L’Association fédérale des agences de recouvrement de créances allemandes (Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen, BDIU) regroupe plus de 400 entreprises spécialisées dans la gestion des créances à travers l’Allemagne. En 2024, ces entreprises ont enregistré 33 millions de nouveaux cas, soit une augmentation de près de 20 % par rapport à l’année précédente. Cela signifie qu’un nombre croissant de factures restent impayées en Allemagne et que les entreprises concernées font de plus en plus appel à des agences professionnelles pour le recouvrement de leurs créances.

Dans cet article, nous expliquons le recouvrement de créances en Allemagne, la marche à suivre pour y parvenir et ses exigences. Nous précisons également les coûts les plus importants et fournissons des conseils pour automatiser les procédures de recouvrement.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce que le recouvrement de créances ?
  
• Comment se déroule la procédure de recouvrement de créances en Allemagne ?
  
• Quelles sont les exigences relatives à la procédure de recouvrement de créances ?
  
• Comment les entreprises allemandes peuvent-elles automatiser le recouvrement de créances ?
  
• Quels sont les coûts engendrés par la procédure de recouvrement de créances ?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Que signifie le recouvrement de créances ?

En Allemagne, le recouvrement de créances est un processus par lequel une agence de recouvrement tente de récupérer les sommes dues auprès d’un débiteur pour le compte d’un créancier. Par exemple, un créancier peut engager une procédure de recouvrement si un client achète et reçoit un produit, mais ne le paie pas. L’objectif de cette procédure est de recouvrer les paiements impayés sans avoir recours à une action en justice. Si cela s’avère impossible, le créancier peut alors engager une procédure de recouvrement judiciaire.

Comment se déroule la procédure de recouvrement de créances en Allemagne ?

La procédure de recouvrement de créances est un processus en plusieurs étapes, largement déterminé par la situation et le comportement des clients (à savoir, des débiteurs). En général, cette procédure compte les étapes suivantes :

Rappel de paiement et avis de retard

Si une facture reste impayée, le créancier doit d’abord envoyer au client un rappel indiquant une nouvelle date limite de paiement. Pour faciliter le paiement, le créancier peut également joindre la facture originale à cette demande de paiement courtoise.

Si le créancier ne reçoit pas le paiement, un rappel plus formel sera envoyé au client. Par ce biais, le créancier informe le client du retard de paiement et fixe une date limite précise. À cette étape, le créancier peut également évoquer d’éventuelles mesures de recouvrement. Il peut aussi facturer des frais de retard en cas de paiement tardif. Ces frais servent à couvrir les dépenses engagées, telles que l’impression de l’avis de retard et les frais d’affranchissement.

Pour simplifier la facturation, vous pouvez utiliser Stripe Invoicing, une solution qui vous permet, entre autres, d’envoyer des factures en ligne en quelques clics et d’automatiser votre processus de facturation. Stripe Invoicing assure automatiquement le suivi de l’état des factures, envoie des rappels de paiement et gère les remboursements, vous permettant ainsi de maîtriser votre trésorerie.

Lancement de la procédure de recouvrement

Si le client ignore les avis de retard, le créancier peut engager une procédure de recouvrement de créances. Pour ce faire, il contacte un fournisseur de services de recouvrement et lui transmet tous les documents pertinents, tels que les factures, les avis de retard et la correspondance antérieure. De nombreux fournisseurs de services proposent des portails en ligne permettant aux créanciers de télécharger les documents et de suivre l’état d’avancement du dossier.

Évaluation de la situation économique

Une étape essentielle de la procédure de recouvrement de créances consiste à analyser la situation financière du client. De nombreuses agences de recouvrement effectuent cette évaluation et fournissent des informations précieuses sur les raisons pour lesquelles le client n’a pas effectué de paiement. Parmi les facteurs pertinents figurent la liquidité actuelle, les défauts de paiement antérieurs auprès d’autres créanciers ou les difficultés financières rencontrées par l’entreprise.

L’évaluation économique du client permet de définir une stratégie pour la communication future avec celui-ci. Elle peut également servir de base pour décider s’il convient d’engager des poursuites pour recouvrer les créances et, le cas échéant, comment procéder.

Étapes supplémentaires

L’agence de recouvrement de créances commence par prendre un premier contact par écrit. Dans la plupart des cas, elle fixe une date limite de paiement finale et fait référence à d’éventuelles actions juridiques. Dans certains cas, une lettre d’une agence de recouvrement de créances suffit à persuader le client de payer. Les agences de recouvrement peuvent également proposer des paiements échelonnés ou des reports de paiement.

Certains fournisseurs de services de recouvrement de créances proposent également la cession de créances. Dans ce cas, le fournisseur reprend la créance dans son intégralité et la recouvre en son propre nom. Le créancier reçoit le montant convenu et renonce à toute autre procédure de recouvrement.

Si le client ne paie toujours pas, l’agence de recouvrement de créances peut alors engager une procédure de recouvrement judiciaire. Le tribunal d’instance compétent notifie l’ordonnance de paiement. En l’absence d’opposition, l’agence peut demander une ordonnance d’exécution qui permet l’exécution forcée du jugement. Cela inclut la saisie des comptes bancaires, des salaires ou des biens du client.

Quelles sont les exigences relatives à la procédure de recouvrement de créances ?

Pour qu’un créancier puisse engager une procédure de recouvrement de créances, certaines conditions doivent être remplies :

• Légalité de la demande
  Tout d’abord, la demande doit être justifiée et incontestée. Cela signifie que le créancier et le client entretiennent une relation commerciale dans le cadre de laquelle un produit ou un service a été vendu et livré. Il ne doit y avoir aucune réclamation en cours de la part du client (par exemple, concernant des défauts de garantie ou autres). Si le client signale des défauts dans les biens ou services livrés, la demande pourrait ne pas être encore valide ou justifiée.

• Facturation correcte
  La facture doit avoir été correctement établie et reçue par le client. Toutes les informations obligatoires requises doivent y figurer. Si des informations importantes sont manquantes, la demande de paiement pourrait être considérée comme incomplète, ce qui compliquerait la procédure de recouvrement.

• Délai de paiement dépassé
  Une autre condition préalable indispensable au lancement d’une procédure de recouvrement de créances est le dépassement du délai de paiement. Dans ce cas, le client est en situation de défaut de paiement. À partir de ce moment, le créancier peut engager la procédure de recouvrement. Si aucun délai de paiement spécifique n’a été convenu, le délai légal de 30 jours après la date de facturation s’applique.

Comment les entreprises allemandes peuvent-elles automatiser le recouvrement de créances ?

Les entreprises peuvent simplifier et automatiser considérablement le processus de recouvrement grâce aux solutions numériques. Avec Stripe Invoicing, vous pouvez créer rapidement des factures et les envoyer automatiquement. Cela vous fait gagner du temps et garantit que toutes les factures contiennent les informations obligatoires requises. Après la création et l’envoi de la facture, Stripe Invoicing suit automatiquement l’état du paiement et envoie des rappels de paiement si nécessaire. Aucune intervention manuelle de votre part n’est requise.

Un autre avantage de Stripe Invoicing est la possibilité d’automatiser entièrement le processus d’envoi de l’avis de retard. Si une facture est en retard de paiement, le système envoie automatiquement des avis de retard. Cela réduit la charge administrative des entreprises et garantit, par la même occasion, un règlement plus rapide des créances impayées.

Si le paiement n’est toujours pas reçu malgré plusieurs relances, l’entreprise peut faire appel à un service externe de recouvrement de créances pour récupérer le montant dû. Stripe Invoicing offre une intégration simple avec les services de recouvrement à cette fin.

Quels sont les coûts engendrés par la procédure de recouvrement de créances ?

Divers frais sont engagés lorsqu’une agence de recouvrement de créances intervient. En général, ces frais sont à la charge des clients (à savoir, des débiteurs).

• Demande principale : les débiteurs doivent régler le montant restant dû.

• Intérêts de retard : les créanciers peuvent facturer des intérêts de retard en cas de paiement tardif. Toutefois, pour les créances à l’encontre de particuliers, ce taux d’intérêt ne peut pas excéder de cinq points de pourcentage le taux de base. Dans les transactions commerciales n’impliquant pas de particuliers, le taux d’intérêt applicable aux créances de rémunération est plafonné à neuf points de pourcentage au-dessus du taux de base.

• Frais pour les avis de retard : les agences de recouvrement peuvent également facturer des frais pour l’envoi d’avis de retard. Bien que le premier avis de retard soit généralement gratuit, l’agence de recouvrement peut facturer environ 2,50 € par avis de retard, à partir du deuxième.

• Frais d’appels téléphoniques et d’affranchissement : les frais supplémentaires, tels que les frais d’appels téléphoniques et les frais d’affranchissement pour l’envoi d’avis de retard et d’autres correspondances, peuvent également être facturés aux débiteurs.

• Frais de vérification d’adresse : dans certains cas, l’adresse du débiteur peut être inconnue. Dans ce cas, l’agence de recouvrement de créances doit effectuer une recherche d’adresse, ce qui engendre également des coûts.

Pour contrer les demandes excessives des agences de recouvrement de créances, la loi sur le recouvrement de créances a été réformée en 2021. Depuis lors, la fourchette des honoraires a été clairement définie entre 0,5 et 2,5, les honoraires ne pouvant dépasser un facteur de 1,3 qu’en cas de travail important ou difficile (voir Loi sur les honoraires d’avocats [Rechtsanwaltsvergütungsgesetz, ou RVG], n° 2 300).

Un autre aspect important de la réforme est la prévention de la double facturation des frais de recouvrement de créances. Si un créancier a mandaté à la fois une agence de recouvrement de créances et un avocat pour recouvrer la créance, seuls les honoraires d’un seul avocat peuvent être facturés. La réforme empêche ainsi la double facturation des frais de recouvrement de créances et des honoraires d’avocat.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie votre processus de gestion des créances clients (AR), de la création de la facture à l’encaissement du paiement. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser la gestion des créances : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucun codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à maîtriser votre flux de trésorerie.
  
• Accélérer les flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de paiement (DSO) et faites-vous payer plus rapidement grâce à des paiements mondiaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance basés sur l’IA qui vous aident à récupérer plus de revenus.
  
• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles d’accès et de paiement via un portail client en libre-service.
  
• Réduire la charge de travail administrative : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux encaissements grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement de facture hébergée par Stripe.
  
• Intégrer vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, vous aidant à maintenir la synchronisation des systèmes et à réduire la saisie manuelle des données.
  

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