La Asociación Federal de Agencias de Cobro Alemanas (Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen o BDIU) agrupa a más de 400 empresas del sector de la gestión de cuentas por cobrar en toda Alemania. En 2024, estas empresas registraron 33 millones de nuevos casos, lo que supone un aumento de casi el 20 % en comparación con el año anterior, esto significa que cada vez más facturas siguen sin pagarse en Alemania y que las empresas afectadas recurren cada vez más a agencias profesionales de cobro para recuperar sus cuentas por cobrar.

En este artículo, explicamos cómo funciona el cobro de deudas en Alemania y sus requisitos. También aclaramos los costes más importantes y proporcionamos consejos para automatizar los procedimientos de cobro.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué significa el cobro de deudas?
  
• ¿Cómo funciona el procedimiento de cobro de deudas en Alemania?
  
• ¿Cuáles son los requisitos para el procedimiento de cobro de deudas?
  
• ¿Cómo pueden automatizar el cobro de deudas las empresas alemanas?
  
• ¿En qué costes se incurre con el procedimiento de cobro de deudas?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué significa el cobro de deudas?

En Alemania, el cobro de deudas es un proceso por el que una agencia de cobro intenta recuperar deudas pendientes de un deudor en nombre de un acreedor. Por ejemplo, un acreedor puede iniciar un procedimiento de cobro si un cliente compra y recibe un producto, pero no paga por él. El objetivo del procedimiento de cobro es recuperar los pagos pendientes sin llegar a poner en marcha acciones jurídicas. Si esto no es posible, el acreedor puede iniciar un procedimiento legal para el cobro.

¿Cómo funciona el procedimiento de cobro de deudas en Alemania?

El cobro de deudas se procesa en varias etapas y está determinado en gran medida por las circunstancias y la conducta de los clientes (es decir, los deudores). Por lo general, el cobro se divide en los siguientes pasos:

Recordatorio de pago y aviso de retraso

Si una factura está vencida, el acreedor primero debe enviar al cliente un recordatorio con una nueva fecha límite de la factura. Para facilitar a los clientes el pago, el acreedor también puede adjuntar la factura original con esta solicitud cortés de pago.

Si el acreedor no recibe el pago, le seguirá una advertencia más formal. Con esto, el acreedor informa al cliente sobre el pago vencido y establece un plazo claro. En este punto, el acreedor también puede referirse a posibles medidas a tomar para el cobro. El acreedor también puede aplicar comisiones por retraso en el pago. Estas sirven para cubrir los costes incurridos, como imprimir el aviso de retraso y los gastos derivados del envío postal.

Para simplificar la facturación, puedes usar Stripe Invoicing, una solución que te permite enviar facturas en línea con unos pocos clics y automatizar tu facturación, entre otras cosas. Invoicing rastrea automáticamente el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa los reembolsos, para que puedas mantener tu flujo de caja bajo control.

Inicio del procedimiento de cobro

Si el cliente ignora los avisos de vencimiento, el acreedor puede iniciar el procedimiento de cobro. Para hacerlo, el acreedor se pone en contacto con un proveedor de servicios de cobro y envía todos los documentos relevantes, como facturas, avisos de vencimiento y las correspondencia anterior. Muchos proveedores de servicios ofrecen portales en línea donde los acreedores pueden cargar los documentos y ver el estado del procesamiento.

Evaluación de la situación económica

Una parte clave del procedimiento de cobro de deudas es analizar la situación financiera del cliente. Muchas agencias de cobro llevan a cabo esta evaluación y proporcionan información valiosa sobre por qué el cliente no ha realizado un pago. Entre los factores más relevantes se incluyen la liquidez actual, los impagos existentes con otros acreedores o las situaciones problemáticas de las empresas.

La evaluación económica ayuda a determinar una estrategia para una comunicación mejor con el cliente. También puede servir como base para decidir si hacer cumplir las reclamaciones de pago y cómo hacerlo.

Pasos adicionales

La agencia de cobro de deudas comienza por contactar inicialmente por escrito. En la mayoría de los casos, establece un plazo de pago final y hace referencia a posibles acciones jurídicas. En algunos casos, una carta de una agencia de cobro de deudas es suficiente para persuadir al cliente y que pague. Las agencias de cobro también pueden ofrecer opciones de pago en cuotas o aplazamientos de pagos.

Algunos proveedores de servicios de cobro también ofrecen la venta de deudas. En este proceso, el proveedor asume la reclamación en su totalidad y la cobra en su propio nombre. El acreedor recibe la cantidad acordada y renuncia a cualquier otra medida.

Si el cliente sigue sin pagar, la agencia de cobro puede iniciar un procedimiento legal de cobro. El tribunal del distrito correspondiente notifica la solicitud de pago. Si nadie presenta una objeción, la agencia puede solicitar una orden de ejecución, que permite la ejecución forzosa de la sentencia. Esto incluye el embargo de cuentas a clientes, salarios o activos tangibles.

¿Cuáles son los requisitos para el procedimiento de cobro de deudas?

Para que un acreedor inicie un procedimiento de cobro de deudas, deben cumplirse ciertas condiciones:

• Legalidad de la reclamación
  En primer lugar, la reclamación debe estar justificada y ser indiscutible. Esto significa que el acreedor y el cliente tienen una relación de negocios en la que se vendió y entregó un producto o servicio. No debe haber quejas pendientes de resolver de los clientes (p. ej., en forma de defectos de garantía u otras quejas). Si el cliente informa de defectos en los bienes o servicios entregados, la reclamación podría no ser válida de momento o estar justificada.

• Facturación correcta
  La factura debe haberse emitido correctamente y haber sido recibida por el cliente; en la factura debe anotarse toda la información obligatoria necesaria; si falta información importante, la reclamación podría considerarse incompleta, lo que complica el procedimiento de cobro.

• Plazo de pago superado
  Otro requisito previo necesario para iniciar un procedimiento de cobro es que se haya excedido el plazo de pago. Si este es el caso, el cliente incumple el pago. A partir de este momento, el acreedor puede iniciar el procedimiento de cobro. Si no se acordó un plazo de pago particular, se aplica el plazo reglamentario de 30 días tras la facturación.

¿Cómo pueden automatizar el cobro de deudas las empresas alemanas?

Las empresas pueden simplificar y automatizar significativamente el proceso de cobro con las soluciones digitales. Con Stripe Invoicing, puedes crear facturas y enviarlas automáticamente de forma rápida, lo que ahorra tiempo y garantiza que todas las facturas contengan la información obligatoria necesaria. Después de crear y enviar la factura, Invoicing realiza un seguimiento automático del estado del pago y envía recordatorios de pago, si es preciso. No es necesaria ninguna intervención manual por tu parte.

Otra ventaja de Invoicing es la capacidad de automatizar completamente el procesamiento de los avisos de vencimiento. Si una factura está vencida, el sistema envía automáticamente avisos de vencimiento. Esto reduce la carga administrativa de las empresas y, al mismo tiempo, garantiza que las reclamaciones pendientes se liquiden más rápidamente.

Si pese a enviar varios recordatorios no se recibe pago, la empresa puede seguir utilizando un servicio de cobro externo de deudas para cobrar el importe pendiente. Invoicing ofrece una integración sencilla con los servicios de cobro para este fin.

¿En qué costes se incurre con el procedimiento de cobro de deudas?

Se incurre en varios costes cuando interviene una agencia de cobro. Por lo general, los clientes (es decir, los deudores) son responsables de estos costes:

• Reclamación principal: los deudores deben cobrar el importe adeudado pendiente.

• Intereses de demora por pago tardío: los acreedores pueden cobrar intereses de demora por pago tardío en caso de retrasos en el pago. Sin embargo, en el caso de las reclamaciones contra particulares, este tipo de interés no puede superar cinco puntos porcentuales el tipo básico. En las transacciones legales en las que no participan particulares, el tipo de interés para estas reclamaciones está limitado a nueve puntos porcentuales por encima del tipo básico.

• Comisiones por los avisos de vencimiento: las agencias de cobro también pueden cobrar por enviar avisos de vencimiento. Si bien el primer aviso de vencimiento suele ser gratuito, la agencia de cobro podría cobrar alrededor de 2,50 € por aviso de vencimiento, a partir del segundo.

• Gastos de teléfono y postales: los costes adicionales, como los cargos telefónicos y los costes postales por el envío de avisos de vencimiento y otra correspondencia, también se pueden trasladar a los deudores.

• Costes de verificación de la dirección: en algunos casos, es posible que no se conozca la dirección del deudor. En este caso, la agencia de cobro debe realizar una búsqueda de la dirección, que también tiene sus costes.

Para contrarrestar las reclamaciones excesivas de las agencias de cobro, en 2021 se reformó la ley de cobro. Desde entonces, el rango de comisiones permitidas se ha definido claramente entre 0,5 y 2,5, por lo que la comisión solo puede superar un factor de 1,3 en el caso de trabajos extensos o difíciles (véase la Ley de honorarios de abogados [Rechtsanwaltsvergütungsgesetz, o RVG], n.° 2300).

Otro aspecto importante de la reforma es evitar la doble facturación de comisiones cobradas. Si un acreedor ha encargado tanto a una agencia de cobro como a un asesor jurídico que cobren la deuda, solo se puede incurrir en los costes de un único asesor jurídico. La reforma evita la doble facturación de comisiones cobradas y honorarios jurídicos.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica todo el ciclo de facturación, desde el momento de emisión de las facturas hasta la recepción del pago. Tanto si gestionas cobros puntuales como recurrentes, Stripe te ayuda a recibir tu dinero más rápido y optimizar tus operaciones:

• Automatizar la gestión de pagos pendientes: crea, personaliza y envía fácilmente facturas profesionales, sin escribir tu propio código. Stripe realiza un seguimiento automático del estado de cada factura, envía recordatorios de pago y procesa los reembolsos, para ayudarte a controlar tu flujo de caja.
  
• Acelera el flujo de efectivo: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO, por sus siglas en inglés) y recibe pagos más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.
  
• Mejorar la experiencia del cliente: ofrece un proceso de pago moderno con soporte para más de 25 idiomas, 135 divisas y 100 métodos de pago. Los clientes pueden acceder y pagar sus facturas fácilmente desde un portal de autoservicio.
  
• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a la cobranza a través de recordatorios automáticos y una página de pago de factura alojada por Stripe.
  
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