Bij externe facturatie wordt het facturatieproces uitbesteed aan een extern bedrijf dat gespecialiseerd is in het beheren van facturen, het verwerken van betalingen en het afhandelen van vragen van klanten over facturatie. Dit externe bedrijf, vaak een facturatiebedrijf of bedrijf dat betalingen verwerkt, neemt de verantwoordelijkheid op zich voor facturatie van de klant, het verwerken van betalingen en het overmaken van het geld naar de verkoper of dienstverlener. In 2022 werd de wereldwijde markt voor externe betalingen gewaardeerd op meer dan $ 57 miljard, een bedrag dat naar verwachting zal stijgen naarmate meer bedrijven op zoek zijn naar handige betaaloplossingen.

Hieronder bespreken we de verschillen tussen het werken met een externe facturatieprovider, interne afhandeling van het betaalproces of de keuze voor automatisering van financiën. Dit is wat je moet weten.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werkt externe facturatie?
  
• Voordelen van externe facturatie
  
• Uitdagingen van externe facturatie
  
• De verschillen tussen externe facturatie, interne facturatie en automatisering van financiën
  
• Trends in en alternatieven voor facturatiesystemen
  
• Overstappen van externe facturatie naar geautomatiseerde oplossingen
  

Hoe werkt externe facturatie?

Externe facturatie is een gecoördineerd proces waarbij een leverancier, een klant en een externe facturatiebedrijf zijn betrokken. Dit proces werkt meestal als volgt.

• Initiëren van transacties: een klant koopt een product of dienst van een bedrijf, zoals medische diensten van een zorgverlener, telefoondiensten van een telecommunicatiebedrijf of een specifiek product van een webshop of winkel.

• Overdracht van facturatiegegevens: nadat de onderneming de dienst of het product heeft geleverd, stuurt het de facturatiegegevens (waaronder klantgegevens, aankooptype en aankoopbedrag) naar het externe facturatiebedrijf.

• Genereren van factuur: het externe facturatiebedrijf verwerkt deze gegevens en genereert een factuur die het per post of elektronisch naar de klant stuurt.

• Inning van betaling: de klant betaalt het externe facturatiebedrijf.

• Verwerking van betaling: het externe facturatiebedrijf verwerkt de betaling, wat kan inhouden dat de betaling wordt geverifieerd en wordt gereconcilieerd met de juiste klant en dienst en dat eventuele verschillen worden verholpen.

• Overschrijving van geld: het externe facturatiebedrijf maakt het geld over aan de oorspronkelijke dienstverlener of verkoper, minus eventuele kosten of commissies die zijn overeengekomen voor de facturatiedienst.

• Rapportage en reconciliatie: het externe facturatiebedrijf kan rapporten verstrekken aan de oorspronkelijke leverancier over de facturatie- en betaalstatus.

Voordelen van externe facturatie

• Focus op kernactiviteiten: door facturatiewerkzaamheden uit te besteden, kunnen ondernemingen zich meer concentreren op innovatie en kwaliteitsverbeteringen van hun primaire producten of diensten.

• Kostenbesparing: het implementeren en onderhouden van een intern facturatiesysteem kan kostbaar zijn en vereist hoge investeringen in technologie, training van werknemers en doorlopend beheer. Externe facturatiebedrijven kunnen deze diensten kosteneffectiever uitvoeren dan ondernemingen dat zelf kunnen.

• Expertise en compliance: externe facturatiebedrijven blijven op de hoogte van relevante regelgeving en branchenormen, waardoor de onderneming minder administratief belast is op het gebied van compliance met wet- en regelgeving.

• Kasbeheer: effectieve facturatie en snellere verwerking van betalingen door externe experts kunnen de cashflow van ondernemingen verbeteren. Efficiënte incasso en minder achterstallige betalingen kunnen ondernemingen helpen hun financiën beter te beheren en hun activiteiten en investeringen effectiever te plannen.

• Gebruikerservaring: facturatiediensten kunnen klanten een gebruikersvriendelijkere betaalervaring bieden. Denk hierbij aan verschillende betaalopties, gedetailleerde facturatie en responsieve klantenservice voor vragen over facturatie. Dit draagt allemaal bij aan een hogere klanttevredenheid.

• Schaalbaarheid: naarmate een onderneming groeit, kunnen de facturatieprocessen complexer en talrijker worden. Externe facturatiediensten kunnen eenvoudig worden opgeschaald om grotere volumes of verschillende typen facturatie aan te kunnen, waardoor ondernemingen kunnen uitbreiden zonder te worden beperkt door facturatiecapaciteit.

• Minder fouten: gespecialiseerde facturatiebedrijven beschikken over de technologieën en expertise om facturatiefouten te minimaliseren, wat bijdraagt aan het onderhouden van goede klantrelaties en het faciliteren van snelle betalingen.

• Beveiliging van gegevens: facturatie omvat het verwerken van gevoelige klantgegevens, waaronder financiële gegevens. Externe facturatiebedrijven hebben doorgaans sterke beveiligingsmaatregelen getroffen om deze gegevens te beschermen.

• Analytische inzichten: veel externe facturatiebedrijven bieden analytische diensten aan en bieden ondernemingen gedetailleerde rapporten en inzichten in hun facturatieprocessen, het betaalgedrag van klanten en mogelijke verbeterpunten.

Uitdagingen van externe facturatie

Hoewel externe facturatie verschillende voordelen biedt, is er ook sprake van hindernissen en beperkingen.

• Verlies van controle: voor ondernemingen betekent het uitbesteden van facturatie aan derden dat ze een bepaalde controle over het klantenserviceproces opgeven. Ondernemingen moeten ervoor zorgen dat de externe dienstverlener aan hun normen en verwachtingen voldoet, met name op het gebied van communicatie met klanten en kwaliteit van de dienstverlening.

• Operationele afhankelijkheid: als de dienstverlener te maken krijgt met technische problemen, onderbrekingen in de dienstverlening of failliet gaat, kan dit directe gevolgen hebben voor de facturatiewerkzaamheden en reputatie van de onderneming.

• Integratie: het integreren van het externe facturatiesysteem met de bestaande systemen van de onderneming, zoals Customer Relationship Management (CRM) of Enterprise Resource Planning (ERP), kan complex zijn en aanzienlijke inspanningen vergen. Dit is vooral het geval als de systemen niet inherent compatibel zijn.

• Beperkte aanpassing: afhankelijk van de dienstverlener kunnen er beperkingen zijn in de mate waarin het facturatieproces en de communicatie kunnen worden aangepast aan het merk en de specifieke behoeften van de onderneming. Dit kan van invloed zijn op de klantervaring en de consistentie van de merkboodschappen van de onderneming.

• Potentieel voor verborgen kosten: hoewel externe facturatie kosteneffectief kan zijn, moeten ondernemingen zich bewust zijn van alle mogelijke kosten. Soms kunnen verborgen of variabele kosten zich opstapelen, waardoor de dienst duurder uitvalt dan aanvankelijk verwacht.

• Tekortkomingen in de communicatie: miscommunicatie tussen de onderneming, het facturatiebedrijf en de klanten kan leiden tot fouten, ontevredenheid bij de klant en mogelijk omzetverlies.

• Weerstand van klanten: sommige klanten geven er de voorkeur aan om rechtstreeks met de onderneming te onderhandelen in plaats van met een derde partij. Dit is vooral het geval als ze zich zorgen maken over gegevensbeveiliging of als ze vinden dat de betrokkenheid van derden het facturatiesproces bemoeilijkt.

• Monitoring: ondernemingen moeten voortdurend de kwaliteit en prestaties van de facturatiedienst monitoren, wat tijd en middelen vergt.

De verschillen tussen externe facturatie, interne facturatie en automatisering van financiën

Externe facturatie

Van externe facturatie is sprake wanneer een externe entiteit de facturatie en het betalingsproces tussen een betaler en begunstigde afhandelt.

• Voordelen: door gebruik te maken van de gespecialiseerde expertise van het facturatiebedrijf kunnen ondernemingen de operationele kosten verlagen en zich concentreren op hun kernactiviteiten. Dit proces biedt ondernemingen ook schaalbaarheid en kan zorgen voor een hoger niveau van compliance met de regelgeving.

• Nadelen: het kan leiden tot minder controle over het facturatieproces, integratieproblemen, een grotere afhankelijkheid van de dienstverlener en zorgen van klanten over de privacy en beveiliging van gegevens.

Interne facturatie

Bij interne facturatie worden de facturatiewerkzaamheden intern beheerd, waarbij de eigen middelen, medewerkers en systemen van de onderneming worden ingezet om facturen te versturen, betalingen te innen en vragen over facturatie van klanten af te handelen.

• Voordelen: het biedt ondernemingen meer controle over hun facturatieproces, zoals direct overzicht, directe interactie met klanten en meer flexibiliteit om de facturatie aan te passen.

• Nadelen: het vereist grote investeringen in technologie, medewerkers en training. Er is ook risico op inefficiëntie als de onderneming geen gespecialiseerde facturatie-expertise heeft.

Automatisering van financiën

Bij het automatiseren van financiën worden software en technologie gebruikt om belangrijke financiële processen te automatiseren, zoals facturatie, betalingen en financiële rapportage. Het kan worden geïmplementeerd in combinatie met interne facturatie of als onderdeel van een externe dienst.

• Voordelen: automatisering kan handmatige fouten aanzienlijk verminderen, financiële transacties versnellen en realtime financiële inzichten bieden. Dit proces kan ook meegroeien met de onderneming en zich aanpassen aan verschillende facturatiemodellen en -vereisten.

• Nadelen: de initiële configuratie en integratie van geautomatiseerde processen kan ingewikkeld en kostbaar zijn. Ook vereisen deze processen doorlopend onderhoud en updates. Afhankelijk van het automatiseringsniveau kan het de persoonlijke interactie met klanten verminderen, wat van invloed kan zijn op de ervaringen van de klantenservice.

Trends in en alternatieven voor facturatiesystemen

Opkomende trends in en alternatieven voor facturatiesystemen veranderen de manier waarop ondernemingen transacties afhandelen en financiële werkzaamheden beheren.

• Digital-first facturatieoplossingen: facturatieplatforms in de cloud, die flexibel en schaalbaar zijn, worden steeds populairder. Deze oplossingen komen tegemoet aan de veranderende voorkeuren van consumenten door verschillende betaalmethoden aan te bieden, van traditionele creditcards tot digitale wallets en cryptovaluta.

• Abonnementsmodellen: steeds meer ondernemingen stappen over op facturatie op basis van abonnementen, waarbij geavanceerde systemen nodig zijn om terugkerende betalingen, aangepaste facturatiecycli en gebruikersabonnementen te beheren. Dit model legt de nadruk op klantbehoud en voorspelbare omzetstromen.

• Automatisering en AI: automatisering van facturatiesystemen vermindert handmatige tussenkomst, minimaliseert fouten en bespaart tijd. Kunstmatige intelligentie (AI) en machine-learningalgoritmen kunnen betalingsgegevens analyseren om afwijkingen te detecteren, de cashflow te voorspellen en inzichten te verstrekken voor geoptimaliseerde prijsstrategieën.

• Compliance en beveiliging: met de toenemende gangbaarheid van cyberdreigingen en strenge regelgeving zijn meer facturatiessystemen voorzien van verbeterde beveiligingsfuncties en complianceprotocollen. Denk hierbij aan versleuteling, fraudedetectie en naleving van internationale normen zoals de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).

• Integratiemogelijkheden: moderne facturatiesystemen zijn ontworpen om eenvoudig te integreren met andere zakelijke tools zoals CRM- en ERP-systemen. Ze bieden zo een uniforme weergave van klantgegevens en financiële statistieken.

• Gebruikerservaring: er ligt een sterke focus op het verbeteren van de betaalervaring voor klanten met vereenvoudigde afrekenprocessen, gepersonaliseerde facturatie en betere ondersteuning voor mobiele transacties.

Stripe biedt een reeks producten en functies waarmee facturatieprocessen worden geautomatiseerd en vereenvoudigd:

• Billing: Stripe Billing is een uitgebreide oplossing voor het automatiseren van terugkerende betalingen, facturatie en abonnementsbeheer. Billing ondersteunt verschillende tariefmodellen, waaronder eenmalige kosten, facturatie naar gebruik en gestaffelde tarieven.

• Slim factureren: Stripe heeft geavanceerde facturatiefuncties, waaronder automatische betalingsherinneringen, berekening van belastingen en de mogelijkheid om betalingen direct vanuit de factuur te accepteren.

• Integratie van Application Programming Interface (API): met de API's van Stripe kunnen ondernemingen hun facturatieworkflows aanpassen en de functionaliteit van Stripe eenvoudig integreren in hun applicaties en websites.

• Gegevens en analyses: Stripe kan betalingsgegevens monitoren en analyseren om ondernemingen te helpen hun omzetpatronen te begrijpen en weloverwogen beslissingen te nemen.

Overstappen van externe facturatie naar geautomatiseerde oplossingen

Ondernemingen die de overstap willen maken van een extern facturatiebedrijf naar een geautomatiseerde oplossing zoals Stripe, moeten oppassen dat de transitie de bedrijfsvoering of klantervaring niet verstoort. Elke geautomatiseerde oplossing heeft weer een ander transitieproces. Hier volgt een algemeen overzicht van zaken waarmee je rekening moet houden wanneer je overstapt van een extern facturatiebedrijf naar een geautomatiseerde oplossing zoals Stripe:

• De zakelijke behoeften beoordelen: voordat je de overstapt maakt, moet je eerst de specifieke vereisten voor je onderneming beoordelen, waaronder het transactievolume, de valuta die je moet ondersteunen en unieke facturatiemodellen (bijvoorbeeld abonnementen of on-demand diensten). Ga na of Stripe (of een andere gekozen geautomatiseerde oplossing) alle noodzakelijke functies en betaalmethoden ondersteunt die je momenteel gebruikt of van plan bent te gebruiken.

• Een Stripe-account instellen: Maak een nieuw account bij Stripe door je bedrijfsgegevens te verstrekken, je identiteit te verifiëren en je bankrekeninggegevens in te stellen voor overschrijvingen.

• Diensten integreren: Stripe heeft uitgebreide API's en een reeks integratiemogelijkheden voor verschillende platforms en programmeertalen. Neem de documentatie en softwareontwikkelingskits (SDK's) van Stripe aandachtig door om inzicht te krijgen hoe je de diensten kunt integreren met je website of app.

• Testen: voer grondige tests uit, of je nu een eenvoudige plug-in voor je e-commerceplatform gebruikt of een integratie aanpast met de API's van Stripe. Gebruik de testomgeving van Stripe om transacties te simuleren, betalingsflows te testen en foutafhandelingsprocessen te controleren.

• Gegevens migreren: als je bestaande klantgegevens verplaatst, zoals betaalmethoden of abonnementsgegevens, plan dan een veilige gegevensmigratie die aan de regels voldoet. Dit kan inhouden dat je gegevens van je huidige verwerker exporteert en importeert in Stripe. Om te voldoen aan PCI-normen met betrekking tot gevoelige gegevens zoals betaalgegevens, moet je mogelijk directe input van klanten vragen of gebruikmaken van de migratiediensten van Stripe.

• Facturatie- en betaalworkflows aanpassen: pas je facturatie- en betaalworkflows aan (zoals voor het beheren van abonnementen, het verwerken van terugbetalingen en het afhandelen van mislukte betalingen) zodat deze zijn afgestemd op het systeem van Stripe.

• Communicatie met klanten implementeren: informeer je klanten over de wijziging van betalingsverwerker, vooral als ze iets moeten doen, bijvoorbeeld als ze hun betalingsgegevens moeten bijwerken. Transparantie helpt het vertrouwen te behouden en kan verwarring tijdens de overstap voorkomen.

• Live gaan: nadat je de integratie van je Stripe grondig hebt getest en zeker bent van het migratieproces, kun je overstappen op de livemodus. Houd de eerste paar dagen transacties nauwlettend in de gaten om te zien of alles werkt zoals verwacht en los eventuele problemen onmiddellijk op.

• Ondersteuning bieden na de overstap: sta klaar om ondersteuning te bieden aan klanten die mogelijk vragen hebben of problemen ondervinden als gevolg van de wijziging. Zet een speciaal supportteam of resources in om eventuele struikelblokken na de overstap zoveel mogelijk weg te nemen.

• Doorlopende controle uitvoeren: controleer na de overgang de prestaties van je nieuwe configuratie voortdurend. Stripe biedt analysetools die je kunnen helpen inzicht te krijgen in betaalpatronen, succespercentages en gebieden die nog wel optimalisatie kunnen gebruiken.

De overstap naar Stripe of een nieuw betaalsysteem is een belangrijke verandering die om zorgvuldige planning en uitvoering vraagt. Zo kun je onderbrekingen tot een minimum beperken en ervoor te zorgen dat je onderneming optimaal kan profiteren van de functies en mogelijkheden van het nieuwe betaalsysteem.