrontaliers, la question clé concerne la base juridique des frais de retard. En général, c’est la législation nationale du pays du créancier qui s’applique. La situation se complique pour les entreprises allemandes lorsque le débiteur est situé à l’étranger. Il est donc impératif que les entreprises ayant une portée internationale établissent des conditions de paiement claires dans leurs contrats pour éviter tout litige concernant les frais de retard. Il est recommandé de faire référence aux réglementations nationales applicables pour éviter tout malentendu.

Conséquences des erreurs lors de la facturation des frais de retard

Il existe un certain nombre de conséquences désagréables qui peuvent survenir si vous facturez des frais de retard excessivement élevés, si vous les réclamez trop tôt ou si vous enfreignez d’autres exigences légales. Nous avons résumé les plus importantes ci-dessous :

Réclamations non valides

Si vous facturez des frais de retard excessifs ou manquez de transparence, les tribunaux peuvent réduire votre demande ou la rejeter. Dans les cas extrêmes, cela pourrait entraîner l’obligation de rembourser intégralement les frais de retard déjà perçus.

Litiges juridiques

Les débiteurs peuvent vous poursuivre en justice pour des frais de retard excessifs ou des erreurs sur les factures émises et dans les contrats. Les batailles judiciaires coûtent du temps et de l’argent, notamment en frais d’avocat et en frais juridiques.

Perte de bénéfices

Les clients peuvent se sentir lésés si vous leur facturez des frais de retard exorbitants, et ils pourraient finir par refuser tout simplement de payer. Vous risquez alors de voir vos factures rester impayées, ce qui vous obligera à prendre des mesures supplémentaires telles que des procédures sommaires pour obtenir une injonction de payer ou des poursuites judiciaires.

Atteinte à la réputation

Outre les répercussions financières et juridiques immédiates, une mauvaise évaluation des frais de retard peut également nuire à l’image de votre entreprise. À l’ère des réseaux sociaux et des avis en ligne, les expériences négatives se propagent comme une traînée de poudre. Une image qui se détériore peut irriter les clients existants et dissuader les nouveaux clients potentiels. Si les litiges juridiques continuent de se multiplier au sujet des frais de retard, ces pratiques pourraient faire l’objet d’une attention particulière de la part du public.

Comment Stripe peut vous aider dans votre processus de relance

Stripe Billing vous offre un contrôle total sur la manière dont vous facturez vos clients, qu’il s’agisse d’une simple facturation récurrente, d’une facturation fondée sur l’utilisation ou encore de contrats spéciaux négociés. Et ce n’est pas tout : Billing vous permet également d’automatiser vos processus de relance. Vous pouvez réagir de manière flexible aux retards de paiement en envoyant des avis et des lettres de relance automatisés. De plus, tous les frais autorisés par la loi sont collectés et communiqués aux clients. Cette automatisation permet d’économiser d’innombrables heures d’administration et augmente les chances que les clients règlent leurs factures impayées.

Il y a ensuite Stripe Payments, un outil de règlement efficace qui complète les flux de travail de recouvrement, vous donnant accès à plus de 125 modes de paiement et plus de 135 devises, ce qui maximise le choix des clients et facilite les règlements internationaux. Payments calcule également automatiquement les intérêts de retard et les frais de relance sur les factures impayées, ce qui est particulièrement utile pour les entreprises proposant des abonnements et des services SaaS qui cherchent à réduire le travail manuel et à améliorer considérablement leur trésorerie. Il vous aidera également à vous assurer que vous êtes toujours en totale conformité avec les réglementations BGB, y compris l’article 288.