Att inkassera betalningar kan skapa spänningar i alla affärsrelationer. Ungefär fyra av fem småföretag drabbas av utmaningar kopplade till att kassera in kundbetalningar. I teorin borde det vara enkelt att begära betalning för de varor eller tjänster du har tillhandahållit, men i praktiken är det inte alltid så. Formuleringen, tidpunkten och strukturen i ditt budskap kan avgöra om dina kunder betalar i tid – och vad de tycker om ditt företag.

Genom att skapa en genomtänkt och respektfull betalningsbegäran kan du stärka affärsbanden, stärka ditt varumärkes trovärdighet och hålla ekonomin sund. Nedan förklarar vi vad du bör veta när du ska be om betalning från dina kunder, inklusive varför dessa förfrågningar är viktiga, hur man utformar dem och vanliga misstag att undvika.

Vad innehåller den här artikeln?

• Varför är det viktigt för ditt företag att begära betalning?
  
• Vilka uppgifter ska en betalningsbegäran innehålla?
  
• När ska man följa upp obetalda fakturor?
  
• Hur kan Stripe hjälpa till med betalningsförfrågningar?
  
• Vilka är de vanligaste misstagen i betalningsförfrågningar och hur kan du undvika dem?
  

Varför är det viktigt för ditt företag att begära betalning?

Hur du hanterar betalningsförfrågningar och fakturering har en stor inverkan på din vinst. En oorganiserad begäran skapar osäkerhet, vilket kan försena betalningar. Om ditt meddelande är för abrupt kan du stöta bort en pålitlig kund, och om du är för avslappnad eller otydlig om summor och tidsfrister kan kunden ignorera eller glömma din faktura.

Tydlig kommunikation om betalningar kan erbjuda många olika fördelar, till exempel följande:

• Förstärk tydligheten: Alla parter bör veta vad de är skyldiga, när betalning ska ske och vilka tjänster som omfattas av fakturan.

• Sätt tonen för framtida arbete: Rättvisa och enhetliga policyer gör att kunderna känner sig bekväma med att arbeta med dig igen.

• Förhindra förseningar: Artiga påminnelser, tydliga villkor och väl utformade fakturor gör det lättare för kunderna att ta itu med betalningen direkt.

Vilka uppgifter ska en betalningsbegäran innehålla?

Otydliga eller vaga betalningsförfrågningar kan leda till att kunden söker efter information eller lägger fakturan åt sidan till senare. Det här ska du inkludera i dina betalningsförfrågningar.

Grunderna

• Faktura- eller referensnummer: Inkludera ett unikt ID som kopplar fakturan till en viss order, ett visst projekt eller ett visst avtal.

• Skuldbelopp: Ange den exakta summan, inklusive eventuella skatter eller avgifter. Otydlighet leder till misstag och felaktiga utbetalningar.

• Förfallodag: Ange när betalningen förfaller. Om en betalning redan har förfallit anger du hur många dagar eller veckor den är försenad.

• Instruktioner för betalning: Tillhandahåll en länk för att betala fakturan, ange de betalningsmetoder du tar emot (t.ex. kreditkort, banköverföring) och ge instruktioner för betalning.

Valfria men praktiska tillägg

• Specificerad lista: Uppge de varor som levererats eller de tjänster som tillhandahållits och deras respektive kostnader. Dessa uppgifter försäkrar kunderna om att fakturan är korrekt och låter dem se hur du kom fram till totalsumman.

• Påminnelse om eventuella extra avgifter: Om förseningsavgifter eller andra villkor gäller, inkludera dem. Det är bäst att informera kunderna om dessa villkor i förväg och upprepa dem på fakturan.

• Vänlig ton: En kort, vänlig hälsning bekräftar att du värdesätter relationen.

• Klarspråk: Undvik krångliga termer eller beskrivningar som tar bort fokus från de tjänster du har tillhandahållit. Kunderna uppskattar ett enkelt budskap som är lätt att åtgärda direkt.

Välj rätt format

Tänk på hur du vanligtvis kommunicerar med dina kunder. Vissa kanske uppskattar ett e-postmeddelande med punktlistor, medan andra kanske föredrar ett kort sms eller ett telefonsamtal. Var kortfattat, särskilt om dina kunder får fakturor från flera leverantörer. Om ditt varumärke har en informell ton kan du använda den samtidigt som du förblir respektfull och uppriktig.

När bör man följa upp obetalda fakturor?

Inte ens en perfekt faktura garanterar omedelbar betalning. Fakturor kan begravas i en inkorg och ibland glömmer kunderna helt enkelt bort dem. Implementera en strukturerad plan, som den nedan, för vänliga men bestämda uppföljningar.

Före förfallodagen

Skicka en vänlig påminnelse några dagar före förfallodagen. Detta kan också hjälpa kunderna att samla in nödvändiga dokument eller budget, om de har förbisett din faktura.

Direkt efter förfallodagen

Skicka en snabb, artig uppföljning en eller två dagar efter förfallodatumet. Du kan hänvisa till den ursprungliga fakturan, ange det förfallna beloppet på nytt och bjuda in kunden att kontakta dig om de har frågor. Var vänlig och håll konversationen öppen för att visa att du inte gör antaganden om varför kunden inte har betalat.

En vecka efter förfallodagen

Om du fortfarande inte har fått betalt efter den första påminnelsen kan du skicka ett nytt meddelande, vanligtvis inom 7–10 dagar. Den här kan vara mer direkt än din första uppföljning. Du kan till exempel säga: "Vi skulle uppskatta ditt svar angående faktura nr XXXX. Låt oss veta om det finns några problem."

När det är dags att eskalera

Om flera påminnelser förblir obesvarade kan du behöva eskalera ärendet. Det kan innebära ett telefonsamtal eller mer formella åtgärder, beroende på företagets policy. Det är viktigt att vara artig, oavsett vad du gör. Du kan till exempel säga: "Vi kontaktar dig igen eftersom våra register visar att faktura nr XXXX fortfarande är obetald. Meddela oss om du stöter på problem. Vi vill hitta en fungerande lösning."

Hur kan Stripe hjälpa till med betalningsförfrågningar?

Stripe är en användarvänlig allt-i-ett betalningslösning. Många företag förlitar sig på det för att hantera betalningshantering, återkommande abonnemang, fakturering och mer. Stripe kan också hjälpa dig med dina arbetsflöden för att begära och övervaka betalningar. Här är en närmare titt.

Enkla faktureringsverktyg

Stripes faktureringssystem låter dig skapa snygga fakturor med några få klick. Du kan lägga till radposter, ditt varumärke, skatteinformation och rabattinformation. När du har slutfört fakturan kan du skicka den direkt till din kunds e-postadress. De får en länk till en kassasida där de kan betala på ett säkert sätt.

Anpassningsbara påminnelser

Med Stripe kan du skapa automatiska påminnelser för att undvika att kontakta kunder manuellt om förfallna fakturor. Du kan till exempel konfigurera ett påminnelsemejl som skickas ut tre dagar före förfallodatumet, ett annat samma dag som det förfaller och en uppföljning om fakturan fortfarande är obetald efter en vecka.

Stöd för flera betalningsmetoder

Stripe stöder ett stort antal olika betalningsmetoder, vilket innebär att du kan erbjuda dina kunder samma flexibilitet. I många fall kan bara det minska antalet försenade betalningar eftersom kunderna kan välja den metod som är bekvämast för dem.

Om kunder samtycker kan du även spara deras betalningsuppgifter och använda dem för framtida fakturering. Och om de registrerar sig för automatisk fakturering kan du använda deras sparade betalningsinformation för att debitera dem för upprepade transaktioner efter att ha skickat dem en påminnelse om att betalningen är under behandling. Detta kan vara särskilt användbart med löpande abonnemang eller arvoden.

Övervakning och analys i realtid

Med en snabb titt i Stripe Dashboard kan du se vilka fakturor som har betalats, vilka som väntar och vilka som är förfallna. Den synligheten innebär att du kan upptäcka mönster och se om vissa kunder kräver upprepade uppföljningar. Det hjälper dig också att spåra intäktstrender och se vilka varor som säljer bäst. Denna detaljnivå kan vara ovärderlig för företag.

Vilka är de vanligaste misstagen i samband med betalningsbegäranden och hur kan du undvika dem?

Nedan följer några fallgropar med betalningsförfrågningar och lösningar för att lösa dem.

Otydliga förfrågningar

Att skicka en begäran med ett meddelande som: "Det är dags att betala din faktura. Tack!" kan låta vänligt, men det förtydligar ingenting för kunden. Vilken faktura syftar du på? Hur mycket är man skyldig? När ska den betalas? Oklarheter försenar betalningen och kan leda till att man skickar e-postmeddelanden fram och tillbaka.

• Lösning: Ange fakturanummer, saldo och uppge förfallodatum på nytt (eller hur många dagar sedan fakturan skulle ha betalats). Om du hänvisar till tidigare samtal kan du inkludera en snabb sammanfattning för att friska upp kundens minne.
  

Använda ett för formellt eller förvirrande språk

Vissa företag tror att en betalningsbegäran måste skrivas som en juridisk text. Men om mottagaren inte förstår fakturan kan ditt företag förlora intäkter.

• Lösning: Använd en tydlig, lugn ton. Ta bort komplicerad jargong och ha en enkel struktur. Om du måste inkludera juridiska termer, placera dem i en kort referens nära botten så att de inte distraherar från ditt huvudbudskap.
  

Skicka en oväntad faktura

Kunder kan bli förvånade över att få en debitering eller faktura som de inte förväntade sig. Detta kan leda till förseningar eller tvister.

• Lösning: Kontakta kunderna i god tid för att informera om att fakturan är på väg. För återkommande transaktioner skickar du en kort påminnelse några dagar innan du fakturerar kunder. Denna notis skapar bra förväntningar och undviker förvirring.
  

Enkla betalningsmetoder kan inte erbjudas

Om din betalningsprocess är för komplicerad kan kunderna lägga fakturan åt sidan och glömma bort den.

• Lösning: Använd en tjänst som stöder flera betalningsmetoder. Se till att dina kunder kan betala sina fakturor i några enkla steg.
  

Uppföljning misslyckades

Vissa företagare tvekar att skicka flera meddelanden för obetalda fakturor eftersom de inte vill verka för påflugna. Men utan ordentlig uppföljning kan kunden ha glömt din faktura, särskilt om de hanterar olika uppgifter.

• Lösning: Gör ett utkast till ett uppföljningsschema. Markera i kalendern när du ska skicka en vänlig påminnelse och en tydligare förfrågan – eller automatisera påminnelser med Stripe. Trappa gradvis upp din ton, om det behövs.
  

Att bli konfliktbenägen för snabbt

Om din första påminnelse uppfattas som ett hot riskerar du att förstöra den goodwill du har byggt upp hos din kund. Även om du är upprörd över förseningen, dämpa ditt språk.

• Lösning: I ett tidigt skede bör du tänka att man ska hellre fria än fälla. Anta att det kan finnas ett missförstånd eller tekniskt fel. Du kan använda ett starkare ordval vid upprepade uteblivna betalningar, och håll dig även då sansad och till saken.