SaaS-Zahlungsabwicklung – Herausforderungen und Lösungen

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Mit Stripe Billing haben Sie freie Hand bei Verwaltung und Abrechnung für Ihre Kundinnen und Kunden – von einfachen wiederkehrenden oder nutzungsbasierten Abrechnungen bis hin zu individuell verhandelten Verträgen.

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  1. Einführung
  2. Was ist SaaS-Zahlungsabwicklung?
  3. Was umfasst die SaaS-Zahlungsabwicklung?
  4. Herausforderungen und Lösungen der SaaS-Zahlungsabwicklung
    1. Abrechnung und Rechnungsstellung
    2. Weltweite Verfügbarkeit
    3. Sicherheit
    4. Ungewollte Abwanderung
    5. Umsatzanalysen
  5. Darauf müssen Sie bei SaaS-Abrechnungssoftware achten

Die SaaS-Branche (Software-as-a-Service) floriert und SaaS-Unternehmen jeder Größe sehen sich bei der Zahlungsabwicklung mit verschiedenen typischen Herausforderungen konfrontiert. Von der Rechnungsstellung über die Verwaltung von Abonnementplänen bis hin zur Einhaltung lokaler Steuer- und Zahlungsvorschriften – die SaaS-Zahlungsabwicklung ist komplizierter als das Einziehen einmaliger Zahlungen.

Einem Bericht von The Business Research Company zufolge wird der weltweite SaaS-Markt von 240,61 Mrd. US-Dollar im Jahr 2022 auf voraussichtlich 374,48 Mrd. US-Dollar im Jahr 2026 steigen. Daraus entsteht ein erhöhter Bedarf an konsolidierten Zahlungslösungen, mit denen sich die oben erwähnten Herausforderungen erfolgreich bewältigen lassen. Für die Skalierung und Expansion von SaaS-Unternehmen in neue Märkte wird eine leistungsfähige SaaS-Abrechnungssoftware benötigt, die alle erforderlichen Schritte, darunter Abrechnung, Zahlung und Abonnement, abwickelt. Ihre Zahlungsplattform sollte Ihnen helfen, konstante Umsatzquellen zu bewahren und die Kundenabwanderung zu reduzieren – auf einfache Weise und ohne zusätzlichen Programmieraufwand.

Unabhängig davon, ob Sie bereits auf SaaS-Abrechnungsprobleme gestoßen sind oder sich vorsorglich darauf vorbereiten möchten – nachfolgend erfahren Sie alles Wissenswerte über die Herausforderungen bei der SaaS-Zahlungsabwicklung und die verfügbaren Lösungen.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was ist SaaS-Zahlungsabwicklung?
  • Was umfasst die SaaS-Zahlungsabwicklung?
  • Herausforderungen und Lösungen der SaaS-Zahlungsabwicklung
  • Darauf müssen Sie bei SaaS-Abrechnungssoftware achten

Was ist SaaS-Zahlungsabwicklung?

Der Begriff „SaaS-Zahlungsabwicklung“ bezieht sich auf die Art und Weise, wie Unternehmen Zahlungen annehmen und verarbeiten. Während Verkäufe im E-Commerce mit einmaligen Online-Zahlungen abgewickelt werden, kommt bei SaaS-Unternehmen häufig ein Abonnementmodell zum Einsatz. Das lässt die Verwaltung von wiederkehrenden Abrechnungen und Abonnements zu einer höheren Priorität werden.

Was umfasst die SaaS-Zahlungsabwicklung?

Der Einzug von Zahlungen für SaaS-Produkte geht über rein monetäre Transaktionen hinaus. Bei abonnementbasierten Geschäften muss jede Kundin/jeder Kunde eine Rechnung gemäß dem jeweiligen Plan erhalten und eine einfache Möglichkeit haben, die Zahlung zu tätigen. Der gesamte Lebenszyklus eines Abonnements muss berücksichtigt werden und Kundinnen/Kunden müssen jederzeit die Option haben, ein Upgrade oder Downgrade durchzuführen oder ihre Abonnements zu pausieren, zu verlängern oder zu kündigen. Für SaaS-Unternehmen ist es nicht machbar, die Rechnungsstellung, Abrechnung und Abonnementverwaltung im großen Maßstab manuell zu bewältigen. Hier kommt die SaaS-Zahlungsabwicklung ins Spiel.

Die Entwicklung eines neuen unternehmenseigenen Abrechnungssystem ist teuer. Auch die Nutzung verschiedener Softwaredienste für die unterschiedlichen Abrechnungs- und Zahlungsaspekte kann ins Geld gehen und darüber hinaus für Verwirrungen sorgen. Ein einheitlich vorgehender Zahlungsabwickler übernimmt all diese Aufgaben auf einmal und hilft Ihnen dabei, aus den transaktionsbezogenen Daten Erkenntnisse zu Ihrer Kundschaft zu gewinnen.

Herausforderungen und Lösungen der SaaS-Zahlungsabwicklung

Die Abwicklung von Zahlungen für SaaS-Unternehmen kann kompliziert sein, was zum größten Teil daran liegt, dass viele SaaS-Produkte auf einem Modell wiederkehrender Abonnements beruhen. Dies bringt mehr laufenden Verwaltungsaufwand mit sich als einmalige Käufe. Im Folgenden beschreiben wir einige der häufigsten Herausforderungen, denen Unternehmen gegenüberstehen, und die passenden Lösungen.

Abrechnung und Rechnungsstellung

Abrechnung und Rechnungsstellung können in den Teams abonnementbasierter Unternehmen für Kopfzerbrechen sorgen – denn im Gegensatz zu auf Einmalzahlungen basierenden Vertriebsmodellen sind hier sehr viel mehr Faktoren relevant. Kundinnen und Kunden haben unterschiedliche Abonnementpläne, müssen unterschiedliche Beträge zahlen und leisten ihre Zahlungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Hinzu kommen weitere Faktoren wie Testzeiträume und Rabatte auf Abonnements, die die Angelegenheit weiter verkomplizieren. Darüber hinaus wird die wiederkehrende Abrechnung in jedem Unternehmen anders gehandhabt. Zahlungsseiten und Komponenten für die Abonnementabrechnung „von der Stange“ führen daher zu mehr Coding-Aufwand für Ihr Team.

Eine gute SaaS-Abrechnungssoftware ist in der Lage, Zahlungen von wiederkehrenden Kund/innen nahtlos in Rechnung zu stellen und einzuziehen, und zwar unabhängig von den genauen Modalitäten ihrer Abonnements. Außerdem gibt sie SaaS-Unternehmen die Möglichkeit, ihre eigenen individuellen Pläne für Abonnements und wiederkehrende Zahlungen einzurichten, ohne ihren Teams Aufwand für technische Aufgaben und Anpassungen des Zahlungsabwicklungssystems aufzubürden.

Weltweite Verfügbarkeit

Das Wachstum Ihres SaaS-Unternehmens hängt davon ab, ob Ihre Infrastruktur weltweit eingesetzt werden kann. In puncto Zahlungsabwicklung bedeutet das, dass Kundinnen und Kunden den Zahlungsprozess in verschiedenen Sprachen durchlaufen und dass Sie Zahlungen in unterschiedlichen Währungen akzeptieren und auch unterschiedliche Zahlungsmethoden zulassen müssen. Beispielsweise sind Kreditkarten und digitale Wallets die beliebtesten Zahlungsmethoden in den USA. In Deutschland hingegen bevorzugen die Menschen Online-Zahlungen wie PayPal oder Amazon Pay. Ihr Zahlungsabwickler sollte sicherstellen, dass Sie die lokalen Vorschriften für elektronische Zahlungsdienstleistungen erfüllen, wenn Sie unterschiedliche Währungen akzeptieren. Zu diesen Vorschriften gehören etwa die aktualisierte Zahlungsdiensterichtlinie (PSD2) und die „Starke Kundenauthentifizierung“ (SCA) in Europa.

Plattformen, die speziell für eine globale Kundschaft entwickelt wurden, wie Stripe Payments, gehen auf die weltweit verschiedenen Zahlungspräferenzen ein und reduzieren den Compliance-Aufwand. Sie helfen dabei, mehr globalen Umsatz zu erzielen und machen die Expansion in ausländische Märkte einfacher.

Sicherheit

Ein sicheres System für die Zahlungsabwicklung ist besonders bei wiederkehrenden Transaktionen von großer Bedeutung. SaaS-Unternehmen haben die Aufgabe, Kundendaten sicher aufzubewahren und zum Schutz der Kreditkartendaten ihrer Kundschaft Verschlüsselungs- und Tokenisierungs-Tools einzusetzen. SaaS-Abrechnungssoftware sollte sensible Informationen ganz automatisch sichern und beim Akzeptieren von Zahlungen Betrug entgegenwirken, damit Sie und Ihre Kundschaft sich keinerlei Sorgen über den Datenschutz machen müssen.

Ungewollte Abwanderung

Der Anteil der Kund/innen, die ihre Abonnements kündigen, wird allgemein als „Abwanderungsquote“ bezeichnet. Diese wird wahrscheinlich niemals gleich null sein – doch Sie sollten versuchen, sie so niedrig wie möglich zu halten. Denn aus Studien geht hervor, dass die Gewinnung neuer Kundschaft 5-mal teurer ist als Bestandskundinnen und -kunden zu halten.

Ungewollte Abwanderung geschieht dann, wenn ein Zahlungsprozess fehlschlägt und das Abonnement einer Kundin/eines Kunden gekündigt wird. Dies kann mit einem SaaS-Abrechnungssystem, das die Nutzererfahrung vereinheitlicht und Kund/innen auf Probleme mit ihren Zahlungen hinweist, verhindert werden. Anstatt mehrere externe Abrechnungs- und Umsatzverwaltungstools einzeln zusammenzustellen, sollte eine Lösung gewählt werden, bei der alle Elemente der Zahlungs- und Abonnement-Journey auf einer zentralen Plattform verarbeitet werden – etwa mit den SaaS-Lösungen von Stripe. Diese helfen Ihnen, ungewollte Abwanderung zu reduzieren.

Umsatzanalysen

Wird ein SaaS-Unternehmen größer, nimmt der Umfang von Buchhaltung und Umsatzberichterstattung deutlich zu. Bei Finanzberichten ist es äußerst zeitaufwändig, alle Daten zu verarbeiten, wenn es an einer speziell auf diesen Zweck ausgerichteten Software fehlt. Auch bedeutet der wachsende Kundenstamm eine größere Menge an Daten, die Rückschlüsse auf neue Geschäftschancen, aber auch auf Probleme zulassen, denen Kund/innen beim Zahlungsprozess begegnen.

Eine allumfassende SaaS-Zahlungsabwicklungsplattform schließt auch Umsatzmanagement ein, sodass jede Transaktion automatisch berücksichtigt wird. Stripe Revenue Recognition etwa erfasst Upgrades, Downgrades, Rückerstattungen und angefochtene Zahlungen und gibt Ihnen so einen schnellen und lückenlosen Überblick über Ihre Geschäfte.

Darauf müssen Sie bei SaaS-Abrechnungssoftware achten

Ein effizientes SaaS-Zahlungsabwicklungssystem macht die Abrechnung zu einer stressfreien Angelegenheit. Bei einer einheitliche Lösung befinden sich sämtliche Tools für Abrechnung, Zahlungen, Abonnementverwaltung und Umsatzmanagement unter einem Dach – so sparen Sie jeden Monat Zeit und Geld. Darauf müssen Sie bei SaaS-Abrechnungssoftware achten.

  • Abrechnung
    SaaS-Unternehmen sind auf Rechnungsstellung und Abrechnung angewiesen, um Geld zu verdienen. Die hierfür eingesetzte Software sollte daher diese grundlegenden Aufgaben schnell und unkompliziert erledigen können. Eine flexible Abrechnungslogik lässt Sie entscheiden, welche Art von Abrechnungsmethode sich am besten für Ihr Unternehmen eignet. Dabei kann es sich um ein Abonnement mit Pauschalbetrag oder nutzungsbasierte Abrechnung handeln. Bei Letzterer richtet sich der Kund/innen in Rechnung gestellte Betrag danach, in welchem Umfang sie Ihren Service in Anspruch genommen haben.

  • Zahlungen
    Das Akzeptieren verschiedener Zahlungsmethoden, das rechtzeitige Erkennen betrügerischer Zahlungen und das Einhalten der Payment Card Industry(PCI)-Sicherheitsstandards gehören zu den grundlegenden Anforderungen an eine SaaS-Abrechnungssoftware.

  • Umsatzverwaltung
    Ein System mit automatisierter Umsatzverwaltung hilft wachsenden Unternehmen dabei, einen umfassenden Überblick über ihre finanziellen Ergebnisse zu behalten – und ihre Gewinne zu verbessern.

  • Grundlegendes zur Abonnementverwaltung
    Die Abonnementverwaltung umfasst alle Variablen, die beim Anbieten und Pflegen von Abonnements eine Rolle spielen. Viele davon lassen sich nur schwer automatisieren, etwa wenn es um kostenlose Testphasen und die Abwicklung von Rückerstattungen geht.

  • Lokalisierung
    Global agierende Unternehmen brauchen einen Zahlungsabwickler, der die verschiedenen Sprachen und Währungen der internationalen Kundschaft bedienen und gleichzeitig dafür Sorge tragen kann, dass jede einzelne Transaktion den jeweils lokal geltenden Vorschriften entspricht.

  • USt. und Verkaufssteuer
    Es kann enorm viel Zeit in Anspruch nehmen, die Compliance bei USt. und Verkaufssteuer überall auf der Welt im Blick zu behalten. Bei Fehlern drohen Geldstrafen. Ein Abrechnungssystem, das Ihre Transaktionen überwacht und Steuerbeträge anhand der Standorte von Kund/innen korrekt berechnet, ist sehr wichtig.

Eine einheitliche SaaS-Zahlungslösung vereint all diese Funktionen und versetzt Ihr Unternehmen so in die Lage, die Effizienz zu verbessern, Fehler zu reduzieren und den wiederkehrenden Umsatz zu steigern – und zwar ganz ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand für das Engineering-Team.

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