La fatturazione di terze parti è la pratica di esternalizzare il processo di fatturazione a una società esterna specializzata nella gestione di fatture, nell'elaborazione dei pagamenti e nella gestione delle richieste sulla fatturazione dei clienti. Questa azienda esterna, spesso una società di fatturazione o elaborazione dei pagamenti, si assume la responsabilità di fatturare al cliente, elaborare i pagamenti e trasferire i fondi al venditore o fornitore di servizi. Nel 2022, il mercato globale dei pagamenti di terze parti è stato valutato a oltre 57 miliardi di dollari, una cifra che si prevede continuerà ad aumentare poiché sempre più aziende cercano soluzioni di pagamento convenienti.

Di seguito, analizzeremo le differenze tra lavorare con un fornitore di fatturazione di terze parti, mantenere internamente il processo di pagamento oppure optare per l'automazione finanziaria. Ecco cosa devi sapere.

Contenuto dell'articolo

• Come funziona la fatturazione di terze parti?
  
• Vantaggi della fatturazione di terze parti
  
• Sfide della fatturazione di terze parti
  
• Fatturazione di terze parti, fatturazione interna e automazione finanziaria
  
• Tendenze e alternative per i sistemi di fatturazione
  
• Come passare dalla fatturazione di terze parti alle soluzioni automatizzate
  

Come funziona la fatturazione di terze parti?

La fatturazione di terze parti è un processo coordinato che coinvolge un fornitore di servizi o prodotti, un cliente e una società di fatturazione di terze parti. Ecco come funziona di solito il processo.

• Avvio della transazione: un cliente acquista un prodotto o un servizio da un'azienda, ad esempio servizi medici da un fornitore di servizi sanitari, servizi telefonici da una società di telecomunicazioni o un prodotto specifico da un venditore al dettaglio online o in negozio.

• Trasferimento dei dati di fatturazione: dopo che l'attività ha fornito il servizio o consegnato il prodotto, invia i dettagli di fatturazione (incluse le informazioni sul cliente, il tipo di acquisto e l'importo di acquisto) alla società di fatturazione di terze parti.

• Generazione della fattura: la società di fatturazione di terze parti elabora queste informazioni e genera una fattura che invia al cliente, tramite posta o elettronicamente.

• Riscossione del pagamento: il cliente paga la società di fatturazione di terze parti.

• Elaborazione del pagamento: la società di fatturazione di terze parti elabora il pagamento, il che può comportare la verifica del pagamento, la riconciliazione con il cliente e il servizio corretti e la risoluzione di eventuali discrepanze.

• Trasferimento dei fondi: la società di fatturazione di terze parti trasferisce i fondi al fornitore di servizi o al venditore originale, al netto di eventuali commissioni concordate per il servizio di fatturazione.

• Reportistica e riconciliazione: la società di fatturazione di terze parti può fornire report al fornitore originale sullo stato della fatturazione e del pagamento.

Vantaggi della fatturazione di terze parti

• Possibilità di concentrarsi sul core business: esternalizzando le operazioni di fatturazione, le attività possono concentrarsi maggiormente sull'innovazione e sul miglioramento della qualità dei propri prodotti o servizi primari.

• Riduzione dei costi: l'implementazione e la gestione di un sistema di fatturazione interno possono essere costosi e richiedono ingenti investimenti in tecnologia, formazione del personale e amministrazione continua. Le società di fatturazione di terze parti possono fornire questi servizi in modo più conveniente rispetto alle attività.

• Competenza e conformità: le società di fatturazione di terze parti sono sempre aggiornate sulle normative pertinenti e gli standard di settore, riducendo l'onere amministrativo relativo alla conformità legale e normativa dell'attività.

• Gestione della liquidità: una fatturazione efficace e un'elaborazione dei pagamenti più rapida da parte di terze parti specializzate possono migliorare il flusso di cassa per le attività. Riscossioni efficienti e minori ritardi nei pagamenti possono aiutare le attività a gestire meglio le proprie finanze e a pianificare le proprie operazioni e investimenti in modo più efficace.

• Esperienza d'uso: i servizi di fatturazione possono offrire ai clienti un'esperienza di pagamento più fluida. Questa può includere una varietà di opzioni di pagamento, una fatturazione dettagliata e un servizio clienti reattivo per le richieste sulla fatturazione, tutti elementi che contribuiscono a una maggiore soddisfazione del cliente.

• Possibilità di crescita: man mano che un'attività cresce, i processi di fatturazione possono diventare più complessi e numerosi. I servizi di fatturazione di terze parti possono essere facilmente scalati per adattarli a maggiori volumi o diversi tipi di fatturazione, consentendo alle attività di espandersi senza essere vincolate dalla capacità di fatturazione.

• Riduzione degli errori: le società di fatturazione specializzate dispongono delle tecnologie e delle competenze per ridurre al minimo gli errori di fatturazione, il che aiuta a mantenere buoni rapporti con i clienti e a facilitare pagamenti tempestivi.

• Sicurezza dei dati: la fatturazione implica la gestione delle informazioni sensibili dei clienti, inclusi i dettagli finanziari. Le società di fatturazione di terze parti in genere adottano solide misure di sicurezza per proteggere questi dati.

• Approfondimenti analitici: molti fornitori di fatturazione di terze parti offrono servizi analitici, fornendo alle aziende report dettagliati e approfondimenti sui processi di fatturazione, sui comportamenti di pagamento dei clienti e sulle potenziali aree di miglioramento.

Sfide della fatturazione di terze parti

Sebbene la fatturazione di terze parti offra numerosi vantaggi, comporta anche una serie di ostacoli e limitazioni.

• Perdita di controllo: per le attività, esternalizzare la fatturazione a terzi significa rinunciare a un certo controllo sul processo di assistenza al cliente. Le attività devono assicurarsi che il fornitore di terze parti soddisfi i propri standard e aspettative, in particolare per quanto riguarda la comunicazione con i clienti e la qualità del servizio.

• Dipendenza operativa: se il fornitore affronta problemi tecnici, interruzioni del servizio o cessa l'attività, ciò può avere un impatto diretto sulle operazioni di fatturazione e la reputazione dell'attività.

• Integrazione: l'integrazione del sistema di fatturazione di terze parti con i sistemi esistenti dell'azienda, come la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) o la pianificazione delle risorse aziendali (ERP), può essere complessa e richiedere uno sforzo notevole, soprattutto se i sistemi non sono intrinsecamente compatibili.

• Personalizzazione limitata: a seconda del fornitore di servizi, potrebbero esserci limitazioni sulla personalizzazione del processo di fatturazione e delle comunicazioni per adattarli al brand e alle esigenze specifiche dell'attività. Questo potrebbe avere un impatto negativo sull'esperienza del cliente e sulla coerenza del messaggio del brand.

• Possibili costi nascosti: sebbene la fatturazione di terze parti possa essere conveniente, le attività devono essere consapevoli di tutte le potenziali commissioni e addebiti. A volte possono accumularsi costi nascosti o commissioni variabili, rendendo il servizio più costoso di quanto inizialmente previsto.

• Lacune nella comunicazione: una cattiva comunicazione tra l'attività, il fornitore di fatturazione e i clienti può generare errori, insoddisfazione dei clienti e potenziale perdita di ricavi.

• Resistenza dei clienti: alcuni clienti potrebbero preferire trattare direttamente con l'attività piuttosto che con terze parti, soprattutto se hanno dubbi sulla sicurezza dei dati o se ritengono che il coinvolgimento di terzi complichi il processo di fatturazione.

• Monitoraggio: le attività devono monitorare continuamente la qualità e le prestazioni del servizio di fatturazione, il che richiede tempo e risorse.

Fatturazione di terze parti, fatturazione interna e automazione finanziaria

Fatturazione di terze parti

La fatturazione di terze parti avviene quando un'entità esterna gestisce i processi di fatturazione e pagamento tra un pagatore e un beneficiario.

• Vantaggi: sfruttando le competenze specialistiche della società di fatturazione, le attività possono ridurre i costi operativi e concentrarsi sul core business. Questo processo offre inoltre scalabilità alle attività e può fornire un livello più elevato di conformità alle normative.

• Svantaggi: potrebbe comportare un minore controllo sul processo di fatturazione, sfide di integrazione, una maggiore dipendenza dal fornitore di servizi e preoccupazioni dei clienti sulla privacy e sulla sicurezza dei dati.

Fatturazione interna

La fatturazione interna è la pratica di gestire le operazioni di fatturazione internamente, utilizzando le risorse, il personale e i sistemi aziendali per inviare fatture, riscuotere pagamenti e gestire le richieste sulla fatturazione dei clienti.

• Vantaggi: offre alle attività un maggiore controllo sul processo di fatturazione, come supervisione immediata, interazione diretta con il cliente e maggiore flessibilità per personalizzare l'esperienza di fatturazione.

• Svantaggi: richiede importanti investimenti in tecnologia, personale e formazione. Inoltre, c'è il rischio di inefficienze se l'attività non dispone di competenze specializzate in fatturazione.

Automazione finanziaria

L'automazione finanziaria è la pratica di utilizzare software e tecnologia per automatizzare i processi finanziari chiave, tra cui fatturazione, pagamenti e reportistica finanziaria. Può essere implementata insieme alla fatturazione interna o come parte di un servizio di terze parti.

• Vantaggi: l'automazione può ridurre notevolmente gli errori manuali, accelerare le transazioni finanziarie e fornire informazioni finanziarie in tempo reale. Può anche scalare man mano che l'attività cresce e adattarsi a diversi modelli e requisiti di fatturazione.

• Svantaggi: la configurazione iniziale e l'integrazione dei processi automatizzati possono essere complicate e costose. Richiedono inoltre manutenzione e aggiornamenti continui. A seconda del livello di automazione, potrebbe ridurre l'interazione personale con i clienti, il che potrebbe influire negativamente sull'esperienza dell'assistenza clienti.

Tendenze e alternative per i sistemi di fatturazione

Le tendenze emergenti e le alternative nei sistemi di fatturazione stanno rimodellando il modo in cui le attività gestiscono le transazioni e le operazioni finanziarie.

• Soluzioni di fatturazione digitali: le piattaforme di fatturazione basate su cloud, flessibili e scalabili, stanno diventando sempre più popolari. Queste soluzioni soddisfano le preferenze in evoluzione dei consumatori accogliendo una gamma di metodi di pagamento, dalle tradizionali carte di credito ai wallet e alle criptovalute.

• Modelli basati su abbonamento: sempre più attività stanno adottando l'addebito basato su abbonamento, che richiede sistemi avanzati per gestire pagamenti ricorrenti, cicli di fatturazione personalizzati e abbonamenti utente. Questo modello favorisce la fidelizzazione dei clienti e la prevedibilità dei flussi di ricavi.

• Automazione e intelligenza artificiale: l'automazione del sistema di fatturazione riduce l'intervento manuale, minimizzando gli errori e risparmiando tempo. Gli algoritmi di intelligenza artificiale (IA) e machine learning possono analizzare i dati di pagamento per rilevare anomalie, prevedere il flusso di cassa e fornire informazioni per strategie di prezzo ottimizzate.

• Conformità e sicurezza: con la crescente prevalenza di minacce informatiche e normative rigorose, sempre più sistemi di fatturazione dispongono di funzionalità di sicurezza e protocolli di conformità avanzati. Questi includono la crittografia, il rilevamento delle frodi e conformità a standard internazionali come il PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).

• Funzionalità di integrazione: i moderni sistemi di fatturazione sono progettati per integrarsi facilmente con altri strumenti aziendali come i sistemi CRM ed ERP, fornendo una visione unificata dei dati dei clienti e dei parametri finanziari.

• Esperienza d'uso: c'è una forte attenzione al miglioramento dell'esperienza di pagamento per i clienti con processi di pagamento semplificati, fatturazione personalizzata e un migliore supporto per le transazioni da dispositivi mobili.

Stripe offre una gamma di prodotti e funzionalità che automatizzano e semplificano i processi di fatturazione:

• Fatturazione: Stripe Billing è una soluzione completa per automatizzare i pagamenti ricorrenti, la fatturazione e la gestione degli abbonamenti. Supporta una varietà di modelli di prezzo tra cui addebiti una tantum, addebiti a consumo e tariffe differenziate.

• Fatturazione intelligente: Stripe dispone di funzionalità di fatturazione avanzate che includono promemoria automatici di pagamento, calcoli delle imposte e la possibilità di accettare pagamenti direttamente dalla fattura.

• Integrazione delle interfacce di programmazione delle applicazioni (API): le API di Stripe consentono alle attività di personalizzare i propri flussi di lavoro di fatturazione e integrare facilmente le funzionalità di Stripe nelle proprie applicazioni e siti web.

• Dati e analisi: Stripe può monitorare e analizzare i dati di pagamento per aiutare le attività a comprendere i propri modelli di ricavi e prendere decisioni informate.

Come passare dalla fatturazione di terze parti alle soluzioni automatizzate

Le attività che desiderano passare da un fornitore di fatturazione di terze parti a una soluzione automatizzata come Stripe devono assicurarsi che il passaggio non interrompa le operazioni aziendali o l'esperienza del cliente. Soluzioni automatizzate diverse avranno processi di transizione diversi. Ecco uno schema generale degli aspetti da considerare quando si passa da un fornitore di fatturazione di terze parti a una soluzione automatizzata come Stripe:

• Valutazione delle esigenze aziendali: prima di effettuare il passaggio, valuta i requisiti aziendali specifici, incluso il volume delle transazioni, le valute che devi supportare ed eventuali modelli di fatturazione unici (ad esempio, abbonamenti o servizi on demand). Assicurati che Stripe (o un'altra soluzione automatizzata scelta) supporti tutte le funzionalità necessarie e i metodi di pagamento che utilizzi attualmente o prevedi di utilizzare.

• Configurazione di un account Stripe: configura un nuovo account con Stripe fornendo i dati della tua attività, verificando la tua identità e impostando le informazioni del tuo conto bancario per i trasferimenti di fondi.

• Integrazione dei servizi: Stripe dispone di API estese e di una gamma di opzioni di integrazione per diverse piattaforme e linguaggi di programmazione. Acquisisci familiarità con la documentazione e i kit di sviluppo software (SDK) di Stripe per capire come integrare i suoi servizi con il tuo sito web o la tua app.

• Test: esegui test approfonditi, che tu voglia utilizzare un semplice plug-in per la tua piattaforma di e-commerce o creare un'integrazione personalizzata utilizzando le API di Stripe. Utilizza l'ambiente di test di Stripe per simulare le transazioni, testare i flussi di pagamento e controllare i processi di gestione degli errori.

• Migrazione dei dati: se stai spostando i dati dei clienti esistenti, come metodi di pagamento o informazioni sull'abbonamento, pianifica una migrazione dei dati sicura e conforme. Ciò potrebbe comportare l'esportazione dei dati dal tuo attuale elaboratore e l'importazione in Stripe. Per garantire la conformità con gli standard PCI relativi ai dati sensibili come le informazioni di pagamento, potrebbe essere necessario sollecitare l'input diretto del cliente o utilizzare i servizi di migrazione di Stripe.

• Modifica dei flussi di lavoro di fatturazione e pagamento: modifica i flussi di lavoro di fatturazione e pagamento (ad esempio il modo in cui gestisci gli abbonamenti, elabori i rimborsi o gestisci i pagamenti non riusciti) per allinearli al sistema di Stripe.

• Implementazione della comunicazione con i clienti: informa i tuoi clienti del cambiamento dell'elaboratore di pagamento, soprattutto se devono eseguire azioni come l'aggiornamento delle informazioni di pagamento. La trasparenza aiuta a preservare la fiducia e può evitare confusione durante la transizione.

• Attivazione del servizio: dopo aver testato a fondo l'integrazione con Stripe e aver acquisito sicurezza nel processo di migrazione, puoi passare alla modalità live. Monitora attentamente le transazioni durante i primi giorni per confermare che tutto funzioni come previsto e risolvi tempestivamente eventuali problemi.

• Supporto post-transizione: preparati a offrire supporto ai clienti che potrebbero avere domande o affrontare problemi a causa del cambiamento. Avere un team di assistenza o risorse dedicate può aiutare a mitigare eventuali sfide post-transizione.

• Revisione continua: dopo la transizione, controlla regolarmente le prestazioni della nuova configurazione. Stripe fornisce strumenti analitici che possono aiutarti a ottenere informazioni dettagliate su modelli di pagamento, percentuali di successo e aree di ottimizzazione.

La transizione a Stripe o a qualsiasi nuovo sistema di pagamento è un cambiamento importante che richiede un'attenta pianificazione ed esecuzione per ridurre al minimo le interruzioni e mettere in condizione la tua attività di sfruttare appieno le funzionalità e le capacità del nuovo sistema di pagamento.