請求代行とは?請求代行の仕組みと代替となる自動手段

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  1. はじめに
  2. 請求代行の仕組み
  3. 請求代行のメリット
  4. 請求代行の課題
  5. 請求代行、社内請求処理、財務自動化の比較
    1. 請求代行
    2. 社内請求処理
    3. 財務自動化
  6. 請求システムの傾向と代替手段
  7. 請求代行から自動化ソリューションに移行する方法

請求代行とは、請求書の管理、決済処理、請求に関する顧客の問い合わせへの対応を専門とする外部企業に請求プロセスを委託することを指します。委託先の外部企業 (多くの場合、 請求処理会社または決済処理会社) が顧客への請求、決済処理、売り手やサービスプロバイダーへの送金について責任を負います。2022 年の世界の第三者決済市場は 570 億ドルを上回ると見積もられています。利便性の高い決済ソリューションを求める企業が増えるにつれて、この市場価値がさらに上昇し続けることが予想されます。

この記事では、請求代行プロバイダーと連携する場合、自社内で決済処理を行う場合、財務自動化を行う場合の違いについて詳しくご説明します。以下がその内容です。

この記事の内容

  • 請求代行の仕組み
  • 請求代行のメリット
  • 請求代行の課題
  • 請求代行、社内請求処理、財務自動化の比較
  • 請求システムの傾向と代替手段
  • 請求代行から自動化ソリューションに移行する方法

請求代行の仕組み

請求代行は連携的なプロセスであり、商品やサービスのプロバイダー、顧客、請求代行会社が関わります。請求代行プロセスの一般的な仕組みを以下にご紹介します。

  • 取引の開始: 医療提供者の販売する医療サービス、電気通信事業者が販売する電話サービス、小売業者がオンラインや店舗で販売する商品など、顧客が販売企業から商品またはサービスを購入します。

  • 請求情報の送信: サービスの提供または商品の引き渡しの完了後、販売企業が請求情報 (顧客情報、購入の種類、購入金額など) を請求代行会社に送信します。

  • 請求書の作成: 請求代行会社が請求情報を処理し、請求書を作成します。この請求書はメールやその他の電子的手段で顧客に送信されます。

  • 支払いの回収: 顧客が請求代行会社に対して支払いを行います。

  • 決済処理: 請求代行会社が顧客の支払いを処理します。この処理には、支払いの検証、適切な顧客やサービスとの照合、不一致への対処などを伴う場合があります。

  • 送金: 請求代行会社が請求サービスに関する合意に基づく料金や手数料を差し引いたうえで、本来のサービスプロバイダーまたは売り手に送金を行います。

  • レポートと消し込み: 請求代行会社から本来のプロバイダーに対し、請求や決済の進捗状況に関するレポートが送信される場合があります。

請求代行のメリット

  • 中核業務への注力: 請求業務を外部委託することで、主要な商品やサービスのイノベーションや品質改善により注力できるようになります。

  • コスト削減: 社内請求システムの導入や維持管理にはコストがかかり、テクノロジー、スタッフのトレーニング、継続的な管理に多額の資金を投じる必要があります。それらの業務を自社内で行うよりも、請求代行会社に委託する方がコスト効果を高めることができます。

  • 専門知識と法令遵守: 請求代行会社は最新の関連規制や業界基準を常に把握しているため、法規制の遵守に伴う管理上の負担を軽減できます。

  • 現金管理: 専門の代行会社によって請求業務が効率化し、決済処理が高速化するため、キャッシュフローを向上させることができます。支払い回収が効率化し、支払い延滞が減るため、財務管理を向上させるとともに、業務や投資をより効果的に計画することができます。

  • ユーザー体験: 請求サービスによって、顧客の支払いに関する利便性が向上します。たとえば、豊富な支払いオプション、詳細な請求書、請求に関する問い合わせに素早く対応するカスタマーサービスなどが挙げられます。これらはどれも顧客満足度の向上をもたらします。

  • 拡張性: 企業の成長に伴って、請求処理の複雑さや量が増大していく可能性があります。請求代行サービスは拡張が簡単で、大量の請求や多種の請求に対応できるため、企業は請求処理能力による制約を受けることなく規模を拡大できます。

  • ミスの削減: 専門の請求会社が備えているテクノロジーと専門知識によって請求ミスを大幅に減らせるため、顧客との良好な関係を維持し、速やかな支払いを促進することができます。

  • データセキュリティ: 請求業務には、金融情報といった機密性の高い顧客情報の取り扱いが伴います。請求代行会社は通常、そのようなデータを保護するための強力なセキュリティ対策を備えています。

  • 分析に基づくインサイト: 請求代行プロバイダーの多くは分析サービスを提供しており、利用企業は請求プロセス、顧客の支払い行動、改善の余地がある部分に関して詳細なレポートとインサイトを得られます。

請求代行の課題

請求代行には複数のメリットがあるものの、特有の課題や制限もあります。

  • コントロールの喪失: 請求業務を第三者に委託するため、企業はカスタマーサービスのプロセスに対するコントロールを部分的に手放すことになります。利用企業は、顧客とのコミュニケーションやサービスの品質に関する基準や要望など、自社の基準と要望を代行プロバイダーに遵守させる必要があります。

  • 業務的な依存: プロバイダーに技術的な問題やサービスの中断が発生したり、プロバイダーが廃業したりした場合、利用企業の請求業務と評判が直接影響を受ける可能性があります。

  • 連携: 請求代行システムを顧客関係管理 (CRM) システムや統合基幹業務 (ERP) システムといった企業の既存システムと連携させるのが難しく、かなりの手間がかかる場合があります。特に、本来は互換性のないシステム同士を連携させる場合はその可能性が高くなります。

  • カスタマイズの制限: サービスプロバイダーによっては、請求プロセスやコミュニケーションのカスタマイズが制限されており、企業のブランドや固有のニーズを十分に満たせない場合があります。その場合、顧客体験やブランドメッセージの一貫性が損なわれる可能性があります。

  • 隠れたコストの可能性: 請求代行はコスト効果に優れるものの、利用企業は適用され得る手数料と料金をすべて把握しておく必要があります。隠れたコストや変動型の手数料が積み重なると、サービスにかかる費用が当初の想定を上回る可能性があります。

  • コミュニケーションの不備: 企業、請求プロバイダー、顧客の間でコミュニケーションの不備がある場合、ミス、顧客満足度の低下、売上の損失を引き起こす可能性があります。

  • 顧客の抵抗: データのセキュリティに不安を感じる顧客や、第三者が関わることで請求プロセスが複雑になると感じる顧客など、第三者を介して取引するよりも企業と直接取引することを希望する顧客もいます。

  • モニタリング: 利用企業は請求サービスの品質とパフォーマンスを常にモニタリングする必要があり、そのための時間とリソースが必要になります。

請求代行、社内請求処理、財務自動化の比較

請求代行

請求代行では、外部の事業者が支払い元と支払い先の間に入り、請求・決済プロセスを処理します。

  • メリット: 請求会社の専門知識を活用できるため、利用企業は運用コストを削減し、中核業務に注力することが可能です。そのほか、拡張性がある、厳格な規制遵守を確保できる、といったメリットがあります。

  • デメリット: 請求プロセスへのコントロールが低下する、導入に困難が伴う、サービスプロバイダーへの依存度が高まる、データのプライバシーやセキュリティに関して顧客が不安を感じる、といった問題が発生する可能性があります。

社内請求処理

社内請求処理の場合、自社内で請求業務を行います。自社のリソース、スタッフ、システムを使用して請求書の送付、支払いの回収、請求に関する顧客の問い合わせへの対応を行います。

  • メリット: 手の届く場所で監督できる、顧客と直接やり取りできる、請求体験に対するカスタマイズの自由度が高いなど、企業が請求プロセスを細かくコントロールできます。

  • デメリット: テクノロジー、スタッフ、トレーニングへの多大な投資が求められます。また、請求業務に関する専門知識に乏しい場合、非効率となる恐れがあります。

財務自動化

財務自動化では、ソフトウェアやテクノロジーを活用して、請求、請求書、決済、財務報告といった主要な財務プロセスを自動化します。社内請求処理と併せて導入することや、請求代行サービスの一部として導入することが可能です。

  • メリット: 自動化によって手作業に伴うミスを大幅に減らし、金融取引にかかる時間を高速化し、財務に関するインサイトをリアルタイムで取得できるようになります。さらに、企業の成長に応じた拡張や、さまざまな請求モデルや要件への対応が可能です。

  • デメリット: プロセスを自動化するための初期設定や導入が複雑で、コストがかかる場合があります。さらに、継続的な保守や更新が必要です。自動化のレベルによっては顧客との人的なやり取りが減少し、顧客のサービス体験に影響を与える可能性があります。

請求システムの傾向と代替手段

請求システムの傾向の変化や代替手段の登場により、企業による取引処理や財務業務管理の方法が変わりつつあります。

  • デジタルファーストの請求ソリューション: 柔軟性と拡張性を備えたクラウドベースの請求プラットフォームの人気が高まっています。このようなソリューションは、従来のクレジットカードからデジタルウォレットや仮想通貨まで、さまざまな決済手段に対応しており、絶えず変化する消費者の要望を満たすことができます。

  • サブスクリプションベースのモデル: サブスクリプションベースの請求を採用する企業が増えています。サブスクリプションベースの請求を導入するには、継続支払い、カスタム請求サイクル、ユーザーのサブスクリプションを管理する高度なシステムが必要です。サブスクリプションベースのモデルを導入することで、顧客維持や予測可能な収益源を強化できます。

  • 自動化と AI: 請求システムを自動化すると手作業が減るため、ミスを最小限に抑え、時間を節約することができます。人工知能 (AI) と機械学習アルゴリズムを活用して決済データを分析することで、異常を検知し、キャッシュフローを予測し、価格戦略を最適化するためのインサイトを得ることができます。

  • 法令遵守とセキュリティ: サイバー攻撃の脅威がますます拡大し、規制の厳格化が進む中、高度なセキュリティ機能と法令遵守手順を導入している請求システムが増えています。たとえば、暗号化、不正利用検知、PCI データセキュリティ基準 (PCI DSS) といった国際基準への準拠などが挙げられます。

  • 連携機能: 最新の請求システムは CRM システムや ERP システムといった他の業務ツールと簡単に連携できるため、顧客データや財務指標を一元的に確認することが可能です。

  • ユーザー体験: シンプルな決済プロセス、請求のパーソナライズ、モバイル取引のサポート強化などにより、顧客の支払い体験の向上に注力しています。

Stripe は請求プロセスの自動化と効率化を実現する豊富な製品と機能を提供しています。

  • 請求: Stripe Billing は、継続支払い、請求書、サブスクリプションの管理を自動化する総合的なソリューションです。Stripe Billing は、1 回限りの請求、従量課金、段階制料金など、さまざまな料金体系モデルに対応しています。

  • スマートな請求書処理: Stripe は、支払いの自動通知、税計算、請求書から直接決済を受け付ける機能など、高度な請求書処理機能を備えています。

  • アプリケーションプログラミングインターフェイス (API) 連携: Stripe の API を利用することで、自社の請求ワークフローをカスタマイズしたり、Stripe の機能を自社のアプリケーションやウェブサイトと簡単に連携させたりすることができます。

  • データとアナリティクス: Stripe は決済データのモニタリングと分析が可能なため、利用企業は収入パターンを把握し、取得した情報を意思決定に役立てることができます。

請求代行から自動化ソリューションに移行する方法

請求代行プロバイダーを利用中の企業が Stripe などの自動化ソリューションに移行したい場合、移行によって事業運営や顧客体験を損なわないように注意する必要があります。選択する自動化ソリューションによって移行プロセスは異なります。以下では、請求代行プロバイダーから Stripe などの自動化ソリューションに移行する企業が検討すべき事柄について概要をご説明します。

  • ビジネスニーズの評価: 切り替えを実行する前に、取引量、対応すべき通貨、特殊な請求モデル (サブスクリプション、オンデマンドサービスなど) といった具体的なビジネス要件を評価します。Stripe (または、他の任意の自動化ソリューション) を調査して、すべての必要な機能と使用中または使用を検討中の決済手段をサポートしていることを確認します。

  • Stripe アカウントの作成: Stripe アカウントを新規作成します。Stripe アカウントの作成には、企業情報の提出、本人確認、送金用の銀行口座情報の設定が必要です。

  • サービスの連携: Stripe は多彩な API と豊富な導入オプションを用意しており、さまざまなプラットフォームやプログラミング言語に対応しています。自社のウェブサイトやアプリを Stripe のサービスと連携させる方法については、Stripe のドキュメントとソフトウェア開発キット (SDK) をご確認ください。

  • テスト: 入念なテストを実施します。自社の E コマースプラットフォーム用に単純なプラグインを使用する場合も、Stripe の API を使ってカスタム連携を構築する場合も、このテストは必要です。Stripe のテスト環境を使用して、取引のシミュレーション、決済フローの試験、エラー処理プロセスのチェックを行います。

  • データの移行: 決済手段やサブスクリプション情報といった既存の顧客データを移動させる場合、安全かつ規制に準拠してデータを移行するための計画を立てます。たとえば、現在の決済代行業者からデータをエクスポートして Stripe にインポートすることが必要になる可能性があります。支払い情報などの機密性の高いデータを PCI 基準に準拠して移行するには、顧客に依頼して直接入力してもらったり、Stripe の移行サービスを利用したりすることが必要になる場合があります。

  • 請求と決済のワークフローの調整: Stripe のシステムと連携するため、請求と決済のワークフロー (サブスクリプションの管理、返金の処理、失敗した支払いへの対応など) を調整します。

  • 顧客への周知: 決済代行業者の変更について顧客に通知します。特に顧客が支払い情報の更新などの作業を行う必要がある場合は、顧客への通知が重要となります。透明性を確保することで信頼を維持し、移行中の混乱を防ぐことができます。

  • 本番環境へ移行: Stripe との連携を入念にテストし、移行プロセスに問題がないと判断したら、本番環境に切り替えることができます。移行から数日間、取引を詳しくモニタリングして、すべてが想定どおりに動作していることを確認します。問題が発生した場合は速やかに対処します。

  • 移行後のサポートの提供: 顧客からの問い合わせや変更に起因する顧客の問題に対応できるよう、顧客のサポート体制を整備します。専用のサポートチームやリソースを設けることで、移行後の問題を軽減できます。

  • 定期的なレビューの継続: 移行後、新しい環境のパフォーマンスを継続的にレビューします。Stripe は、支払いパターン、成功率、最適化の余地がある部分に関するインサイトの取得に役立つ分析ツールを提供しています。

Stripe や新しい決済システムへの移行は重大な変更です。ビジネスの中断を最小限に抑えつつ、新しい決済システムの機能と能力を最大限に活用できるようにするには、入念に計画を立て、実行に移す必要があります。

この記事の内容は一般的な情報の提供と教育のみを目的としたものであり、法律または税金のアドバイスとして解釈されるべきものではありません。Stripe は、この記事の情報の正確性、完全性、適切性、および現行性について保証しません。具体的な状況について助言が必要な場合は、当該管轄地域の営業許可を有する弁護士または会計士に助言を求めてください。

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