สมาคมสหพันธ์บริษัทเรียกเก็บหนี้แห่งเยอรมนี (Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen หรือ BDIU) ประกอบด้วยบริษัทมากกว่า 400 แห่งที่ทำงานด้านการบริหารหนี้ค้างชำระทั่วประเทศเยอรมนี ในปี 2024 บริษัทเหล่านี้ได้บันทึกคดีใหม่กว่า 33 ล้านคดี ซึ่งเพิ่มขึ้นเกือบ 20% เมื่อเทียบกับปีก่อนหน้า ซึ่งสะท้อนให้เห็นว่าจำนวนใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับการชำระในเยอรมนีมีแนวโน้มเพิ่มขึ้น และบริษัทที่ได้รับผลกระทบจึงพึ่งพาบริษัทเรียกเก็บหนี้มืออาชีพมากขึ้นเพื่อเรียกคืนเงินของตน

ในบทความนี้ เราจะอธิบายเกี่ยวกับการทวงหนี้ในเยอรมนี วิธีการทํางาน และข้อกําหนด นอกจากนี้เรายังชี้แจงค่าใช้จ่ายที่สําคัญที่สุดและให้คําแนะนําในการทําให้กระบวนการทวงหนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ

เนื้อหาหลักในบทความ

• การทวงหนี้หมายถึงอะไร
  
• กระบวนการทวงหนี้ทํางานอย่างไรในเยอรมนี
  
• ข้อกําหนดสําหรับกระบวนการทวงหนี้มีอะไรบ้าง
  
• บริษัทในเยอรมนีสามารถทวงหนี้โดยอัตโนมัติได้อย่างไร
  
• กระบวนการทวงหนี้มีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง
  
• Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง
  

การทวงหนี้หมายถึงอะไร

ในเยอรมนี การทวงหนี้ เป็นกระบวนการที่บริษัททวงหนี้พยายามเรียกคืนหนี้ค้างชำระจากลูกหนี้ในนามของเจ้าหนี้ ตัวอย่างเช่น เจ้าหนี้สามารถเริ่มกระบวนการทวงหนี้ได้ หากลูกค้าซื้อและรับสินค้าหรือบริการแต่ไม่ชำระเงิน วัตถุประสงค์ของกระบวนการทวงหนี้คือการเรียกคืนยอดชำระที่ค้างโดยไม่ต้องดำเนินคดีทางกฎหมาย หากไม่สามารถดำเนินการได้ เจ้าหนี้สามารถเริ่มกระบวนการทวงหนี้ทางกฎหมายได้

กระบวนการทวงหนี้ทํางานอย่างไรในเยอรมนี

กระบวนการทวงหนี้เป็นกระบวนการหลายขั้นตอนที่ส่วนใหญ่พิจารณาจากสถานการณ์และพฤติกรรมของลูกค้า (เช่น ลูกหนี้) โดยทั่วไปกระบวนการทวงหนี้จะแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่อไปนี้:

การเตือนชำระเงินและการส่งหนังสือแจ้งหนี้

หากใบแจ้งหนี้เลยกำหนดชำระ เจ้าหนี้ควรส่งการแจ้งเตือนให้ลูกค้าพร้อมกําหนดเวลาใบแจ้งหนี้ใหม่ก่อน เพื่อให้ลูกค้าชําระเงินได้ง่ายขึ้น เจ้าหนี้ยังสามารถแนบใบแจ้งหนี้ต้นฉบับพร้อมกับคําขอชําระเงินที่สุภาพนี้ได้

หากเจ้าหนี้ไม่ได้รับการชำระเงิน จะมีการส่งหนังสือเตือนอย่างเป็นทางการมากขึ้น โดยเจ้าหนี้จะแจ้งลูกค้าเกี่ยวกับการชำระเงินที่ค้างชำระและกำหนดกำหนดเวลาอย่างชัดเจน ในขั้นตอนนี้ เจ้าหนี้ยังสามารถระบุถึงมาตรการการทวงหนี้ที่อาจเกิดขึ้นได้ด้วย นอกจากนี้ เจ้าหนี้สามารถเรียกเก็บค่าปรับกรณีชำระล่าช้า ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น เช่น การพิมพ์หนังสือแจ้งหนี้และค่าจัดส่งไปรษณีย์

เพื่อทำให้การออกใบแจ้งหนี้ง่ายขึ้น คุณสามารถใช้ Stripe Invoicing ซึ่งเป็นโซลูชันที่ช่วยให้คุณส่งใบแจ้งหนี้ออนไลน์ได้เพียงไม่กี่คลิก และทำงานอัตโนมัติด้านการออกใบแจ้งหนี้ได้หลากหลายฟังก์ชัน ระบบการออกใบแจ้งหนี้จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ ส่งการเตือนชำระเงิน และดำเนินการคืนเงิน ช่วยให้คุณควบคุมกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การเริ่มต้นกระบวนการทวงหนี้

หากลูกค้าเพิกเฉยต่อหนังสือแจ้งหนี้ เจ้าหนี้สามารถเริ่มกระบวนการทวงหนี้ได้ โดยเจ้าหนี้จะติดต่อผู้ให้บริการการทวงหนี้และส่งเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น ใบแจ้งหนี้ หนังสือแจ้งเตือน และจดหมายโต้ตอบก่อนหน้า ผู้ให้บริการหลายรายมีพอร์ทัลออนไลน์สำหรับการส่งเอกสารและติดตามสถานะการดำเนินงานด้วย

การประเมินสถานการณ์ทางเศรษฐกิจ

ส่วนสำคัญของกระบวนการทวงหนี้คือการวิเคราะห์สถานการณ์ทางการเงินของลูกค้า โดยบริษัททวงหนี้หลายแห่งจะทำการประเมินนี้และให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสาเหตุที่ลูกค้าไม่ชำระเงิน ปัจจัยที่เกี่ยวข้องอาจรวมถึง สภาพคล่องปัจจุบัน การผิดนัดชำระเงินกับเจ้าหนี้รายอื่น หรือสถานการณ์ทางธุรกิจที่มีปัญหา

การประเมินทางเศรษฐกิจช่วยในการกําหนดกลยุทธ์สําหรับการสื่อสารกับลูกค้าต่อไป นอกจากนี้ยังสามารถใช้เป็นพื้นฐานในการตัดสินใจว่าจะบังคับใช้การเรียกร้องการชําระเงินหรือไม่และอย่างไร

ขั้นตอนเพิ่มเติม

บริษัททวงหนี้จะเริ่มต้นด้วยการ ติดต่อเบื้องต้นเป็นลายลักษณ์อักษร โดยส่วนใหญ่จะกำหนดกำหนดเวลาชำระเงินสุดท้าย และระบุถึงความเป็นไปได้ของการดำเนินคดีทางกฎหมาย ในบางกรณี เพียงจดหมายจากบริษัททวงหนี้ก็เพียงพอที่จะโน้มน้าวให้ลูกค้าชำระเงินได้ บริษัททวงหนี้ยังสามารถเสนอการชำระเงินแบบผ่อนชำระหรือเลื่อนการชำระเงินได้ด้วย

ผู้ให้บริการทวงหนี้บางรายยังมีบริการขายหนี้ในกระบวนการนี้ ผู้ให้บริการจะรับผิดชอบหนี้ทั้งหมดและทวงคืนในชื่อของตนเอง เจ้าหนี้จะได้รับจำนวนเงินที่ตกลงกันไว้และสละสิทธิ์ในการบังคับคดีต่อไป

หากลูกค้ายังไม่ชำระเงิน บริษัททวงหนี้สามารถเริ่มกระบวนการทวงหนี้ทางกฎหมายได้ ศาลแขวงที่เกี่ยวข้องจะส่งคำสั่งชำระเงิน หากไม่มีผู้คัดค้าน บริษัททวงหนี้สามารถยื่นขอคำสั่งบังคับคดี ซึ่งเปิดทางให้บังคับใช้คำพิพากษาได้ เช่น การอายัดบัญชีลูกค้า เงินเดือน หรือทรัพย์สินที่จับต้องได้

ข้อกําหนดสําหรับกระบวนการทวงหนี้มีอะไรบ้าง

สําหรับเจ้าหนี้ในการเริ่มกระบวนการทวงหนี้ ต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขบางประการ:

• ความถูกต้องตามกฎหมายของการเรียกร้อง
  ประการแรก หนี้ต้องมีเหตุผลและไม่ถูกโต้แย้ง ซึ่งหมายความว่าเจ้าหนี้และลูกค้ามีความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่มีการขายและส่งมอบสินค้าหรือบริการ โดยต้องไม่มีข้อร้องเรียนจากลูกค้าที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข (เช่น ข้อบกพร่องตามการรับประกันหรือข้อร้องเรียนอื่นๆ) หากลูกค้าแจ้งข้อบกพร่องในสินค้า หรือบริการที่ส่งมอบ อาจถือว่าหนี้ยังไม่ถูกต้องหรือยังไม่ชอบด้วยเหตุผล

• การออกใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง
  ใบแจ้งหนี้ต้องออกอย่างถูกต้องและได้รับโดยลูกค้า โดยต้องระบุข้อมูลบังคับทั้งหมด หากข้อมูลสำคัญใดๆ ขาดหายไป หนี้นั้นอาจถือว่าไม่ครบถ้วน ซึ่งจะทำให้กระบวนการทวงหนี้ซับซ้อนขึ้น

• เกินวันครบกำหนดการชำระเงิน
  อีกหนึ่งข้อกำหนดที่จำเป็นในการเริ่มกระบวนการทวงหนี้ คือ ต้องเกินวันครบกำหนดการชำระเงิน หากเป็นเช่นนั้น ลูกค้าจะถือว่าผิดนัดชำระเงิน ตั้งแต่จุดนี้เป็นต้นไป เจ้าหนี้สามารถเริ่มกระบวนการทวงหนี้ได้ หากไม่ได้ตกลงเงื่อนไขการชำระเงินเป็นรายบุคคล ระยะเวลาตามกฎหมายคือ 30 วันนับจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้

บริษัทในเยอรมนีสามารถทวงหนี้โดยอัตโนมัติได้อย่างไร

บริษัทต่างๆ สามารถทำให้กระบวนการทวงหนี้ง่ายขึ้นและทำงานอัตโนมัติผ่านโซลูชันดิจิทัล ด้วย Stripe Invoicing คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ได้อย่างรวดเร็วและส่งอัตโนมัติ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและมั่นใจได้ว่าใบแจ้งหนี้ทั้งหมดมีข้อมูลบังคับครบถ้วน หลังจากสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ ระบบจะติดตามสถานะการชำระเงินโดยอัตโนมัติ และส่งการเตือนชำระเงิน (หากจำเป็น) โดยไม่ต้องมีการดำเนินการด้วยตนเองจากคุณ

อีกหนึ่งข้อดีของ Stripe Invoicing คือความสามารถในการทำงานอัตโนมัติเต็มรูปแบบสำหรับการส่งหนังสือแจ้งหนี้ค้างชำระ หากใบแจ้งหนี้เกินกำหนด ระบบจะส่งหนังสือแจ้งหนี้อัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดภาระงานด้านเอกสารของบริษัทและยังช่วยให้เรียกเก็บหนี้ค้างชำระได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

หากลูกค้ายังไม่ชำระเงินแม้จะมีการเตือนหลายครั้ง บริษัทยังสามารถใช้บริการทวงหนี้ภายนอก เพื่อเรียกเก็บยอดค้างชำระได้ Stripe Invoicing มีการผสานการทำงานกับบริการทวงหนี้ภายนอกอย่างง่ายดายเพื่อวัตถุประสงค์นี้

กระบวนการทวงหนี้มีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง

ค่าใช้จ่ายต่างๆ เกิดขึ้นเมื่อหน่วยงานทวงหนี้เข้ามาเกี่ยวข้อง โดยทั่วไป ลูกค้า (เช่น ลูกหนี้) ต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายเหล่านี้:

• หนี้หลัก: ลูกหนี้ต้องชำระยอดหนี้ค้างชำระ

• ดอกเบี้ยปรับกรณีชำระล่าช้า: เจ้าหนี้สามารถเรียกดอกเบี้ยปรับกรณีชำระล่าช้าได้หากลูกค้าชำระเงินล่าช้า อย่างไรก็ตาม สำหรับหนี้ที่เรียกเก็บจากบุคคลธรรมดา อัตราดอกเบี้ยไม่สามารถเกิน 5 จุดเปอร์เซ็นต์เหนืออัตราดอกเบี้ยพื้นฐาน ในธุรกรรมทางกฎหมายที่ไม่เกี่ยวข้องกับบุคคลธรรมดา อัตราดอกเบี้ยสำหรับหนี้ค่าตอบแทนจำกัดที่ไม่เกิน 9 จุดเปอร์เซ็นต์เหนืออัตราดอกเบี้ยพื้นฐาน

• ค่าธรรมเนียมสําหรับหนังสือแจ้งหนี้: บริษัททวงหนี้สามารถเรียกค่าธรรมเนียมหนังสือแจ้งหนี้ได้ โดยทั่วไป หนังสือแจ้งหนี้ครั้งแรกมักไม่คิดค่าใช้จ่าย แต่บริษัททวงหนี้อาจเรียกค่าธรรมเนียมประมาณ 2.50 ยูโรต่อหนังสือแจ้งหนี้ โดยเริ่มตั้งแต่ฉบับที่สองเป็นต้นไป

• ค่าโทรศัพท์และค่าไปรษณีย์: ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เช่น ค่าโทรศัพท์และค่าไปรษณีย์สําหรับการส่งหนังสือแจ้งหนี้และจดหมายโต้ตอบอื่นๆ สามารถส่งต่อไปยังลูกหนี้ได้เช่นกัน

• ค่าธรรมเนียมการตรวจสอบที่อยู่: ในบางกรณี เจ้าหนี้อาจไม่ทราบที่อยู่ของลูกหนี้ ดังนั้นบริษัททวงหนี้จึงต้องทำการค้นหาที่อยู่ ซึ่งส่งผลให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

เพื่อลดการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเกินควรโดยบริษัททวงหนี้ กฎหมายการทวงหนี้ได้รับการปรับปรุงในปี 2021 ตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา ช่วงค่าธรรมเนียมถูกกำหนดอย่างชัดเจนระหว่าง 0.5-2.5 โดยค่าธรรมเนียมสามารถเกินตัวคูณ 1.3 ได้เฉพาะในกรณีงานที่ซับซ้อนหรือมีปริมาณมากเท่านั้น (ดู พระราชบัญญัติค่าธรรมเนียมทนายความ [Rechtsanwaltsvergütungsgesetz หรือ RVG] หมายเลข 2300)

อีกประเด็นสำคัญของการปฏิรูปคือการป้องกันการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมซ้ำซ้อน หากเจ้าหนี้ได้ว่าจ้างทั้งบริษัททวงหนี้และทนายความเพื่อทวงหนี้ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจะถูกจำกัดเพียงค่าธรรมเนียมของทนายความเพียงชุดเดียว การปฏิรูปนี้ช่วยป้องกันไม่ให้เกิดการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมทวงหนี้และค่าธรรมเนียมทางกฎหมายซ้ำซ้อน

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ทำให้กระบวนการบัญชีลูกหนี้ (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• ทำให้การจัดการบัญชีลูกหนี้เป็นแบบอัตโนมัติ: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณสามารถควบคุมกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  
• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่มีการผสานการทำงาน การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายรับได้มากขึ้น
  
• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับภาษามากกว่า 25 ภาษา, สกุลเงินมากกว่า 135 สกุล และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบสำเร็จรูป
  
• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติและหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ที่จัดการอัตโนมัติโดย Stripe
  
• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing จะผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์การทำบัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
  

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้ขั้นตอนการจัดการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้นได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้