¿Qué es la facturación de terceros? Funcionamiento y alternativas automatizadas

Revenue Recognition
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  1. Introducción
  2. ¿Cómo funciona la facturación de terceros?
  3. Ventajas de la facturación de terceros
  4. Desafíos de la facturación de terceros
  5. Diferencias entre la facturación de terceros, la facturación interna y la automatización financiera
    1. Facturación de terceros
    2. Facturación interna
    3. Automatización financiera
  6. Tendencias del sistema de facturación y alternativas
  7. Cómo hacer la transición de la facturación de terceros a soluciones automatizadas

La facturación de terceros es una práctica que consiste en externalizar el proceso de facturación a una empresa externa especializada en gestionar facturas, procesar pagos y atender las consultas de facturación de los clientes. Esta empresa externa, que suele ocuparse de la facturación o del procesamiento de los pagos, asume la responsabilidad de facturar al cliente, procesar los pagos y transferir los fondos al vendedor o proveedor de servicios. En 2022, el mercado global de pagos de terceros se valoró en más de 57 000 millones de dólares, y se espera que esta cifra siga aumentando a medida que más empresas busquen soluciones de pago convenientes.

A continuación analizamos las diferencias entre colaborar con un proveedor de facturación externo, gestionar el proceso de pago internamente o recurrir a la automatización financiera. Esto es lo que debes saber.

¿De qué trata este artículo?

  • ¿Cómo funciona la facturación de terceros?
  • Ventajas de la facturación de terceros
  • Desafíos de la facturación de terceros
  • Diferencias entre la facturación de terceros, la facturación interna y la automatización financiera
  • Tendencias del sistema de facturación y alternativas
  • Cómo hacer la transición de la facturación de terceros a soluciones automatizadas

¿Cómo funciona la facturación de terceros?

Se trata de un proceso coordinado en el que intervienen un proveedor de servicios o productos, un cliente y una empresa de facturación externa. El proceso suele funcionar del siguiente modo:

  • Inicio de la transacción: un cliente compra un producto o servicio a una empresa, como servicios médicos a un proveedor de atención sanitaria, servicios telefónicos a una empresa de telecomunicaciones o un producto específico a un minorista por Internet o en tienda.

  • Transferencia de la información de facturación: una vez que la empresa presta el servicio o entrega el producto, envía los datos de facturación (la información del cliente, el tipo de compra y el importe de la compra) a la empresa de facturación externa.

  • Creación de facturas: la empresa de facturación externa procesa esta información y genera una factura que envía al cliente, bien por correo postal o electrónico.

  • Cobro de pagos: el cliente paga a la empresa de facturación externa.

  • Procesamiento de pagos: la empresa de facturación externa procesa el pago, para lo que puede necesitar verificarlo, conciliarlo con el cliente y servicio correctos y solucionar cualquier discrepancia.

  • Transferencia de fondos: la empresa de facturación externa transfiere los fondos al vendedor o proveedor de servicios original, menos las tasas o comisiones acordadas por el servicio de facturación.

  • Elaboración de informes y conciliación: la empresa de facturación externa puede presentar informes al proveedor original sobre el estado de la facturación y el pago.

Ventajas de la facturación de terceros

  • Enfoque en las actividades principales: gracias a la externalización de las tareas de facturación, las empresas pueden centrarse más en la innovación y las mejoras de la calidad de sus productos o servicios principales.

  • Reducción de costes: implementar y mantener un sistema de facturación interno puede ser caro y requiere una gran inversión en tecnología, capacitación del personal y gestión continua. A las empresas de facturación externas les resulta más rentable prestar estos servicios que a las empresas que las contratan.

  • Experiencia y cumplimiento de la normativa: las empresas de facturación externas están al tanto de la normativa pertinente y los estándares del sector, lo que reduce la carga administrativa de la empresa que las contrata en cuanto al cumplimiento legal y normativo.

  • Gestión de efectivo: una facturación eficaz y un procesamiento de pagos más rápido por parte de terceros especializados pueden mejorar el flujo de efectivo de las empresas. La eficacia en el cobro y la reducción de los retrasos en los pagos puede ayudar a las empresas a gestionar mejor sus finanzas, así como a planificar sus operaciones e inversiones de un modo más efectivo.

  • Experiencia del usuario: los servicios de facturación pueden ofrecer a los clientes una experiencia de pago más intuitiva. Esta puede incluir diferentes opciones de pago, una facturación detallada y un servicio de atención al cliente competente para atender las consultas de facturación, y todo esto contribuye a aumentar la satisfacción del cliente.

  • Escalabilidad: a medida que una empresa crece, sus procesos de facturación pueden volverse más complejos y numerosos. Los servicios de facturación externos pueden escalarse fácilmente para adaptarse a un volumen mayor o a tipos de facturación diferentes, lo que permite a las empresas expandirse sin estar condicionadas a la capacidad de facturación.

  • Menos errores: las empresas de facturación especializadas tienen las tecnologías y la experiencia para minimizar los errores de facturación, lo que ayuda a mantener buenas relaciones con los clientes y a facilitar los pagos puntuales.

  • Seguridad de los datos: la facturación implica manejar información confidencial de los clientes, como los datos financieros. Las empresas de facturación externas suelen tener medidas de seguridad rigurosas para proteger estos datos.

  • Información analítica: muchos proveedores de facturación externos ofrecen servicios analíticos, lo que permite proporcionar a las empresas informes detallados y datos sobre sus procesos de facturación, los comportamientos de pago de los clientes y los posibles ámbitos de mejora.

Desafíos de la facturación de terceros

Aunque la facturación de terceros ofrece varias ventajas, también tiene sus obstáculos y limitaciones.

  • Pérdida de control: para las empresas, externalizar la facturación a un tercero significa renunciar a cierto control sobre el proceso de atención al cliente. Las empresas deben asegurarse de que el proveedor externo cumpla sus estándares y expectativas, especialmente en lo que respecta a la comunicación con el cliente y la calidad del servicio.

  • Dependencia operativa: si el proveedor experimenta problemas técnicos, interrupciones del servicio o cierra el negocio, estas situaciones pueden afectar directamente a las operaciones de facturación y a la reputación de la empresa.

  • Integración: la integración del sistema de facturación de terceros con los sistemas existentes de la empresa, como la gestión de la relación con el cliente (CRM) o la planificación de recursos empresariales (ERP), puede ser compleja y requerir un esfuerzo considerable, especialmente si los sistemas no son intrínsecamente compatibles.

  • Personalización limitada: dependiendo del proveedor de servicios, puede haber limitaciones en relación a cuánto se pueden personalizar el proceso de facturación y las comunicaciones para que se ajusten a la marca y las necesidades específicas de la empresa. Esto podría afectar a la experiencia del cliente y a la coherencia de los mensajes de marca de la empresa.

  • Posibilidad de costes ocultos: aunque la facturación de terceros puede ser rentable, las empresas deben estar al tanto de todas las tarifas y los cargos potenciales. A veces, se pueden acumular costes ocultos o tarifas variables, lo que hace que el servicio sea más caro de lo que se preveía inicialmente.

  • Brechas en la comunicación: la falta de comunicación entre la empresa, el proveedor de facturación y los clientes puede provocar errores, insatisfacción del cliente y una posible pérdida de ingresos.

  • Resistencia del cliente: algunos clientes pueden preferir tratar directamente con la empresa en lugar de con un tercero, especialmente si les preocupa la seguridad de los datos o si sienten que la participación de terceros complica el proceso de facturación.

  • Supervisión: las empresas necesitan supervisar continuamente la calidad y el rendimiento del servicio de facturación, lo que requiere tiempo y recursos.

Diferencias entre la facturación de terceros, la facturación interna y la automatización financiera

Facturación de terceros

La facturación de terceros se produce cuando una entidad externa se encarga de los procesos de facturación y pago entre un pagador y un beneficiario.

  • Ventajas: al aprovechar la experiencia especializada de la empresa de facturación, las entidades que la contratan pueden reducir los costes operativos y centrarse en las actividades comerciales principales. Este proceso también ofrece escalabilidad a las empresas y puede proporcionar un mayor nivel de cumplimiento de la normativa.

  • Inconvenientes: puede derivar en un menor control del proceso de facturación, problemas de integración, mayor dependencia del proveedor de servicios y preocupaciones de los clientes sobre la privacidad y seguridad de los datos.

Facturación interna

La facturación interna es la práctica de gestionar las operaciones de facturación internamente mediante los recursos, el personal y los sistemas propios de la empresa para enviar facturas, cobrar pagos y atender las consultas de facturación de los clientes.

  • Ventajas: permite a las empresas controlar mejor su proceso de facturación, como la supervisión inmediata, la interacción directa con el cliente y más flexibilidad para personalizar la experiencia de facturación.

  • Inconvenientes: requiere una gran inversión en tecnología, personal y capacitación. También se plantea el riesgo de deficiencias si la empresa carece de experiencia especializada en facturación.

Automatización financiera

La automatización financiera es la práctica de utilizar software y tecnología para automatizar procesos financieros clave, como la gestión de la facturación, la emisión de facturas, los pagos y los informes financieros. Se puede implementar junto con la facturación interna o como parte de un servicio de terceros.

  • Ventajas: la automatización puede reducir en gran medida los errores manuales, agilizar las transacciones financieras y proporcionar información financiera en tiempo real. También se puede escalar a medida que crece el negocio y adaptarse a diferentes modelos y requisitos de facturación.

  • Inconvenientes: la configuración inicial y la integración de los procesos automatizados pueden ser complicadas y caras. También requieren mantenimiento y actualizaciones continuos. Dependiendo del nivel de automatización, esto podría reducir la interacción personal con los clientes, lo que podría afectar a las experiencias con el servicio de atención al cliente.

Tendencias del sistema de facturación y alternativas

Las nuevas tendencias y las alternativas en los sistemas de facturación están cambiando la forma en que las empresas gestionan las transacciones y las operaciones financieras.

  • Soluciones de facturación digitales: las plataformas de facturación en la nube, que son flexibles y escalables, son cada vez más populares. Estas soluciones satisfacen las preferencias cambiantes de los consumidores porque aceptan diferentes métodos de pago, desde las tarjetas de crédito tradicionales hasta los monederos digitales y las criptomonedas.

  • Modelos por suscripción: cada vez más empresas adoptan la facturación basada en suscripciones, que precisa de sistemas avanzados para gestionar los pagos recurrentes, los ciclos de facturación personalizados y las suscripciones de los usuarios. Este modelo se centra en la retención de clientes y en las fuentes de ingresos predecibles.

  • Automatización e IA: la automatización de los sistemas de facturación reduce la intervención manual, lo que minimiza los errores y ahorra tiempo. La inteligencia artificial (IA) y los algoritmos de machine learning pueden analizar los datos de pago para detectar anomalías, predecir el flujo de efectivo y aportar información para estrategias de precios optimizadas.

  • Cumplimiento de la normativa y seguridad: debido a la creciente prevalencia de las ciberamenazas y al endurecimiento de la normativa, más sistemas de facturación han reforzado las funciones de seguridad y los protocolos de cumplimiento de la normativa. Esto incluye el cifrado, la detección de fraude y la observancia de estándares internacionales como el estándar de seguridad de datos de la normativa del sector de pagos con tarjeta (PCI DSS).

  • Funcionalidades de integración: los sistemas de facturación modernos están diseñados para integrarse fácilmente con otras herramientas empresariales, como los sistemas CRM y ERP, para proporcionar una visión unificada de los datos de los clientes y las métricas financieras.

  • Experiencia del usuario: se hace especial hincapié en mejorar la experiencia de pago para los clientes con procesos de compra simplificados, una facturación personalizada y un soporte mejorado para transacciones móviles.

Stripe cuenta con una gama de productos y funciones que automatizan y simplifican los procesos de facturación:

  • Facturación: Stripe Billing es una solución integral para automatizar los pagos recurrentes, la facturación y la gestión de suscripciones. Acepta varios modelos de precios, incluidos cargos únicos, facturación basada en el consumo y tarifas por niveles.

  • Facturación inteligente: Stripe tiene funciones de facturación avanzadas que incluyen recordatorios automáticos de pago, cálculos de impuestos y la capacidad de aceptar pagos directamente desde la factura.

  • Integración de la interfaz de programación de aplicaciones (API): las API de Stripe permiten a las empresas personalizar sus flujos de trabajo de facturación e integrar fácilmente la funcionalidad de Stripe en sus aplicaciones y sitios web.

  • Datos y análisis: Stripe puede supervisar y analizar los datos de pago para ayudar a las empresas a conocer tus patrones de ingresos y tomar decisiones informadas.

Cómo hacer la transición de la facturación de terceros a soluciones automatizadas

Las empresas que busquen hacer la transición de un proveedor de facturación externo a una solución automatizada como Stripe deben tener la precaución de que el cambio no afecte a las operaciones comerciales ni a la experiencia del cliente. Cada solución automatizada tiene un proceso de transición diferente. A continuación te ofrecemos un resumen general de los aspectos que debes tener en cuenta al cambiar de un proveedor de facturación externo a una solución automatizada como Stripe:

  • Evaluar las necesidades empresariales: antes de hacer la transición, valora las necesidades específicas de tu empresa, como el volumen de transacciones, las divisas que debes aceptar y cualquier modelo de facturación particular (por ejemplo, suscripciones o servicios bajo demanda). Confirma que Stripe, o cualquier otra solución automatizada que elijas, es compatible con todas las funciones necesarias y los métodos de pago que usas actualmente o que pretendes utilizar.

  • Crear una cuenta de Stripe: crea una cuenta nueva en Stripe; para ello, proporciona los datos de tu empresa, verifica tu identidad y registra la información de tu cuenta bancaria para transferir los fondos.

  • Integrar servicios: Stripe tiene muchas API y un abanico de opciones de integración para diferentes plataformas y lenguajes de programación. Familiarízate con la documentación y los kits de desarrollo de software (SDK) de Stripe para saber cómo integrar sus servicios en tu sitio web o aplicación.

  • Hacer pruebas: haz pruebas exhaustivas, independientemente de que utilices un plugin sencillo para tu plataforma de e-commerce o de que crees una integración personalizada con las API de Stripe. Usa el entorno de pruebas de Stripe para simular transacciones, probar tus flujos de pago y comprobar tus procesos de gestión de errores.

  • Migrar los datos: si quieres traspasar los datos de los clientes existentes, como los métodos de pago o la información de la suscripción, planifica una migración segura de los datos que cumpla con la normativa. Esto puede implicar exportar los datos del procesador actual e importarlos en Stripe. Para cumplir la normativa PCI en relación con los datos confidenciales como la información de pago, puede que tengas que solicitar al cliente que los introduzca directamente o usar los servicios de migración de Stripe.

  • Ajustar los flujos de trabajo de facturación y pago: ajusta tus flujos de trabajo de facturación y pago (como la forma de gestionar las suscripciones, procesar los reembolsos o gestionar los pagos fallidos) para que estén en consonancia con el sistema de Stripe.

  • Interactuar con el cliente: informa a tus clientes sobre el cambio de tu procesador de pagos, sobre todo si deben hacer algo, como actualizar su información de pago. La transparencia ayuda a mantener la confianza y puede evitar confusiones durante la transición.

  • Pasar a modo activo: una vez que hayas probado a fondo tu integración con Stripe y confíes en el proceso de migración, puedes cambiar al modo activo. Supervisa las transacciones con minuciosidad durante los primeros días para confirmar que todo funciona según lo previsto y soluciona cualquier problema rápidamente.

  • Ofrecer soporte después de la transición: prepárate para ofrecer soporte a los clientes que puedan tener dudas o problemas a raíz del cambio. Contar con un equipo de soporte o recursos dedicados puede ayudar a mitigar cualquier desafío después de la transición.

  • Hacer revisiones continuas: después de la transición, revisa continuamente el rendimiento de la nueva configuración. Stripe ofrece herramientas analíticas que pueden ayudarte a obtener información sobre los patrones de pago, las tasas de éxito y los ámbitos de optimización.

Hacer la transición a Stripe o a cualquier sistema de pago nuevo es un gran cambio que requiere una planificación y ejecución exhaustivas para minimizar las interrupciones y para que tu empresa pueda sacar el máximo partido a las características y funcionalidades de tu nuevo sistema de pago.

El contenido de este artículo tiene únicamente fines informativos y educativos y no debe interpretarse como asesoramiento jurídico o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, integridad, idoneidad ni vigencia de la información contenida en el artículo. Debes solicitar el asesoramiento de un abogado o contable competente y con la licencia pertinente para ejercer en su jurisdicción para que te asesore sobre tu situación particular.

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