Cuando las facturas no se pagan, las empresas en Alemania pueden cobrar recargos por mora; no obstante, existen límites en cuanto al importe que pueden cobrar. Por tanto, para cumplir la ley, debes asegurarte de conocer exactamente cuáles son tus derechos y obligaciones en lo que respecta al cobro y la reclamación de pagos atrasados.

En este artículo se explica cuándo se pueden cobrar recargos por demora y cuál es su importe. También analizaremos algunos ejemplos reales, como las liquidaciones recurrentes o transfronterizas, para destacar aspectos concretos que requieren especial atención en los flujos de trabajo de cobro. Al final, te explicaremos las consecuencias de calcular incorrectamente los importes vencidos y cómo Stripe puede ayudarte en tus procesos de reclamación de pagos.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Cuánto puedo cobrar en concepto de recargos por demora?
  
• ¿Cuándo puedo cobrar recargos por demora?
  
• Recargos por demora en la práctica
  
• Consecuencias de los errores al cobrar recargos por demora
  
• Cómo Stripe puede ayudarte con tu proceso de reclamación de pagos
  

How much can I charge in late fees?

§ 288 of the German Civil Code (BGB) distinguishes default interest and dunning charges.

Default interest

§ 288.1 of the BGB requires interest on a financial debt for as long as the debtor remains in arrears. This default interest offsets the economic impact of late payment on a company. When an enterprise lacks access to the money an owing party must settle, it loses the chance to put those funds to work—say, to accrue interest or pursue investments. In some cases, the company might also have to pay substantial interest to cover short-term liquidity gaps.

The legislation establishes different percentages for individual versus businesses:

• For transactions conducted with private individuals, statutory default interest is set at five points above the base rate (see § 288.1 of the BGB).
  
• For transactions conducted with businesses, public authorities, and other nonprivate debtors, the rate is significantly higher, at nine points above the base rate (see § 288.2 of the BGB).
  

The Deutsche Bundesbank (German Federal Bank) sets the base figure twice a year in accordance with § 247 of the BGB, and publishes the figure in the Federal Gazette. As of July 1, 2025, the base percentage in the country is 1.27%. At the time of writing, arrears interest sits at 6.27% p.a. for B2C (business-to-consumer) transactions, and 10.27% p.a. for B2B (business-to-business) transactions. The acronym “p.a.” stands for “per annum,” and means that the rates indicated apply to a full year. To work out how much interest to apply for the actual period of default, you need to adjust the annual percentage for the specific number of days that have passed without payment.

Example: Default interest on a B2C transaction

Let’s assume a private individual has a €3,000 bill outstanding since March 1, 2025, and that you send them a reminder on May 25, 2025. Here, the default period is 85 days. There are two steps to calculating this interest:

• Calculate the annual default interest: €3,000 x 6.27% = €188.10
  
• Adjust interest for a period of arrears of 85 days: €188.10 / 365 x 85 = €43.96
  

In this example, the default interest for the 85 days is €43.96.

Dunning charges

In addition to default interest, companies can impose dunning charges to cover material outlays and send notices. They can pass on chargebacks or address-tracing expenses to the debtor as collection fees. By contrast, labor costs do not qualify, since the law treats them as general overheads.

The law does not stipulate exactly how much a creditor is allowed to claim in dunning charges. What’s important is that the charges are proportionate and stay within the real expenditure incurred. Courts treat excessive collection fees as impermissible. The standard fee ranges from €2.50 to €5 per reminder. Higher amounts require proof of higher expenses.

§ 288.5 of the BGB is a special regulation concerning reminders sent to businesses and public-sector clients, under which you could charge a flat rate of €40 as soon as the owing party defaults. This flat fee covers the costs of prosecution, regardless of the amount really owed. If you demand further dunning charges, you have to demonstrate that your actual damages exceed €40.

When can I charge late fees?

Under German law, default is governed by § 286 of the BGB, which provides that a debtor falls into arrears if they fail to pay by the agreed deadline and a follow-up notice has been sent. Companies can start applying default interest and dunning charges from this point onward. The collection fee ties directly to the outlays of the dunning process, rather than to the arrears itself. As a result, businesses apply collection fees solely when they incur costs, e.g., for sending payment reminders.

Special provisions

In some cases, a debtor enters into default without a follow-up notice. Per § 286.2 of the BGB, the law does not require a reminder if settlement is due on a fixed date—e.g., contract wording along the lines of “payable by June 15, 2025.” Once this deadline passes without payment, the owing party is in arrears, regardless of any further notices. The same applies to cases where the law stipulates set payment terms. § 556b of the BGB, for instance, states that rent is due no later than the third working day of a month—tenants who fail to pay by this cutoff default on their rent without being sent a reminder.

Another exemption covers performances that depend on a particular occurrence (see § 286.2.2 of the BGB). Certain events include terminations or the acceptance of work. However, you can only invoke this exemption if you make an apparent reference to it in your contract, e.g., “Payment within 14 days of acceptance.” The deadline given must also always be proportionate to the event.

According to § 286.3 of the BGB, debtors default on settlements no later than 30 days after the due date and receipt of an invoice. For consumers though, this only applies if you explicitly state it on your bill—e.g., with wording such as “Default shall occur if payment is not made within 30 days after the due date and receipt of this invoice.” If you do not include this wording, you must send the owing party a reminder to start arrears.

Do you have to pay late fees?

In principle, yes—provided the fees are reasonable and reflect actual costs. Courts can reduce unreasonably high or unjustifiable charges, or reject them outright. Consequently, it is key that any late fees are always proportionate and transparent.

Recargos por demora en la práctica

A continuación se muestran algunos ejemplos concretos de cómo aplicar recargos por demora en la práctica:

Facturación recurrente

Los pagos recurrentes regulares, como suscripciones, entran dentro de la exención del artículo 286.2 del BGB indicado anteriormente. Los clientes incurren en mora sin necesidad de un recordatorio si el contrato establece una fecha concreta para el pago. Por ejemplo, si un cliente tiene una suscripción a un curso de fitness online que requiere el pago el primer día de cada mes, no es necesario hacer referencia explícita a plazos de 14 o 30 días. En este caso, el cliente incumple el pago el segundo día del mes. Si posteriormente le envías un aviso de seguimiento, puedes cobrarle los gastos soportados.

Pagos de SaaS

Las empresas de SaaS (software como servicio) también utilizan con frecuencia modelos de suscripción que suelen requerir pagos mensuales, trimestrales o anuales para acceder a software en la nube. En este caso, la normativa aplicable es la misma que para otros gastos recurrentes, independientemente de si el contrato estipula una comisión fija o facturación basada en el consumo, siempre que establezca un plazo de cobro.

Marketplaces digitales

Cuando se trata de marketplaces digitales o plataformas, la primera pregunta es siempre: ¿quiénes son las partes contratantes para las ventas y los pagos? En muchos casos, los vendedores y los compradores actúan como partes independientes, mientras que la plataforma actúa solamente de intermediaria. Sin embargo, muchos servicios también se encargan de la liquidación y el cobro para sus vendedores cuando las facturas no se pagan. En este caso, la plataforma puede enviar recordatorios y aplicar importes vencidos en su propio nombre. Los términos y condiciones de los servicios suelen regir los procedimientos para hacerlo.

En el caso de las compras puntuales, los particulares incurren en mora si superan los plazos de pago del contrato y reciben un aviso de seguimiento. Los gastos de reclamación deben reflejar el gasto real del proceso. Si el recordatorio se envía únicamente por correo electrónico, por ejemplo, no suelen aplicarse gastos de cobro.

Transacciones transfronterizas

En el caso de pagos transfronterizos, la cuestión clave se refiere a la base jurídica de los recargos por demora. Por lo general, se aplica la legislación nacional del país del acreedor. La situación se complica para las empresas alemanas cuando el deudor se encuentra en el extranjero. Por tanto, es imprescindible que las empresas con alcance internacional establezcan condiciones de pago claras en sus contratos para evitar disputas sobre recargos por demora. Las referencias a la normativa nacional aplicable ayudan a evitar malentendidos.

Consecuencias de los errores al cobrar recargos por demora

Se pueden provocar situaciones desagradables al cobrar recargos por demora excesivamente altos, si los exiges demasiado pronto o incumples otros requisitos legales. A continuación, resumimos los más importantes:

Reclamaciones no válidas

Si cobras recargos por demora excesivamente elevados o careces de transparencia, los tribunales pueden reducir tu reclamación o desestimarla. En casos extremos, esto podría dar lugar a la obligación de reembolsar íntegramente los recargos por demora ya cobrados.

Conflictos legales

Los deudores pueden demandarte por recargos por demora excesivos o errores en las facturas emitidas y en los contratos. Los litigios judiciales cuestan tiempo y dinero, incluidos los honorarios de abogados y gastos legales.

Pérdida de beneficios

Los clientes pueden sentirse maltratados si se les cobran recargos por demora exorbitantes, y podrían acabar negándose a pagar. Se corre el riesgo de que las facturas sigan sin pagarse, lo que requeriría medidas adicionales, como procedimientos sumarios para obtener una orden de pago o demandas judiciales.

Daño a la reputación

Además de las repercusiones financieras y legales inmediatas, calcular mal los recargos por demora también puede dañar la imagen de tu empresa. En la era de las redes sociales y las reseñas en línea, las experiencias negativas se propagan como la pólvora. Una imagen deteriorada puede irritar a los clientes actuales y ahuyentar a los potenciales. Si siguen produciéndose disputas legales por recargos por demora, estas prácticas podrían ser objeto de escrutinio público.

Cómo Stripe puede ayudarte con tu proceso de reclamación de pagos

Stripe Billing te ofrece un control total sobre cómo facturar a tus clientes, desde la simple facturación periódica hasta la facturación basada en consumo, pasando por contratos especiales negociados. Y eso no es todo: Billing también te permite automatizar tus procesos de reclamación. Puedes reaccionar con flexibilidad ante los pagos atrasados enviando avisos y cartas de reclamación automatizados. Además, se cobran y comunican a los clientes todos los cargos permitidos por la ley. Esta automatización ahorra innumerables horas de administración y aumenta la probabilidad de que los clientes liquiden las facturas pendientes.

También existe Stripe Payments, una herramienta de liquidación eficiente que complementa los flujos de trabajo de cobro, dándote acceso a más de 125 métodos de pago y más de 135 divisas, lo que maximiza las opciones de los clientes y facilita los cobros internacionales. Payments también calcula automáticamente los intereses de demora y los gastos de reclamación de las facturas vencidas, lo que resulta especialmente útil para las empresas de suscripción y SaaS que buscan reducir el trabajo manual y mejorar enormemente su flujo de caja. También te ayudará a garantizar que siempre cumple plenamente con la normativa BGB, incluido el artículo 288.