Wenn Rechnungen unbezahlt bleiben, dürfen Unternehmen in Deutschland Mahngebühren nicht in beliebiger Höhe erheben. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie sich daher umfassend über Ihre Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit Mahnungen informieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie hoch Mahngebühren sein dürfen und wann Sie diese erheben können. Zudem veranschaulichen wir anhand einiger konkreter Beispiele aus der Praxis – wie wiederkehrender oder grenzüberschreitender Zahlungen – auf welche Besonderheiten Sie bei Ihren Mahnprozessen achten sollten. Schließlich zeigen wir, welche Konsequenzen bei fehlerhaften Mahngebühren drohen und wie Stripe Sie im Mahnverfahren unterstützen kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie hoch dürfen Verzugszinsen und Mahngebühren sein?
  
• Wann fallen Mahngebühren an?
  
• Mahngebühren in der Praxis
  
• Welche Folgen haben Fehler bei der Erhebung von Mahngebühren?
  
• So kann Stripe Sie im Mahnverfahren unterstützen
  

Wie hoch dürfen Verzugszinsen und Mahngebühren sein?

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) unterscheidet in § 288 BGBzwischen Verzugszinsen und Mahngebühren.

Verzugszinsen

§ 288 Abs. 1 BGB sieht vor, dass eine Geldschuld während des Verzugs zu verzinsen ist. Diese Verzugszinsen dienen dem Ausgleich des finanziellen Nachteils, den ein Unternehmen durch den Zahlungsverzug erleidet. Denn steht ein geschuldeter Betrag nicht zur Verfügung, entgeht dem Unternehmen die Möglichkeit, das Geld anderweitig zu verwenden, zum Beispiel für Zinsgewinne oder Investitionen. In manchen Fällen muss das Unternehmen sogar selbst hohe Zinsen zahlen, um kurzfristige Liquiditätslücken zu schließen.

Der Gesetzgeber hat dabei unterschiedliche Zinssätze für Verbraucher/innen und Unternehmer/innen festgelegt:

• Für Geschäfte mit Privatpersonen beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (siehe § 288 Abs. 1 BGB).
  
• Bei Geschäften mit Unternehmen, Behörden und anderen nicht-privaten Schuldnerinnen und Schuldnern liegt der Zinssatz mit 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz deutlich höher (siehe § 288 Abs. 2 BGB).
  

Die Deutsche Bundesbank legt den Basiszinssatz gemäß § 247 BGB halbjährlich fest und veröffentlicht ihn im Bundesanzeiger. Seit dem 1. Juli 2025 liegt er bei 1,27 %. Damit beträgt der Verzugszins bei B2C-Geschäften aktuell 6,27 % p.a., bei B2B-Geschäften 10,27 % p.a. Die Bezeichnung „p.a.“ steht für „per annum“, was bedeutet, dass die genannten Zinssätze auf ein gesamtes Jahr bezogen sind. Um die Zinsen für den tatsächlichen Verzugszeitraum zu ermitteln, müssen Sie die Jahreszinsen auf die genaue Anzahl der verstrichenen Tage umrechnen.

Beispiel: Verzugszinsen bei einem B2C-Geschäft

Angenommen, ein Privatkunde hat seit dem 1. März 2025 eine offene Rechnung über 3.000 € und Sie schicken am 25. Mai 2025 eine Mahnung. In diesem Fall beträgt der Verzugszeitraum 85 Tage. Die Berechnung der Verzugszinsen erfolgt in zwei Schritten:

• Berechnung der jährlichen Verzugszinsen: 3.000 € x 6,27 % = 188,10 €
  
• Umrechnung der Zinsen auf den Verzugszeitraum von 85 Tagen: 188,10 € / 365 x 85 = 43,96 €
  

In diesem Fall belaufen sich die Verzugszinsen für den Zeitraum von 85 Tagen auf 43,96 €.

Mahngebühren

Neben den Verzugszinsen können Unternehmen Mahngebühren erheben, um ihre Kosten für das Material und den Versand der Mahnungen zu decken. Auch Kosten für Rücklastschriften oder eine Adressermittlung können in Form von Mahngebühren weitergegeben werden. Personalkosten dürfen hingegen nicht als Mahngebühren in Rechnung gestellt werden, da sie als allgemeine Betriebskosten gelten.

Die exakte Höhe der Mahngebühren ist gesetzlich nicht festgelegt. Wichtig ist, dass die Mahngebühren verhältnismäßig sind und den tatsächlichen finanziellen Aufwand nicht übersteigen. Gerichte können zu hohe Mahngebühren als unzulässig ansehen. Üblich sind Mahngebühren in Höhe von 2,50 € bis 5 € pro Mahnung. Höhere Beträge sollten Sie nur in Rechnung stellen, wenn Ihnen nachweislich höhere Kosten entstanden sind.

§ 288 Abs. 5 BGB enthält eine Sonderregelung für Mahnungen an Unternehmen und öffentliche Auftraggeber: Diesen dürfen Sie unmittelbar nach Verzugseintritt eine Mahnpauschale von 40 € in Rechnung stellen. Diese Pauschale deckt die Kosten der Rechtsverfolgung ab, unabhängig von der Höhe der zugrunde liegenden Forderung. Verlangen Sie darüber hinaus zusätzliche Mahngebühren, müssen Sie nachweisen, dass der tatsächliche Schaden die 40 € übersteigt.

Wann fallen Mahngebühren an?

Im deutschen Recht ist der Fall des Zahlungsverzugs in § 286 BGB geregelt. Danach geraten Schuldner/innen mit der Zahlung in Verzug, wenn sie die vereinbarte Zahlungsfrist überschreiten und eine Mahnung erforderlich ist. Ab diesem Zeitpunkt dürfen Unternehmen Verzugszinsen und Mahngebühren erheben. Die Mahngebühr selbst ist nicht an den Zahlungsverzug gekoppelt, sondern an den Aufwand des Mahnverfahrens. Das bedeutet, dass Unternehmen Mahngebühren nur dann in Rechnung stellen dürfen, wenn ihnen Kosten beispielsweise durch den Versand der Mahnung entstehen.

Sonderregelungen

In Ausnahmefällen tritt ein Verzug bereits ein, ohne dass Sie eine Mahnung ausstellen müssen. Laut § 286 Abs. 2 BGB bedarf es beispielsweise keiner Mahnung, wenn eine Zahlung zu einem festen Datum fällig ist. Dies ist der Fall, wenn Sie im Vertrag eine Formulierung wie „zahlbar bis zum 15. Juni 2025“ verwenden. Sobald dieses Datum überschritten ist, gerät die Schuldnerin beziehungsweise der Schuldner automatisch in Verzug, ohne dass eine weitere Mahnung erforderlich ist. Gleiches gilt, wenn ein konkreter Zahlungstermin gesetzlich geregelt ist. § 556 b BGB sieht beispielsweise vor, dass Mieten spätestens bis zum dritten Werktag eines Monats fällig werden. Mieter/innen, die diesen Stichtag versäumen, geraten auch ohne Mahnung in Verzug.

Ein weiterer Sonderfall sind Leistungen, denen ein besonderes Ereignis vorausgeht (siehe § 286 Abs. 2 Nr. 2 BGB). Besondere Ereignisse sind beispielsweise Kündigungen oder die Abnahme von Werken. Um in solchen Fällen auf eine Mahnung verzichten zu können, müssen Sie jedoch eindeutig im Vertrag mit einer Formulierung wie „Zahlung bis 14 Tage nach Abnahme“ darauf hinweisen. Die angegebene Frist muss in jedem Fall dem Ereignis angemessen sein.

Gemäß § 286 Abs. 3 BGB kommen Schuldner/innen einer Entgeltforderung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug. Für Privatpersonen gilt dies jedoch nur, wenn Sie in der Rechnung explizit darauf hinweisen – beispielsweise mit einer Formulierung wie „Ein Verzug tritt spätestens ein, wenn nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung gezahlt wird.“ Ist ein solcher Hinweis nicht in der Rechnung aufgeführt, müssen Sie eine Mahnung verschicken, um Ihre Schuldner/innen in Verzug zu setzen.

Muss man Mahngebühren bezahlen?

Grundsätzlich ja – sofern die Mahngebühren angemessen sind und tatsächliche Kosten widerspiegeln. Unverhältnismäßig hohe oder nicht begründbare Gebühren können von Gerichten gekürzt oder vollständig zurückgewiesen werden. Entscheidend ist daher, dass die Mahngebühren im Einzelfall verhältnismäßig und transparent nachvollziehbar sind.

Mahngebühren in der Praxis

Nachfolgend finden Sie einige konkrete Beispiele für die Anwendung von Mahngebühren in der Praxis.

Wiederkehrende Abrechnungen

Bei regelmäßig wiederkehrende Zahlungen wie Abonnements greift die oben erwähnte Sonderregelung nach § 286 Abs. 2 BGB. Ihre Kundinnen und Kunden geraten auch ohne Ausstellung einer Mahnung in Verzug, wenn vertraglich ein konkreter Kalendertag für die Zahlung vereinbart wurde. Hat ein Kunde beispielsweise ein Abonnement für einen Online-Fitnesskurs abgeschlossen, das eine monatliche Zahlung zum 1. des Monats vorsieht, müssen Sie nicht explizit auf eine 14- oder 30-tägige Zahlungsfrist hinweisen. Der Zahlungsverzug tritt unmittelbar am 2. Tag des Monats in Kraft. Stellen Sie in der Folge eine Mahnung aus, können Sie die entsprechenden Mahngebühren in Rechnung stellen.

SaaS-Zahlungen

SaaS-Unternehmen (Software-as-a-Service) arbeiten ebenfalls häufig mit Abomodellen, die meist monatliche, vierteljährliche oder jährliche Zahlungen für den Zugriff auf cloudbasierte Software vorsehen. In diesem Fall greift die gleiche Regelung wie bei anderen wiederkehrenden Zahlungen. Dies gilt unabhängig davon, ob vertraglich ein Pauschalpreis oder eine nutzungsbasierte Abrechnung vereinbart wurde – vorausgesetzt, dass im Vertrag ein Stichtag für die Zahlung festgelegt ist.

Digitale Marktplätze

Bei digitalen Marktplätzen oder Plattformen stellt sich zunächst immer die Frage, wer bei Verkäufen und Zahlungen die beteiligten Vertragspartner/innen sind. In vielen Fällen agieren Verkäufer/innen und Käufer/innen als eigenständige Parteien, während die Plattform selbst lediglich als Vermittler fungiert. Viele Plattformen übernehmen dennoch neben der Zahlungsabwicklung häufig auch das Inkasso für die Verkäufer/innen, wenn Rechnungen offenbleiben. Die Plattform kann dann in ihrem eigenen Namen Mahnungen ausstellen und Mahngebühren verlangen. In der Regel sind die entsprechenden Verfahrensweisen in den AGB der Plattformen geregelt.

Bei einmaligen Käufen geraten Privatpersonen in Zahlungsverzug, wenn sie die vertraglich vereinbarte Zahlungsfrist überschreiten und eine Mahnung ausgestellt werden muss. Die Höhe der Mahngebühren muss sich nach dem tatsächlich entstandenen Aufwand richten. Wird eine Mahnung beispielsweise nur per E-Mail verschickt, sind Mahngebühren in der Regel nicht zulässig.

Grenzüberschreitende Transaktionen

Bei grenzüberschreitenden Zahlungen stellt sich die Frage nach der rechtlichen Grundlage für Mahngebühren. Hier gelten im Normalfall die nationalen Gesetze des Landes, in dem die Gläubiger/innen ansässig sind. Dennoch kann es für deutsche Unternehmen herausfordernd sein, wenn eine Schuldnerin beziehungsweise ein Schuldner im Ausland sitzt. Für international tätige Unternehmen ist demnach besonders wichtig, die Zahlungsbedingungen im Vertrag klar zu regeln, um späteren Streitigkeiten über Mahngebühren vorzubeugen. Ein Hinweis auf die anwendbaren nationalen Regelungen hilft, Missverständnisse zu vermeiden.

Welche Folgen haben Fehler bei der Erhebung von Mahngebühren?

Wenn Sie Mahngebühren zu hoch ansetzen, zu früh verlangen oder andere rechtliche Vorgaben missachten, drohen Ihnen zahlreiche negative Konsequenzen. Die wichtigsten haben wir für Sie nachfolgend zusammengefasst.

Ungültige Forderungen

Wenn Sie unverhältnismäßig hohe Mahngebühren verlangen oder diese intransparent sind, riskieren Sie, dass die Forderung von Gerichten gekürzt oder gar abgewiesen wird. Im Extremfall müssen Sie bereits gezahlte Mahngebühren vollständig zurückerstatten.

Rechtsstreitigkeiten

Schuldner/innen können Sie für zu hohe Mahngebühren oder Fehler in Rechnungen und Verträgen verklagen. Gerichtliche Auseinandersetzungen kosten Sie zeitliche und finanzielle Ressourcen, zum Beispiel für Anwalts- und Gerichtskosten.

Entgangene Einnahmen

Kundinnen und Kunden können sich durch zu hohe Mahngebühren ungerecht behandelt fühlen und in der Folge die Zahlung gänzlich verweigern. Es besteht die Gefahr, dass Rechnungen dann offenbleiben und Sie weitere Schritte wie ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine Klage einleiten müssen.

Reputationsschäden

Neben den direkten finanziellen und rechtlichen Konsequenzen können Fehler bei der Erhebung von Mahngebühren auch dem Image Ihres Unternehmens schaden. Negative Erfahrungen von Kundinnen und Kunden verbreiten sich heute über Social Media und Online-Bewertungen sehr schnell. Ein beschädigtes Image kann Bestandskundinnen und -kunden irritieren sowie potenzielle Neukundinnen und -kunden abschrecken. Wenn Sie häufiger wegen Ihrer Mahngebühren in rechtliche Schwierigkeiten geraten, laufen Sie Gefahr, dass Ihre Geschäftspraktiken öffentlich infrage gestellt werden.

So kann Stripe Sie im Mahnverfahren unterstützen

Mit Stripe Billing können Sie die Rechnungsstellung für Ihre Kundinnen und Kunden ganz nach Belieben gestalten – von der einfachen wiederkehrenden Abrechnung über die nutzungsbasierte Abrechnung bis hin zu individuell verhandelten Verträgen. Doch Billing bietet Ihnen darüber hinaus auch die Möglichkeit, Ihre Mahnprozesse zu automatisieren. Sie können flexibel auf verspätete Zahlungen reagieren, indem Sie automatisiert Zahlungserinnerungen und Mahnungen versenden. Zudem werden fällige Mahngebühren gemäß den gesetzlichen Anforderungen erhoben und an die Kundinnen und Kunden kommuniziert. Durch diese Automatisierung verringern Sie Ihren administrativen Aufwand erheblich und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass offene Forderungen beglichen werden.

Stripe Payments ergänzt Ihr Mahnverfahren durch eine effiziente Zahlungsabwicklung. Ihnen stehen über 125 Zahlungsmethoden und mehr als 135 Währungen zur Verfügung – so hat Ihre Kundschaft maximale Auswahl, und internationale Zahlungen werden erleichtert. Zudem berechnet Payments automatisch Verzugszinsen und Mahngebühren auf überfällige Rechnungen. Insbesondere Abo- und SaaS-Unternehmen können so ihren manuellen Aufwand deutlich senken und den Cashflow verbessern. Darüber hinaus stellen Sie sicher, dass Sie jederzeit im Einklang mit den Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs wie § 288 BGB handeln.