De Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen (BDIU) (Federale Vereniging van Duitse Incassobureaus) omvat meer dan 400 bedrijven op het gebied van debiteurenbeheer in heel Duitsland. In 2024 registreerden deze bedrijven 33 miljoen nieuwe zaken, een stijging van bijna 20% ten opzichte van het voorgaande jaar. Dit betekent dat steeds meer facturen in Duitsland onbetaald blijven en dat de betrokken bedrijven steeds vaker een beroep doen op professionele incassobureaus om hun vorderingen te innen.

In dit artikel leggen we uit wat incasso in Duitsland inhoudt, hoe het werkt en wat de vereisten zijn. We geven ook uitleg over de belangrijkste kosten en tips voor het automatiseren van incassoprocedures.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat houdt incasso in?
  
• Hoe werkt de incassoprocedure in Duitsland?
  
• Wat zijn de vereisten voor de incassoprocedure?
  
• Hoe kunnen Duitse bedrijven incasso automatiseren?
  
• Welke kosten zijn er verbonden aan de incassoprocedure?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat houdt incasso in?

In Duitsland is incasso een proces waarbij een incassobureau namens een schuldeiser probeert om openstaande schulden van een debiteur te innen. Een schuldeiser kan bijvoorbeeld een incassoprocedure starten als een klant een product koopt en ontvangt, maar niet betaalt. Het doel van de incassoprocedure is om openstaande betalingen te innen zonder juridische stappen te ondernemen. Als dit niet mogelijk is, kan de schuldeiser een juridische incassoprocedure starten.

Hoe werkt de incassoprocedure in Duitsland?

De incassoprocedure is een proces dat uit meerdere stappen bestaat en grotendeels wordt bepaald door de omstandigheden en het gedrag van de klanten (d.w.z. debiteuren). Over het algemeen bestaat de incassoprocedure uit de volgende stappen:

Betalingsherinnering en aanmaning

Als een factuur te laat is, moet de schuldeiser de klant eerst een herinnering sturen met een nieuwe betalingstermijn. Om het voor klanten makkelijker te maken om te betalen, kan de schuldeiser bij dit vriendelijke verzoek om betaling ook de originele factuur voegen.

Als de schuldeiser geen betaling ontvangt, volgt een meer formele waarschuwing. Hiermee informeert de schuldeiser de klant over de achterstallige betaling en stelt hij een duidelijke deadline vast. Op dit moment kan de schuldeiser ook verwijzen naar mogelijke incassomaatregelen. De schuldeiser kan bij te late betaling ook vertragingsrente in rekening brengen. Deze dient ter dekking van gemaakte kosten, zoals het afdrukken van de aanmaning en verzendkosten.

Om de facturering te vereenvoudigen, kun je Stripe Invoicing gebruiken, een oplossing waarmee je met een paar muisklikken online facturen kunt versturen en onder andere je facturering kunt automatiseren. Facturering houdt automatisch de factuurstatus bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow onder controle kunt houden.

Start van de incassoprocedure

Als de klant de aanmaningen negeert, kan de schuldeiser de incassoprocedure starten. Hiervoor neemt de schuldeiser contact op met een incassobureau en stuurt hij alle relevante documenten, zoals facturen, aanmaningen en eerdere correspondentie. Veel bureaus hebben hiervoor online portalen waar schuldeisers documenten kunnen uploaden en de verwerkingsstatus kunnen bekijken.

Beoordeling van de financiële situatie

Een belangrijk onderdeel van de incassoprocedure is het analyseren van de financiële situatie van de klant. Veel incassobureaus voeren deze beoordeling uit en geven waardevolle inzichten in waarom de klant niet heeft betaald. Relevante factoren zijn onder meer de huidige liquiditeit, bestaande betalingsachterstanden bij andere schuldeisers of problematische bedrijfssituaties.

De economische beoordeling helpt bij het bepalen van een strategie voor verdere communicatie met de klant. Het kan ook dienen als basis voor het besluit of en hoe betalingsvorderingen moeten worden afgedwongen.

Extra stappen

Het incassobureau begint met een eerste schriftelijk contact. Meestal stelt het een uiterste betalingstermijn vast en verwijst het naar mogelijke juridische stappen. In sommige gevallen is een brief van een incassobureau voldoende om de klant te overtuigen om te betalen. Incassobureaus kunnen ook termijnbetalingen of uitstel van betaling aanbieden.

Sommige incassodienstverleners bieden ook schuldverkoop aan. In dit proces neemt de dienstverlener de vordering volledig over en int deze in eigen naam. De schuldeiser krijgt het afgesproken bedrag en ziet af van verdere invordering.

Als de klant nog steeds niet betaalt, kan het incassobureau een gerechtelijke incassoprocedure starten. De bevoegde rechtbank geeft dan een betalingsbevel. Als niemand bezwaar maakt, kan het bureau een executoriale titel aanvragen, waarmee het vonnis gedwongen kan worden uitgevoerd. Dit kan bijvoorbeeld door beslag te leggen op rekeningen, loon of roerende goederen van de klant.

Wat zijn de voorwaarden voor een incassoprocedure?

Om een incassoprocedure te starten, moet een schuldeiser aan bepaalde voorwaarden voldoen:

• Wettigheid van de vordering
  Ten eerste moet de vordering gerechtvaardigd en onbetwist zijn. Dit betekent dat de schuldeiser en de klant een zakelijke relatie hebben waarin een product of dienst is verkocht en geleverd. Er mogen geen openstaande klachten van klanten zijn (bijvoorbeeld in de vorm van garantiefouten of andere klachten). Als de klant gebreken in de geleverde goederen of diensten meldt, is de vordering mogelijk nog niet geldig of gerechtvaardigd.

• Correcte facturering
  De factuur moet correct zijn opgesteld en door de klant zijn ontvangen. Alle vereiste verplichte informatie moet op de factuur worden vermeld. Als belangrijke informatie ontbreekt, kan de vordering als onvolledig worden beschouwd, wat de incassoprocedure bemoeilijkt.

• Betalingsdeadline overschreden
  Een andere noodzakelijke voorwaarde voor het starten van een incassoprocedure is dat de betalingsdeadline is overschreden. Als dit het geval is, is de klant in gebreke gebleven met de betaling. Vanaf dat moment kan de schuldeiser de incassoprocedure starten. Als er geen individuele betalingstermijn is overeengekomen, geldt de wettelijke termijn van 30 dagen na facturering.

Hoe kunnen Duitse bedrijven incasso automatiseren?

Bedrijven kunnen het incassoproces aanzienlijk vereenvoudigen en automatiseren met digitale oplossingen. Met Stripe Invoicing kun je snel facturen aanmaken en deze automatisch versturen. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat alle facturen de vereiste verplichte informatie bevatten. Na het aanmaken en versturen van de factuur houdt Invoicing automatisch de betalingsstatus bij en verstuurt indien nodig betalingsherinneringen. Je hoeft hier zelf niets voor te doen.

Een ander voordeel van Invoicing is dat je het proces van aanmaningen volledig kunt automatiseren. Als een factuur te laat is, stuurt het systeem automatisch aanmaningen. Dit vermindert de administratieve rompslomp voor bedrijven en zorgt er tegelijkertijd voor dat openstaande vorderingen sneller worden vereffend.

Als er ondanks meerdere herinneringen nog steeds geen betaling is ontvangen, kan het bedrijf alsnog een extern incassobureau inschakelen om het openstaande bedrag te innen. Invoicing biedt hiervoor een eenvoudige integratie met incassodiensten.

Welke kosten zijn er verbonden aan de incassoprocedure?

Er zijn verschillende kosten verbonden aan het inschakelen van een incassobureau. Over het algemeen zijn klanten (d.w.z. debiteuren) verantwoordelijk voor deze kosten:

• Primaire vordering: De debiteuren moeten het openstaande bedrag vereffenen.

• Boeterente bij te late betaling: Crediteuren kunnen boeterente bij te late betaling in rekening brengen in geval van te late betaling. Voor vorderingen op particulieren mag deze rente echter niet hoger zijn dan vijf procentpunten boven de basisrente. Bij rechtshandelingen waarbij geen particulieren betrokken zijn, is de rente voor vorderingen tot betaling van een vergoeding gemaximeerd op negen procentpunten boven de basisrente.

• Kosten voor achterstallige aanmaningen: Incassobureaus kunnen ook kosten in rekening brengen voor het verzenden van achterstallige aanmaningen. Hoewel de eerste achterstallige aanmaning meestal gratis is, kan het incasso bureau ongeveer € 2,50 per achterstallige aanmaning in rekening brengen, te beginnen met de tweede.

• Telefoon- en portokosten: Extra kosten, zoals telefoonkosten en portokosten voor het versturen van aanmaningen en andere correspondentie, kunnen ook aan debiteuren worden doorberekend.

• Kosten voor adresverificatie: In sommige gevallen is het adres van de schuldenaar niet bekend. In dat geval moet het incassobureau een adresonderzoek uitvoeren, wat ook kosten met zich meebrengt.

Om buitensporige vorderingen van incassobureaus tegen te gaan, is de incassowetgeving in 2021 hervormd. Sindsdien is het tariefbereik duidelijk vastgelegd tussen 0,5 en 2,5, waarbij het tarief alleen bij omvangrijke of moeilijke werkzaamheden een factor 1,3 mag overschrijden (zie Wet op de advocatenvergoedingen [Rechtsanwaltsvergütungsgesetz, of RVG], nr. 2300).

Een ander belangrijk aspect van de hervorming is het voorkomen van dubbele facturering van incassokosten. Als een schuldeiser zowel een incassobureau als een advocaat heeft ingeschakeld om de schuld te innen, mogen alleen de kosten van één advocaat in rekening worden gebracht. De hervorming voorkomt dubbele facturering van incassokosten en advocaatkosten.

De voordelen van Stripe Invoicing

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je daarvoor hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow altijd onder controle hebt.
  
• De cashflow versnellen:Verminder het aantal dagen dat verkopen uitstaan (DSO) en krijg sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-ondersteunde aanmaningstools waarmee je meer inkomsten kunt innen.
  
• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk te bekijken en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.
  
• Verminder de werkdruk van je backoffice: maak facturen binnen een paar minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.
  
• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software, zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.
  

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.