支払いの回収は、あらゆるビジネス関係に緊張感をもたらすことがあります。およそ 5 社に 4 社の中小企業が、顧客からの支払いの回収に関する課題に直面しています。理論的には、提供した商品・サービスの支払いを要請するのは簡単なはずですが、実際には必ずしもそうであるとは限りません。メッセージの言い回し、タイミング、体系によって、顧客が期日どおりに支払うかどうか、そして顧客があなたのビジネスについてどのように感じるかが決まります。

支払いに関するアプローチを思慮深く敬意を払って策定することで、ビジネス関係を維持し、ブランドの信頼性を強化し、財務を健全に保つことができます。以下では、クライアントに支払いを求める際に知っておくべきこと、これらの要請が重要な理由、策定方法、避けるべき一般的な誤りについて説明します。

この記事の内容

• 支払い要請がビジネスにとって重要である理由
  
• 支払い要請に記載するべき詳細
  
• 未払い請求書をフォローアップすべきタイミング
  
• 支払い要請に役立つ Stripe の機能
  
• 支払い要請におけるよくある誤りとそれを回避する方法
  

支払い要請がビジネスにとって重要である理由

支払いを要請し請求書を処理するやり方によっては、利益に大きな影響が出ます。要請にまとまりがないと情報が曖昧になり、支払いが遅れる可能性があります。メッセージが唐突すぎると、信頼できるクライアントを遠ざけてしまうかもしれませんし、総額や期限についてカジュアルすぎたり、不明瞭だったりすると、クライアントは請求書を無視したり忘れたりしてしまうかもしれません。

支払いに関するやり取りを明確にしておくと、次のようなさまざまなメリットがあります。

• 明瞭さが高まる: すべての関係者は、支払うべき額、支払い期日、請求書の対象であるサービスを知る必要があります。

• 今後の取引のマナーが決まる: 公正で一貫性のあるポリシーがあれば、顧客は安心して何度も貴社と取引するようになります。

• 遅延を防ぐ: 丁寧なリマインダー、明確な条件、適切に設計された請求書を用いると、顧客は迅速に支払いに取り組みやすくなります。

支払い要請に記載するべき詳細

支払い要請が不明確または曖昧であると、顧客は詳細を検索したり、請求書を後回しにしたりする可能性があります。支払い要請に記載するべき内容は次のとおりです。

基本情報

• 請求書または照会番号: 請求書または請求書を特定の注文、プロジェクト、契約に関連付ける一意の ID を記載します。

• 借入金額: 税金や手数料を含む正確な合計額を記入してください。曖昧にすると間違いや誤った支払いにつながります。

• 期日: いつが支払い期日であるかを記述します。支払い期日がすでに過ぎている場合は、何日または何週間遅れているかを指定します。

• 決済手段: 請求書を決済するためのリンクを提供し、受け付ける決済手段 (クレジットカード、銀行振込など) を一覧表記し、支払いの手順を説明します。

任意ではあるが役立つ追加情報

• 品目別リスト: 納品された商品または提供されたサービス、および対応する費用を記録します。これらの詳細により、請求書が正確であると分かるため顧客は安心し、合計額がどのように算出されたかを確認できます。

• 追加料金のリマインダー: 延滞料やその他の条件が適用される場合は、その旨を記載してください。これらの条件を事前に顧客に通知してから、請求書にもう一度記載することをお勧めします。

• 親しみやすい口調: 簡潔で親しみやすい挨拶で、取引関係を大事にしているということを表明します。

• 平易な言葉: 提供したサービスを不明瞭にするような複雑な用語や説明は避けてください。顧客は、すぐに行動に移しやすい率直なメッセージを高く評価します。

正しいフォーマットを選択する

顧客との一般的なやり取りの方式を考えて見ましょう。箇条書きのメールを好む人もいれば、短いテキストや電話を好む人もいます。特に顧客が複数のベンダーから請求書を受け取っている場合は、簡潔にしましょう。貴社のブランドボイスがカジュアルである場合、それを用いながらも、敬意を払い率直さを保つことができます。

未払いの請求書をフォローアップすべきタイミング

完璧な請求書でも、すぐに支払いが保証されるわけではありません。請求書は受信トレイに埋もれてしまい、顧客が忘れてしまうことがあります。友好的でありながらもしっかりとフォローアップするため、以下のような体系化された計画を実施しましょう。

期日前

期日の数日前に親切なリマインダーを送ってください。これは、顧客が請求書を見落とした場合に必要な書類や予算を集めるのにも役立ちます。

期日の直後

期日の 1 日か 2 日後に迅速で丁寧なフォローアップを送信します。元の請求書を参照し、支払うべき金額を再表示し、顧客に気になることがある場合は貴社に連絡するよう呼びかけます。友好的な態度のまま、会話をオープンに保ち、顧客が支払わない理由を決めつけたりはしていないことを示します。

期日から 1 週間後

最初のリマインダーを送信してからも支払いを受け取れなかった場合は、通常 7 〜 10 日以内にもう一度メッセージを送信します。最初のフォローアップよりも直接的な内容にする場合があります。たとえば、「請求書番号 XXXX についてご回答をいただければ幸いです。何か問題があればお知らせください」などです。

エスカレーションのタイミング

複数のリマインダーに応答がない場合は、問題をエスカレーションする必要があります。これには、会社のポリシーに応じて、電話やより正式な手順が含まれる場合があります。どのような行動をとっても、礼儀正しくあることが重要です。たとえば、「請求書番号 XXXX が未払いであると記録に示されているため、再度ご連絡いたします。問題が発生している場合はお知らせください。実行可能な解決策を見つけたいと存じます」などです。

支払い要請に役立つ Stripe の機能

Stripe は、使いやすいオールインワン決済ソリューションです。多くの企業が、支払い処理、継続サブスクリプション、請求書発行などの業務に利用しています。Stripe は、支払いを要請し追跡するワークフローも支援します。詳しく見てみましょう。

わかりやすい請求ツール

Stripe の請求システムを使用すると、数回のクリックで洗練された請求書を作成できます。ラインアイテム、ブランディング、税金の詳細、割引情報を追加できます。請求書ができあがったら、顧客のメールアドレスに直接送信できます。顧客には、安全に支払うことができる決済ページへのリンクが届きます。

カスタマイズ可能なリマインダー

Stripe を使用すると、自動リマインダーが作成されるため、期日を超過した請求書について顧客に手作業で連絡する必要がなくなります。たとえば、期日の 3 日前にリマインダーメールを送信し、期日に別のリマインドメールを送信し、請求書が 1 週間経っても未払いである場合に、フォローアップメールを送信するように設定できます。

複数の決済手段に対応

Stripe はさまざまな決済手段をサポートしているため、顧客にもその柔軟なオプションを提供できます。顧客は自分に最も適した方法を選べるため、多くの場合それだけで、支払い延滞を減らすことができます。

顧客が同意した場合は、今後の請求のために支払い情報を保存することもできます。また、自動請求に登録している場合は、支払いが間もなく処理されることを知らせるリマインダーが送信され、その後、保存済みの支払い情報を使用して、取引に対して繰り返し請求することができます。これは、継続的なサブスクリプションやリテイナーで特に役立ちます。

リアルタイムのトラッキングと分析

Stripe ダッシュボードを一目見ただけで、どの請求書が支払われたか、どの請求書が保留中か、どの請求書が期日超過かがわかります。視認しやすいため、パターンを特定できます。また、どの顧客が繰り返しフォローアップを必要としているかを確認できます。また、収益のトレンドを追跡し、どのラインアイテムが最も売れているかを確認するのにも役立ちます。このレベルで詳細を把握できることは、企業にとって非常に貴重です。

支払い要請におけるよくある誤りとそれを回避する方法

以下は、支払い要請の落とし穴と、それを解消するための解決策です。

要請が曖昧

支払い要請を送信するときの文面が「請求書を支払う時期になりました。ありがとうございます」では、親しみやすくは聞こえるかもしれませんが、顧客には何も伝わりません。どの請求書のことを指していますか？いくら支払う必要がありますか？期日はいつですか？曖昧さは支払いを遅らせ、さらなるメールのやり取りにつながる可能性があります。

• 解決策: 請求書番号を記載し、残高を記載し、期日 (または請求書の期日を何日超過しているか) を改めて記載します。以前の話し合いに言及する場合は、顧客の記憶を呼び覚ますため、その要約を簡単に記載します。
  

過度に堅苦しく紛らわしい言葉遣い

一部の企業は、支払い要請は法的覚書きのように記述するべきであると思っています。しかし、受取人が請求書の内容を簡単に理解できないのでは、収益を失う可能性があります。

• 解決策: 明瞭かつ落ち着いた口調で伝えます。複雑な専門用語を排除し、構成をシンプルに保ちます。法律用語を記載する必要がある場合は、主なメッセージから気がそれないように、下部近くの短い参照欄に配置します。
  

不測の請求書・請求額

顧客は、予期していなかった料金や請求書を受け取り驚いているのかもしれません。そのため、延滞や不審請求の申請が発生する場合があります。

• 解決策: 事前に顧客に連絡し、請求書が間もなく届くことを通知します。定期的な取引の場合は、顧客に請求する数日前に短いリマインダーを送信します。この注意喚起により、不測な事態とはならず、混乱が回避されます。
  

手軽な決済手段を提供していない

支払いプロセスが複雑すぎると、顧客は請求書を脇に置いて忘れてしまう可能性があります。

• 解決策: 多数の決済手段をサポートするサービスを使用します。顧客が簡単な数ステップで請求書を決済できるようにしましょう。
  

フォローアップを怠る

一部のビジネスオーナーは、押し付けがましいと思われることを心配して、未払いの請求書に対して複数のメッセージを送信することを躊躇します。しかし、適切なフォローアップがなければ、特に顧客が多くのタスクをこなしている場合、請求書が顧客の頭に浮かばない可能性があります。

• 解決策: フォローアップのスケジュールを作成します。穏やかなリマインダーとより堅固なリクエストを送信する日付をカレンダーにマークしたり、Stripe でリマインダーを自動化したりできます。必要に応じて、トーンを徐々に強めにしていきます。
  

督促が早すぎる

最初の期限を過ぎた通知が脅迫のように聞こえると、顧客と築いてきた信頼関係が損なわれるリスクがあります。延滞に腹が立っていても、言葉遣いは控えめにしましょう。

• 解決策: 初期の段階では、クライアント側の遅れを好意に解釈します。誤解や技術的な不具合があるかもしれない、と仮定します。未払いの状況を繰り返すクライアントがいる場合にも、強めの口調は避け、慎重かつ事実に基づいた表現を使用してください。