La Asociación Federal Alemana de Agencias de Cobro (Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen, o BDIU) incluye a más de 400 empresas del sector de la gestión de cobros en toda Alemania. En 2024, estas empresas registraron 33 millones de nuevos casos, lo que representa un aumento de casi el 20 % con respecto al año anterior. Esto significa que cada vez más facturas en Alemania quedan sin pagar, y las empresas afectadas recurren cada vez más a agencias de cobro profesionales para recuperar sus cuentas por cobrar.

En este artículo, explicamos el cobro de deudas en Alemania, cómo funciona y sus requisitos. También aclaramos los costos más importantes y ofrecemos consejos para automatizar los procedimientos de cobro.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué significa cobro de deudas?
  
• ¿Cómo funciona el procedimiento de cobro de deudas en Alemania?
  
• ¿Cuáles son los requisitos para el procedimiento de cobro de deudas?
  
• ¿Cómo pueden las empresas alemanas automatizar el cobro?
  
• ¿En qué costos se incurre con el procedimiento de cobro de deudas?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué significa cobro de deudas?

En Alemania, el cobro de deudas es un proceso mediante el cual una agencia de cobro de deudas intenta recuperar las deudas pendientes de un deudor en nombre de un acreedor. Por ejemplo, un acreedor puede iniciar un procedimiento de cobro de deudas si un cliente compra y recibe un producto, pero no lo paga. El objetivo del procedimiento de cobro es recuperar los pagos pendientes sin recurrir a acciones legales. Si esto no es posible, el acreedor puede iniciar un procedimiento de cobro judicial.

¿Cómo funciona el procedimiento de cobro de deudas en Alemania?

El cobro de deudas se procesa en varias etapas y está determinado en gran medida por las circunstancias y la conducta de los clientes (es decir, los deudores). Por lo general, el cobro se divide en los siguientes pasos:

Recordatorio de pago y aviso de retraso

Si una factura está vencida, el acreedor debe enviar primero al cliente un recordatorio con una nueva fecha límite de pago. Para facilitar el pago a los clientes, el acreedor también puede adjuntar la factura original a esta solicitud de pago.

Si el acreedor no recibe el pago, se enviará un aviso más formal. En él, el acreedor le informará al cliente sobre el pago atrasado y establecerá un plazo claro. En este punto, el acreedor también puede hacer referencia a posibles medidas de cobro. El acreedor también puede cobrar recargos por mora en caso de retraso en el pago. Estos sirven para cubrir los gastos incurridos, como la impresión del aviso de mora y los gastos de envío.

Para simplificar la facturación, puedes utilizar Stripe Invoicing, una solución que te permite enviar facturas en línea con solo unos clics y automatizar tu facturación, entre otras cosas. La facturación realiza un seguimiento automático del estado de las facturas, envía recordatorios de pago y procesa los reembolsos, para que puedas mantener tu flujo de caja bajo control.

Inicio del procedimiento de cobro

Si el cliente ignora los avisos de vencimiento, el acreedor puede iniciar el procedimiento de cobro de la deuda. Para ello, el acreedor se pone en contacto con un proveedor de servicios de cobro de deudas y le envía todos los documentos pertinentes, como facturas, avisos de vencimiento y correspondencia previa. Muchos proveedores de servicios ofrecen portales en línea para este fin, en los que los acreedores pueden cargar documentos y ver el estado del proceso.

Evaluación de la situación económica

Una parte clave del procedimiento de cobro de deudas es analizar la situación financiera del cliente. Muchas agencias de cobro llevan a cabo esta evaluación y proporcionan información valiosa sobre por qué el cliente no ha realizado un pago. Entre los factores relevantes se incluyen la liquidez actual, los impagos existentes con otros acreedores o las situaciones empresariales problemáticas.

La evaluación económica ayuda a determinar una estrategia para seguir comunicándote con el cliente. También puede servir de base para decidir si se deben exigir los pagos y cómo hacerlo.

Pasos adicionales

La agencia de cobro de deudas comienza por establecer un contacto inicial por escrito. En la mayoría de los casos, establece una fecha límite para el pago y hace referencia a posibles acciones legales. En algunos casos, una carta de una agencia de cobro de deudas es suficiente para persuadir al cliente de que pague. Las agencias de cobro también pueden ofrecer pagos en cuotas o aplazamientos de pago.

Algunos proveedores de servicios de cobro también ofrecen ventas de deudas. En este proceso, el proveedor asume la deuda en su totalidad y la cobra en su propio nombre. El acreedor recibe la cantidad acordada y renuncia a cualquier otra medida de ejecución.

Si el cliente sigue sin pagar, la agencia de cobro de deudas puede iniciar un procedimiento legal de cobro. El tribunal de distrito correspondiente dicta la orden de pago. Si nadie presenta una objeción, la agencia puede solicitar una orden de ejecución, que permite la ejecución forzosa de la sentencia. Esto incluye el embargo de las cuentas, los salarios o los bienes tangibles del cliente.

¿Cuáles son los requisitos para el procedimiento de cobro de deudas?

Para que un acreedor inicie un procedimiento de cobro de deudas, deben cumplirse ciertas condiciones:

• Legalidad de la reclamación
  En primer lugar, la reclamación debe estar justificada y ser indiscutible. Esto significa que el acreedor y el cliente tienen una relación comercial en la que se ha vendido y entregado un producto o servicio. No debe haber reclamaciones pendientes por parte de los clientes (por ejemplo, en forma de defectos de garantía u otras reclamaciones). Si el cliente informa de defectos en los bienes o servicios entregados, es posible que la reclamación aún no sea válida o esté justificada.

• Facturación correcta
  La factura debe haberse emitido correctamente y haber sido recibida por el cliente. Toda la información obligatoria debe figurar en la factura. Si falta información importante, la reclamación podría considerarse incompleta, lo que complica el procedimiento de cobro.

• Plazo de pago superado
  Otro requisito previo necesario para iniciar un procedimiento de cobro de deudas es que se haya superado el plazo de pago. Si este es el caso, tú te encuentras en mora. A partir de este momento, el acreedor puede iniciar el procedimiento de cobro. Si no se ha acordado un plazo de pago individual, se aplica el plazo legal de 30 días a partir de la fecha de facturación.

¿Cómo pueden las empresas alemanas automatizar el cobro?

Las empresas pueden simplificar y automatizar significativamente el cobro procesando mediante soluciones digitales. Con Stripe Invoicing, puedes crear facturas rápidamente y enviarlas de forma automática. Esto te permite ahorrar tiempo y garantizar que todas las facturas contengan la información obligatoria requerida. Después de crear y enviar la factura, Invoicing realiza un seguimiento automático del estado del pago y envía recordatorios de pago, si es necesario. No se requiere ninguna intervención manual por tu parte.

Otra ventaja de Invoicing es la posibilidad de automatizar completamente el proceso de notificación de vencimiento. Si una factura está vencida, el sistema envía automáticamente avisos de vencimiento. Esto reduce la carga administrativa de las empresas y, al mismo tiempo, garantiza que las reclamaciones pendientes se liquiden más rápidamente.

Si a pesar de los múltiples recordatorios no se recibe el pago, la empresa puede recurrir a un servicio externo de cobro de deudas para cobrar el importe pendiente. Invoicing ofrece una integración sencilla con los servicios de cobro para este fin.

¿En qué costos se incurre con el procedimiento de cobro de deudas?

Cuando interviene una agencia de cobro de deudas, se incurren en diversos gastos. Por lo general, los clientes (es decir, los deudores) son responsables de estos gastos:

• Reclamación principal: los deudores deben liquidar el importe pendiente adeudado.

• Intereses de demora por pago atrasado: los acreedores pueden cobrar intereses de demora por pago atrasado en caso de retraso en el pago. Sin embargo, en el caso de reclamaciones contra particulares, este tipo de interés no puede superar los cinco puntos porcentuales por encima del tipo básico. En las transacciones legales que no involucran a particulares, el tipo de interés para las reclamaciones de remuneración tiene un límite máximo de nueve puntos porcentuales por encima del tipo básico.

• Comisiones por avisos de demora: las agencias de cobro también pueden cobrar comisiones por enviar avisos de demora. Aunque el primer aviso de demora suele ser gratuito, la agencia de cobro puede cobrar alrededor de €2.50 por cada aviso de demora, a partir del segundo.

• Gastos de teléfono y correo: gastos adicionales, como los gastos de teléfono y correo para enviar avisos de vencimiento y otra correspondencia.

• Gastos de verificación de domicilio: en algunos casos, es posible que no se conozca el domicilio del deudor. En este caso, la agencia de cobro de deudas debe realizar una búsqueda de domicilio, lo que también conlleva costos.

Para contrarrestar las reclamaciones excesivas de las agencias de cobro de deudas, en 2021 se reformó la ley de cobro de deudas. Desde entonces, el rango de comisiones se ha definido claramente entre 0.5 y 2.5, por lo que los honorarios solo pueden superar un factor de 1.3 en caso de trabajo extenso o difícil (véase la Ley de Honorarios de Abogados [Rechtsanwaltsvergütungsgesetz, o RVG], N.º 2300](https://www.gesetze-im-internet.de/rvg/anlage_1.html)).

Otro aspecto importante de la reforma es evitar la doble facturación de las comisiones de cobro. Si un acreedor ha contratado tanto a una agencia de cobro de deudas como a un asesor legal para cobrar la deuda, solo se podrán incurrir en los costos de un único asesor legal. La reforma evita la doble facturación de los honorarios de cobro y los honorarios legales.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica tu proceso de facturación, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales fácilmente, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.
  
• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápido con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos generadas con IA que te ayudan a recuperar más ingresos.
  
• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.
  
• Reduce la carga de trabajo back-office: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pago de facturas alojadas en Stripe.
  
• Se integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con el popular software de contabilidad y la planificación de recursos empresariales (ERP), lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.
  

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