La facturación de terceros es una práctica que consiste en externalizar el proceso de facturación a una empresa externa especializada en gestionar facturas, procesar pagos y atender las consultas de facturación de los clientes. Esta empresa externa, que suele ocuparse de la facturación o del procesamiento de los pagos, asume la responsabilidad de facturar al cliente, procesar los pagos y transferir los fondos al vendedor o proveedor de servicios. En 2022, el mercado global de pagos de terceros se valoró en más de 57 000 millones de dólares, y se espera que esta cifra siga aumentando a medida que más empresas busquen soluciones de pago convenientes.

A continuación analizamos las diferencias entre colaborar con un proveedor de facturación externo, gestionar el proceso de pago internamente o recurrir a la automatización financiera. Esto es lo que debes saber.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo funciona la facturación de terceros?
  
• Ventajas de la facturación de terceros
  
• Desafíos de la facturación de terceros
  
• Diferencias entre la facturación de terceros, la facturación interna y la automatización financiera
  
• Tendencias del sistema de facturación y alternativas
  
• Cómo hacer la transición de la facturación de terceros a soluciones automatizadas
  

¿Cómo funciona la facturación de terceros?

Se trata de un proceso coordinado en el que intervienen un proveedor de servicios o productos, un cliente y una empresa de facturación externa. El proceso suele funcionar del siguiente modo:

• Inicio de la transacción: un cliente compra un producto o servicio a una empresa, como servicios médicos a un proveedor de atención sanitaria, servicios telefónicos a una empresa de telecomunicaciones o un producto específico a un minorista por Internet o en tienda.

• Transferencia de la información de facturación: una vez que la empresa presta el servicio o entrega el producto, envía los datos de facturación (la información del cliente, el tipo de compra y el importe de la compra) a la empresa de facturación externa.

• Creación de facturas: la empresa de facturación externa procesa esta información y genera una factura que envía al cliente, bien por correo postal o electrónico.

• Cobro de pagos: el cliente paga a la empresa de facturación externa.

• Procesamiento de pagos: la empresa de facturación externa procesa el pago, para lo que puede necesitar verificarlo, conciliarlo con el cliente y servicio correctos y solucionar cualquier discrepancia.

• Transferencia de fondos: la empresa de facturación externa transfiere los fondos al vendedor o proveedor de servicios original, menos las tasas o comisiones acordadas por el servicio de facturación.

• Elaboración de informes y conciliación: la empresa de facturación externa puede presentar informes al proveedor original sobre el estado de la facturación y el pago.

Ventajas de la facturación de terceros

• Enfoque en las actividades principales: gracias a la externalización de las tareas de facturación, las empresas pueden centrarse más en la innovación y las mejoras de la calidad de sus productos o servicios principales.

• Reducción de costes: implementar y mantener un sistema de facturación interno puede ser caro y requiere una gran inversión en tecnología, capacitación del personal y gestión continua. A las empresas de facturación externas les resulta más rentable prestar estos servicios que a las empresas que las contratan.

• Experiencia y cumplimiento de la normativa: las empresas de facturación externas están al tanto de la normativa pertinente y los estándares del sector, lo que reduce la carga administrativa de la empresa que las contrata en cuanto al cumplimiento legal y normativo.

• Gestión de efectivo: una facturación eficaz y un procesamiento de pagos más rápido por parte de terceros especializados pueden mejorar el flujo de efectivo de las empresas. La eficacia en el cobro y la reducción de los retrasos en los pagos puede ayudar a las empresas a gestionar mejor sus finanzas, así como a planificar sus operaciones e inversiones de un modo más efectivo.

• Experiencia del usuario: los servicios de facturación pueden ofrecer a los clientes una experiencia de pago más intuitiva. Esta puede incluir diferentes opciones de pago, una facturación detallada y un servicio de atención al cliente competente para atender las consultas de facturación, y todo esto contribuye a aumentar la satisfacción del cliente.

• Escalabilidad: a medida que una empresa crece, sus procesos de facturación pueden volverse más complejos y numerosos. Los servicios de facturación externos pueden escalarse fácilmente para adaptarse a un volumen mayor o a tipos de facturación diferentes, lo que permite a las empresas expandirse sin estar condicionadas a la capacidad de facturación.

• Menos errores: las empresas de facturación especializadas tienen las tecnologías y la experiencia para minimizar los errores de facturación, lo que ayuda a mantener buenas relaciones con los clientes y a facilitar los pagos puntuales.

• Seguridad de los datos: la facturación implica manejar información confidencial de los clientes, como los datos financieros. Las empresas de facturación externas suelen tener medidas de seguridad rigurosas para proteger estos datos.

• Información analítica: muchos proveedores de facturación externos ofrecen servicios analíticos, lo que permite proporcionar a las empresas informes detallados y datos sobre sus procesos de facturación, los comportamientos de pago de los clientes y los posibles ámbitos de mejora.

Desafíos de la facturación de terceros

Aunque la facturación de terceros ofrece varias ventajas, también tiene sus obstáculos y limitaciones.

• Pérdida de control: para las empresas, externalizar la facturación a un tercero significa renunciar a cierto control sobre el proceso de atención al cliente. Las empresas deben asegurarse de que el proveedor externo cumpla sus estándares y expectativas, especialmente en lo que respecta a la comunicación con el cliente y la calidad del servicio.

• Dependencia operativa: si el proveedor experimenta problemas técnicos, interrupciones del servicio o cierra el negocio, estas situaciones pueden afectar directamente a las operaciones de facturación y a la reputación de la empresa.

• Integración: la integración del sistema de facturación de terceros con los sistemas existentes de la empresa, como la gestión de la relación con el cliente (CRM) o la planificación de recursos empresariales (ERP), puede ser compleja y requerir un esfuerzo considerable, especialmente si los sistemas no son intrínsecamente compatibles.

• Personalización limitada: dependiendo del proveedor de servicios, puede haber limitaciones en relación a cuánto se pueden personalizar el proceso de facturación y las comunicaciones para que se ajusten a la marca y las necesidades específicas de la empresa. Esto podría afectar a la experiencia del cliente y a la coherencia de los mensajes de marca de la empresa.

• Posibilidad de costes ocultos: aunque la facturación de terceros puede ser rentable, las empresas deben estar al tanto de todas las tarifas y los cargos potenciales. A veces, se pueden acumular costes ocultos o tarifas variables, lo que hace que el servicio sea más caro de lo que se preveía inicialmente.

• Brechas en la comunicación: la falta de comunicación entre la empresa, el proveedor de facturación y los clientes puede provocar errores, insatisfacción del cliente y una posible pérdida de ingresos.

• Resistencia del cliente: algunos clientes pueden preferir tratar directamente con la empresa en lugar de con un tercero, especialmente si les preocupa la seguridad de los datos o si sienten que la participación de terceros complica el proceso de facturación.

• Supervisión: las empresas necesitan supervisar continuamente la calidad y el rendimiento del servicio de facturación, lo que requiere tiempo y recursos.

Diferencias entre la facturación de terceros, la facturación interna y la automatización financiera

Facturación de terceros

La facturación de terceros se produce cuando una entidad externa se encarga de los procesos de facturación y pago entre un pagador y un beneficiario.

• Ventajas: al aprovechar la experiencia especializada de la empresa de facturación, las entidades que la contratan pueden reducir los costes operativos y centrarse en las actividades comerciales principales. Este proceso también ofrece escalabilidad a las empresas y puede proporcionar un mayor nivel de cumplimiento de la normativa.

• Inconvenientes: puede derivar en un menor control del proceso de facturación, problemas de integración, mayor dependencia del proveedor de servicios y preocupaciones de los clientes sobre la privacidad y seguridad de los datos.

Facturación interna

La facturación interna es la práctica de gestionar las operaciones de facturación internamente mediante los recursos, el personal y los sistemas propios de la empresa para enviar facturas, cobrar pagos y atender las consultas de facturación de los clientes.

• Ventajas: permite a las empresas controlar mejor su proceso de facturación, como la supervisión inmediata, la interacción directa con el cliente y más flexibilidad para personalizar la experiencia de facturación.

• Inconvenientes: requiere una gran inversión en tecnología, personal y capacitación. También se plantea el riesgo de deficiencias si la empresa carece de experiencia especializada en facturación.

Automatización financiera

La automatización financiera es la práctica de utilizar software y tecnología para automatizar procesos financieros clave, como la gestión de la facturación, la emisión de facturas, los pagos y los informes financieros. Se puede implementar junto con la facturación interna o como parte de un servicio de terceros.

• Ventajas: la automatización puede reducir en gran medida los errores manuales, agilizar las transacciones financieras y proporcionar información financiera en tiempo real. También se puede escalar a medida que crece el negocio y adaptarse a diferentes modelos y requisitos de facturación.

• Inconvenientes: la configuración inicial y la integración de los procesos automatizados pueden ser complicadas y caras. También requieren mantenimiento y actualizaciones continuos. Dependiendo del nivel de automatización, esto podría reducir la interacción personal con los clientes, lo que podría afectar a las experiencias con el servicio de atención al cliente.

Tendencias del sistema de facturación y alternativas

Las nuevas tendencias y las alternativas en los sistemas de facturación están cambiando la forma en que las empresas gestionan las transacciones y las operaciones financieras.

• Soluciones de facturación digitales: las plataformas de facturación en la nube, que son flexibles y escalables, son cada vez más populares. Estas soluciones satisfacen las preferencias cambiantes de los consumidores porque aceptan diferentes métodos de pago, desde las tarjetas de crédito tradicionales hasta los monederos digitales y las criptomonedas.

• Modelos por suscripción: cada vez más empresas adoptan la facturación basada en suscripciones, que precisa de sistemas avanzados para gestionar los pagos recurrentes, los ciclos de facturación personalizados y las suscripciones de los usuarios. Este modelo se centra en la retención de clientes y en las fuentes de ingresos predecibles.

• Automatización e IA: la automatización de los sistemas de facturación reduce la intervención manual, lo que minimiza los errores y ahorra tiempo. La inteligencia artificial (IA) y los algoritmos de machine learning pueden analizar los datos de pago para detectar anomalías, predecir el flujo de efectivo y aportar información para estrategias de precios optimizadas.

• Cumplimiento de la normativa y seguridad: debido a la creciente prevalencia de las ciberamenazas y al endurecimiento de la normativa, más sistemas de facturación han reforzado las funciones de seguridad y los protocolos de cumplimiento de la normativa. Esto incluye el cifrado, la detección de fraude y la observancia de estándares internacionales como el estándar de seguridad de datos de la normativa del sector de pagos con tarjeta (PCI DSS).

• Funcionalidades de integración: los sistemas de facturación modernos están diseñados para integrarse fácilmente con otras herramientas empresariales, como los sistemas CRM y ERP, para proporcionar una visión unificada de los datos de los clientes y las métricas financieras.

• Experiencia del usuario: se hace especial hincapié en mejorar la experiencia de pago para los clientes con procesos de compra simplificados, una facturación personalizada y un soporte mejorado para transacciones móviles.

Stripe cuenta con una gama de productos y funciones que automatizan y simplifican los procesos de facturación:

• Facturación: Stripe Billing es una solución integral para automatizar los pagos recurrentes, la facturación y la gestión de suscripciones. Acepta varios modelos de precios, incluidos cargos únicos, facturación basada en el consumo y tarifas por niveles.

• Facturación inteligente: Stripe tiene funciones de facturación avanzadas que incluyen recordatorios automáticos de pago, cálculos de impuestos y la capacidad de aceptar pagos directamente desde la factura.

• Integración de la interfaz de programación de aplicaciones (API): las API de Stripe permiten a las empresas personalizar sus flujos de trabajo de facturación e integrar fácilmente la funcionalidad de Stripe en sus aplicaciones y sitios web.

• Datos y análisis: Stripe puede supervisar y analizar los datos de pago para ayudar a las empresas a conocer tus patrones de ingresos y tomar decisiones informadas.

Cómo hacer la transición de la facturación de terceros a soluciones automatizadas

Las empresas que busquen hacer la transición de un proveedor de facturación externo a una solución automatizada como Stripe deben tener la precaución de que el cambio no afecte a las operaciones comerciales ni a la experiencia del cliente. Cada solución automatizada tiene un proceso de transición diferente. A continuación te ofrecemos un resumen general de los aspectos que debes tener en cuenta al cambiar de un proveedor de facturación externo a una solución automatizada como Stripe:

• Evaluar las necesidades empresariales: antes de hacer la transición, valora las necesidades específicas de tu empresa, como el volumen de transacciones, las divisas que debes aceptar y cualquier modelo de facturación particular (por ejemplo, suscripciones o servicios bajo demanda). Confirma que Stripe, o cualquier otra solución automatizada que elijas, es compatible con todas las funciones necesarias y los métodos de pago que usas actualmente o que pretendes utilizar.

• Crear una cuenta de Stripe: crea una cuenta nueva en Stripe; para ello, proporciona los datos de tu empresa, verifica tu identidad y registra la información de tu cuenta bancaria para transferir los fondos.

• Integrar servicios: Stripe tiene muchas API y un abanico de opciones de integración para diferentes plataformas y lenguajes de programación. Familiarízate con la documentación y los kits de desarrollo de software (SDK) de Stripe para saber cómo integrar sus servicios en tu sitio web o aplicación.

• Hacer pruebas: haz pruebas exhaustivas, independientemente de que utilices un plugin sencillo para tu plataforma de e-commerce o de que crees una integración personalizada con las API de Stripe. Usa el entorno de pruebas de Stripe para simular transacciones, probar tus flujos de pago y comprobar tus procesos de gestión de errores.

• Migrar los datos: si quieres traspasar los datos de los clientes existentes, como los métodos de pago o la información de la suscripción, planifica una migración segura de los datos que cumpla con la normativa. Esto puede implicar exportar los datos del procesador actual e importarlos en Stripe. Para cumplir la normativa PCI en relación con los datos confidenciales como la información de pago, puede que tengas que solicitar al cliente que los introduzca directamente o usar los servicios de migración de Stripe.

• Ajustar los flujos de trabajo de facturación y pago: ajusta tus flujos de trabajo de facturación y pago (como la forma de gestionar las suscripciones, procesar los reembolsos o gestionar los pagos fallidos) para que estén en consonancia con el sistema de Stripe.

• Interactuar con el cliente: informa a tus clientes sobre el cambio de tu procesador de pagos, sobre todo si deben hacer algo, como actualizar su información de pago. La transparencia ayuda a mantener la confianza y puede evitar confusiones durante la transición.

• Pasar a modo activo: una vez que hayas probado a fondo tu integración con Stripe y confíes en el proceso de migración, puedes cambiar al modo activo. Supervisa las transacciones con minuciosidad durante los primeros días para confirmar que todo funciona según lo previsto y soluciona cualquier problema rápidamente.

• Ofrecer soporte después de la transición: prepárate para ofrecer soporte a los clientes que puedan tener dudas o problemas a raíz del cambio. Contar con un equipo de soporte o recursos dedicados puede ayudar a mitigar cualquier desafío después de la transición.

• Hacer revisiones continuas: después de la transición, revisa continuamente el rendimiento de la nueva configuración. Stripe ofrece herramientas analíticas que pueden ayudarte a obtener información sobre los patrones de pago, las tasas de éxito y los ámbitos de optimización.

Hacer la transición a Stripe o a cualquier sistema de pago nuevo es un gran cambio que requiere una planificación y ejecución exhaustivas para minimizar las interrupciones y para que tu empresa pueda sacar el máximo partido a las características y funcionalidades de tu nuevo sistema de pago.