Was ist die Abrechnung durch Dritte? Funktionsweise und automatisierte Alternativen

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  1. Einführung
  2. Wie funktioniert die Abrechnung durch Dritte?
  3. Vorteile der Abrechnung durch Dritte
  4. Herausforderungen bei der Abrechnung durch Dritte
  5. Vergleich: Abrechnung durch Dritte, interne Abrechnung und Finanzautomatisierung
    1. Abrechnung durch Dritte
    2. Interne Abrechnung
    3. Finanzautomatisierung
  6. Trends und Alternativen bei Abrechnungssystemen
  7. Umstellung von der Abrechnung durch Dritte auf automatisierte Lösungen

Bei der Abrechnung durch Dritte wird der gesamte Abrechnungsvorgang an ein externes Unternehmen ausgelagert, das auf die Verwaltung von Rechnungen, die Abwicklung von Zahlungen und die Bearbeitung von Abrechnungsanfragen spezialisiert ist. Dieses externe Unternehmen – oft ein Abrechnungsunternehmen oder Zahlungsabwickler – übernimmt die Verantwortung für die Erstellung der Abrechnung für die Kundinnen und Kunden, die Zahlungsabwicklung und die Überweisung der Gelder an den Verkäufer oder Dienstleister. Für das Jahr 2022 wurde der weltweite Markt für Zahlungen über Drittanbieter auf mehr als 57 Mrd. US-Dollar geschätzt. Mit einem weiteren Anstieg ist zu rechnen, da sich immer mehr Unternehmen für praktische Zahlungslösungen interessieren.

Im Abschnitt unten zeigen wir, was die Zusammenarbeit mit einem Drittanbieter für Abrechnungen, eine interne Zahlungsabwicklung und die Entscheidung für eine Finanzautomatisierung voneinander unterscheidet. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie dazu wissen müssen.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Wie funktioniert die Abrechnung durch Dritte?
  • Vorteile der Abrechnung durch Dritte
  • Herausforderungen bei der Abrechnung durch Dritte
  • Vergleich: Abrechnung durch Dritte, interne Abrechnung und Finanzautomatisierung
  • Trends und Alternativen bei Abrechnungssystemen
  • Umstellung von der Abrechnung durch Dritte auf automatisierte Lösungen

Wie funktioniert die Abrechnung durch Dritte?

Die Abrechnung durch Dritte ist ein koordinierter Vorgang, an dem ein Dienstleistungs- oder Produktanbieter, eine Kundin oder Kunde und ein externes Abrechnungsunternehmen beteiligt sind. Dieser Vorgang besteht in der Regel aus folgenden Schritten:

  • Einleitung einer Transaktion: Eine Kundin oder ein Kunde erwirbt ein Produkt oder eine Dienstleistung von einem Unternehmen, etwa medizinische Dienste von einem Gesundheitsdienstleister, Telefondienstleistungen von einem Telekommunikationsunternehmen oder ein bestimmtes Produkt von einem Online- oder stationären Einzelhändler.

  • Übertragung von Abrechnungsdaten: Nachdem das Unternehmen die Dienstleistung erbracht oder das Produkt geliefert hat, sendet es die Abrechnungsdaten (einschließlich Kundeninformationen, Kauftyp und Kaufbetrag) an das externe Abrechnungsunternehmen (den Dritten).

  • Rechnungsgenerierung: Das externe Abrechnungsunternehmen verarbeitet diese Informationen und generiert eine Rechnung, die per Post oder elektronisch an die Kundin oder den Kunden gesendet wird.

  • Zahlungseinzug: Die Kundin oder der Kunde zahlt den fälligen Betrag an das externe Abrechnungsunternehmen.

  • Zahlungsabwicklung: Das externe Abrechnungsunternehmen wickelt die Zahlung ab. Dazu gehören typischerweise die Überprüfung der Zahlung, der Abgleich der Kunden- und Dienstleistungsinformationen sowie die Klärung möglicher Abweichungen.

  • Geldüberweisung: Das externe Abrechnungsunternehmen überweist die Gelder an den ursprünglichen Dienstleister oder Verkäufer, wobei die für den Abrechnungsdienst vereinbarte Gebühr oder Provision vom Originalbetrag abgezogen wird.

  • Berichterstattung und Abgleich: Das externe Abrechnungsunternehmen stellt dem ursprünglichen Anbieter bei Bedarf Berichte über den Abrechnungs- und Zahlungsstatus zur Verfügung

Vorteile der Abrechnung durch Dritte

  • Konzentration auf Hauptaktivitäten: Durch die Auslagerung des Abrechnungsprozesses können sich Unternehmen stärker auf Innovationen und Qualitätsverbesserungen bei ihren Hauptprodukten oder -dienstleistungen konzentrieren.

  • Kostensenkung: Die Implementierung und Wartung eines internen Abrechnungssystems ist mitunter kostspielig und setzt umfangreiche Investitionen in Technologie, Schulungen und die laufende Verwaltung voraus. Externe Abrechnungsunternehmen können diese Dienstleistungen kosteneffizienter anbieten als das Unternehmen selbst.

  • Fachkompetenz und Compliance: Externe Abrechnungsunternehmen sind immer aktuell über relevante Vorschriften und Branchenstandards informiert. Dadurch verringert sich der Verwaltungsaufwand des Unternehmens im Zusammenhang mit der rechtlichen und aufsichtsrechtlichen Compliance.

  • Liquiditätsmanagement: Eine effektive Abrechnung und eine schnellere Zahlungsabwicklung durch spezialisierte Drittanbieter können sich positiv auf den Cashflow des Unternehmens auswirken. Ein effizienter Zahlungseinzug und weniger Fälle von Zahlungsverzug helfen Unternehmen dabei, ihre Finanzen besser zu verwalten sowie ihre Abläufe und Investitionen effektiver zu planen.

  • Nutzererfahrung: Abrechnungsdienste können zu einer nutzerfreundlicheren Zahlungserfahrung für die Kundschaft beitragen. Dazu gehören beispielsweise vielfältige Zahlungsoptionen, eine detaillierte Rechnungsstellung und ein schnell reagierender Kundenservice bei Abrechnungsanfragen. Durch diese Faktoren lässt sich die Kundenzufriedenheit steigern.

  • Skalierbarkeit: In wachsenden Unternehmen werden die Abrechnungsprozesse oft komplexer und zahlreicher. Abrechnungsdienste von Drittanbietern lassen sich einfach an das gestiegene Volumen oder an unterschiedliche Abrechnungstypen anpassen. So können Unternehmen ohne störende Einflüsse durch Abrechnungsprozesse expandieren.

  • Weniger Fehler: Spezialisierte Abrechnungsunternehmen haben die nötigen Technologien und Fachkenntnisse zur Minimierung von Abrechnungsfehlern. Daraus resultieren anhaltend gute Kundenbeziehungen und umgehende Zahlungen.

  • Datensicherheit: Bei Abrechnungen werden sensible Kundeninformationen verarbeitet, darunter auch Finanzdaten. Drittanbieter wenden in der Regel strenge Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz dieser Daten an.

  • Analytische Einblicke: Viele externe Abrechnungsanbieter haben in ihrem Portfolio verschiedene Analysedienste. Im Rahmen dieser Dienste erhalten Unternehmen detaillierte Berichte und Erkenntnisse über ihre Abrechnungsprozesse, das Zahlungsverhalten ihrer Kundschaft und vorhandenes Verbesserungspotenzial.

Herausforderungen bei der Abrechnung durch Dritte

Neben den Vorteilen, die Abrechnungen über Dritte mit sich bringen, sind auch einige Hindernisse und Beschränkungen zu beachten.

  • Kontrollverlust: Wenn Unternehmen den Abrechnungsprozess an einen Drittanbieter auslagern, geben sie die Kontrolle über den Kundenservice teilweise ab. Dabei müssen die Unternehmen sicherstellen, dass der Drittanbieter ihre Standards einhält und ihre Erwartungen erfüllt, vor allem im Zusammenhang mit Kundenkommunikation und Servicequalität.

  • Betriebliche Abhängigkeit: Hat der Anbieter mit technischen Problemen oder Serviceunterbrechungen zu kämpfen oder stellt er seinen Betrieb ein, kann sich dies unmittelbar auf den Abrechnungsprozess und das Ansehen des Unternehmens auswirken.

  • Integration: Die Integration eines Drittanbieter-Abrechnungssystems in die bestehenden Systeme des Unternehmens – z. B. Customer Relationship Management (CRM) oder Enterprise Resource Planning (ERP) – kann sich als komplex und aufwendig erweisen. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Systeme nicht ohne Weiteres kompatibel sind.

  • Eingeschränkte Anpassungsfähigkeit: Je nach Dienstleister ist mit Einschränkungen zu rechnen, was die Möglichkeiten der Anpassung des Abrechnungsvorgangs und der Kommunikation an die Marke und die individuellen Anforderungen des Unternehmens betrifft. Dies kann die Kundenerfahrung und die Einheitlichkeit der Markenbotschaft des Unternehmens beeinträchtigen.

  • Gefahr versteckter Kosten: Abrechnungen durch Dritte sind zwar in der Regel kosteneffizient, aber die Unternehmen müssen mögliche Gebühren und Kosten einkalkulieren. Gelegentlich fallen versteckte Kosten oder variable Gebühren an, die den Dienst letztlich teurer machen als zunächst angenommen.

  • Kommunikationsdefizite: Mangelnde Kommunikation zwischen Unternehmen, dem Abrechnungsdienstleister und der Kundschaft kann zu Fehlern, Unzufriedenheit auf Kundenseite und möglichem Umsatzverlust führen.

  • Widerwillige Kundschaft: Einige Kundinnen und Kunden haben lieber direkt mit dem Unternehmen als mit einem Dritten zu tun – vor allem, wenn sie Bedenken in Bezug auf die Datensicherheit haben oder die Beteiligung eines externen Akteurs am Abrechnungsprozess als kompliziert empfinden.

  • Überwachung: Unternehmen müssen laufend die Qualität und Leistung des Abrechnungsanbieters überwachen. Dies nimmt Zeit und Ressourcen in Anspruch.

Vergleich: Abrechnung durch Dritte, interne Abrechnung und Finanzautomatisierung

Abrechnung durch Dritte

Bei der Abrechnung durch Dritte kümmert sich ein externer Anbieter um die Rechnungsstellungs- und Zahlungsprozesse zwischen einer zahlenden Person und der Zahlungsempfängerin oder dem Zahlungsempfänger.

  • Vorteile: Dadurch, dass sie die Fachkompetenz des Abrechnungsdienstleisters nutzen, können Unternehmen ihre Betriebskosten senken und sich auf ihre Hauptaktivitäten konzentrieren. Bei diesem Modell profitieren die Unternehmen zudem von Skalierbarkeit und einem höheren Compliance-Niveau.

  • Nachteile: Die Unternehmen haben oft weniger Kontrolle über den Abrechnungsprozess. Hinzu kommen mögliche Integrationsprobleme, eine stärkere Abhängigkeit vom Dienstleister sowie kundenseitige Bedenken in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit.

Interne Abrechnung

Bei der internen Abrechnung wird der Abrechnungsprozess im Unternehmen selbst ausgeführt. Dabei setzt das Unternehmen seine eigenen Ressourcen, Mitarbeiter/innen und Systeme ein, um Rechnungen zu senden, Zahlungen einzuziehen und Kundenanfragen in Bezug auf die Abrechnung zu bearbeiten.

  • Vorteile: Unternehmen haben mehr Kontrolle über ihren Abrechnungsprozess, etwa durch unmittelbare Überwachung, direkte Kundeninteraktion und flexiblere Anpassung von Abrechnungen.

  • Nachteile: Für die interne Abrechnung sind umfangreiche Investitionen in Technologie, Personal und Schulungen notwendig. Darüber hinaus drohen Ineffizienzen, wenn das Unternehmen nicht über einschlägige Abrechnungskompetenz verfügt.

Finanzautomatisierung

Bei der Finanzautomatisierung werden Software und Technologie zur Automatisierung zentraler Finanzprozesse wie Abrechnung, Rechnungsstellung, Zahlungen und Finanzberichte eingesetzt. Sie wird entweder in Verbindung mit der internen Abrechnung oder im Rahmen eines Drittanbieterdienstes eingeführt.

  • Vorteile: Durch die Automatisierung lassen sich manuelle Fehler deutlich reduzieren, Finanztransaktionen beschleunigen und finanzielle Einblicke in Echtzeit gewinnen. Darüber hinaus kann die Finanzautomatisierung parallel zum Geschäftswachstum erweitert sowie an verschiedene Abrechnungsmodelle und Anforderungen angepasst werden.

  • Nachteile: Die zu Beginn erforderliche Einrichtung und Integration automatisierter Prozesse ist oftmals aufwendig und kostspielig. Außerdem müssen sie regelmäßig gewartet und aktualisiert werden. Je nach Automatisierungsgrad verringert sich die persönliche Interaktion mit der Kundschaft, was sich negativ auf die Wahrnehmung des Kundenservice auswirken kann.

Durch neue Trends und Alternativen bei Abrechnungssystemen verändert sich die Art und Weise, wie Unternehmen Transaktionen verarbeiten und Finanztransaktionen verwalten.

  • „Digital-first“-Abrechnungslösungen: Flexible und skalierbare Abrechnungsplattformen in der Cloud erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Diese Lösungen werden den dynamischen Verbrauchervorlieben gerecht, denn sie unterstützen unterschiedliche Zahlungsmethoden – von herkömmlichen Kreditkarten bis hin zu Digital Wallets und Kryptowährungen.

  • Abonnementbasierte Modelle: Immer mehr Unternehmen setzen auf abonnementbasierte Abrechnungen. Dafür benötigen sie moderne Systeme zum Verwalten von wiederkehrenden Zahlungen, individuellen Abrechnungszyklen und Nutzerabonnements. Bei diesem Modell stehen die Kundenbindung und vorhersehbare Umsatzquellen im Mittelpunkt.

  • Automatisierung und KI:Unternehmen reduzieren manuelle Eingriffe, minimieren Fehler und sparen Zeit, indem sie Abrechnungssysteme automatisieren. Mithilfe von künstlicher Intelligenz (KI) und Machine-Learning-Algorithmen können sie Zahlungsdaten analysieren, um Anomalien festzustellen, den Cashflow zu prognostizieren und Erkenntnisse zur Optimierung von Preisstrategien zu nutzen.

  • Compliance und Sicherheit: Angesichts der zunehmenden Verbreitung von Cyberbedrohungen und strikten Vorschriften sind immer mehr Abrechnungssysteme mit verbesserten Sicherheitsfunktionen und Compliance-Protokollen ausgestattet. Dazu gehören Verschlüsselung, Betrugserkennung und die Einhaltung internationaler Standards, z. B. des Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).

  • Integrationsfunktionen: Moderne Abrechnungssysteme sind darauf ausgelegt, dass sie sich mühelos in andere Business-Tools wie CRM- und ERP-Systeme integrieren lassen sowie einen einheitlichen Überblick über Kundendaten und Finanzkennzahlen bieten.

  • Nutzererfahrung: Das Hauptaugenmerk liegt darauf, die Zahlungserfahrung für Kundinnen und Kunden zu verbessern – durch vereinfachte Bezahlvorgänge, personalisierte Abrechnungen und bessere Unterstützung für mobile Transaktionen.

Stripe bietet eine Reihe von Produkten und Funktionen zur Automatisierung und Vereinfachung von Abrechnungsprozessen:

  • Billing: Stripe Billing ist eine umfassende Lösung zum Automatisieren von wiederkehrenden Zahlungen, Rechnungsstellung und Abonnementverwaltung. Sie unterstützt eine Vielzahl von Preismodellen, darunter Einmalzahlungen, nutzungsbasierte Abrechnung und gestaffelte Tarife.

  • Smart Invoicing: Stripe stellt moderne Rechnungsstellungsfunktionen bereit, u. a. automatische Zahlungserinnerungen, Steuerberechnungen und das Akzeptieren von Zahlungen direkt über die Rechnung.

  • Integration von Anwendungsprogrammierschnittstellen (Application Programming Interfaces, APIs) Mit den APIs von Stripe können Unternehmen ihre Abrechnungsabläufe anpassen und Stripe-Funktionen ganz einfach in ihre Anwendungen und Websites integrieren.

  • Daten und Analysen: Stripe kann Zahlungsdaten überwachen und analysieren, damit Unternehmen ihre Umsatzmuster besser nachvollziehen und fundierte Entscheidungen treffen können.

Umstellung von der Abrechnung durch Dritte auf automatisierte Lösungen

Unternehmen, die von einem externen Abrechnungsdienstleister zu einer automatisierten Lösung wie Stripe wechseln möchten, müssen darauf achten, dass die Umstellung nicht den Geschäftsbetrieb oder die Kundenerfahrung beeinträchtigt. Die Umstellung läuft bei jeder automatisierten Lösung anders ab. Im Folgenden erhalten Sie einen allgemeinen Überblick über die Aspekte, die beim Wechsel von einem externen Abrechnungsdienstleister zu einer automatisierten Lösung wie Stripe zu beachten sind:

  • Unternehmensanforderungen bewerten: Bewerten Sie vor der Umstellung Ihre individuellen Unternehmensanforderungen, darunter das Transaktionsvolumen, die Währungen, die Sie unterstützen müssen, und bestimmte Abrechnungsmodelle (z. B. Abonnements oder On-Demand-Dienstleistungen). Vergewissern Sie sich, dass Stripe (oder eine andere automatisierte Lösung) alle erforderlichen Funktionen und Zahlungsmethoden unterstützt, die Sie zurzeit oder voraussichtlich demnächst nutzen.

  • Stripe-Konto einrichten: Richten Sie ein neues Konto bei Stripe ein. Hierfür müssen Sie Ihre Unternehmensdaten angeben, Ihre Identität verifizieren lassen und Ihre Bankdaten für Überweisungen eingeben.

  • Dienste integrieren: Stripe bietet umfangreiche APIs und zahlreiche Integrationsmöglichkeiten für verschiedene Plattformen und Programmiersprachen. Machen Sie sich mit der Dokumentation und den Software Development Kits (SDKs) von Stripe vertraut. Darin wird erklärt, wie Sie die Dienste in Ihre Website oder App integrieren.

  • Testen: Führen Sie eingehende Tests durch – unabhängig davon, ob Sie ein einfaches Plug-in für Ihre E-Commerce-Plattform nutzen oder mit den Stripe-APIs eine benutzerdefinierte Integration erstellen. Nutzen Sie die Testumgebung von Stripe, um Transaktionen zu simulieren, Ihre Zahlungsabläufe zu testen und Ihre Fehlerbehandlungsprozesse zu überprüfen.

  • Daten migrieren: Wenn Sie vorhandene Kundendaten wie Zahlungsmethoden oder Abonnementinformationen übertragen, sollten Sie eine sichere und rechtskonforme Datenmigration planen. Dabei kann es vorkommen, dass Sie Daten von Ihrem derzeitigen Abwickler exportieren und in Stripe importieren. Damit Sie die PCI-Standards für sensible Daten wie Zahlungsinformationen einhalten, müssen Sie eventuell die direkte Dateneingabe durch Kundinnen oder Kunden anfordern oder Migrationsdienste von Stripe in Anspruch nehmen.

  • Abrechnungs- und Zahlungsabläufe anpassen: Stimmen Sie Ihre Abrechnungs- und Zahlungsabläufe auf das Stripe-System ab (z. B. die Verwaltung von Abonnements, die Abwicklung von Rückerstattungen oder der Umgang mit fehlgeschlagenen Zahlungen).

  • Kundenkommunikation implementieren: Informieren Sie Ihre Kundinnen und Kunden über den Wechsel des Zahlungsabwicklers, insbesondere wenn sie ihre Zahlungsinformationen aktualisieren oder andere Schritte unternehmen müssen. Durch diese Transparenz sichern Sie sich das Vertrauen Ihrer Kundschaft und vermeiden mögliche Verwirrung im Zuge der Umstellung.

  • Live gehen: Nachdem Sie Ihre Stripe-Integration eingehend getestet haben und in Bezug auf die Migration zuversichtlich sind, können Sie in den Live-Modus wechseln. Verfolgen Sie die Transaktionen in den ersten Tagen genau, um sich vom planmäßigen Ablauf zu überzeugen, und gehen Sie etwaige Probleme sofort an.

  • Support nach erfolgter Umstellung anbieten: Stellen Sie sich darauf ein, dass sich Kundinnen und Kunden mit Fragen oder Problemen infolge der Umstellung an Sie wenden, und bieten Sie Ihre Unterstützung an. Mit speziellen Supportmitarbeiter/innen oder -ressourcen helfen Sie ihnen, umstellungsbedingte Herausforderungen zu meistern.

  • Kontinuierlich überprüfen: Prüfen Sie nach dem Wechsel regelmäßig, wie gut das neue Set-up funktioniert. Mit Analysewerkzeugen von Stripe erhalten Sie Einblicke in Zahlungsmuster, Erfolgsquoten und optimierungsbedürftige Bereiche.

Die Umstellung auf Stripe oder ein anderes neues Zahlungssystem ist eine einschneidende Veränderung und muss sorgfältig geplant und durchgeführt werden. So können Sie Unterbrechungen minimieren und Ihr Unternehmen so aufstellen, dass es die Funktionen und Möglichkeiten des neuen Zahlungssystems optimal nutzen kann.

Der Inhalt dieses Artikels dient nur der allgemeinen Information und Aufklärung und sollte nicht als Rechts- oder Steuerberatung verstanden werden. Stripe übernimmt keinerlei Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Angemessenheit oder Aktualität der im Leitfaden enthaltenen Angaben. Zur Klärung spezifischer Fragestellungen wenden Sie sich bitte an eine kompetente, in Ihrer Gebietskörperschaft zugelassene Rechtsanwältin oder Steuerberaterin bzw. an einen kompetenten, in Ihrer Gebietskörperschaft zugelassenen Rechtsanwalt oder Steuerberater.

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