La gestión de cobros de terceros es la práctica de subcontratar el proceso de gestión de cobros de una empresa externa que se especializa en administrar facturas, procesar pagos y manejar consultas de cobros de clientes. Esta empresa externa, a menudo una empresa de gestión de cobros o procesamiento de pagos, asume la responsabilidad de facturar al cliente, procesar los pagos y transferir los fondos al vendedor o proveedor de servicios. En 2022, el mercado global de pagos de terceros se valoró en más de $57,000 millones de dólares estadounidenses, una cifra que se espera que siga aumentando a medida que más empresas busquen soluciones de pago convenientes.

A continuación, desglosaremos las diferencias entre trabajar con un proveedor de facturación externo, mantener el proceso de pago dentro de la empresa u optar por la automatización financiera. Esto es lo que debes saber.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo funciona la gestión de cobros de terceros?
  
• Beneficios de la gestión de cobros de terceros
  
• Desafíos de la gestión de cobros de terceros
  
• Gestión de cobros de terceros, gestión de cobros interna y automatización financiera
  
• Tendencias y alternativas del sistema de facturación
  
• Cómo pasar de la gestión de cobros de terceros a las soluciones automatizadas
  

¿Cómo funciona la gestión de cobros de terceros?

La gestión de cobros de terceros es un proceso coordinado en el que participan un proveedor de servicios o productos, un cliente y una empresa de gestión de cobros de terceros. Así es como suele funcionar este proceso.

• Inicio de la transacción: un cliente compra un producto o servicio de una empresa, como servicios médicos de un proveedor de atención médica, servicios telefónicos de una empresa de telecomunicaciones o un producto específico de un comerciante minorista en línea o en la tienda.

• Transferencia de datos de facturación: una vez que la empresa proporciona el servicio o entrega el producto, envía los detalles de gestión de cobros (incluida la información del cliente, el tipo de compra y el monto de la compra) a la empresa de facturación externa.

• Generación de facturas: la empresa de gestión de cobros externa procesa esta información y genera una factura que envía al cliente, ya sea por correo postal o de manera electrónica.

• Cobro de pagos: el cliente le paga a la empresa de facturación externa.

• Procesamiento de pagos: la empresa de gestión de cobros externa procesa el pago, lo que puede implicar verificar el pago, conciliarlo con el cliente y el servicio correctos y abordar cualquier discrepancia.

• Transferencia de fondos: la empresa de gestión de cobros externa transfiere los fondos al proveedor de servicios o vendedor original, menos las tarifas o comisiones acordadas por el servicio de facturación.

• Informes y conciliación: la empresa de gestión de cobros externa puede proporcionar informes al proveedor original sobre el estado de la gestión de cobros y el pago.

Beneficios de la gestión de cobros de terceros

• Foco en las actividades principales: al externalizar las operaciones de gestión de cobros, las empresas pueden concentrarse más en la innovación y las mejoras de calidad de sus productos o servicios principales.

• Reducción de costos: la implementación y el mantenimiento de un sistema de gestión de cobros interno pueden ser costosos y requiere una gran inversión en tecnología, capacitación del personal y gestión continua. Las empresas de facturación de terceros pueden proporcionar estos servicios de manera más rentable.

• Experiencia y cumplimiento de la normativa: las empresas de gestión de cobros de terceros se mantienen al día con las regulaciones relevantes y los estándares del sector, lo que reduce la carga administrativa de cumplimiento legal y de la normativa de la empresa.

• Gestión de tesorería: una gestión de cobros eficaz y un procesamiento de pagos más rápido por parte de terceros especializados pueden mejorar el flujo de caja de las empresas. La eficacia en los cobros y la reducción de los retrasos en los pagos pueden ayudar a las empresas a gestionar mejor sus finanzas y a planificar sus operaciones e inversiones de forma más eficaz.

• Experiencia de usuario: los servicios de gestión de cobros pueden proporcionar a los clientes una experiencia de pago más fácil de usar. Esto puede incluir una variedad de opciones de pago, facturación detallada y un servicio de atención al cliente atento a las consultas sobre el gestión de cobros, todo lo cual contribuye a una mayor satisfacción del cliente.

• Escalabilidad: a medida que una empresa crece, sus procesos de gestión de cobros pueden volverse más complejos y numerosos. Los servicios de gestión de cobros de terceros pueden crecer con facilidad para adaptarse a un mayor volumen o a diferentes tipos de gestión de cobros, lo que permite a las empresas expandirse sin verse limitadas por la capacidad de la gestión de cobros.

• Reducción de errores: las empresas especializadas en gestión de cobros cuentan con las tecnologías y la experiencia necesarias para minimizar los errores de gestión de cobros, lo que ayuda a mantener una buena relación con los clientes y a facilitar los pagos puntuales.

• Seguridad de los datos: la gestión de cobros implica el manejo de información confidencial del cliente, incluidos los detalles financieros. Las empresas de gestión de cobros de terceros suelen contar con fuertes medidas de seguridad para proteger estos datos.

• Perspectivas analíticas: Muchos proveedores de gestión de cobros externos ofrecen servicios analíticos que proporcionan a las empresas informes e información detallados sobre sus procesos de gestión de cobros, los comportamientos de pago de los clientes y las posibles áreas de mejora.

Desafíos de gestión de cobros de terceros

Si bien la gestión de cobros de terceros ofrece varios beneficios, también viene con su propio conjunto de obstáculos y limitaciones.

• Pérdida de control: para las empresas, externalizar la gestión de cobros a un tercero significa ceder parte del control sobre el proceso de servicio al cliente. Las empresas deben asegurarse de que el proveedor externo cumpla con sus estándares y expectativas, especialmente en lo que respecta a la comunicación con el cliente y la calidad del servicio.

• Dependencia operativa: si el proveedor enfrenta problemas técnicos, interrupciones del servicio o cierra el negocio, puede afectar directamente las operaciones de facturación y la reputación de la empresa.

• Integración: la integración del sistema de facturación de terceros con los sistemas existentes de la empresa, como la gestión de relaciones con los clientes (CRM) o la planificación de recursos empresariales (ERP), puede ser compleja y requerir un esfuerzo considerable, especialmente si los sistemas no son intrínsecamente compatibles.

• Personalización limitada: según el proveedor de servicios, puede haber limitaciones en cuanto a cuánto se pueden personalizar el proceso de gestión de cobros y las comunicaciones para que se ajusten a la marca y a las necesidades específicas de la empresa. Esto podría afectar la experiencia del cliente y la coherencia del mensaje de marca de la empresa.

• Posibilidad de costos ocultos: si bien la gestión de cobros de terceros puede ser rentable, las empresas deben estar al tanto de todas las comisiones y cargos potenciales. A veces, se pueden acumular costos ocultos o comisiones variables, lo que hace que el servicio sea más caro de lo previsto inicialmente.

• Brechas de comunicación: la falta de comunicación entre la empresa, el proveedor de gestión de cobros y los clientes puede dar lugar a errores, insatisfacción del cliente y posible pérdida de ingresos.

• Resistencia del cliente: es posible que algunos clientes prefieran tratar directamente con la empresa en lugar de con un tercero, especialmente si les preocupa la seguridad de los datos o si creen que la participación de terceros complica el proceso de gestión de cobros.

• Monitoreo: las empresas necesitan monitorear continuamente la calidad y el rendimiento del servicio de gestión de cobros, lo que requiere tiempo y recursos.

Gestión de cobros de terceros, gestión de cobros interna y automatización financiera

Gestión de cobros de terceros

La gestión de cobros de terceros se produce cuando una entidad externa gestiona los procesos de facturación y pago entre un pagador y un beneficiario.

• Beneficios: al aprovechar la experiencia especializada de la empresa de gestión de cobros, las empresas pueden reducir los costos operativos y centrarse en las actividades comerciales principales. Este proceso también ofrece escalabilidad a las empresas y puede proporcionar un mayor nivel de cumplimiento de la normativa.

• Inconvenientes: esto puede dar lugar a un menor control sobre el proceso de gestión de cobros, a problemas de integración, a una mayor dependencia del proveedor de servicios y a la preocupación de los clientes por la privacidad y la seguridad de los datos.

Facturación interna

La gestión de cobros interna es la práctica de gestionar las operaciones de gestión de cobros de forma interna, utilizando los recursos, el personal y los sistemas propios de la empresa para enviar facturas, cobrar los pagos y gestionar las consultas de la gestión de cobros de los clientes.

• Beneficios: ofrece a las empresas más control sobre su proceso de gestión de cobros, como supervisión inmediata, interacción directa con el cliente y más flexibilidad para personalizar la experiencia de gestión de cobros.

• Inconvenientes: requiere una gran inversión en tecnología, personal y capacitación. También existe el riesgo de que se produzcan ineficiencias si la empresa carece de conocimientos especializados en gestión de cobros.

Automatización de las finanzas

La automatización financiera es la práctica de usar software y tecnología para automatizar procesos financieros clave, como la gestión de cobros de cargos recurrentes, la facturación, los pagos y los informes financieros. Se puede implementar junto con la gestión de cobros interna o como parte de un servicio de terceros.

• Beneficios: la automatización puede reducir en gran medida los errores manuales, acelerar las transacciones financieras y proporcionar información financiera en tiempo real. También puede crecer a medida que crece el negocio y adaptarse a diferentes modelos de facturación y requisitos.

• Inconvenientes: la configuración inicial y la integración de los procesos automatizados pueden ser complicadas y costosas. También requieren mantenimiento y actualizaciones continuas. Dependiendo del nivel de automatización, podría reducir la interacción personal con los clientes, lo que podría afectar las experiencias de atención al cliente.

Tendencias y alternativas del sistema de gestión de cobros

Las nuevas tendencias y alternativas en los sistemas de gestión de cobros están remodelando la forma en que las empresas manejan las transacciones y gestionan las operaciones financieras.

• Soluciones de gestión de cobros digitales: las plataformas de gestión de cobros basadas en la nube, que son flexibles y escalables, son cada vez más populares. Estas soluciones satisfacen las preferencias cambiantes de los consumidores al adaptarse a una variedad de métodos de pago, desde tarjetas de crédito tradicionales hasta carteras digitales y criptomonedas.

• Modelos basados en suscripciones: cada vez más empresas están adoptando la facturación por suscripción, que requiere sistemas avanzados para gestionar los pagos recurrentes, los ciclos de facturación personalizados y las suscripciones de los usuarios. Este modelo hace hincapié en la retención de clientes y en los flujos de ingresos predecibles.

• Automatización e IA: la automatización del sistema de gestión de cobros reduce la intervención manual, minimizando los errores y ahorrando tiempo. La inteligencia artificial (IA) y los algoritmos de machine learning pueden analizar los datos de pago para detectar anomalías, predecir el flujo de caja y aportar información para optimizar las estrategias de precios.

• Cumplimiento de la normativa y seguridad: con la creciente prevalencia de las amenazas cibernéticas y las estrictas regulaciones, cada vez más sistemas de gestión de cobros cuentan con funcionalidades de seguridad y protocolos de cumplimiento de la normativa mejorados. Esto incluye el cifrado, la detección de fraudes y el cumplimiento de la normativa de estándares internacionales como el Estándar de Seguridad de Datos del Sector de Tarjetas de Pago (PCI DSS).

• Funcionalidades de integración: los sistemas de gestión de cobros modernos están diseñados para integrarse fácilmente con otras herramientas empresariales, como los sistemas CRM y ERP, proporcionando una vista unificada de los datos de los clientes y las métricas financieras.

• Experiencia del usuario: nos centramos en mejorar la experiencia de pago de los clientes con procesos de compra simplificados, gestión de cobros personalizada y un mejor soporte para las transacciones móviles.

Stripe cuenta con una gama de productos y funcionalidades que automatizan y simplifican los procesos de gestión de cobros:

• Billing: Stripe Billing es una solución integral para automatizar los pagos recurrentes, la facturación y la gestión de suscripciones. Admite varios modelos de tarifas, entre los que se incluyen los cargos únicos, el cobro por consumo y las tarifas escalonadas.

• Facturación inteligente: Stripe cuenta con funcionalidades avanzadas de facturación que incluyen recordatorios automáticos de pagos, cálculos de impuestos y la posibilidad de aceptar pagos directamente desde la factura.

• Integración de la interfaz de programación de aplicaciones (API): las API de Stripe permiten a las empresas personalizar sus flujos de trabajo de facturación e integrar fácilmente la funcionalidad de Stripe en sus aplicaciones y sitios web.

• Datos y analíticas: Stripe puede monitorear y analizar los datos de pagos para ayudar a las empresas a comprender sus patrones de ingresos y tomar decisiones informadas.

Cómo pasar de la gestión de cobros de terceros a las soluciones automatizadas

Las empresas que deseen hacer la transición de un proveedor de gestión de cobros externo a una solución automatizada como Stripe deben tener cuidado de que el cambio no afecte las operaciones comerciales ni la experiencia del cliente. Las diferentes soluciones automatizadas tendrán diferentes procesos de transición. A continuación, se presenta un resumen general de los aspectos que hay que tener en cuenta al cambiar de un proveedor de gestión de cobros externo a una solución automatizada como Stripe:

• Evaluación de las necesidades del negocio: antes de hacer el cambio, evalúa los requisitos específicos de tu empresa, incluido el volumen de transacciones, las monedas que debes admitir y cualquier modelo de gestión de cobros único (p. ej., suscripciones o servicios bajo demanda). Confirma que Stripe (u otra solución automatizada elegida) sea compatible con todas las funcionalidades y formas de pago necesarias que usas o planeas usar.

• Cómo crear una cuenta de Stripe: configura una nueva cuenta con Stripe proporcionando los datos de tu empresa, verificando tu identidad y configurando la información de tu cuenta bancaria para las transferencias de fondos.

• Integración de servicios: Stripe cuenta con amplias API y una gama de opciones de integración para diferentes plataformas y lenguajes de programación. Familiarízate con la documentación y los kits de desarrollo de software (SDK) de Stripe para entender cómo integrar tus servicios con tu página web o aplicación.

• Pruebas: realiza pruebas exhaustivas, ya sea que estés usando un plugin simple para tu plataforma de ecommerce o creando una integración personalizada con las API de Stripe. Utiliza el entorno de pruebas de Stripe para simular transacciones, probar tus flujos de pago y comprobar tus procesos de gestión de errores.

• Migración de datos: si vas a trasladar datos de clientes existentes, como los modos de pago o la información de suscripción, planifica una migración de datos segura y que cumpla la normativa. Esto puede implicar exportar datos de tu procesador actual e importarlos a Stripe. Para cumplir con los estándares de PCI en torno a datos sensibles como la información de pago, es posible que debas solicitar la opinión directa del cliente o usar los servicios de migración de Stripe.

• Ajustar los flujos de trabajo de gestión de cobros y pago: ajusta tus flujos de trabajo de gestión de cobros y pago (por ejemplo, la forma en que administras suscripciones, procesas reembolsos o gestionas pagos fallidos) para que estén alineados con el sistema de Stripe.

• Implementación de la comunicación con el cliente: informa a tus clientes sobre el cambio en tu procesador de pagos, especialmente si necesitan tomar alguna medida, como actualizar su información de pago. La transparencia ayuda a mantener la confianza y puede evitar confusiones durante la transición.

• Paso a modo activo: una vez que hayas probado a fondo tu integración de Stripe y tengas confianza en el proceso de migración, puedes cambiar al modo activo. Monitorea de cerca las transacciones durante los primeros días para confirmar que todo funciona según lo esperado y aborda de inmediato cualquier problema.

• Ofrecimiento de soporte después de la transición: está preparado para ofrecer soporte a los clientes que puedan tener preguntas o enfrentar problemas debido al cambio. Contar con un equipo de soporte o recursos dedicados puede ayudar a mitigar cualquier desafío posterior a la transición.

• Mantenimiento de una revisión continua: después de la transición, revisa continuamente el rendimiento de tu nueva configuración. Stripe proporciona herramientas analíticas que pueden ayudarte a obtener información sobre los patrones de pago, las tasas de éxito y las áreas de optimización.

La transición a Stripe o a cualquier otro sistema de pago nuevo es un cambio importante que requiere una planificación y ejecución cuidadosas para minimizar las interrupciones y posicionar a tu empresa para que aproveche al máximo las funcionalidades y capacidades de tu nuevo sistema de pagos.