Tredjepartsfakturering innebär att faktureringsprocessen läggs ut på entreprenad till ett externt företag som specialiserar sig på att hantera fakturor, behandla betalningar och hantera kundfaktureringsförfrågningar. Detta externa företag, ofta ett fakturerings- eller betalningshanterings företag, tar på sig ansvaret för att fakturera kunden, hantera betalningar och överföra pengarna till säljaren eller tjänsteleverantören. År 2022 värderades den globala marknaden för tredjepartsbetalningar till mer än 57 miljarder USD, en siffra som förväntas fortsätta att stiga i takt med att fler företag söker praktiska betalningslösningar.

Nedan går vi igenom skillnaderna mellan att arbeta med en tredjepartsleverantör av fakturering, att behålla betalningsprocessen internt eller att välja finansiell automatisering. Här är vad du bör veta.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur fungerar tredjepartsfakturering?
  
• Fördelar med tredjepartsfakturering
  
• Utmaningar med fakturering från tredje part
  
• Fakturering från tredje part vs. intern fakturering vs. automatisering av ekonomifunktionen
  
• Trender och alternativ för faktureringssystem
  
• Hur man går över från tredjepartsfakturering till automatiserade lösningar
  

Hur fungerar tredjepartsfakturering?

Tredjepartsfakturering är en samordnad process som involverar en tjänste- eller produktleverantör, en kund och ett tredjepartsfaktureringsföretag. Så här fungerar den här processen vanligtvis.

• Initiering av transaktion: En kund köper en produkt eller tjänst från ett företag, till exempel medicinska tjänster från en vårdgivare, telefontjänster från ett telekommunikationsföretag eller en specifik produkt från en återförsäljare online eller i butik.

• Överföring av faktureringsinformation: Efter att företaget har tillhandahållit tjänsten eller levererat produkten skickar det faktureringsuppgifterna (inklusive kundinformation, inköpstyp och inköpsbelopp) till tredjeparts faktureringsföretag.

• Generering av fakturor: Tredjepartsfaktureringsföretaget behandlar denna information och genererar en faktura som skickas till kunden, antingen per post eller elektroniskt.

• Betalningsinsamling: Kunden betalar tredjepartsfaktureringsföretaget.

• Betalningshantering: Det tredjeparts faktureringsföretaget behandlar betalningen, vilket kan innebära att verifiera betalningen, stämma av den mot rätt kund och tjänst och åtgärda eventuella avvikelser.

• Överföring av pengar: Tredjepartsfaktureringsföretaget överför pengarna till den ursprungliga tjänsteleverantören eller säljaren, minus eventuella avgifter eller provisioner som överenskommits för faktureringstjänsten.

• Rapportering och avstämning: Tredjepartsfaktureringsföretaget kan tillhandahålla rapporter till den ursprungliga leverantören om fakturerings- och betalningsstatus.

Faktureringsförmåner från tredje part

• Fokus på kärnverksamheten: Genom att outsourca faktureringsverksamheten kan företag koncentrera sig mer på innovation och kvalitetsförbättringar av sina primära produkter eller tjänster.

• Kostnadsminskning: Att implementera och underhålla ett internt faktureringssystem kan vara kostsamt och kräver stora investeringar i teknik, personalutbildning och löpande hantering. Tredjeparts faktureringsföretag kan tillhandahålla dessa tjänster på ett mer kostnadseffektivt sätt än vad företag kan.

• Expertis och efterlevnad: Tredjepartsfaktureringsföretag håller sig uppdaterade med relevanta regler och branschstandarder, vilket minskar företagets administrativa börda för efterlevnad av lagar och regler.

• Kassahantering: Effektiv fakturering och snabbare betalningshantering genom specialiserade tredje parter kan förbättra kassaflödet för företag. Effektiva indrivningar och minskade betalningsförseningar kan hjälpa företag att hantera sina finanser bättre och planera sin verksamhet och sina investeringar mer effektivt.

• Användarupplevelse: Faktureringstjänster kan ge kunderna en mer användarvänlig betalningsupplevelse. Detta kan innefatta en rad olika betalningsalternativ, detaljerad fakturering och lyhörd kundtjänst för faktureringsförfrågningar – allt detta bidrar till högre kundnöjdhet.

• Skalbarhet: När ett företag växer kan dess faktureringsprocesser bli mer komplexa och många. Faktureringstjänster från tredje part kan enkelt skalas upp för att hantera ökade volymer eller olika typer av fakturering, vilket gör att företag kan expandera utan att begränsas av faktureringskapaciteten.

• Minskade fel: Specialiserade faktureringsföretag har den teknik och expertis som krävs för att minimera faktureringsfel, vilket bidrar till att upprätthålla goda kundrelationer och underlätta snabba betalningar.

• Datasäkerhet: Fakturering innebär hantering av känslig kundinformation, inklusive finansiella uppgifter. Faktureringsföretag från tredje part har vanligtvis starka säkerhetsåtgärder på plats för att skydda dessa uppgifter.

• Analytiska insikter: Många tredjepartsleverantörer av faktureringstjänster erbjuder analystjänster som ger företag detaljerade rapporter och insikter om deras faktureringsprocesser, kundernas betalningsbeteenden och potentiella förbättringsområden.

Utmaningar med fakturering från tredje part

Även om fakturering från tredje part erbjuder flera fördelar, kommer det också med sin egen uppsättning hinder och begränsningar.

• Förlust av kontroll: För företag innebär outsourcing av fakturering till en tredje part att man avstår från viss kontroll över kundtjänstprocessen. Företag måste se till att tredjepartsleverantören uppfyller deras standarder och förväntningar, särskilt när det gäller kundkommunikation och servicekvalitet.

• Operativt beroende: Om leverantören drabbas av tekniska problem, avbrott i tjänsten eller går i konkurs kan det ha en direkt inverkan på företagets faktureringsverksamhet och rykte.

• Integration: Att integrera tredjeparts faktureringssystem med företagets befintliga system – till exempel kundrelationshantering (CRM) eller affärssystem (ERP) – kan vara komplicerat och kräva stora ansträngningar, särskilt om systemen inte är kompatibla i sig.

• Begränsad anpassning: Beroende på tjänsteleverantör kan det finnas begränsningar för hur mycket faktureringsprocessen och kommunikationen kan anpassas för att passa företagets varumärke och specifika behov. Detta kan påverka kundupplevelsen och konsekvensen i företagets varumärkesbudskap.

• Potential för dolda kostnader: Tredjepartsfakturering kan vara kostnadseffektivt, men företag måste vara medvetna om alla potentiella avgifter och kostnader. Ibland kan dolda kostnader eller rörliga avgifter ackumuleras, vilket gör tjänsten dyrare än vad som ursprungligen förväntades.

• Luckor i kommunikationen: Missförstånd i kommunikationen mellan företaget, faktureringsleverantören och kunderna kan leda till fel, missnöjda kunder och potentiella intäktsförluster.

• Kundmotstånd: Vissa kunder kanske föredrar att ha direktkontakt med företaget i stället för med en tredje part, särskilt om de är oroliga för datasäkerheten eller om de anser att tredje parts medverkan komplicerar faktureringsprocessen.

• Övervakning: Företag måste kontinuerligt övervaka faktureringstjänstens kvalitet och prestanda, vilket kräver tid och resurser.

Fakturering från tredje part vs. intern fakturering vs. automatisering av ekonomifunktionen

Fakturering till tredje part

Tredjepartsfakturering är när en extern enhet hanterar fakturerings- och betalningsprocesserna mellan en betalare och en betalningsmottagare.

• Förmåner: Genom att utnyttja faktureringsföretagets specialiserade expertis kan företag minska driftskostnaderna och fokusera på kärnverksamheten. Denna process erbjuder också företag skalbarhet och kan ge en högre nivå av efterlevnad av regler.

• Nackdelar: Det kan leda till mindre kontroll över faktureringsprocessen, integrationsutmaningar, ökat beroende av tjänsteleverantören och kundernas oro över datasekretess och säkerhet.

Intern fakturering

Intern fakturering innebär att man hanterar faktureringsarbetet internt med hjälp av företagets egna resurser, personal och system för att skicka fakturor, ta betalt och hantera frågor om kundfakturering.

• Förmåner: Det ger företag mer kontroll över sin faktureringsprocess, såsom omedelbar tillsyn, direkt kundinteraktion och mer flexibilitet för att anpassa faktureringsupplevelsen.

• Nackdelar: Det kräver stora investeringar i teknik, personal och utbildning. Det finns också en risk för ineffektivitet om företaget saknar specialiserad faktureringsexpertis.

Ekonomiautomatisering

Ekonomiautomatisering är praxis att använda programvara och teknik för att automatisera viktiga finansiella processer inklusive fakturering, betalningar och finansiell rapportering. Det kan implementeras antingen i samband med intern fakturering eller som en del av en tredjepartstjänst.

• Förmåner: Automatisering kan avsevärt minska manuella fel, påskynda finansiella transaktioner och ge ekonomiska insikter i realtid. Den kan också skalas upp i takt med att företaget växer och anpassas till olika faktureringsmodeller och krav.

• Nackdelar: Den första installationen och integrationen av automatiserade processer kan vara komplicerad och kostsam. De kräver också löpande underhåll och uppdateringar. Beroende på graden av automatisering kan det minska den personliga interaktionen med kunderna, vilket kan påverka upplevelsen av kundservicen.

Trender och alternativ för faktureringssystem

Nya trender och alternativ inom faktureringssystem omformar hur företag hanterar transaktioner och hanterar finansiella operationer.

• Digitala faktureringslösningar: Molnbaserade faktureringsplattformar, som är flexibla och skalbara, blir allt mer populära. Dessa lösningar möter konsumenternas föränderliga preferenser genom att tillgodose en rad betalningsmetoder, från traditionella kreditkort till digitala plånböcker och kryptovalutor.

• Prenumerationsbaserade modeller: Fler företag inför abonnemangsbaserad fakturering, som kräver avancerade system för att hantera återkommande betalningar, anpassade faktureringscykler och användarabonnemang. Denna modell betonar kundretention och förutsägbara intäktsströmmar.

• Automatisering och AI: Automatisering av faktureringssystem minskar manuella ingrepp, minimerar fel och sparar tid. Algoritmer för artificiell intelligens (AI) och maskininlärning kan analysera betalningsdata för att upptäcka avvikelser, förutsäga kassaflöden och ge insikter till optimerade prissättningsstrategier.

• Efterlevnad och säkerhet: Med den ökande förekomsten av cyberhot och stränga regler har fler faktureringssystem förbättrade säkerhetsfunktioner och efterlevnadsprotokoll. Detta inkluderar kryptering, identifiering av bedrägerier och efterlevnad av internationella standarder som Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).

• Integrationsmöjligheter: Moderna faktureringssystem är utformade för att enkelt integreras med andra affärsverktyg som CRM- och ERP-system, vilket ger en enhetlig bild av kunddata och finansiella mätvärden.

• Användarupplevelse: Det finns ett starkt fokus på att förbättra betalningsupplevelsen för kunderna med förenklade utcheckningsprocesser, personlig fakturering och bättre stöd för mobila transaktioner.

Stripe har en rad produkter och funktioner som automatiserar och förenklar faktureringsprocesser:

• Billing: Stripe Billing är en heltäckande lösning för automatisering av återkommande betalningar, fakturering och abonnemangshantering. Den stöder en mängd olika prismodeller, inklusive engångsavgifter, användningsbaserad fakturering och differentierade priser

• Smart fakturering: Stripe har avancerade faktureringsfunktioner som inkluderar automatiska betalningspåminnelser, skatteberäkningar och möjligheten att acceptera betalningar direkt från fakturan.

• Integrering av API (Application Programming Interface): Stripe:s API:er gör det möjligt för företag att anpassa sina faktureringsarbetsflöden och enkelt integrera Stripe funktioner i sina applikationer och webbplatser.

• Data och analys: Stripe kan övervaka och analysera betalningsdata för att hjälpa företag att förstå sina intäktsmönster och fatta välgrundade beslut.

Hur man övergår från tredjepartsfakturering till automatiserade lösningar

Företag som vill gå över från en tredjepartsleverantör av faktureringstjänster till en automatiserad lösning som Stripe måste vara försiktiga så att övergången inte stör affärsverksamheten eller kundupplevelsen. Olika automatiserade lösningar kommer att ha olika övergångsprocesser. Här är en allmän översikt över saker att tänka på när du byter från en faktureringsleverantör från tredje part till en automatiserad lösning som Stripe:

• Bedömning av affärsbehov: Innan du gör bytet ska du bedöma dina specifika affärskrav, inklusive transaktionsvolym, de valutor du behöver stödja och eventuella unika faktureringsmodeller (t.ex. prenumerationer eller tjänster på begäran). Bekräfta att Stripe (eller annan vald automatiserad lösning) stöder alla nödvändiga funktioner och betalningsmetoder som du för närvarande använder eller planerar att använda.

• Konfigurera ett Stripe konto: Skapa ett nytt konto hos Stripe genom att ange dina företagsuppgifter, verifiera din identitet och ange dina bankkontouppgifter för fondöverföringar.

• Integrering av tjänster: Stripe har omfattande API:er och en rad integrationsalternativ för olika plattformar och programmeringsspråk. Bekanta dig med Stripes dokumentation och SDK:er (Software Development Kit) för att förstå hur du integrerar dess tjänster med din webbplats eller app.

• Testning: Utför noggranna tester, oavsett om du använder ett enkelt plugin för din e-handelsplattform eller bygger en anpassad integration med hjälp av Stripes API:er. Använd Stripes testmiljö för att simulera transaktioner, testa dina betalningsflöden och kontrollera dina processer för felhantering.

• Migrera data: Om du flyttar befintliga kunddata, till exempel betalningsmetoder eller abonnemangsinformation, bör du planera en säker datamigrering som uppfyller gällande bestämmelser. Det kan innebära att du exporterar data från ditt nuvarande personuppgiftsbiträde och importerar dem till Stripe. För att efterleva PCI-standarder för känsliga data som betalningsinformation kan du behöva be om direkt kundsynpunkter eller använda Stripes migreringstjänster.

• Justera fakturerings- och betalningsarbetsflöden: Justera dina arbetsflöden för fakturering och betalning (t.ex. hur du hanterar prenumerationer, behandlar återbetalningar eller hanterar misslyckade betalningar) så att de överensstämmer med Stripes system.

• Implementering av kundkommunikation: Informera dina kunder om ändringen i din betalningsbehandlare, särskilt om de behöver vidta någon åtgärd, som att uppdatera sin betalningsinformation. Transparens hjälper till att upprätthålla förtroendet och kan förhindra förvirring under övergången.

• Går live: När du har testat din Stripe-integration grundligt och är säker på migreringsprocessen kan du byta till liveläge. Övervaka transaktioner noga under de första dagarna för att bekräfta att allt fungerar som förväntat och åtgärda eventuella problem snabbt.

• Erbjuda stöd efter övergången: Var beredd att erbjuda support till kunder som kan ha frågor eller stöta på problem på grund av ändringen. Att ha ett dedikerat supportteam eller resurser kan hjälpa till att mildra eventuella utmaningar efter övergången.

• Upprätthålla löpande granskning: Efter övergången granskar du den nya konfigurationens prestanda kontinuerligt. Stripe tillhandahåller analytiska verktyg som kan hjälpa dig att få insikter i betalningsmönster, framgångsfrekvenser och områden för optimering.

Övergången till Stripe eller ett annat nytt betalsystem är en stor förändring som kräver noggrann planering och genomförande för att minimera störningar och för att ditt företag ska kunna dra full nytta av det nya betalningssystemets funktioner.