Cobrança terceirizada é a prática de terceirizar o processo de cobrança para uma empresa externa especializada no gerenciamento de faturas, processamento de pagamentos e processamento de consultas de cobrança de clientes. Essa empresa externa, muitas vezes uma empresa de cobrança ou processamento de pagamentos, assume a responsabilidade de cobrar o cliente, processar pagamentos e transferir os fundos para o vendedor ou prestador de serviços. Em 2022, o mercado global de pagamentos terceirizados foi avaliado em mais de US$ 57 bilhões, um número que deve continuar crescendo à medida que mais empresas buscam soluções de pagamento convenientes.

Abaixo, detalhamos as diferenças entre trabalhar com um provedor de cobranças terceirizado, manter o processo de pagamento interno ou optar pela automação financeira. Veja o que você deve saber.

Neste artigo:

• Como funciona a cobrança terceirizada?
  
• Benefícios da cobrança terceirizada
  
• Desafios da cobrança terceirizada
  
• Cobrança terceirizada x cobrança interna x automação financeira
  
• Tendências e alternativas de sistemas de cobrança
  
• Como fazer a transição da cobrança terceirizada para soluções automatizadas
  

Como funciona a cobrança terceirizada?

A cobrança terceirizada é um processo coordenado que envolve um fornecedor de serviços ou produtos, um cliente e uma empresa de cobrança terceirizada. Veja como esse processo normalmente funciona.

• Início da transação: um cliente compra um produto ou serviço de uma empresa, como serviços médicos de um provedor de serviços de saúde, serviços telefônicos de uma empresa de telecomunicações ou um produto específico de um varejista online ou em loja.

• Transferência de informações de cobrança: depois de fornecer o serviço ou entregar o produto, a empresa envia os dados de cobrança (incluindo dados do cliente, tipo e valor da compra) para a empresa de cobrança terceirizada.

• Geração de faturas: a empresa terceirizada de cobrança processa essas informações e gera uma fatura que envia ao cliente pelo correio ou por meio eletrônico.

• Cobrança do pagamento: o cliente paga a empresa terceirizada de cobrança.

• Processamento de pagamentos: a empresa terceirizada de cobrança processa o pagamento, o que pode envolver a verificação do pagamento, a conciliação com o cliente e serviço corretos e a solução de eventuais discrepâncias.

• Transferência de fundos: a empresa de cobrança terceirizada transfere os fundos para o provedor de serviços ou vendedor original, menos quaisquer taxas ou comissões acordadas para o serviço de cobrança.

• Elaboração de relatórios e reconciliação: a empresa terceirizada de cobrança pode fornecer relatórios ao provedor original sobre o status de cobrança e pagamento.

Vantagens da cobrança terceirizada

• Foco nas atividades essenciais ao terceirizar as operações de cobrança, as empresas podem se concentrar mais em inovação e melhorias de qualidade para seus produtos ou serviços principais.

• Redução de custos: implementar e manter um sistema de cobrança interno pode custar caro e exigir investimentos pesados em tecnologia, treinamento de pessoal e gerenciamento contínuo. Empresas de cobrança terceirizadas podem fornecer esses serviços de forma mais econômica.

• Conhecimento e conformidade: empresas de cobrança terceirizadas acompanham os regulamentos e padrões setoriais relevantes, reduzindo sua carga administrativa com conformidade legal e regulatória.

• Gestão de caixa: uma cobrança eficaz e um processamento de pagamentos mais rápido por terceiros especializados podem melhorar o fluxo de caixa para as empresas. Cobranças eficientes e atrasos de pagamento reduzidos podem ajudar as empresas a gerenciar melhor suas finanças e planejar suas operações e investimentos com mais eficácia.

• Experiência do usuário: os serviços de cobrança podem oferecer aos clientes experiência de pagamento mais fácil de usar. Podem ser diversas opções de pagamento, faturamento detalhado e atendimento ágil para consultas de cobrança, que contribuem para aumentar a satisfação do cliente.

• Escalabilidade: conforme a empresa cresce, seus processos de cobrança podem se tornar mais complexos e numerosos. Os serviços de cobrança terceirizada podem ser facilmente dimensionados para acomodar um volume maior ou diferentes tipos de cobrança, permitindo expansão sem restrições.

• Redução de erros: empresas de cobrança especializadas têm tecnologias e expertise para minimizar erros de cobrança, o que ajuda a manter o bom relacionamento com os clientes e facilitar pagamentos imediatos.

• Segurança de dados: a cobrança envolve o gerenciamento de dados confidenciais do cliente, inclusive detalhes financeiros. Empresas terceirizadas de cobrança normalmente adotam fortes medidas de segurança para proteger esses dados.

• Insights analíticos: vários provedores terceirizados de cobrança oferecem serviços analíticos, fornecendo relatórios detalhados e insights sobre seus processos de cobrança, comportamentos de pagamento de clientes e possíveis áreas de melhoria.

Desafios de cobrança terceirizada

A cobrança terceirizada tem vantagens, mas também traz seu próprio conjunto de obstáculos e limitações.

• Perda de controle: para as empresas, terceirizar a cobrança significa abrir mão de algum controle sobre o processo de atendimento ao cliente. As empresas precisam garantir que o provedor terceirizado atenda aos seus padrões e expectativas, especialmente em relação à comunicação com o cliente e à qualidade do serviço.

• Dependência operacional: se o provedor enfrentar problemas técnicos, queda no sistema ou encerrar suas atividades, isso pode afetar diretamente as operações de cobrança e a reputação da sua empresa.

• Integração: a integração do sistema de cobrança terceirizada com os sistemas existentes da empresa (como CRM, gerenciamento de relacionamento com o cliente) ou ERP (planejamento de recursos empresariais) pode ser complexa e exigir esforços substanciais, especialmente se os sistemas não forem intrinsecamente compatíveis.

• Personalização limitada: dependendo do provedor, pode haver limitações de personalização do processo de cobrança e comunicações com sua marca suas necessidades específicas. Isso pode afetar a experiência do cliente e a uniformidade da mensagem da marca.

• Possibilidade de custos ocultos: embora a cobrança terceirizada possa ser econômico, as empresas precisam estar cientes de todas as tarifas e encargos. Às vezes, custos ocultos ou taxas variáveis podem se acumular, tornando o serviço mais caro do que o inicialmente previsto.

• Lacunas de comunicação: uma falha na comunicação entre empresa, fornecedor de cobrança e clientes pode causar erros, insatisfação dos clientes e possível perda de receita.

• Resistência do cliente: alguns clientes podem preferir lidar diretamente com a empresa em vez de terceiros, especialmente se questionarem a segurança dos dados ou sentirem que o envolvimento de terceiros complica o processo de cobrança.

• Monitoramento: as empresas precisam monitorar continuamente a qualidade e o desempenho do serviço de cobrança, o que demanda tempo e recursos.

Cobrança terceirizada x cobrança interna x automação financeira

Cobrança terceirizada

A cobrança terceirizada ocorre quando uma entidade externa gerencia os processos de cobrança e pagamento entre um pagador e um beneficiário.

• Vantagens: aproveitando a expertise especializada da empresa de cobrança, as empresas podem reduzir os custos operacionais e se concentrar nas atividades essenciais. Esse processo também oferece escalabilidade e pode melhorar a conformidade com as regulamentações.

• Desvantagens: pode resultar em menos controle sobre o processo de cobrança, desafios de integração, maior dependência do provedor de serviços e preocupações dos clientes com relação à privacidade e segurança dos dados.

Cobrança interna

A cobrança interna é a prática de gerenciar internamente as operações de cobrança, usando recursos, equipe e sistemas próprios da empresa para enviar faturas, coletar pagamentos e gerenciar consultas de cobrança de clientes.

• Vantagens: oferece mais controle sobre o processo de cobrança, como supervisão imediata, interação direta com o cliente e mais flexibilidade para personalizar a experiência de cobrança.

• Desvantagens: requer mais investimento em tecnologia, pessoal e treinamento. Há também o risco de ineficiência se a empresa não tiver experiência especializada em cobrança.

Automação de finanças

A automação financeira é o uso de softwares e tecnologias para automatizar os principais processos financeiros, como cobrança, faturamento, pagamentos e relatórios financeiros. Ela pode ser implementada em conjunto com cobrança interna ou como parte de um serviço de terceiros.

• Benefícios: a automação pode reduzir consideravelmente erros manuais, acelerar transações financeiras e fornecer insights financeiros em tempo real. Ela também pode acompanhar o crescimento da empresa e adaptar-se a diferentes modelos e requisitos de cobrança.

• Desvantagens: a configuração inicial e a integração de processos automatizados podem ser trabalhosas e caras. Também exigem manutenção e atualizações contínuas. Dependendo do nível de automação, a interação pessoal pode ser reduzida, prejudicando o atendimento ao cliente.

Tendências e alternativas de sistemas de cobrança

Tendências e alternativas emergentes em sistemas de cobrança estão remodelando a forma como as empresas lidam com transações e operações financeiras.

• Soluções de cobrança digitais: plataformas de cobrança em nuvem, flexíveis e escaláveis, estão se tornando mais populares. Essas soluções atendem às preferências dos consumidores, aceitando uma variedade de formas de pagamento, dos tradicionais cartões de crédito às carteiras digitais e criptomoedas.

• de em assinatura: cada vez mais empresas estão adotando a cobrança por assinatura, que exige sistemas avançados para gerenciar pagamentos recorrentes, ciclos de cobrança personalizados e assinaturas de usuários. Esse modelo enfatiza a retenção de clientes e fluxos de receita previsíveis.

• Automação e IA: a automação do sistema de cobrança reduz a intervenção manual, minimizando erros e economizando tempo. Algoritmos de inteligência artificial (IA) e machine learning podem analisar dados de pagamento para detectar anomalias, prever o fluxo de caixa e fornecer insights para estratégias de preços otimizadas.

• Conformidade e segurança: com o aumento da prevalência de ameaças cibernéticas e regulamentações rigorosas, mais sistemas de cobrança têm recursos de segurança e protocolos de conformidade aprimorados. Isso inclui criptografia, detecção de fraude e aderência a padrões internacionais, como o Padrão de Segurança de Dados do Setor de Cartões de Pagamento (PCI DSS).

• Recursos de integração: os sistemas de cobrança modernos são projetados para se integrar facilmente a outras ferramentas de negócios, como sistemas de CRM e ERP, fornecendo uma visão unificada dos dados e métricas financeiras dos clientes.

• Experiência do usuário: o foco é melhorar a experiência de pagamento dos clientes com processos de checkout simplificados, cobrança personalizada e suporte para transações via celular.

A Stripe tem uma gama de produtos e recursos que automatizam e simplificam os processos de cobrança:

• Billing: o Stripe Billing é uma solução abrangente para automatizar pagamentos recorrentes, cobrança e gerenciamento de assinaturas. Ele aceita diversos modelos de preços, como cobranças avulsas, cobrança por uso e tarifas escalonadas.

• Faturamento inteligente: a Stripe tem recursos avançados de faturamento que incluem lembretes de pagamento automáticos, cálculos fiscais e a capacidade de aceitar pagamentos diretamente da fatura.

• Integração da interface de programação de aplicativos (API): as APIs da Stripe permitem que as empresas personalizem fluxos de trabalho de cobrança e integrem facilmente as funcionalidades da Stripe em aplicativos e sites.

• Dados e análises: a Stripe pode monitorar e analisar dados de pagamento para ajudar empresas a entender padrões de receita e tomar decisões informadas.

Como fazer a transição da cobrança terceirizada para soluções automatizadas

As empresas que desejam fazer a transição de um provedor de cobrança terceirizado para uma solução automatizada como a Stripe precisam ter cuidado para que essa mudança não afete as operações comerciais ou a experiência do cliente. Diferentes soluções automatizadas terão diferentes processos de transição. Aqui está um resumo geral do que deve ser considerado ao mudar de um provedor de cobrança terceirizado para uma solução automatizada como a Stripe:

• Avaliação das necessidades da empresa: antes de fazer a mudança, avalie seus requisitos específicos, incluindo volume de transações, as moedas que você precisa aceitar e modelos de cobrança exclusivos (p. ex., assinaturas ou serviços sob demanda). Confirme se a Stripe (ou outra solução automatizada escolhida) aceita todos os recursos e formas de pagamento que você usa ou pretende usar.

• Criação de uma conta Stripe: para abrir uma nova conta Stripe, forneça seus dados comerciais, confirme sua identidade e configure os dados da conta bancária para transferências de fundos.

• Integração de serviços: a Stripe possui APIs e uma gama completa de opções de integração para plataformas e linguagens de programação. Conheça a documentação e os SDKs (kits de desenvolvimento de software) da Stripe para saber como integrar os serviços dela ao seu site ou aplicativo.

• Testes: realize testes completos, seja usando um plugin simples para sua plataforma de comércio eletrônico ou criando uma integração personalizada usando as APIs da Stripe. Use o ambiente de testes da Stripe para simular transações, testar fluxos de pagamento e verificar processos de gestão de erros.

• Migração de dados: se estiver movendo dados de clientes existentes, como formas de pagamento ou informações de assinatura, planeje uma migração segura e em conformidade. Pode ser necessário exportar dados do seu processador atual e importar para a Stripe. Para cumprir as normas de PCI para dados sigilosos, como dados de pagamento, pode ser necessário solicitar a entrada direta do cliente ou usar os serviços de migração da Stripe.

• Ajuste dos fluxos de cobrança e pagamento: ajuste seus fluxos de trabalho de cobrança e pagamento (como o gerenciamento de assinaturas, processamento de reembolsos ou processamento de pagamentos malsucedidos) para alinhamento com o sistema da Stripe.

• Implementação da comunicação com o cliente: informe seus clientes sobre a mudança no seu processador de pagamentos, especialmente se eles precisarem fazer algo, como atualizar os dados de pagamento. A transparência ajuda a manter a confiança e pode evitar confusões durante a transição.

• Entrando no modo de produção: após testar completamente a integração da Stripe e sentir confiança no processo de migração, você poderá entrar em modo de produção. Monitore as transações de perto nos primeiros dias para confirmar se tudo está funcionando conforme o esperado e resolver prontamente quaisquer problemas.

• Oferecer suporte pós-transição: esteja preparado para ajudar clientes com dúvidas ou problemas após a mudança. Ter uma equipe de suporte ou recursos exclusivos pode facilitar esse trabalho após a transição.

• Revisão contínua: após a transição, revise continuamente o desempenho da nova configuração. A Stripe fornece ferramentas analíticas que podem trazer insights sobre padrões de pagamento, taxas de sucesso e áreas para otimização.

A transição para a Stripe ou qualquer novo sistema de pagamentos é uma mudança importante que exige planejamento e execução cuidadosos para minimizar interrupções e posicionar sua empresa para aproveitar ao máximo os recursos e funcionalidades do novo sistema de pagamentos.