Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen, eller BDIU, omfattar över 400 företag inom inkassohantering i hela Tyskland. År 2024 registrerade dessa företag 33 miljoner nya ärenden, vilket motsvarar en ökning med nästan 20 % jämfört med föregående år. Detta innebär att fler och fler fakturor i Tyskland förblir obetalda och att de berörda företagen i allt högre grad förlitar sig på professionella inkassoföretag för att driva in sina fordringar.

I den här artikeln förklarar vi inkassering av fordringar i Tyskland, hur det fungerar och vilka krav det ställer. Vi förklarar också de viktigaste kostnaderna och ger tips om hur du automatiserar inkassering.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad innebär inkassering?
  
• Hur fungerar inkassering i Tyskland?
  
• Vilka är kraven för inkassering?
  
• Hur kan tyska företag automatisera inkassering?
  
• Vilka kostnader uppstår i samband med inkassering?
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad innebär inkassering?

I Tyskland behandlas inkassering där en inkassering försöker driva in utestående fordringar från en gäldenär för en borgenärs räkning. En borgenär kan till exempel inleda en inkassering om en kund köper och får en produkt men inte betalar för den. Målet med inkasseringen är att driva in utestående betalningar utan juridiska åtgärder. Om detta inte är möjligt kan borgenären inleda juridisk inkasseringar.

Hur fungerar inkassering i Tyskland?

Inkassering av fordringar är en process som behandlas i flera steg och som till stor del bestäms av kundernas (dvs. gäldenärernas) omständigheter och beteende. I allmänhet är inkasseringen uppdelad i följande steg:

Betalningspåminnelse och förseningsmeddelande

Om en faktura förfaller ska borgenären först skicka en påminnelse till kunden med en ny tidsfrist för fakturan. För att göra det lättare för kunden att betala kan borgenären också bifoga den ursprungliga fakturan med denna artiga begäran om betalning.

Om borgenären inte får betalning följer en mer formell varning. På så sätt informerar borgenären kunden om den försenade betalning och fastställer en tydlig tidsfrist. I det här läget kan borgenären också hänvisa till eventuella inkasseringsåtgärder. Borgenären kan också debitera förseningsavgifter i händelse av försenad betalning. Dessa används för att täcka kostnader som uppstår, t.ex. utskrift av den försenade aviseringen och portoavgifter.

För att förenkla fakturering kan du använda Stripe Invoicing, en lösning som bland annat gör att du kan skicka fakturor online med några få klick och automatisera din fakturering. Fakturering spårar automatiskt fakturastatus, skickar betalningspåminnelser och behandlar återbetalningar så att du kan hålla ditt kassaflöde under kontroll.

Inkassering inleds

Om kunden ignorerar förfallna meddelanden kan borgenären inleda inkasseringen. För att göra det kontaktar borgenären en tjänsteleverantör för inkassering och skickar in alla relevanta dokument, såsom fakturor, meddelanden om förfallen betalning och tidigare korrespondens. Många tjänsteleverantörer erbjuder onlineportaler för detta ändamål där borgenärer kan ladda upp dokument och se behandlingens status.

Bedömning av det ekonomiska läget

En viktig del av inkasseringen är att analysera kundens ekonomiska situation. Många inkassobolag gör denna bedömning och ger värdefulla insikter om varför kunden inte har gjort en betalning. Relevanta faktorer är aktuell likviditet, befintliga uteblivna betalningar hos andra borgenärer eller problematiska affärssituationer.

Den ekonomiska bedömningen hjälper till att fastställa en strategi för vidare kommunikation med kunden och kan också ligga till grund för beslut om och hur man ska driva in betalningar.

Ytterligare steg

Inkasseringen börjar med att ta en första skriftlig kontakt. I de flesta fall fastställer företaget en sista tidsfrist för betalning och hänvisar till eventuella juridiska åtgärder. I vissa fall räcker det med ett brev från ett inkassobolag för att övertyga kunden om att betala. Inkassobolag kan också erbjuda delbetalningar eller uppskov med betalningen.

Vissa leverantörer av tjänster för inkassering erbjuder också inkassoförsäljning. På så sätt övertar leverantören anspråket i sin helhet och driver in det i eget namn. Borgenären får det överenskomna beloppet och avstår från vidare verkställighet.

Om kunden fortfarande inte betalar kan inkassobolaget inleda en juridisk inkassering. Den behöriga tingsrätten delger betalningsordern. Om ingen invänder kan inkassobolaget ansöka om ett verkställighetsbeslut, vilket gör det möjligt att verkställa domen. Detta inkluderar att beslagta kundernas konton, löner eller materiella tillgångar.

Vilka är kraven för inkassering?

För att en borgenär ska kunna inleda en inkassering måste vissa villkor vara uppfyllda:

• Anspråkets laglighet
  Först måste anspråket vara motiverat och obestridligt. Det innebär att borgenären och kunden har en affärsrelation där en produkt eller tjänst såldes och levererades. Det får inte finnas några utestående klagomål från kunderna (t.ex. i form av garantifel eller andra klagomål). Om kunden rapporterar fel i de levererade varorna eller tjänsterna kanske anspråket ännu inte är giltigt eller motiverat.

• Korrekt fakturering
  Fakturan måste ha utfärdats korrekt och mottagits av kunden. Alla obligatoriska uppgifter måste noteras på fakturan. Om viktig information saknas kan anspråket anses vara ofullständigt, vilket komplicerar inkasseringen.

• Tidsfristen för betalning har överskridits
  En annan nödvändig förutsättning för att inleda en inkassering är att tidsfristen för betalning har överskridits. Om så är fallet uteblir kunden med betalningen. Därefter kan borgenären inleda inkasseringen. Om man inte har kommit överens om en individuell betalningsperiod gäller den lagstadgade löptiden på 30 dagar efter fakturering.

Hur kan tyska företag automatisera inkassering?

Företag kan avsevärt förenkla och automatisera hur inkassering behandlas genom digitala lösningar. Med Stripe Invoicing kan du snabbt skapa fakturor och skicka dem automatiskt. På så sätt sparar du tid och ser till att alla fakturor innehåller de obligatoriska uppgifterna. Efter att ha skapat och skickat fakturan följer Invoicing automatiskt betalningens status och skickar betalningspåminnelser vid behov. Du behöver inte göra något manuellt.

En annan fördel med Invoicing är möjligheten att helt automatisera processen för förfallna fakturor. Om en faktura förfaller skickar systemet automatiskt ut meddelanden om förfallna betalningar. Detta minskar den administrativa bördan för företag och säkerställer samtidigt att utestående fordringar regleras snabbare.

Om betalning fortfarande inte tas emot trots flera påminnelser kan företaget fortfarande använda en extern inkasseringstjänst för att driva in det förfallna beloppet. Invoicing erbjuder enkel integration med inkasseringstjänster för detta ändamål.

Vilka kostnader uppstår i samband med inkassering?

Olika kostnader uppstår när ett inkasseringsbolag är inblandat. I allmänhet är det kunderna (dvs. gäldenärerna) som står för dessa kostnader:

• Primärt anspråk: Gäldenärerna måste avräkna det utestående skuldbeloppet.

• Dröjsmålsränta vid försenad betalning: Kreditgivare kan ta ut dröjsmålsränta vid försenad betalning. För fordringar mot privatpersoner får denna ränta dock inte överstiga fem procentenheter över basräntan. I juridiska transaktioner som inte involverar privatpersoner är räntan för ersättningsanspråk begränsad till nio procentenheter över basräntan.

• Avgifter för försenade debiteringar: Inkassobolag kan också ta betalt för att skicka förseningsmeddelanden. Det första förseningsmeddelandet är vanligtvis kostnadsfritt, men inkassobolaget kan ta ut cirka 2,50 euro per förseningsmeddelande, från och med det andra meddelandet.

• Telefon- och portokostnader: Ytterligare kostnader – som telefonavgifter och portokostnader för att skicka försenade förseningsmeddelanden och annan korrespondens – kan också föras över till gäldenärerna.

• Kostnader för adressverifiering: I vissa fall kanske gäldenärens adress inte är känd. I detta fall måste inkassobolaget göra en adresssökning, vilket också medför kostnader.

För att motverka överdrivna fordringar från inkassoföretag reformerades lagen om inkassering av fordringar 2021. Sedan dess har avgiften tydligt definierats till mellan 0,5–2,5, vilket innebär att avgiften endast får överstiga en faktor på 1,3 vid omfattande eller svårt arbete (se lagen om advokatavgifter [Rechtsanwaltsvergütungsgesetz, eller RVG], nr 2300).

En annan viktig aspekt av reformen är att förhindra dubbel fakturering av inkasseringsavgifter. Om en borgenär har anlitat både en inkasseringstjänst och ett juridiskt ombud för att driva in skulden kan endast kostnaderna för ett enda juridiskt ombud uppstå. Genom reformen förhindras dubbel fakturering av inkassering och juridiska avgifter.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.
  
• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.
  
• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.
  
• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.
  
• *Integrera med dina befintliga system:- * Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.
  

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.