La facturation par un tiers consiste à externaliser le processus de facturation à une entreprise spécialisée dans la gestion des factures, le traitement des paiements et le traitement des demandes de renseignements sur la facturation des clients. Cette entreprise externe, souvent spécialisée dans l'un de ces domaines, assure la facturation du client, le traitement des paiements et le transfert des fonds entre le marchand et le prestataire de services. En 2022, le marché du paiement à un tiers a été évalué à plus de 57 milliards de dollars américains), un montant qui devrait continuer à augmenter à mesure que les entreprises cherchent à adopter des solutions de paiement pratiques.

Nous examinons ci-dessous les différences entre la collaboration avec un fournisseur de services de facturation tiers, le maintien du processus de paiement à l'intérieur de l'entreprise et l'adoption de l'automatisation financière. Voici ce que vous devez savoir.

Sommaire

• Comment la facturation par un tiers fonctionne-t-elle?
  
• Avantages de la facturation par un tiers
  
• Défis liés à la facturation par un tiers
  
• Facturation par un tiers, facturation à l'interne et automatisation des opérations financières
  
• Tendances et solutions alternatives en matière de systèmes de facturation
  
• Comment passer d'une facturation par un tiers à une solution automatisée
  

Comment la facturation par un tiers fonctionne-t-elle?

La facturation par un tiers est un processus qui implique un prestataire de services ou de produits, un client et une entreprise de facturation tierce. En voici les principes de fonctionnement.

• Réalisation de la transaction : Un client achète un produit ou un service auprès d'une entreprise, tel que des services médicaux auprès d'un professionnel de santé, des services de téléphonie auprès d'une entreprise de télécommunications ou un produit particulier auprès d'un marchand en ligne ou dans un point de vente.

• Transfert des informations de facturation : Une fois le service ou le produit fourni, l'entreprise envoie les informations de facturation détaillées (notamment les coordonnées du client, le type d'achat et son montant) à une entreprise de facturation tierce.

• Établissement de la facture : L'entreprise de facturation tierce traite ces informations et génère une facture qui est envoyée au client, par ls poste ou par voie électronique.

• Recouvrement du paiement : Le client procède au paiement auprès de l'entreprise de facturation tierce.

• Traitement du paiement : L'entreprise de facturation tierce traite le paiement, ce qui peut inclure de le vérifier, de le rapprocher entre le client et le service correspondant, et de traiter les litiges éventuels.

• Transfert des fonds : L'entreprise de facturation tierce transfère les fonds au prestataire de services ou au marchand d'origine, après déduction de tous les frais ou commissions convenus pour le service de facturation.

• Rapport et rapprochement : L'entreprise de facturation tierce peut fournir des rapports au prestataire d'origine sur la facturation et l'état des paiements.

Avantages de la facturation par un tiers

• Concentration sur les activités principales : L'externalisation de ses opérations de facturation permet à l'entreprise de se concentrer davantage sur l'innovation et l'amélioration de la qualité de ses principaux produits et services.

• Réduction des coûts : La mise en place et la gestion d'un système de facturation interne peuvent s'avérer coûteuses et nécessitent des investissements importants dans les technologies, la formation du personnel et la gestion continue. Les entreprises de facturation tierces peuvent constituer une solution plus rentable.

• Expertise et conformité : Les entreprises de facturation tierces restent au fait des réglementations applicables et des normes en vigueur dans les différents secteurs. Elles dispensent donc leurs clients de la charge administrative associée à la conformité juridique et réglementaire.

• Gestion de la trésorerie : Une facturation efficace et un traitement des paiements plus rapide pris en charge par un tiers peuvent améliorer la trésorerie des entreprises. Un recouvrement efficace et des délais de paiement plus courts peuvent aider les entreprises à mieux gérer leurs finances et à planifier plus efficacement leurs opérations et leurs investissements.

• Expérience utilisateur : Les services de facturation peuvent offrir aux utilisateurs une meilleure expérience de paiement. La diversité des options de paiement proposées, une facturation détaillée et un service à la clientèle réactif contribuent à une plus grande satisfaction des clients.

• Évolutivité : À mesure qu'une entreprise se développe, ses processus de facturation deviennent plus nombreux et complexes. Les services de facturation tiers peuvent aisément s'adapter à l'augmentation des volumes de traitement ou aux différents types de paiements. Les entreprises peuvent donc se développer sans que leurs capacités en la matière constituent un obstacle.

• Limitation des erreurs : Les entreprises spécialisées dans la facturation disposent des technologies et de l'expertise nécessaires pour limiter les erreurs de facturation. Elles contribuent ainsi à l'entretien de bonnes relations avec les clients et à la rapidité des paiements.

• Sécurité des données : La facturation implique de gérer des informations sensibles des clients, notamment de nature financière. Les entreprises de facturation tierces mettent généralement en place des mesures de protection de ces données.

• Analyses approfondies : Un grand nombre d'entreprises de facturation tierces proposent des services d'analyse, fournissent des rapports détaillés et des informations précieuses sur leurs processus de facturation, les habitudes de paiement des clients et les domaines d'amélioration potentiels.

Défis liés à la facturation par un tiers

La facturation par un tiers présente plusieurs avantages, mais comporte également certains obstacles et certaines limites.

• Perte de contrôle : Les entreprises qui externalisent leur facturation renoncent en partie à la gestion du service à la clientèle. Elles doivent donc s'assurer que le prestataire de services tiers respecte un certain niveau d'exigences et répond à leurs attentes, en particulier pour tout ce qui touche à la communication avec la clientèle et à la qualité de service.

• Dépendance opérationnelle : Si le fournisseur rencontre des problèmes techniques, enregistre des interruptions de service ou cesse ses activités, les opérations de facturation de l'entreprise peuvent être perturbées et sa réputation entachée.

• Intégration : L'intégration d'un système de facturation tiers au sein des systèmes existants de l'entreprise, tels qu'un outil de gestion de la relation client (GRC) ou un progiciel de gestion intégrée (PGI), peut être complexe et nécessiter des démarches substantielles, en particulier si les systèmes ne sont pas compatibles à la base.

• Personnalisation limitée : Selon le fournisseur de services choisi, il n'est pas toujours possible de personnaliser les communications et le processus de facturation pour les adapter à la marque et aux besoins particuliers de l'entreprise. L'expérience utilisateur et la cohérence du message de la marque peuvent en être affectées.

• Coûts cachés potentiels : La facturation par un tiers peut sembler être une opération rentable, mais les entreprises doivent bien connaître l'ensemble des frais qu'elles encourent. Des coûts cachés ou des frais variables peuvent parfois venir augmenter le coût du service estimé initialement.

• Problèmes de communication : Une mauvaise communication entre l'entreprise, le prestataire de services de facturation et les clients peut être source d'erreurs, engendrer l'insatisfaction de la clientèle et entraîner éventuellement une perte de revenus.

• Résistance des clients : Certains clients peuvent préférer interagir directement avec l'entreprise plutôt qu'avec un tiers, en particulier s'ils ont quelques inquiétudes pour la sécurité de leurs données ou s'ils ont l'impression que l'intervention d'un tiers complique le processus de facturation.

• Suivi : Les entreprises doivent effectuer un suivi permanent de la qualité et des performances de leur service de facturation, ce qui exige du temps et des ressources.

Facturation par un tiers, facturation à l'interne et automatisation des opérations financières

Facturation par un tiers

La facturation par un tiers correspond à l'intervention d'une entité externe dans la prise en charge des processus de facturation et de paiement entre un payeur et un bénéficiaire.

• Avantages : Les entreprises qui mettent à profit l'expertise d'une entreprise de facturation peuvent réduire leurs coûts opérationnels et se concentrer sur activités commerciales principales. Elles bénéficient également de l'évolutivité des services fournis et d'un plus haut niveau de conformité aux réglementations.

• Inconvénients : L'appel à une entreprise externe peut se traduire par une perte de contrôle du processus de facturation, l'imposition de certaines contraintes d'intégration, une dépendance accrue auprès du fournisseur de services et la génération de certaines inquiétudes chez les clients concernant la confidentialité et la sécurité de leurs données.

Facturation à l'interne

La facturation à l'interne consiste à gérer les opérations de facturation au sein de l'entreprise. Elle mobilise les ressources, le personnel et les systèmes de l'entreprise pour envoyer les factures, recouvrer les paiements et gérer les demandes des clients en la matière.

• Avantages : Elle permet aux entreprises de contrôler l'intégralité du processus de facturation grâce à un suivi permanent, à une interaction directe avec les clients et à une plus grande flexibilité pour personnaliser l'expérience.

• Inconvénients : Elle nécessite des investissements plus importants dans les technologies, le personnel et la formation. Il est également possible qu'en raison de son manque de compétences en la matière, l'entreprise se révèle moins efficace dans la gestion de la facturation.

Automatisation des opérations financières

Cette pratique consiste à utiliser des logiciels et des technologies afin d'automatiser les principaux processus financiers, y compris la facturation, les paiements et les rapports financiers. Elle peut être mise en œuvre conjointement avec une facturation à l'interne ou dans le cadre d'une prestation de services fournie par une entité externe.

• Avantages : L'automatisation peut réduire de façon importante les erreurs manuelles, accélérer les transactions financières et fournir des informations précieuses en temps réel. Elle peut également évoluer à mesure que l'entreprise se développe et s'adapter à différents modèles et différentes exigences de facturation.

• Inconvénients : La configuration et l'intégration initiales des processus automatisés peuvent être complexes et coûteuses. Elles requièrent également une maintenance et des mises à jour permanentes. Selon le niveau d'automatisation choisi, les interactions avec les clients peuvent diminuer, ce qui risque, par conséquent, de nuire à leur expérience.

Tendances et solutions alternatives en matière de systèmes de facturation

Les tendances émergentes et les solutions alternatives en matière de systèmes de facturation réinventent la manière dont les entreprises gèrent les transactions et les opérations financières.

• Solutions de facturation numériques : Les plateformes de facturation infonuagique, flexibles et évolutives, gagnent en popularité. Ces solutions répondent à l'évolution des préférences des clients et mettent à leur disposition un ensemble de moyens de paiement, des cartes de crédit traditionnelles aux portefeuilles numériques en passant par les cryptomonnaies.

• Modèles par abonnement : De plus en plus d'entreprises adoptent le modèle par abonnement qui impose de disposer de systèmes avancés en mesure de gérer des paiements récurrents, des cycles de facturation personnalisés et les abonnements des utilisateurs. Ce modèle met l'accent sur la fidélisation des clients et les sources de revenus prévisibles.

• Automatisation et intelligence artificielle : L'automatisation des systèmes de facturation réduit les interventions manuelles, limite les erreurs et permet de gagner du temps. Les algorithmes d'intelligence artificielle (IA) et d'apprentissage automatique peuvent analyser les données des paiements et détecter les anomalies, prédire les flux de trésorerie et fournir des informations permettant d'optimiser les stratégies de tarification.

• Conformité et sécurité : Face à la recrudescence des cybermenaces et aux réglementations de plus en plus strictes, nombre de systèmes de facturation ont renforcé leurs fonctionnalités de sécurité et leurs protocoles de gestion de la conformité. Ils intègrent un chiffrement des données, des systèmes de détection de la fraude et une conformité avec les normes internationales, telles que la norme de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement (PCI DSS).

• Capacités d'intégration : Les systèmes de facturation modernes sont conçus pour s'intégrer facilement aux autres outils de l'entreprise, tels que les systèmes GRC et PGI. Ils permettent ainsi de disposer d'une vue unifiée des données des clients et des indicateurs financiers.

• Expérience utilisateur : L'accent est mis plus particulièrement sur l'amélioration de l'expérience de paiement des clients au moyen de processus de paiement simplifiés, d'une facturation personnalisée et d'une meilleure prise en charge des transactions sur les appareils mobiles.

Stripe dispose d'un éventail de produits et de fonctionnalités qui automatisent et simplifient les processus de facturation.

• Billing : Stripe Billing est une solution complète qui permet d'automatiser les paiements récurrents, la facturation et la gestion des abonnements. Elle prend en charge différents modèles de tarification, y compris les frais ponctuels, la facturation à l'utilisation et la tarification progressive.

• Facturation intelligente : Stripe propose des fonctionnalités de facturation avancées, notamment des rappels de paiement automatiques ainsi que des calculs de taxes, et offre la possibilité d'accepter des paiements directement à partir de la facture.

• Intégration des interfaces de programmation d'applications (API) : Les API de Stripe permettent aux entreprises de personnaliser leurs flux de facturation et d'intégrer facilement la fonctionnalité proposée par Stripe dans leurs applications et sites Web.

• Données et analyse : Stripe peut effectuer le suivi et l'analyse des données de paiement pour aider les entreprises à comprendre leurs modèles de revenus et à prendre des décisions éclairées.

Comment passer d'une facturation par un tiers à une solution automatisée

Les entreprises qui souhaitent passer d'une facturation par un tiers à une solution automatisée, telle que celle proposée par Stripe, doivent s'assurer que cette transition ne perturbe pas leurs opérations commerciales ni l'expérience client. Des solutions automatisées différentes impliqueront des processus de transition distincts. Voici les principales étapes à suivre pour passer d'un prestataire de facturation tiers à une solution automatisée comme celle de Stripe.

• Évaluation des besoins de l'entreprise : Avant d'effectuer cette transition, évaluez les besoins propres à votre entreprise, y compris le volume de transactions, les devises à prendre en charge et tous les modèles de facturation particuliers (p. ex., les abonnements ou les services à la demande). Vérifiez que Stripe (ou toute autre solution automatisée retenue) propose les fonctionnalités et les moyens de paiement indispensables que vous utilisez actuellement ou prévoyez d'utiliser.

• Configuration d'un compte Stripe : Configurez un nouveau compte Stripe, fournissez les informations requises sur votre entreprise, confirmez votre identité et saisissez vos coordonnées bancaires pour les transferts de fonds.

• Intégration des services : Stripe propose différentes API complètes et un ensemble d'options d'intégration pour différentes plateformes et langages de programmation. Prenez connaissance de la documentation et des trousses de développement logiciel (SDK) fournis par Stripe pour comprendre comment intégrer ses services dans votre site Web ou votre application.

• Réalisation des tests : Effectuez des tests complets, que vous utilisiez un simple module d'extension pour votre plateforme de commerce en ligne ou que vous conceviez une intégration personnalisée à l'aide des API proposées par Stripe. Utilisez l'environnement de test fourni par Stripe pour simuler des transactions, tester vos flux de paiement et vérifier vos processus de gestion des erreurs.

• Migration des données : Si vous transférez des données relatives aux clients existants, telles que les informations sur les moyens de paiement ou les abonnements, mettez en place un plan de migration des données sécurisé et conforme aux normes applicables. Il peut inclure l'exportation de données en provenance de votre prestataire de services actuel et leur importation dans Stripe. Afin de respecter les normes PCI relatives aux données sensibles, telles que les informations de paiement, vous pouvez avoir à demander à vos clients d'effectuer des saisies directes ou à utiliser des services de migration proposés par Stripe.

• Ajustement des flux de facturation et de paiement : Ajustez vos flux de facturation et de paiement (notamment la gestion des abonnements, des échecs de paiement, ou le traitement des remboursements) afin de les adapter au système Stripe.

• Mise en place de la communication avec les clients : Informez vos clients du changement de prestataire de services de paiement, en particulier si une intervention de leur part est requise, par exemple en mettant à jour leurs informations de paiement. La transparence contribue à préserver la confiance et peut éviter toute confusion durant la transition.

• Mise en production : Une fois que vous avez testé l'intégration Stripe dans son ensemble et estimez que le processus de migration est fiable, vous pouvez passer en mode production. Surveillez étroitement les transactions pendant les premiers jours afin de vérifier que tout fonctionne comme prévu et traitez rapidement les problèmes possibles.

• Mise à disposition d'une assistance après la transition : Préparez-vous à fournir une assistance aux clients qui peuvent avoir des questions ou rencontrer des problèmes par suite de cette transition. Une équipe d'assistance ou des ressources dédiées peuvent aider à atténuer les difficultés éventuelles qui peuvent surgir après la transition.

• Vérification continue : Une fois la transition effectuée, évaluez les performances de votre nouvelle configuration en continu. Stripe met à disposition des outils d'analyse qui vous permettent d'obtenir des informations précieuses sur les modèles de paiement, les taux de réussite et les éléments à optimiser.

L'adoption de la solution proposée par Stripe ou de tout autre nouveau système de paiement constitue un changement majeur. Cette transition doit être soigneusement préparée et exécutée afin de limiter les perturbations. Votre entreprise pourra ainsi tirer pleinement parti des fonctionnalités et des capacités de votre nouveau système de paiement.