Qu'est-ce que la facturation par un tiers ? Principes de fonctionnement et solutions comparables automatisées

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  1. Introduction
  2. Définition de la facturation par un tiers
  3. Avantages de la facturation par un tiers
  4. Contraintes liées à la facturation par un tiers
  5. Facturation par un tiers, facturation en interne et automatisation des opérations financières
    1. Facturation par un tiers
    2. Facturation en interne
    3. Automatisation des opérations financières
  6. Tendances actuelles en matière de facturation et solutions comparables
  7. Passage dune facturation par un tiers à une solution automatisée

La facturation par un tiers consiste à externaliser le processus de facturation vers une entreprise spécialisée dans la gestion des factures et le traitement des paiements, qui se charge également de répondre aux questions des clients en matière de facturation. Cette entreprise extérieure, souvent spécialisée dans l'un de ces domaines, assure la facturation du client, le traitement des paiements et le transfert des fonds entre le marchand et le fournisseur de services. En 2022, le marché du paiement à un tiers a été évalué à plus de 57 milliards de dollars (USD), un chiffre qui devrait continuer à augmenter à mesure que les entreprises cherchent à adopter des solutions de paiement pratiques.

Vous trouverez ci-après un comparatif des trois solutions possibles en la matière : avoir recours à un prestataire de services de facturation par un tiers, conserver le processus de paiement en interne ou opter pour une automatisation de ce type d'opération financière. Voyons ceci plus en détail.

Sommaire

  • Définition de la facturation par un tiers
  • Avantages de la facturation par un tiers
  • Contraintes liées à la facturation par un tiers
  • Facturation par un tiers, facturation en interne et automatisation des opérations financières
  • Tendances actuelles en matière de facturation et solutions comparables
  • Passage d'une facturation par un tiers à une solution automatisée

Définition de la facturation par un tiers

La facturation par un tiers est un processus qui implique un fournisseur de services ou de produits, un client et une entreprise de facturation tierce. En voici les principes de fonctionnement.

  • Initiation de la transaction : un client achète un produit ou un service auprès d'une entreprise, tel que des services médicaux auprès d'un professionnel de santé, des services de téléphonie auprès d'une entreprise de télécommunications ou un produit particulier auprès d'un commerçant en ligne ou dans un point de vente.

  • Transfert des informations de facturation : une fois le service ou le produit fourni, l'entreprise envoie les informations de facturation détaillées (notamment les coordonnées du client, le type d'achat et son montant) à une entreprise de facturation tierce.

  • Établissement de la facture : l'entreprise de facturation tierce traite ces informations et génère une facture qui est envoyée au client, par courrier ou par voie électronique.

  • Recouvrement du paiement : le client procède au paiement auprès de l'entreprise de facturation tierce.

  • Traitement du paiement : l'entreprise de facturation tierce traite le paiement, ce qui peut inclure de le vérifier, de le rapprocher du client et du service correspondant, et de traiter les litiges éventuels.

  • Transfert des fonds : l'entreprise de facturation tierce transfère les fonds au fournisseur de services ou au marchand d'origine et prélève au passage les frais ou commissions convenus pour son service de facturation.

  • Reporting et rapprochement : l'entreprise de facturation tierce peut fournir des rapports au fournisseur d'origine sur la facturation et l'état des paiements.

Avantages de la facturation par un tiers

  • Recentrage de l'entreprise sur son cœur de métier : l'externalisation de ses opérations de facturation permet à l'entreprise de se concentrer davantage sur l'innovation et l'amélioration de la qualité de ses principaux produits et services.

  • Réduction des coûts : la mise en place et la gestion d'un système de facturation interne peuvent s'avérer coûteuses et nécessitent des investissements lourds dans les technologies, la formation du personnel et la gestion au long cours. Les entreprises de facturation tierces peuvent constituer une solution plus rentable.

  • Expertise et conformité : les entreprises de facturation tierces restent au fait des réglementations applicables et des normes en vigueur dans les différents secteurs. Elles soulagent donc leurs clients de la charge administrative associée à la conformité juridique et réglementaire.

  • Gestion de la trésorerie : une facturation efficace et un traitement des paiements plus rapide pris en charge par un tiers peuvent améliorer la trésorerie des entreprises. Un recouvrement efficace et des délais de paiement plus courts peuvent aider les entreprises à mieux gérer leurs finances et à planifier plus sûrement leurs opérations et leurs investissements.

  • Expérience utilisateur : les services de facturation peuvent offrir aux utilisateurs une meilleure expérience de paiement. La diversité des options de paiement proposées, une facturation détaillée et un service client réactif contribuent à une plus grande satisfaction des clients.

  • Évolutivité : à mesure qu'une entreprise se développe, ses processus de facturation deviennent plus nombreux et complexes. Les services de facturation tiers peuvent aisément s'adapter à l'augmentation des volumes de traitement ou aux différents types de paiements. Les entreprises peuvent donc se développer sans que leurs capacités en la matière constituent un obstacle.

  • Limitation des erreurs : les entreprises spécialisées dans la facturation disposent des technologies et de l'expertise nécessaires pour limiter les erreurs de facturation. Elles contribuent ainsi à l'entretien de bonnes relations avec les clients et à la rapidité des paiements.

  • Sécurité des données : la facturation implique de gérer des informations client sensibles, notamment de nature financière. Les entreprises de facturation tierces mettent généralement en place des mesures de protection de ces données.

  • Analyses approfondies : un grand nombre d'entreprises de facturation tierces proposent des services d'analyse, fournissent des rapports détaillés et des informations précieuses sur leurs processus de facturation, les habitudes de paiement des clients et les axes d'amélioration potentiels.

Contraintes liées à la facturation par un tiers

La facturation par un tiers présente plusieurs avantages, mais comporte également certains obstacles et certaines limites.

  • Perte de contrôle : les entreprises qui externalisent leur facturation renoncent en partie à la gestion du service client. Elles doivent donc s'assurer que le prestataire tiers respecte un certain niveau d'exigence et répond à leurs attentes, en particulier pour tout ce qui touche à la communication avec la clientèle et à la qualité de service.

  • Dépendance opérationnelle : si le fournisseur rencontre des problèmes techniques, enregistre des interruptions de service ou cesse ses activités, les opérations de facturation de l'entreprise peuvent être perturbées et sa réputation entachée.

  • Intégration : l'intégration d'un système de facturation tiers au sein des systèmes existants de l'entreprise, tels qu'un outil de gestion de la relation client (CRM) ou un progiciel de gestion intégrée (ERP), peut être complexe et nécessiter des efforts substantiels, en particulier si les systèmes ne sont pas naturellement compatibles.

  • Personnalisation limitée : selon le fournisseur de services choisi, il n'est pas toujours possible de personnaliser au mieux les communications et le processus de facturation pour les adapter à la marque et aux besoins particuliers de l'entreprise. L'expérience utilisateur et la cohérence du message de la marque peuvent en être affectées.

  • Coûts cachés potentiels : la facturation par un tiers peut apparaître comme une opération rentable, mais les entreprises doivent bien connaître l'ensemble des frais qu'elles encourent. Des coûts cachés ou des frais variables peuvent parfois venir augmenter le coût du service estimé initialement.

  • Problèmes de communication : une mauvaise communication entre l'entreprise, le fournisseur du service de facturation et les clients peut être source d'erreurs, engendrer l'insatisfaction de la clientèle et entraîner éventuellement une perte de revenus.

  • Résistance des clients : certains clients peuvent préférer interagir directement avec l'entreprise plutôt qu'avec une tierce partie, en particulier s'ils ont quelques inquiétudes pour la sécurité de leurs données ou s'ils ont le sentiment que l'intervention d'un tiers complique le processus de facturation.

  • Suivi : les entreprises doivent effectuer un suivi permanent de la qualité et des performances de leur service de facturation, ce qui requiert du temps et des ressources.

Facturation par un tiers, facturation en interne et automatisation des opérations financières

Facturation par un tiers

La facturation par un tiers correspond à l'intervention d'une entité externe dans la prise en charge des processus de facturation et de paiement entre un payeur et un bénéficiaire.

  • Avantages : les entreprises qui mettent à profit l'expertise d'une société de facturation peuvent réduire leurs coûts opérationnels et se concentrer sur leur cœur de métier. Elles bénéficient également de l'évolutivité des services fournis et d'un plus haut niveau de conformité aux réglementations.

  • Inconvénients : l'appel à une société extérieure peut se traduire par une perte de contrôle du processus de facturation, imposer certaines contraintes d'intégration, accroître la dépendance vis-à-vis du fournisseur de services et générer certaines inquiétudes chez les clients concernant la confidentialité et la sécurité de leurs données.

Facturation en interne

La facturation en interne consiste à gérer les opérations de facturation au sein de l'entreprise. Elle mobilise les ressources, le personnel et les systèmes de l'entreprise pour envoyer les factures, recouvrer les paiements et gérer les demandes des clients en la matière.

  • Avantages : elle permet aux entreprises de contrôler l'intégralité du processus de facturation grâce à un suivi permanent, à une interaction directe avec les clients et à une plus grande flexibilité pour personnaliser l'expérience.

  • Inconvénients : elle nécessite des investissements plus importants dans les technologies, le personnel et la formation. Il est également possible qu'en raison de son manque de compétences en la matière, l'entreprise se révèle moins efficace dans la gestion de la facturation.

Automatisation des opérations financières

Cette pratique consiste à utiliser des logiciels et des technologies afin d'automatiser les principaux processus financiers, y compris la facturation, les paiements et le reporting financier. Elle peut être mise en œuvre conjointement avec une facturation en interne ou dans le cadre d'une prestation de services fournie par une entité externe.

  • Avantages : l'automatisation peut fortement réduire les erreurs manuelles, accélérer les transactions financières et fournir des informations précieuses en temps réel. Elle peut également évoluer à mesure que l'entreprise se développe et s'adapter à différents modèles et différentes exigences de facturation.

  • Inconvénients : la configuration et l'intégration initiales des processus automatisés peuvent être complexes et coûteuses. Elles requièrent également une maintenance et des mises à jour permanentes. Selon le niveau d'automatisation choisi, les interactions avec les clients peuvent diminuer, ce qui risque, par conséquent, de nuire à leur expérience.

Tendances actuelles en matière de facturation et solutions comparables

Les tendances émergentes et les solutions comparables en matière de systèmes de facturation réinventent la manière dont les entreprises gèrent les transactions et les opérations financières.

  • Solutions de facturation numériques : les plateformes de facturation dans le cloud, flexibles et évolutives, gagnent en popularité. Ces solutions répondent à l'évolution des préférences des clients et mettent à leur disposition un ensemble de moyens de paiement, des cartes bancaires traditionnelles aux portefeuilles électroniques en passant par les cryptomonnaies.

  • Modèles par abonnement : de plus en plus d'entreprises adoptent le modèle par abonnement qui impose de disposer de systèmes avancés en mesure de gérer des paiements récurrents, des cycles de facturation personnalisés et les abonnements des utilisateurs. Ce modèle met l'accent sur la fidélisation des clients et les sources de revenus prévisibles.

  • Automatisation et intelligence artificielle : l'automatisation des systèmes de facturation réduit les interventions manuelles, limite les erreurs et permet de gagner du temps. Les algorithmes d'intelligence artificielle (IA) et d'apprentissage automatique peuvent analyser les données des paiements et détecter les anomalies, prédire les flux de trésorerie et fournir des informations permettant d'optimiser les stratégies de tarification.

  • Conformité et sécurité : face à la recrudescence des cybermenaces et aux réglementations de plus en plus strictes, nombre de systèmes de facturation ont renforcé leurs fonctionnalités de sécurité et leurs protocoles de gestion de la conformité. Ils intègrent un chiffrement des données, des systèmes de détection de la fraude et une conformité avec les normes internationales, telles que la norme de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement (PCI DSS).

  • Capacités d'intégration : les systèmes de facturation modernes sont conçus pour s'intégrer aisément aux autres outils de l'entreprise, tels que les systèmes CRM et ERP. Ils permettent ainsi de disposer d'une vue unifiée des données client et des indicateurs financiers.

  • Expérience utilisateur : l'accent est mis plus particulièrement sur l'amélioration de l'expérience de paiement des clients par le biais de processus de paiement simplifiés, d'une facturation personnalisée et d'une meilleure prise en charge des transactions sur les appareils mobiles.

Stripe dispose d'un éventail de produits et de fonctionnalités qui automatisent et simplifient les processus de facturation.

  • Billing : Stripe Billing est une solution complète qui permet d'automatiser les paiements récurrents, la facturation et la gestion des abonnements. Elle prend en charge différents modèles de tarification, y compris les frais ponctuels, la facturation à la consommation et la tarification échelonnée.

  • Facturation intelligente : Stripe propose des fonctionnalités de facturation avancées, notamment des rappels de paiement automatiques ainsi que des calculs de taxes, et offre la possibilité d'accepter des paiements directement à partir de la facture.

  • Intégration des interfaces de programmation d'applications (API) : les API de Stripe permettent aux entreprises de personnaliser leurs flux de facturation et d'intégrer aisément la fonctionnalité proposée par Stripe dans leurs applications et sites Web.

  • Données et analyse : Stripe peut effectuer le suivi et l'analyse des données de paiement pour aider les entreprises à comprendre leurs modèles de revenus et à prendre des décisions éclairées.

Passage d'une facturation par un tiers à une solution automatisée

Les entreprises qui souhaitent passer d'une facturation par un tiers à une solution automatisée, telle que celle proposée par Stripe, doivent veiller à ce que cette transition ne perturbe pas leurs opérations commerciales ni l'expérience client. Des solutions automatisées différentes impliqueront des processus de transition distincts. Voici les principales étapes à suivre pour passer d'un fournisseur de facturation tiers à une solution automatisée comme celle de Stripe.

  • Évaluation des besoins de l'entreprise : avant d'opérer cette transition, évaluez les besoins propres à votre entreprise, y compris le volume de transactions, les devises à prendre en charge et tous les modèles de facturation particuliers (p. ex., les abonnements ou les services à la demande). Vérifiez que Stripe (ou toute autre solution automatisée retenue) propose les fonctionnalités et les moyens de paiement indispensables que vous utilisez actuellement ou prévoyez d'utiliser.

  • Configuration d'un compte Stripe : ouvrez un nouveau compte Stripe, fournissez les informations requises sur votre entreprise, confirmez votre identité et saisissez vos coordonnées bancaires pour les transferts de fonds.

  • Intégration des services : Stripe propose différentes API complètes et un ensemble d'options d'intégration pour différentes plateformes et langages de programmation. Prenez connaissance de la documentation et des kits de développement logiciel (SDK) fournis par Stripe pour comprendre comment intégrer ses services dans votre site Web ou votre application.

  • Réalisation des tests : effectuez des tests complets, que vous utilisiez un simple plugin pour votre plateforme e-commerce ou que vous conceviez une intégration personnalisée à l'aide des API proposées par Stripe. Utilisez l'environnement de test fourni par Stripe pour simuler des transactions, tester vos tunnels de paiement et vérifier vos processus de gestion des erreurs.

  • Migration des données : si vous transférez des données relatives aux clients existants, telles que les informations sur les moyens de paiement ou les abonnements, mettez en place un plan de migration des données sécurisé et conforme aux normes applicables. Il peut inclure l'exportation de données en provenance de votre prestataire de services actuel et leur importation dans Stripe. Afin de respecter les normes PCI relatives aux données sensibles, telles que les informations de paiement, vous pouvez avoir à demander à vos clients d'effectuer des saisies directes ou à utiliser des services de migration proposés par Stripe.

  • Ajustement des flux de facturation et de paiement : ajustez vos flux de facturation et de paiement (notamment la gestion des abonnements, des échecs de paiement, ou le traitement des remboursements) afin de les adapter au système Stripe.

  • Mise en place de la communication avec les clients : informez vos clients du changement de prestataire de services de paiement, en particulier si une intervention de leur part est requise, par exemple en mettant à jour leurs informations de paiement. La transparence contribue à préserver la confiance et peut éviter toute confusion durant la transition.

  • Mise en production : une fois que vous avez testé l'intégration Stripe dans son ensemble et estimez que le processus de migration est fiable, vous pouvez passer en mode production. Surveillez étroitement les transactions pendant les premiers jours afin de vérifier que tout fonctionne comme prévu et traitez rapidement les problèmes éventuels.

  • Mise à disposition d'une assistance post-transition : préparez-vous à fournir une assistance aux clients qui peuvent avoir des questions ou rencontrer des problèmes suite à cette transition. Une équipe d'assistance ou des ressources dédiées peuvent aider à atténuer les difficultés éventuelles qui pourraient surgir après la transition.

  • Vérification continue : une fois la transition effectuée, évaluez les performances de votre nouvelle configuration en continu. Stripe met à disposition des outils d'analyse qui vous permettent d'obtenir des informations précieuses sur les modèles de paiement, les taux de réussite et les éléments à optimiser.

L'adoption de la solution proposée par Stripe ou de tout autre nouveau système de paiement constitue un changement majeur. Cette transition doit être soigneusement préparée et exécutée afin de limiter les perturbations. Votre entreprise pourra ainsi tirer pleinement parti des fonctionnalités et des capacités de votre nouveau système de paiement.

Cet article n'est fourni qu'à titre informatif et éducatif et ne doit pas être interprété comme un conseil juridique ni fiscal. Stripe ne garantit pas l'exactitude, l'exhaustivité ni la pertinence des informations qu'il contient. Nous vous recommandons de consulter un avocat compétent ou un comptable agréé dans votre pays pour obtenir des conseils concernant votre situation spécifique.

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