Im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen (BDIU) sind deutschlandweit mehr als 400 Unternehmen aus dem Bereich des Forderungsmanagements organisiert. Im Jahr 2024 verzeichneten diese Unternehmen 33 Millionen neue Fälle, was einer Steigerung von fast 20 % im Vergleich zum Vorjahr entspricht. Das bedeutet: Immer mehr Rechnungen in Deutschland bleiben unbezahlt und die betroffenen Unternehmen müssen sich zunehmend auf professionelle Inkassodienstleister verlassen, um ihre Forderungen einzutreiben.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Inkasso bedeutet, wie das Inkassoverfahren funktioniert und welche Voraussetzungen für ein solches Verfahren erfüllt sein müssen. Zudem klären wir die wichtigsten Kostenfragen und geben Tipps für die Automatisierung von Inkassoverfahren.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was bedeutet Inkasso?
  
• Wie funktioniert das Inkassoverfahren in Deutschland?
  
• Welche Voraussetzungen müssen für ein Inkassoverfahren erfüllt sein?
  
• Wie können Unternehmen in Deutschland das Inkassoverfahren automatisieren?
  
• Welche Kosten entstehen bei einem Inkassoverfahren?
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was bedeutet Inkasso?

Das Wort „Inkasso“ stammt aus dem Italienischen und leitet sich vom Verb „incassare“ ab, was so viel bedeutet wie „einziehen“ oder „einkassieren“. In Deutschland bezeichnet Inkasso den Prozess, bei dem ein Inkassounternehmen im Auftrag einer Gläubigerin oder eines Gläubigers versucht, offene Forderungen von einer Schuldnerin beziehungsweise einem Schuldner einzutreiben. Ein Inkassoverfahren kann beispielsweise eingeleitet werden, wenn eine Kundin oder ein Kunde von einem Unternehmen ein Produkt kauft und erhält, es jedoch nicht bezahlt. Ziel des Inkassoverfahrens ist es, ausstehende Zahlungen ohne rechtliche Schritte einzutreiben. Ist dies nicht möglich, kann auch ein gerichtliches Inkassoverfahren eingeleitet werden.

Wie funktioniert das Inkassoverfahren in Deutschland?

Der Ablauf eines Inkassoverfahrens ist ein mehrstufiger Prozess. Die genaue Vorgehensweise wird dabei maßgeblich durch die jeweiligen Umstände und das Verhalten der Schuldner/innen bestimmt. Im Regelfall gliedert sich der Ablauf eines Inkassoverfahrens in die folgenden Schritte:

Zahlungserinnerung und Mahnung

Wenn eine Rechnung überfällig ist, sollten Sie zunächst eine Erinnerung mit einer neuen Rechnungsfrist an Ihre Kundin beziehungsweise Ihren Kunden versenden. Dieser bestenfalls freundlichen Zahlungsaufforderung sollten Sie auch die ursprüngliche Rechnung beifügen, um den Kundinnen und Kunden die Zahlung zu erleichtern.

Bleibt die Zahlung aus, folgt eine formellere Mahnung. Hier weisen Sie die Kundin oder den Kunden auf die überfällige Zahlung hin und setzen eine klare Frist. Sie können dabei auch auf mögliche Inkassomaßnahmen verweisen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, bei einem Zahlungsverzug Mahngebühren zu erheben. Diese dienen dazu, entstandene Kosten zu decken, beispielsweise für den Ausdruck der Mahnung und die Portogebühren.

Um die Rechnungsstellung zu vereinfachen, können Sie auf Stripe Invoicing zurückgreifen – eine Lösung, mit der Sie unter anderem Rechnungen in nur wenigen Klicks online versenden und Ihre Rechnungsstellung automatisieren können. Invoicing verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

Einleitung des Inkassoverfahrens

Bleiben Mahnungen unbeachtet, folgt die Einleitung des Inkassoverfahrens. Dazu wenden sich Gläubigerinnen und Gläubiger an einen Inkassodienstleister und reichen alle relevanten Unterlagen ein – etwa Rechnungen, Mahnungen und den bisherigen Schriftverkehr. Viele Dienstleister bieten hierfür Online-Portale an, in denen Dokumente hochgeladen und der Bearbeitungsstand eingesehen werden kann.

Prüfung der wirtschaftlichen Situation

Ein zentraler Bestandteil des Inkassoverfahrens ist die Analyse der wirtschaftlichen Lage der Schuldner/innen. Diese Prüfung wird von vielen Inkassounternehmen vorgenommen und bietet wertvolle Einsichten darüber, warum eine Zahlung bislang ausgeblieben ist. Relevante Faktoren sind unter anderem die aktuelle Liquidität, etwaige bestehende Zahlungsausfälle bei anderen Gläubigerinnen und Gläubigern oder eine schwierige Auftragslage der Schuldner/innen.

Die wirtschaftliche Prüfung hilft, eine Strategie für die weitere Kommunikation mit der Schuldnerin beziehungsweise dem Schuldner festzulegen. Zudem kann sie als Entscheidungsgrundlage dafür dienen, ob und wie Zahlungsforderungen durchgesetzt werden können.

Weitere Schritte

Das Inkassounternehmen beginnt mit einer ersten schriftlichen Kontaktaufnahme. Meist wird eine letzte Zahlungsfrist gesetzt und auf mögliche rechtliche Schritte verwiesen. In einigen Fällen genügt bereits ein solches Schreiben des Inkassodienstleisters, um die Schuldner/innen zur Zahlung zu bewegen. Inkassounternehmen können auch eine Ratenzahlung oder einen Zahlungsaufschub anbieten.

Einige Inkassodienstleister bieten zudem den Forderungsverkauf an. Dabei übernimmt das Unternehmen die Forderung vollständig und treibt sie im eigenen Namen ein. Gläubigerinnen und Gläubiger erhalten den vereinbarten Betrag ausgezahlt und geben die weitere Durchsetzung ab.

Wenn weiterhin keine Zahlung erfolgt, kann das Inkassounternehmen ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Der Mahnbescheid wird über das zuständige Amtsgericht zugestellt. Erfolgt kein Widerspruch, kann ein Vollstreckungsbescheid beantragt werden, der die Zwangsvollstreckung ermöglicht. Diese umfasst die Pfändung von Konten, Löhnen oder Sachwerten der Schuldner/innen.

Welche Voraussetzungen müssen für ein Inkassoverfahren erfüllt sein?

Damit Sie als Gläubiger/in ein Inkassoverfahren einleiten können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

• Rechtmäßigkeit der Forderung
  Zunächst muss die Forderung berechtigt und unstrittig sein. Dies bedeutet, dass eine Geschäftsbeziehung zwischen Ihnen und der Kundin beziehungsweise dem Kunden besteht, bei der eine Ware oder Dienstleistung korrekt verkauft und geliefert wurde. Es dürfen keine offenen Beanstandungen der Kundinnen und Kunden vorliegen, zum Beispiel in Form von Gewährleistungsmängeln oder anderen Beschwerden. Werden von Kundenseite Mängel an der gelieferten Ware oder Dienstleistung angemeldet, ist die Forderung möglicherweise noch nicht fällig oder gerechtfertigt.

• Korrekte Rechnungsstellung
  Die Rechnung muss ordnungsgemäß ausgestellt und der Kundin beziehungsweise dem Kunden tatsächlich zugegangen sein. Alle erforderlichen Pflichtangaben müssen auf der Rechnung vermerkt sein. Fehlen wesentliche Angaben, könnte die Forderung als unvollständig gelten, was das Inkassoverfahren erschwert.

• Überschreitung der Zahlungsfrist
  Eine weitere wesentliche Voraussetzung für das Einleiten eines Inkassoverfahrens ist, dass die Zahlungsfrist überschritten wurde. Ist dies der Fall, geraten die Schuldner/innen in Zahlungsverzug. Ab diesem Zeitpunkt können Sie das Inkassoverfahren einleiten. Sollte keine individuelle Zahlungsfrist vereinbart worden sein, greift die gesetzliche Frist von 30 Tagen nach Rechnungsstellung.

Wie können Unternehmen in Deutschland das Inkassoverfahren automatisieren?

Unternehmen können den Inkassoprozess durch digitale Lösungen erheblich vereinfachen und automatisieren. Mit Stripe Invoicing können Sie Rechnungen schnell erstellen und automatisch versenden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern stellt sicher, dass alle Rechnungen die notwendigen Pflichtangaben enthalten. Nach der Erstellung und dem Versand der Rechnung verfolgt Stripe automatisch den Status der Zahlung und verschickt im Bedarfsfall auch Zahlungserinnerungen, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen.

Ein weiterer Vorteil von Invoicing ist die Möglichkeit, das Mahnwesen vollständig zu automatisieren. Ist eine Rechnung überfällig, verschickt das System automatisch Mahnungen. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand für Unternehmen und sorgt gleichzeitig dafür, dass offene Forderungen schneller beglichen werden.

Wenn die Zahlung trotz mehrfacher Erinnerung weiterhin ausbleibt, kann das Unternehmen immer noch auf einen externen Inkassodienstleister zurückgreifen, um den offenen Betrag einzutreiben. Stripe Invoicing bietet hierfür eine nahtlose Integration mit Inkassodiensten.

Welche Kosten entstehen bei einem Inkassoverfahren?

Wird ein Inkassounternehmen tätig, entstehen verschiedene Kosten. Diese müssen im Regelfall von den Schuldnerinnen oder Schuldnern getragen werden.

• Hauptforderung: Die Schuldner/innen müssen den offenen Forderungsbetrag begleichen.

• Verzugszinsen: Gläubiger/innen können im Falle eines Zahlungsverzug Verzugszinsen berechnen. Bei Ansprüchen gegen Privatpersonen darf dieser Zinssatz jedoch verlangen. Bei Forderungen gegenüber Privatpersonen dürfen diese jedoch nicht höher als 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz liegen. Bei Rechtsgeschäften, an denen keine Privatpersonen beteiligt sind, beträgt der Zinssatz für Entgeltforderungen maximal 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.

• Mahngebühren: Inkassounternehmen können auch Gebühren für das Versenden von Mahnschreiben erheben. Während die erste Mahnung in der Regel kostenfrei bleibt, darf das Inkassounternehmen ab der zweiten Mahnung nicht mehr als 2,50 € pro Mahnung verlangen.

• Telefon- und Portokosten: Weitere Kosten wie Telefongebühren und Portokosten für den Versand von Mahnungen und anderen Schreiben dürfen ebenfalls auf die Schuldner/innen übertragen werden.

• Kosten für Adressermittlung: Unter Umständen ist die Adresse der Schuldner/innen nicht bekannt. In diesem Fall muss das Inkassounternehmen eine Adressermittlung durchführen, deren Kosten ebenfalls weitergereicht werden.

Um überhöhten Forderungen der Inkassounternehmen entgegenzuwirken, wurde das Inkassorecht 2021 reformiert. Der Gebührenrahmen ist seither klar zwischen 0,5 und 2,5 abgesteckt, wobei die Gebühr den Faktor 1,3 nur bei umfangreicher oder schwieriger Tätigkeit übersteigen darf (siehe RVG, Nr. 2300).

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Reform ist die Vermeidung einer Doppelberechnung von Inkassogebühren. Wenn ein/e Gläubiger/in sowohl ein Inkassounternehmen als auch einen Rechtsbeistand mit der Eintreibung der Forderung beauftragt hat, dürfen insgesamt nur Kosten in Höhe eines einzigen Rechtsbeistands anfallen. Eine doppelte Abrechnung von Inkassogebühren und Anwaltskosten wird durch die Reform verhindert.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.
  
• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Dunning-Tools, die Ihnen helfen können, mehr Umsatz zu erzielen.
  
• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Portal ganz leicht aufrufen und bezahlen.
  
• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen in Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Bezahlseite.
  
• In bestehende Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Software integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.
  

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